قوانین کسب‌ و کار (business rules) چیست؟ و چه مزیت هایی دارند؟

تصمیم گرفتن برای اینکه در مهمانی چه چیزی بپوشید، کاری است که به صرف ساعت‌ها وقت نیاز دارد. اگر این تصمیم برای بعضی افراد سخت است، تصور کنید هنگامی که پای یک شرکت در میان باشد کار چقدر سخت‌تر می‌شود؟

تصور نکنید که این مشکل فقط یک مشکل زنانه است.

باراک اوباما و مارک زاکربرگ آنقدر این نوع تصمیم گیری را جدی گرفته‌اند، که از آن اجتناب می‌کنند و انرژی خود را برای گرفتن چنین تصمیم‌هایی هدر نمی‌دهند.

کمد لباس‌های آن‌ها تنوع بسیار کمی دارد، و تقریباً همیشه یک نوع لباس می‌پوشند. به این ترتیب، لازم نیست که وقت خود را برای گرفتن چنین تصمیمی هدر بدهند.

قوانین کسب و کار هم مبنای مشابهی دارند: آن‌ها باعث می‌شوند کارها سریعتر انجام شود و کارمندان وقت خود را برای مسائلی مشابه انتخاب لباس هدر ندهند‌‌.

می‌خواهید قوانین کسب و کاری را که واضح‌تر و صریح‌تر هستند بشناسید و بدانید که این قوانین چگونه بر بهره وری یک شرکت تأثیر می‌گذارند؟

قوانین کسب و کار چیست؟

همانطور که از این عبارت مشخص است، این قوانین به تعریف یا محدود کردن کاری در فرایندهای شرکت شما کمک می‌کنند.

آن‌ها بیانیه‌هایی هستند که نحوه انجام عملیات‌های معین و محدودیت‌های احتمالی که باید اعمال کنید را شرح می‌دهند.

این قوانین، رفتارها را هدایت می‌کنند و مشخص می‌کنند که کارها در یک شرکت چگونه، کجا، کی، و به چه صورت باید انجام شود.

این قوانین ممکن است به شکل رسمی، غیر رسمی، نوشته شده و یا خودکار به کار روند.

با این وجود، از آنجایی که بسیار مرتبط هستند، نه تنها به درستی ثبت شده‌اند بلکه به صورت فزاینده‌ای با کمک فناوری و از طریق نرم افزار تخصصی پیاده سازی شده‌اند.

این قوانین بیان می‌کنند که یک شرکت چگونه کار می‌کند، و بنابراین باید منعکس کننده سیاست‌های سازمان باشند.

بنابراین، آن‌ها مشخص کننده ملزوماتی هستند که اجرای فعالیت‌ها و فرایندها را تشکیل می‌دهند و تصمیم گیری کارمندان شرکت را هدایت می‌کنند.

امکان استفاده از این قوانین بسیار گسترده است و تا حد زیادی به خصوصیات هر شرکت بستگی دارد.

اما بعضی از قوانین رایج کسب و کار معمولاً با نوع خاصی از فرایند گره خورده‌اند.

نمونه‌های رایج از فرایندهایی که از قوانین های کسب و کار استفاده می‌کنند:

• محاسبه قیمت
• میزان تخفیف به مشتری
• تصویب بودجه
• عرضه وام
• مزایای پیشنهادی
• ایجاد اولویت‌ها

به‌کارگیری قوانین کسب و کار

آگاهی از قوانین کسب و کار اولین گام است.

حالا باید بدانید ساز و کار قوانین کسب و کار چیست.

مدیرانی که دلبستگی زیادی به عملکرد خوب فرایندها و راهبردهای شرکت دارند، باید این قوانین را از طریق تحلیل عالی فرایند تعریف کنند.

این قوانین باید با سیاست‌های شرکت مطابقت داشته، بیانگر اهداف شرکت بوده و راهبردهای تعریف شده را تقویت کند.

پس یک نکته مهم این است که برای افزایش قطعیت رسیدن به اهداف، باید قوانین ممکن را در زمانی که برنامه ریزی راهبردی تعریف شده در نظر گرفت.

بیش از پیش رایج شده است که برای به‌کارگیری قوانین کسب و کار از فناوری استفاده شود، این کار از چابکی و بهره‌وری بیشتر فرایندهای خودکار اطمینان حاصل می‌کند.

مثال‌هایی از قوانین کسب و کار

شرکتی را درنظر بگیرید که به صورت آنلاین کتاب می‌فروشد.

قوانین کسب و کار مشخص می‌کند که در هر مورد چقدر می‌توانید تخفیف بدهید و حداقل حجم خرید برای ارسال رایگان چقدر است.

یک قوانین کسب و کار همچنین مشخص می‌کند که خرید تنها زمانی ارسال می‌شود که مشتری پرداخت آن را انجام داده باشد.

در مورد دیگری، شرکت نرم افزار به عنوان خدمت که از فروش مکرر کار می‌کند را در نظر بگیرید.

این شرکت مشکلاتی را با مشتری‌هایی که پرداخت انجام نمی‌دهند، تجربه کرده است.

اگر هزینه را در محدوده زمانی توافق شده دریافت نشود، چه کاری باید انجام داد؟

شرکتی که نرم افزار را به عنوان خدمت در اختیار مشتری قرار می‌دهد، می‌تواند تصمیم بگیرد که دسترسی مشتری به نرم افزار را پس از مهلتی مشخص، قطع کند.

به عبارت دیگر، شرکت ممکن است تصمیم بگیرد که اشتراک مشتری‌هایی که برای مثال برای دو ماه متوالی هزینه پرداخت نکرده‌اند را لغو کند.

باید درک کنید که اجرای این نوع فرایندها اساسی است.

این که فقط بدانید چگونه می‌توانید قوانین ایجاد شده را تجزیه و تحلیل و تعریف کنید کافی نیست، باید بتوانید آنها را عملی کنید.

در موقعیت‌های بالا تصور کنید که اگر این دستورالعمل‌ها وجود نداشت یا فقط به وظایف فردی بستگی داشت، این فرایندها چگونه اتفاق می‌افتاد.

به این فکر کرده‌اید که چه اتفاقی می‌افتاد اگر می‌خواستید برای تخفیف به هر خرده فروش و مورد به مورد تصمیم بگیرید یا حساب‌های معوقه یک مشتری وظیفه نشناس را کنسل کنید؟

قطعاً کسب و کارتان بهره وری خود را از دست می‌داد و اشتباهاتی رخ می‌داد.

قوانین کسب و کار چقدر مهم هستند؟

هر مدیر باید درباره برنامه ریزی راهبردها نگران باشد و فرایندهایی را توسعه دهد تا نتایج شرکت را بهبود بخشد.

به همین دلیل است که رهبران باید دقیقاً بدانند که قوانین کسب و کار چه هستند.

شما قوانین را تعریف کرده، آن‌ها را به کار می‌گیرید و را از طریق خودکارسازی آن‌ها را کنترل می‌کنید. تا بتوانید در لحظه بگویید که چه منافع عملکردی برای شرکت به همراه داشته‌اند.

مزایای قوانین کسب و کار برای شرکت چه هستند؟

• بهبود کنترل فرایند: با داشتن قوانین مشخص، آسان‌تر است که به اشتباهات اشاره کرده و فعالیتها را ترکیب کرد و فوراً اشتباهات را برطرف نمود. به این ترتیب، می‌توانید کنترل بیشتری روی فرایندهای مرتبط داشته باشید.
• تقویت راهبردها: قوانین، کفایت و کارایی بیشتری بر اجرای برنامه ریزی راهبردی ایجاد می‌کنند زیرا خط مشی‌های شرکت را بررسی کرده، اهدافی را تعیین می‌کنند و فرایندها را تقویت می‌کنند تا اهداف نائل شوید.
• کاهش هزینه‌ها: نظارت بر قوانین با در نظر گرفتن درآمد و اهداف برای اجتناب از ضرر.
• کمک به تصمیم گیری: از روی تعریف قوانین کسب و کار مشخص است که به رعایت استانداردهای مطلوب در تصمیم گیری کمک می‌کنند.

قوانین کسب و کار و طراحی فرایند

از بزرگ‌ترین مشکلات رایج در طراحی فرایند حضور قوانین کسب و کار به صورت; کارهای جریانی است.

گردش کارهایتان را دوباره بررسی کنید و آن‌هایی که پر از دروازه‌های انحصاری هستند را مشخص کنید!

دروازه‌هایی مانند …

• اگر تراز بالاتر باشد از …
• اگر اطلاعات قدیمی‌تر باشد از …

این موارد به احتمال زیاد، قوانین کسب و کار هستند، نه وظایف یا عناصری کهدر میان گردش کارتان قرار می‌دهید.

درست است!

اگر این پیچیدگی را با یک دیاگرام مدل سازی و نشانه گذاری تصمیم (نمودار DMN) از نمودار اصلی خارج کنید یا این قوانین را به صورت اسناد و مدارک خلاصه کنید، فهم گردش کاری شما به طور باورنکردنی آسان خواهد شد.

حالا که می دانید قوانین کسب و کار چیست، دوست داریم بدانیم که چگونه از آن‌ها در شرکتتان استفاده می‌کنید.

آیا کتابچه راهنمایی وجود دارد که شما بتوانید از آن استفاده کنید یا از فرایند اتوماسیون استفاده می‌کنید؟

آیا باور دارید که قوانین‌ کسب و کار می‌توانند در نتایج سازمان شما مفید باشند؟

پاسخ‌ها و نظرات خود را در قسمت پیشنهادها ذکر کنید!

منبع:

Software for business process control: the best way to perform BPM