با توجه به اوضاع جهانی، مطالبه سازمان‌ها برای داشتن بیشترین بهره‌وری ممکن، به‌شدت روبه‌ افزایش است. از آن‌جایی‌ که شرایط اقتصادی موجود در محیط کسب‌وکار، سازمان‌ها را مجبور به بررسی هزینه‌های جاری می‌نماید، کسب‌وکارها و سازمان‌ها بیش از پیش نیازمند آن هستند تا اطمینان حاصل کنند، که از تمام پتانسیل خود با بیشترین بهره‌وری و کمترین اتلاف منابع استفاده می‌کنند.

تحلیل فرایند کسب‌وکار چیست؟

تحلیل فرایند کسب‌وکار، خود کلان فرایندی به‌منظور کمک به سازمان‌‌ها می‌باشد تا از طریق ذخیره منابع، کاهش مخارج و درعین‌حال افزایش رضایت مشتری به کارایی بیشتری دست یابند. تحلیل فرایند کسب‌وکار با استفاده از انواع گوناگون فرایندها و دستورالعمل‌ها امکان ساده‌سازی فعالیت‌ها را از ابتدا تا انتها برای سازمان‌ها فراهم می‌آورد. این موضوع موجب آن خواهد شد که تا با حذف  فعالیت‌های غیرضروری یا منابع هدررفته، تجربه مشتریان بهبود یابد.

مطالعه این مطلب نیز مفید است

مجموعه مقالات   تحلیل فرایند کسب‌وکار – BPA

تحلیل فرایند کسب‌وکار نقشه راه کاملی را به سازمان‌ها ارائه می‌دهد تا به درستی دریابند، که می‌خواهند  به کجا(چه نقطه مقصدی) برسند و برای این منظور چه مسیرهای بی‌فایده یا غیرضروری وجود دارد. این تحلیل، تصویر کاملی از منابع در حال هدر رفت را به سازمان‌ها ارائه می‌دهد. آنان می‌توانند بدین وسیله، افراد یا به صورت کلی دلایلی را که موجب نرسیدن سازمان به هدف نهایی خود در داشتن مشتری‌های وفادار و راضی را کاهش داده و در نهایت حذف نمایند.

تحلیل فرایند کسب‌وکار به چه صورت اجرا خواهد شد؟

همانطور که پروژه مدیریت فرایندهای سازمانی در حال اجرا می‌باشد، می‌توان بازخورد گرفته و آن را تحلیل نمود. چگونگی تحلیل  اطلاعات بازخورد بر نحوه واکنش سازمان به آن موثر خواهد بود. این اقدام(تحلیل بازخورد)، یک جز مهم از هر پروژه مدیریت فرایند سازمانی است. جمع‌آوری اطلاعات و داده، تجزیه و تحلیل معانی آن‌ها و سپس اجرای اقدام‌های مناسب، یک نیاز بزرگ برای هر سازمان است. حتی پروژه‌های دارای بهترین طرح‌های سیستمی و روش‌های عالی، اگر نتوانند این مرحله را تکمیل نمایند و در نتیجه نتوانند اهداف یا الزامات کسب‌وکار خود را برآورده کنند، شکست خواهند خورد.

سازمان‌ها در زمان تحلیل فرایند کسب‌وکار می‌توانند به‌راحتی اطلاعات متنی را بررسی نمایند، اما گراف‌ها و نمودارهای جریان و یا فرایند که اطلاعات را به‌شکل تصویری ارائه می‌دهند، امکان تحلیل را نسبت به اطلاعات متنی آسان‌تر می‌نمایند. مبتنی بر ساختار سازمانی، واحدهای مختلف سازمان این امکان را دارند تا باید برای تکمیل پروژه‌ای که در آن مشارکت دارند، اعلام نظر نمایند. در صورتی که همه واحدها به‌درستی آموزش دیده باشند و بتوانند فرایند و اقدامات خود را مستند نمایند و آمارشان را بازخورد بدهند، واحد تحلیل فرایند کسب‌وکار این امکان را خواهد داشت تا این اطلاعات را مقایسه نماید. تحلیل فرایند کسب‌وکار می‌تواند به‌طور شفاف نشان دهد که هر واحد چه مشارکتی در تولید محصول نهایی دارد.

زمانی که این تحلیل انجام پذیرد، سازمان می‌تواند نقطه‌های بهبود و کاهش هزینه‌ها را با هدف بیشینه کردن بهره‌وری بررسی نماید. این کار همچنین می‌تواند نشان دهد که تا چه میزان برای مدیریت بهتر زمان به اصلاح نیروی کار و یا مواد و تجهیزات نیاز خواهد بود. اقدام بر اساس چنین تحلیل فرآیندی می‌تواند به افزایش بهره‌وری و رشد سازمان کمک نماید.

سازمان‌ها هنگام استفاده از تحلیل فرایند کسب‌وکار می‌توانند اطلاعات متنی را بررسی کنند، اما گراف‌ها و نمودارهای جریان و یا فرایند که اطلاعات را به‌شکل تصویری ارائه می‌دهند، امکان تحلیل را نسبت به اطلاعات متنی آسان‌تر می‌نمایند. واحدهای مختلف زیادی از ساختار یک سازمان باید برای تکمیل یک پروژه نظر بدهند. اگر همه واحدها به‌درستی آموزش دیده باشند و بتوانند فرایند و پیشرفت‌های خود را مستند کنند و آمار آن را بازخورد بدهند، واحد تحلیل فرایند کسب‌وکار (BPA) می‌تواند براحتی این اطلاعات را مقایسه نماید. این تحلیل می‌تواند به‌طور شفاف نشان دهد که هر واحد چه مشارکتی در تولید محصول یا خدمت نهایی دارد. 

زمانی که این تحلیل انجام پذیرد، سازمان می‌تواند نقطه‌های بهبود و کاهش هزینه‌ها را با هدف بیشینه کردن بهره‌وری بررسی نماید. این کار همچنین می‌تواند نشان دهد که تا چه میزان برای مدیریت بهتر زمان به اصلاح نیروی کار و یا مواد و تجهیزات نیاز خواهد بود. اقدام بر اساس چنین تحلیل فرآیندی می‌تواند به افزایش بهره‌وری و رشد سازمان کمک نماید.

سیستم‌های تحلیل فرایند کسب‌وکار(BPA) می‌توانند در همه شرکت‌ها و سازمان‌ها مورد استفاده قرار گیرند و استفاده از این سیستم‌ها برای افزایش توانایی سازمان در دنیای امروز ضروری می‌باشد. افزایش کارایی و مدیریت منابعی که در سیستم‌های تحلیل فرایند کسب‌وکار، به اجرا در می‌آیند؛ باعث افزایش احتمال موفقیت سازمان‌ها می‌شود. این سیستم‌ها به کسب‌وکارها اجازه می‌دهند اهدافشان را دقیقاً مشخص نموده و مسیری روشنی را برای رسیدن به این اهداف ارائه می‌دهد. سیستم تحلیل فرایند کسب‌وکار برای تبدیل شدن یک سازمان با عملکرد مناسب به یک سازمان با عملکرد عالی و بی‌نقص یک نیاز قطعی است که باعث ایجاد بالاترین کارایی و بهره‌وری برای ارائه خدمات به مشتری و موفقیت در کسب‌وکار خواهد شد.