در نگاهی پاسخ به این سوال که چطور بهره‌وری کسب‌وکار افزایش پیدا می‌کند، به نوعی مرتبط با سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM) و ابزارهایی است که پیشرفت‌های مدیریتی را در زمینه فرایندهای کسب‌وکار، امکان‌پذیر نموده و نتایج اجرای فرایندها و پیاده‌سازی استراتژی‌های کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت در اختیار سازمان قرار خواهند داد.

مزیت مهم BPM برای یک شرکت یا سازمان، بهبود مستمر فرایندهایی است که سازمان‌ها را قادر می‌سازد که کارآمدتر، جسورتر و آماده‌تر در برابر تغییر باشد.

شرکت‌هایی که موفق به تطبیق با تغییرات در محیط اقتصادی نمی‌شوند، در معرض خطر جدی از دست رفتن بازار برای محصولات و خدماتشان قرار دارند. بنابراین تمرکز بر روی نوآوری، انعطاف‌پذیری و یکپارچه‌سازی در حوزه فناوری، مهمترین گزینه‌ها برای توسعه و افزایش بهره‌وری می‌باشند.

مطالعه این مطلب نیز مفید است

مستند‌سازی فرایند چیست؟ آیا واقعا این کار لازم است؟

سرمایه‌گذاری برای رشد

برای این‌که بتوان نحوه افزایش بهره‌وری کسب‌وکار و رشد را شناخت، می‌بایست ابتدا نسبت به شناسایی فناوری‌هایی که بیشترین افزایش را در بهره‌وری دارند، اقدام نمود. همچنین فهمیدن نحوه ادغام این فناوری‌ها در کسب‌وکار برای بهبود کارایی، مبتنی بر زیرساخت‌های موجود نیز اهمیت بالایی برخوردار می‌باشد.

BPM بر دستیابی به اهداف سازمان‌ها، اعم از بزرگ و کوچک، از طریق روش‌های بهبود، مدیریت و کنترل، تکنیک‌ها و ابزارهای تحلیل، مدل‌سازی، انتشار، بهینه‌سازی و کنترل فرایندهای درگیر با سرمایه‌ها و منابع سازمان نظیر سرمایه‌های انسانی، نرم‌افزارها، مستندات و سایر منابع دیگر اطلاعات، تمرکز دارد.

شرکت‌ها با سرمایه‌گذاری روی ابزارهای جدید، به دستاوردهای قابل‌توجهی در زمینه بهره‌وری دست یافته‌اند. شرکت‌هایی که از سیستم‌های اجرای فرایندهای سازمانی(BPMS) بهره‌ می‌برند، به فرایندهایشان ساختار می‌دهند، مشکلات فرایندها را مرتفع می‌سازند و به نتایجی امیدوار‌کننده دست می‌یابند که هزینه‌های سازمان را کاهش و بهره‌وری آن را افزایش می‌دهد.

مزایای BPM برای افزایش بهره‌وری کسب‌وکار

 کاهش هزینه

• هدایت و نظارت بر فعالیت‌های فرایند به‌منظور جلوگیری از اتلاف منابع و ایجاد نظارت موثر؛
• استفاده مجدد از منابع فناورانه در کنار اجتناب از هزینه‌های غیرضروری؛
• برون‌سپاری فرایندهایی که بخشی از «کسب‌وکار اصلی» نیستند و متمرکز نمودن تمام افراد و منابع روی استراتژی کسب‌کار؛
• صرفه‌جویی در هزینه برای توسعه‌های جدید؛
• خودکارسازی فعالیت‌های اعلان هشدار و خطر.

بهبود در کیفیت

• شناسایی ضعف‌ها و ناهنجاری‌ها در عملیات روزانه؛
• بهینه‌سازی استفاده از منابع؛
• تعیین شاخص‌های عملکرد.

 یادگیری سازمانی

• کشف، فهمیدن و رسمیت بخشیدن به فرایندهای کسب‌وکار.
• تعریف شفاف نقش‌ها و مسئولیت‌های تمام فعالیت‌ها.
• به دست آوردن چشم‌انداز روشنی از زنجیره ارزش.
• بهبود دادن تیم کسب‌وکار.

کاهش ریسک عملیاتی

• افزایش انعطاف‌پذیری در ارائه خدمات جدید به مشتریان؛
• قابلیت پیش‌بینی‌ فرایندها؛
• کاهش وابستگی به کارکنان کلیدی؛
• تعیین هزینه‌ها به طور مؤثرتر؛
• برون‌سپاری فرایندهای کم‌ارزش‌تر در حوزه استراتژی(فرایندهای ثانویه یا عملیاتی).

 فواید دیگری که فناوری BPM می‌تواند برای کسب و کار شما به ارمغان آورد:

• شفافیت در تمام مراحل فرایند؛
• قابلیت رصد هر نمونه فرایند با مخاطبین و ذی‌نفعان مختلف؛
• افزایش کنترل اجرایی در سطح فعالیت‌های هر فرایند؛
• افزایش بهره‌‌وری؛
• تعیین نقش موثر(اعم از منفی و مثبت) افراد در هر فرایند و نتایج آن؛
• صرفه‌جویی در هزینه‌ها؛
• خودکار‌سازی فرایندها و تولید مستندات مربوط به اجرایی فعالیت‌ها و فرایندها.