برای ایجاد درک مشترک پیرامون موضوع اهمیت و جایگاه ابزارهای مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPMS) لازم است در ابتدا درک مشترکی از ادبیات آن ایجاد شود؛ لذا یادداشت این هفته به تعریف کسبوکار، فرایند کسبوکار، مدیریت فرایند کسبوکار(bpm چیست)، و نهایتاً سیستم‌های مدیریت فرانید کسبوکار اختصاص داده شده است.
برای مطالعه مطالب بیشتر در مورد اتوماسیون فرآیند کسب و کار ، آموزش ماتریس RACI ، ساختار سازمانی ، تحلیل کسب و کار و . . . میتوانید از قسمت مقاله های eBPM استفاده کنید.
تعريف كسبوكار (Business)
ماهيت كسبوكار به معني تعامل افراد با يكديگر به منظور انجام مجموعه‌ای از فعاليت‌ها براي ايجاد ارزش جهت مشتريان سازمان و بازگشت سرمايه به ذینفعان كسبوكار مي‌باشد.
تعريف فرآيند كسبوكار (Business Process)
در اين قسمت به تعدادي از تعاريف موجود درباره‌ي تعریف فرايند كسبوكار يا فرايند سازماني اشاره مي‌گردد.
فرايند كسبوكار، مجموعه‌اي كامل و هماهنگ از وظايف (Task) به هم پيوسته‌ای است كه بايد به منظور ايجاد ارزش (Value) براي مشتريان يا برآوردن ديگر اهداف استراتژيك سازمان اجرا شوند.
يك سري فعاليت‌های مرتبط به هم كه برای رسيدن به هدف خاص انجام می‌شوند. فرايند را مي‌توان يك زنجيره‌ي ارزش (Value Chain) دانست كه هر مرحله ارزشی به مرحله‌ی قبل می‌افزايد. بر اساس تعريف فوق فرايندها در مرزهای وظيفه‌ای محدود نمی‌شوند و عموماً از واحدهای مختلف عبور می‌كنند.
فرايند، مجموعه‌ای از كاركردهای كسبوكار (Business Function) است كه به صورت متوالی به هم متصل شده و توسط قوانين مختلف كاری (Business Rules) محدود شده‌اند، تا بتوانند اهداف خاصی را در زمان معین انجام دهند. در اين تعريف، عمليات (كاركرد) کسبوکار توسط اهداف مشخص می‌شوند، به اين صورت كه فعاليت يا عملياتی كه در جهت پيشبرد اهداف سازمان باشد، يك كاركرد کسبوکار نام دارد. قوانين کسبوکار نيز تعيين‌كننده آن هستند كه كدام عمليات بعد از كدام رويداد، به چه ترتيبی و با كدام منابع انجام شود.
فرايند مجموعه‌ای از فعاليت‌ها است كه نيازهای مشتری داخلی و خارجی را برآورده می‌كند.
اگر هنوز تفاوت پروژه و فرآیند را نمیدانید حتما مقاله مرتبط به آن را مطالعه کنید.
به مجموعه‌ای از فعاليت‌ها كه يك يا چند ورودی (Input) را گرفته و آن را تبديل به يك خروجي (Output) ارزشمند برای مشتری می‌كنند، فرايند كسبوكار گفته مي‌شود.
شركت‌های امروزی و مديران آنها، تحت تاثير انديشه آدام اسميت مبني بر تقسيم كار به ساده‌ترين وظايف و واگذاري هر يك از اين وظايف به متخصصين در اين فرايند وظايف فردی را مدنظر قرار می‌دهند. وظايف فردی در فرايندها مهم است ليكن اگر كل فرايند عمل نكند، هيچ‌كدام از اين وظايف برای مشتری ذره‌ای اهميت ندارد.
داونپورت فرايند را به عنوان مجموعه‌ای از فعاليت‌های سازماندهی شده و حساب‌شده می‌داند كه به منظور توليد محصولی خاص برای مشتری يا بازاری خاص طراحی شده است، تعريف می‌نمايد.
طبق تعريف ديگر يك فرايند كسبوكار در سازمان به صورت مجموعه‌ای از عمليات متصل به هم تعريف میشود كه دارای ابتدا و انتهای مشخص است، هدف معينی دارد و برای سازمان يك ارزش افزوده ايجاد می‌كند. تعريف رسمی فرايند همين است؛ ولی در واقع هر كاری كه افراد سازمان در جهت حمايت از عملكرد روزانه يا بلندمدت يك سازمان انجام می‌دهند، يك فرايند به حساب می‌آيد.
تعريف مديريت فرايند كسبوكار
(Business Process Management)
تعريف نظریه‌پردازان این حوزه، هيل و سينور
«مديريت فرايند كسبوكار، طراحي، اجرا، و بهبود فعاليت‌های بين وظيفه‌ای است كه اشخاص، سيستم‌های اطلاعاتی، شركای تجاری را به هم پيوند میدهد.»
اين سازه به عنوان يك رويكرد ساختاريافته و سيستماتيك شامل روش‌ها، تكنيك‌ها، و ابزارهايی براي طراحی، مستندسازی، تجزيه و تحليل، بهبود، كنترل، و مديريت فرايندهای عملياتی كسبوكار به منظور كمك به بهبود كيفيت محصولات و خدمات تعريف میشود.
تعريف اداره‌ی تحليل‌های اقتصادی ايالات متحده
اين اداره (U.S. Bureau of Economic Analysis-BEA) مديريت فرايند كسبوكار را راهبردی براي مديريت و بهبود عملكرد يك كسبوكار از طريق بهينه‌سازی مستمر فرايندهای كسبوكار، در يك چرخه بسته از مدلسازی، اجرا و اندازه‌گيری تعريف می‌كند.
تعريف شركت مشاوره‌ای سلنت
يك راه كامل «مديريت فرايندهای كسبوكار» راه حلي است كه امكان طراحی، يكپارچه‌سازی، اجرا، پايش و بهينه‌سازی گردش كارها را بين اشخاص و برنامه‌های كاربردی فراهم می‌كند.
تعريف انجمن متخصصين BPM
انجمن متخصصين مديريت فرايند كسبوكار تعريف كاملی را ارائه نموده و تمام جنبه‌های لازم را در آن در نظر گرفته است. اين تعريف به صورت ذيل است:
«مديريت فرايندهای كسبوكار يك روش سازمان‌يافته و نظام‌مند به منظور تعريف، طراحی، ايجاد، مستندسازی، اندازه‌گيری، پايش و كنترل كليه‌‌ی فرايند كسبوكار مكانيزه و غيرمكانيزه، به منظور دستيابی به نتايج هدف‌گذاری‌شده همسو با اهداف استراتژيك سازمان می‌باشد. مديريت فرايندهای كسبوكار شامل تعريف خودخواسته و هماهنگ و بر پايه فناوری فرايندهای e2e(end to end)، بهبود، نوآوری و مديريت فرايندهای e2e، به منظور دستيابی به نتايج كسبوكار، ايجاد ارزش برای مشتريان سازمان و دستيابی به اهداف سازمان با چابكی بالاتر است. مديريت فرايندهای كسبوكار، سازمان را قادر می‌سازد كه فرايندها را با استراتژي كسبوكار همسو ساخته كه اين امر نيز زمينه‌ی افزايش بهره‌وري و اثربخشی از طريق بهبود فعاليت‌های سازمان و يا واحدهای سازمانی را، در ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی فراهم می‌آورد.»
تعريف شركت BP Trends
در واژه‌نامه‌ی شركت BP Trends، مديريت فرايند كسبوكار عبارت است از همسوسازی فرايندها با اهداف استراتژيك سازمان، طراحی و پياده‌سازی معماری فرايندها، ايجاد سيستم‌های اندازه‌گيری و آموزش مديران برای مديريت اثربخش فرايندها، تعريف شده است.
تعريف سيستم مديريت فرايند كسبوكار (BPMS)
- سيستم مديريت فرايند كسبوكار باعث تحولات عمده‌ای در متدولوژي‌های توسعه و استقرار فرايندها شده‌است. اين سيستم‌ها از آن لحاظ كه روی فرايندها متمركز هستند و بر عمليات چندمنظوره تمركز دارند، دارای حائز اهميت بسياری می‌باشند.
- بنابه‌نظر فرانكل، سيستم مديريت فرايند كسبوكار برنامه‌ی كاربردی وسيعی را برای افزودن كارايی تكنولوژی‌های فرايند پيدا خواهد كرد. سيستم مديريت فرايند كسبوكار برنامه كاربردی نرم‌افزاريست كه فرايندها را مديريت و اختلاف بين كد نرم‌افزار و شماهای فرايند را تشخيص مي‌دهد.
- سيستم مديريت فرايند كسبوكار مجموعه‌ای از نرم‌افزارهای كاربردی می‌باشد، كه مدلسازی، اجرا، نظارت فنی و عملياتی، و ارائه و نمايش فرايندهای كسبوكار و قوانين را بر اساس يكپارچه‌سازی سيستم‌های اطلاعاتی موجود و جديد، و از طريق سرويس‌های هماهنگ و يكپارچه‌شده فراهم می‌سازد.
منابع و ماخذ
- 1) انجمن متخصصين مديريت فرايندهاي كسبوكار، مترجمين: فتح‌اله، م.، ناجدي، ب.، (1391)، پيكره‌ي عمومي دانش مديريت فرايند فرايندهاي كسبوكار، شركت چاپ و نشر بازرگاني
- 2) دباغ‌كاشاني، ز.، (1390)، پايان نامه دوره‌ي كارشناسي‌ارشد شناسايي عوامل حياتي موفقيت در چارچوب پياده‌سازي مديريت فرايندهاي كسبوكار در سازمان‌هاي ايراني، دانشكده علوم اجتماعي و اقتصاد، دانشگاه الزهرا (س)
- 3) كردرستمي، ل.، (1388)، پايان نامه دوره‌ي كارشناسي‌ارشد عوامل عدم موفقيت مهندسي مجدد فرايندها از ديدگاه مديريت منابع انساني-مطالعه‌ي موردي: شركت كيسون، دانشگاه صنعتي شريف
- 4) وحيدي، س.، (1389)، پايان نامه دوره‌ي كارشناسي‌ارشد ارائه‌ي مدل يكپارچه براي مديريت فرايند كسبوكار با رويكرد معماري سرويس‌گرا، دانشگاه صنعتي مالك‌اشتر
- 5) BEA whitepaper, 2006 ,Extending the business value of SOA through Business Process Management, [Online] Available at: http://www.bea.com/
- 6) BP Trends, (2007), An Introduction to BPM Suites, [Online] Available at: http://www.bptrends.com/
- 7) Celent communications, (2004), Business process management vendor evaluation, [Online] Available at: http://www.celent.com/
- 8) Davenport, T.H., (1993), Process Innovation: Reengineering Work through information technology, Harvard Business School Press, Boston, MA
- 9) Hammer, M., and Champy, J., (1994), “Redesign of the business”, Barcelona, Spain, parramon
- 10) Harmon, P., (2003), Business Process Change-A manager’s guide to improving-Redesign and Automating processes, San Francisco: Morgan Kaufmann Publishers
- 11) Harison, D.B. and Pratt, (1993), M.D. “A methodology for reengineering business”, Planning review, pp. 6-11, March –April 1993
- 12) Hill, J.B.; Sinur, J., (2009), Magic quadrant for business process management suits, Gartner, [Online] Available at: http://www.5acts.com.br/br/download/pdf/gartnerMQ_BPMS_2006.pdf
- 13) Ravseteyn, P., Batenburg, de Waal, (2008), In search of competencies needed in BPM projects, communication of the IIM, Vol. 8, Issue 2
- 14) Strnadl, C.F., (2006), Aligning business and IT: the process-driven architecture model, Information Systems Management, Vol. 23, No. 4, pp. 67-77
