e‌BPM

چرخه‌ی حیات و اجزای کلیدی سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) (قسمت هفتم)

همانطور که سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) در حال تکامل است، چرخه‌ی حیات و متدولوژی‌های توسعه آن نیز مراحل تکاملی مختلفی را طی کرده‌اند و این روند ادامه دارد. از بررسی متون و ادبیات در این زمینه مشخص می‌شود که تاکنون هیچ نقطه نظر یکسانی درباره چرخه حیات مدیریت فرایند کسب‌وکار در ادبیات و حتی در بین فروشندگان مدیریت فرایند کسب‌وکار وجود ندارد.

به عنوان مثال چرخه‌ی حیات توسعه‌یافته توسط شرکت دی‌اکسپرت (deexpert) دارای مراحل زیر است:

تحلیل، طراحی، پیاده‌سازی، اجرا، و کنترل

چرخه‌ی ارائه‌شده توسط ون در الست را می‌توان از چرخه‌های شناخته‌شده دیگری که برای مدیریت فرایند کسب‌وکار توسعه یافته، دانست که دارای ۴ مرحله می‌باشد:

تشخیص، طراحی فرایند، قالب‌بندی سیستم، و تصویب فرایند

رویکرد مدیریت فرایندهای کسب‌وکار در مدیریتی بر مبنای چرخه بهبود مستمر فرایندهای کسب‌وکار استوار است که به طور کلی از چهار مرحله تشیل می شود.

  • مدل‌سازی و طراحی (Model and Design)

در نخستین گام از چرخه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، سازمان باید فرایندهای کسب‌وکار خود را به دقت مدل‌سازی کند. مدل‌سازی و مستندسازی فرایندهای کسب‌وکار به مدیران کمک می‌کند که درک بهتری از کسب‌وکار خود به دست آورده و در صورت لزوم تغییراتی در روش انجام کارها بدهند. باید توجه داشته که منظور از مدل‌سازی، تنها مستندسازی وضعیت موجود نیست، بلکه بازطراحی و تعییر در فرایندها به صورت کلی یا جزئی را هم شامل می‌شود.

به طور کلی می‌توان این مرحله را به صورت زیر خلاصه نمود:

  • مدل‌سازی و مستندسازی فرایندهای کسب‌وکار
  • طراحی شماتیک فرم‌های الکترونیک
  • طراحی شماتیک برنامه‌های کاربردی هماهنگ
  • توسعه و پیاده‌سازی (Develop and Deploy)

در گام دوم، فرایندهای مدل‌شده در گام قبل باید اجرا شوند. وجود مدل‌های سازمانی از فرایندهای کسب‌وکار و دسترسی همه ذی‌نفعان سازمان به این مدل‌ها، سبب می ‌شود که میزان یکنواختی اجرای فرایندهای کاری بتدریج افزایش یابد. به طور کلی می‌توان این مرحله را به صورت زیر خلاصه نمود:

  • اجرای فرایندهای کسب‌وکار
  • توسعه فرایندهای ترکیبی جدید با توسعه مولفه‌های جدید
  • پیاده‌سازی فرایندها در سیستم
  • پایش و کنترل ( Control and Monitoring)

همزمان با اجرای فرایندها، مدیریت سازمان باید عملکرد و نتایج اجرای فرایندهای کسب‌وکار را به صورت مداوم اندازه‌گیری نماید و با نتایج از پیش‌تعیین‌شده مقایسه کند. هرگونه انحراف از اهداف تعیین‌شده باید تحلیل و عیب‌یابی شود و راه‌حل‌های آن تعیین گردد.

به طور کلی می‌توان این مرحله را به صورت زیر خلاصه نمود:

  • تعامل مستقیم کاربران نهایی با سیستم
  • دیده‌بانی فرایندهای در حال اجرا
  • مدیریت موثر و اعمال کنترل بر روی فرایندها
  • تحلیل و بهبود ( Analyze and Improve)

نتایج ناشی از پایش فرایندها؛ در صورتی که منجر به کشف اشکالاتی در طراحی فرایندها شود، باید در یک فرایند طراحی مجدد مورد استفاده قرار گرفته و اشکالات مشاهده‌شده در فرایندهای کسب‌وکار را اصلاح کند.

به طور کلی می‌توان این مرحله را به صورت زیر خلاصه نمود: (شکل شماره ۱)

  • ردیابی آنی فرایندهای کسب‌وکار
  • مدیرت شفاف بر روی عملکرد فرایندهای کسب‌وکار
  • بهینه‌سازی آنی فرایند

شکل ۱: مراحل متوالی چرخه حیات سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار

وظیفه اصلی مدیریت فرایندهای کسب‌وکار ایجاد تراز و هماهنگی میان تک‌تک اجزای فرایند شامل ورودی، خروجی، منابع، ساختار، و اهداف فرایند است. در صورت نایل‌شدن به این هماهنگی، عملکرد فرایندهای سازمان از دو جنبه کیفیت فرایند (مانند ضایعات کمتر، زمان بیکاری، مجدد کاری) و مقدار (مانند چرخه کوتاه‌تر و تطابق سریع‌تر با تغییرات محیطی) بهبود می‌یابد.

این همسویی به ندرت از طریق یک فرایند یکباره انجام می‌گیرد، بلکه در عوض رویکرد تکرار به شکل چرخه مدیریت فرایند کسب‌وکار پیوسته به سازمان در موفقیت، نگهداری، و بهبود کیفیت فرایندها کمک می‌کند. (شکل ۲)

شکل ۲: چرخه‌ی مدیریت فرایند کسب‌وکار

منابع و ماخذ

  • Raghut, A., (2007), Business process context for knowledge management
  • Van der Aalst, W.M.P, ter Hofstede, A.H.M, Weske, M., (2003), business process management: a survey, Proceedings of the international conference of business process (Management, Eindhoven, the Netherlands, 26 June)
  • Weske, M., (2007), business process management: Concepts, Languages, Artichecture, Springer
امیر مشایخی

امیر مشایخی

امیر مشایخی هستم. کارشناس‌ارشد مدیریت فرایندهای کسب‌وکار. ایمیل: mashayekhi@ebpm.ir تلگرام: amrmask@

اضافه کردن نظر