استاندارد BPMN چیست و چه اهمیتی دارد ؟
BPMN یا Business Process Model and Notation یک استاندارد گرافیکی برای مدلسازی فرآیندهای کسب و کار است که برای توصیف فعالیتها و جریانهای کاری در یک سازمان استفاده میشود. این استاندارد با استفاده از یک مجموعه از نمادها و روشهای واضح و قابل فهم، فرآیندهای کسب و کار را مدل میکند. در زیر مزایا و معایب استفاده از BPMN بیان شده است:
در این مقاله در مورد استاندارد BPMN یا همان استاندارد مدلسازی فرآیند صحبت شده است. بعد از مطالعه این مقاله درک بهتری از تعریف و اهمیت استاندارد مدل سازی فرایند خواهید داشت.
در سالیان گذشته فعالیتهای بسیاری بهمنظور توسعه سرویسهای وب با زبانهای اجرایی بر مبنای XML برای سیستمهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) انجام شده است. زبانهایی نظیر WSBPEL یک سازوکار رسمی برای تعریف فرآیندهای کسب و کار ارائه میدهد. مؤلفه اصلی چنین زبانهایی این است که اینها برای عملیات و عملکرد درونی سیستمهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار بهینه شدهاند. زبانهای مربوط به عملیات نرمافزاری برای استفاده مستقیم افراد بمنظور طراحی، مدیریت و پایش فرآیندهای کسب و کار مناسب نیستند. این زبانهای اجرایی بعنوان زیربنا و پایههای فنی، اساس اجرای فرآیندهای کسب و کار را بهمنظور مدیریت طبیعت پیچیده تعاملات داخلی و B2B ایجاد نموده و همچنین از مزیتهای سرویس وب بهره میبرند. با توجه به ماهیت WSBPEL، یک فرآیند کسب و کار میتواند در قالبی پیچیده، مجزا و غیرشهودیِ بالقوه سازماندهی شده و توسط سیستمهای نرمافزاری یا یک برنامهنویس کامپیوتر بطور مطلوبی بکار گرفته شود؛ اما فهم آن برای تحلیگران و مدیران کسب و کار که وظیفه توسعه، مدیریت و پایش فرآیندها را بعهده دارند، مشکل است.
فعالان حوزه کسب و کار ارتباط راحت و موثرتری با فرآیندهای کسب و کارِ تصویری در قالب نمودار جریان برقرار میکنند. هزاران تحلیلگر کسب و کار در جهان وجود دارد که به مطالعه فعالیتهای سازمانها و نحوه تعریف فرآیندهای کسب و کارشان با استفاده از نمودارهای جریان ساده میپردازند. این موضوع باعث ایجاد یک شکاف فنی میان قالب طراحی اولیه فرآیندهای کسب و کار و قالب زبانهایی نظیر: XSBPEL که فرآیندهای کسب و کار را اجرا مینمایند، شده است. رفع این فاصله و شکاف فنی نیازمند یک سازوکار رسمی است که فرآیندهای کسب و کار مناسبی را بمنظور اجرای آنها ترسیم کند.
مسئله عملکرد درونی فرآیندهای کسب و کار در سطح فرد؛ بجای سطح موتور نرمافزار، میتواند با استانداردسازی مدل و نمادهای مدلسازی فرآیند کسب و کار (BPMN) حل شود. BPMN دارای چندین نمودار است. این نمودارها برای افرادی که فرآیندهای کسب و کار را طراحی و مدیریت مینمایند، طراحی شده است. همچنین نقشههای BPMN از یک زبان اجرای سیستمهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (WSBPEL) پشتیبانی میکند. بر این اساس، BPMN سازوکار تصویری استاندارد برای فرآیندهای کسب و کارِ تعریف شده در یک زبان اجرای فرآیندهای کسب و کار را فراهم آورده است.
BPMN قابلیت فهم رویههای درونی بوسیله نمادهای گرافیکی را به کسب و کارها ارائه میدهد. همچنین توانایی برقراری ارتباط میان این رویه ها در یک روش استاندارد را برای سازمانها ایجاد میکند. در حال حاضر، ابزارها و متدولوژهای مختلف مدلسازی فرآیند وجود دارد. با توجه به اینکه افراد از یک سازمان به سازمان دیگر انتقال یافته و آن سازمان ادغام یا به شعب مختلف تقسیم میشود، این احتمال وجود دارد که تحلیلگران کسب و کار نیازمند فهم ارائههای چندگانه از فرآیندهای کسب و کار باشند. بر این اساس، یک نماد استاندارد گرافیکی، فهم عملکرد همکاریها و تراکنشهای کسب و کار در میان سازمانها را تسهیل خواهد نمود. این نماد استاندارد، شناخت و فهم سازمانها از خود و شرکتکنندگان در کسب و کارشان را تضمین میکند. همچنین توانایی تنظیم و تعدیل سریع موقعیتهای درونی و B2B را برای سازمانها فراهم میآورد. BPMN بعلت ایجاد خوانایی و انعطافپذیری، از روش طراحی نمودار جریان پیروی میکند.
مدلها و نمادهای فرایند کسبوکار (BPMN) یک استاندارد بااهمیت برای مدلسازی فرایندها محسوب میشود. این استاندارد توجه بسیاری را در فعالیتهای مربوط به مدیریت فرایند کسبوکار به خود اختصاص داده است. استاندارد BPMN بدون تردید یک زبان غنی و کامل بوده و به مدلسازان اجازه تعریف انبوهی از سناریوهای کسبوکار مختلف؛ از رقصآرایی فرایندها تا همآوایی فرایندهای درونسازمانی، تعاملات میان سازمانها و همچنین استثنائات جریان کار را میدهد.
استاندارد BPMN در عمل از یک پذیرش گسترده و همجانبه برخوردار شده است. بهطور مثال این استاندارد توسط فروشندگان ابزارهای فرایندی؛ نظیرِ پگا، اسپراکس سیستم، اینتالیو، تجارت آیتیپی و غیره، تامینکنندگان آموزشی؛ مانند دانشگاه ویدنر، دانشگاه تکنولوژی کوئینزلند و غیره و همچنین مشاوران و مربیان مدلسازی؛ نظیرِ گروه یادگیری اشیا، گروه یادگیری مدیریت فرایند کسبوکار و موسسه مدیریت فرایند کسب و کار مورد استفاده قرار گرفته است. گزارش بررسی بازار مدیریت فرایند کسبوکار توسط پاول هارمون به صراحت بیان میکند که پذیرش استاندارد BPMN در سازمانها از سال 2005 تا سال 2015 دارای رشد فزایندهای بوده است. بر این اساس، در سال 2005 تنها 22 درصد از مخاطبان گزارش از استاندارد BPMN استفاده میکردند. در حالی که در سال 2015 این مقدار به 64 درصد رسیده است.
استاندارد BPMN توسط یک کنسرسیوم مشتمل بر نمایندگانِ اکثر نقشآفرینان در بازار جهانی BPM ایجاد و توسعه یافته است. در اواخر سال 2007 پژوهشی توسط دانشگاه کوئینزلند بهمنظور بررسی درباره نحوه استفاده واقعی از این استاندارد؛ در یک سطح بسیار وسیع (570 کاربر BPMN در سطح جهان)، بهمدت چهار ماه صورت گرفت. پاسخها و اطلاعات مربوط به مدلسازان BPMN از بیش از سی کشور در سراسر جهان جمعآوری گردید. حدود سه-چهارم از پاسخها از اروپا، آمریکای شمالی و اقیانوسیه دریافت شده بود. نتایج نشان میداد که حدود 60 درصد از سازمانهای کاربرِ BPMN متعلق به بخش خصوصی بودند. همچنین بیش از 40 درصدشان متعلق به سازمانهای دارای بیشتر از 1000 نفر کارمند و بهترتیب 7/22 و 8/26 درصد از آنها متعلق به سازمانهای متوسط و کوچک میشدند.
حدود 51 درصد از مخاطبان پژوهش اذعان داشتند که از استاندارد BPMN برای اهداف کسبوکار؛ شامل مستندسازی فرایند، بهبود فرایندهای سازمان، تحلیل فرایندی در مدیریت، ارتباطات ذینفعان و امثال اینها استفاده میکنند. در حالی که بقیه 49 درصد، از BPMN برای اهداف فنی؛ نظیرِ شبیهسازی فرایند، تحلیل خدمات و سرویسها و همچنین مهندسی جریان کار بهره میبرند. شهرت و محبوبیت BPMN در هر دو گروه را میتوان در نحوه استفاده از مجموعههای این استاندارد در عمل، مشاهده نمود. حدود 36 درصد از مخاطبان به مدلهای BPMN بهمنظور توسعه مدلهای فرایندی خود استناد میکنند. در حالی که 37 درصد از آنها از یک سطح وسیعی از نمادهای استاندارد BPMN استفاده مینمایند و 27 درصد باقیمانده، از تمامی موجودیتهای ارائهشده در BPMN بهره میبرند.
پژوهش مذکور نشان داد که حدود 70 درصد از کاربران استاندارد BPMN، چگونگی مدلسازی با مدلها و نمادهای مربوط به استاندارد را یا از طریق روشهای خودآموزی یا از راه فعالیت در مشاغل مربوط فرا گرفتهاند. بر این اساس میتوان ادعا نمود که اکثر افراد، مدلسازی فرایند کسبوکار با BPMN را بهطور علمی و جامع آموزش ندیدهاند.
با افزایش میل و رغبت سازمانها و نهادهای داخلی به مقوله BPM و مدلسازی فرایندها و از طرف دیگر با نگاهی اجمالی در متون علمی و فارسی در حوزه مدلسازی فرایند با استاندارد BPMN، وجود ضعف و نقصان در ارائه منابع علمی و مستند فارسی به خوبی مشهود است.
مزایای استفاده از مدل سازی فرایند
- روشنایی و فهم آسان: یکی از بزرگترین مزایای استفاده از BPMN، قابلیت فهم آسان آن است. نمادهای استفاده شده در BPMN به طور معمول مفهوم خاصی را نمایش میدهند که باعث میشود حتی برای افرادی که با آن آشنایی ندارند، نمودارهای BPMN قابل فهم باشند.
- ارتباط بین زبانهای مختلف: BPMN به عنوان یک زبان مشترک بین تیمهای مختلف کسب و کار عمل میکند. این امکان را فراهم میکند که افراد با زبان مشترک BPMN بتوانند در مورد فرآیندهای کسب و کار صحبت کنند و ارتباط بیشتری بین تیمها ایجاد شود.
- امکان شبیهسازی: BPMN به توسعهدهندگان اجازه میدهد تا فرآیندهای کسب و کار را قبل از پیادهسازی شبیهسازی کنند. این امر به تیمها کمک میکند تا از موانع و مشکلات ممکن در فرآیندها قبل از اجرای واقعی آنها آگاه شوند.
- ارتقاء بهرهوری: با استفاده از BPMN، سازمانها میتوانند فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود دهند و بهرهوری را افزایش دهند. با توضیح دقیق فرآیندها و شناسایی اجزاء قابل بهبود، این امکان فراهم میشود که اقدامات بهینهسازی صورت بگیرد.
معایب bpmn
- پیچیدگی بالا: برخی از نمودارهای BPMN ممکن است بسیار پیچیده و دشوار به فهم باشند، به ویژه برای فرآیندهای کسب و کار پیچیده. این موضوع میتواند منجر به ایجاد نمودارهایی شود که بیش از حد پیچیده هستند و از فهم آسان محروم میکنند.
- نیاز به آموزش: استفاده از BPMN نیازمند آموزش و آشنایی با نمادها و قوانین آن است. این موضوع میتواند زمانبر و هزینهبر باشد و نیازمند تمرین و تجربه برای به کارگیری بهینه آن در سازمانهاست.
- محدودیتهای زبان: BPMN اغلب محدودیتهایی دارد که ممکن است منجر به این شود که برخی از فرآیندهای کسب و کار نتوانند به درستی مدلسازی شوند یا برخی جزئیات را به درستی نشان ندهند.
- نیاز به ابزار و نرمافزارهای خاص: برای ایجاد و مدلسازی فرآیندهای کسب و کار با استفاده از BPMN، نیاز به استفاده از ابزارها و نرمافزارهای خاصی وجود دارد که این موضوع میتواند هزینههای اضافی برای سازمانها ایجاد کند.
به طور کلی، BPMN با ارائه یک زبان مشترک برای مدلسازی فرآیندهای کسب و کار، مزایا و معایب خود را دارد که باید با موازنهی موارد مطرح شده و نیازهای ویژهی هر سازمان، انتخاب گردد.
مراحل طراحی فرایند در bpmn
- تحلیل فرآیند:
در این مرحله، تیمهای مختلف سازمان باید فرآیندهای موجود را مورد بررسی و تحلیل قرار دهند. این شامل شناسایی اهداف فرآیند، شناسایی وظایف و فعالیتهای مختلف، شناسایی جریان کاری و تشخیص ارتباطات و وابستگیها است.
- طراحی نمودارهای BPMN:
در این مرحله، براساس تحلیلهای انجام شده، نمودارهای BPMN طراحی میشوند. این نمودارها با استفاده از نمادها و ساختارهای استاندارد BPMN توصیف میشوند. هر فعالیت، تصمیم، گره تصمیمگیری و جریان کاری به صورت واضح و دقیق مدل میشود.
- استقرار و اجرا:
پس از طراحی نمودارهای BPMN، فرآیندها باید در سیستمهای اطلاعاتی سازمان پیادهسازی شوند. این اجرا شامل تعیین پیشنیازها، تعیین نقشها و مسئولیتها، تنظیم گردش کارها و راهاندازی فرآیندها در سیستم است.
- آزمون و بهبود:
پس از اجرای فرآیندها، نیاز به آزمون و ارزیابی عملکرد آنها وجود دارد. این شامل اندازهگیری عملکرد، شناسایی مشکلات و نقاط قوت و ضعف فرآیندها، و اعمال تغییرات و بهبودهای لازم است.
- مدیریت و نگهداری:
پس از پیادهسازی و بهبود فرآیندها، نیاز به مدیریت و نگهداری مداوم آنها وجود دارد. این شامل مانیتورینگ و کنترل عملکرد فرآیندها، ایجاد گزارشهای عملکرد و اعمال بهبودهای پیشنهادی است.
طراحی فرآیند در BPMN نقش بسیار مهمی در بهبود عملکرد و کارایی سازمانها ایفا میکند. با استفاده از این روش، سازمانها میتوانند فرآیندهای خود را بهبود بخشیده و به شکلی موثرتر و کارآمدتر مدیریت کنند. اما برای دستیابی به نتایج مطلوب، نیاز به تحلیل دقیق، طراحی مناسب، اجرای بهینه و مدیریت موثر فرآیندها دارد
انواع استانداردهای مدل سازی فرآیند
استانداردهای توصیفی استانداردهای توصیفی بر روی ضبط وضعیت فعلی فرآیندها تمرکز دارند و جریان، فعالیتها و تعاملات آنها را نشان میدهند. مثالهای معروف شامل مدل نمادین فرآیندهای کسب و کار (BPMN) و زبان مدلسازی یکپارچه (UML) هستند.
استانداردهای تحلیلی استانداردهای تحلیلی به تحلیل کمیتی فرآیندها عمیقتر میپردازند و تحلیل عملکرد، شبیهسازی و بهینهسازی را ممکن میسازند. این استانداردها کمک میکنند تا نقاط مسدود، ناکارآمدیها و فرصتهای بهبود شناسایی شوند.
استانداردهای توصیهای استانداردهای توصیهای دستورالعملها و راهنماییهایی برای طراحی فرآیندهای وضعیت آینده فراهم میکنند. آنها بر روی کارایی، مقیاسپذیری و تطبیقپذیری تأکید دارند و سازمانها را به سمت طراحی و پیادهسازی فرآیندهای بهینه هدایت میکنند.
چرا باید از استاندارد مدلسازی فرایندها در کسب و کار خود استفاده کنیم
افزایش کارایی و اثربخشی با رعایت استانداردهای مدل سازی فرآیند، سازمانها میتوانند عملکردهای خود را بهبود بخشیده و کارایی و کارایی عمومی را افزایش دهند.
ارتقاء ارتباطات مدلهای استاندارد فرآیند به عنوان یک زبان یکپارچه، هماهنگی و همکاری بین اربابرجیسترها را تسهیل میکنند. نمایشهای واضح و مختصر به درک مشترک و هماهنگی اهداف کمک میکنند
تسهیل بهبود فرآیند استانداردهای مدل سازی فرآیند پایهای برای مبادله، نظارت و ارزیابی پیوسته فرآیندها هستند. این بازخوردها به سازمانها کمک میکند تا به تغییرات نیازها و پویاییهای محیطی پاسخ دهند.
سوالات پرتکرار در مورد استاندارد BPMN
مدل سازی فرآیند به معنای نمایش تصویری و منطقی از روند یک فرآیند است که اجزای آن و روابط بین آنها به صورت گرافیکی یا متنی نمایش داده میشود. این ابزار برای درک، تجزیه و تحلیل، بهبود و بهینهسازی فرآیندها استفاده میشود.
رعایت استانداردهای مدل سازی فرآیند اهمیت بسیاری دارد. این استانداردها به سازمانها کمک میکنند تا فرآیندهای خود را به شکلی استاندارد و قابل فهم نمایش دهند که ارتباط و هماهنگی بین اعضای سازمان را تسهیل کند و باعث افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد شود.
برای پیادهسازی استانداردهای مدل سازی فرآیند، ابتدا باید استانداردهای مربوطه را شناخت و با آنها آشنا شد. سپس با همکاری اعضای مختلف سازمان، مدلهای فرآیند مورد نیاز را ایجاد و اجرا کرد تا استفاده مؤثری از آنها را تضمین کند.
استفاده از استانداردهای مدل سازی فرآیند به سازمانها این امکان را میدهد تا بهبودهای مداوم در عملکردها، کاهش هزینهها، افزایش کیفیت، افزایش سرعت و واکنشگری به سریعترین تغییرات را تجربه کنند.