آموزش مستندات فرایندی

جایگاه مستندسازی فرآیند در چرخه مدیریت فرآیند

در هر مرحله‌ای از فرآیند مستندسازی مربوط به خود می بایست صورت گیرد و مستندسازی در همه گام‌های آن دیده می‌شود.

هرم مستندات فرآیندی یک مدل ساختاری است که برای سازماندهی و دسته‌بندی مستندات فرآیندی در سازمان‌ها استفاده می‌شود. این هرم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مستندات خود را به صورت ساختاریافته و منظم نگهداری کنند. اسناد به طور خلاصه در زیر معرفی شده‌اند:

• خط مشی کیفیت (Quality Policy): اصول کلی و تعهدات سازمان در قبال کیفیت
• آیین‌نامه: مجموعه ای از بایدها و نبایدها
• نظام‌نامه (Quality Manual): سندی در برگیرنده چندین فرآیند و نشان‌دهنده ارتباط بین آن‌ها
• روش اجرایی (Quality Procedure): طریقه مشخص شده برای انجام یک فعالیت یا فرآیند
• دستورالعمل کاری (Work Instruction): شرح تفصیلی چگونگی انجام وظایف
• سوابق و فرم (Form and Records): اطلاعات مدونی که به منظور ثبت داده‌های مورد نیاز در سیستم مدیریت کیفیت نگه‌داری شده و مورد استفاده قرار می‌گیرد.

استانداردهای مرتبط با مستندسازی فرآیندی

سه استاندارد کیفیت (ایزو) معرفی شده در اسلاید، بیشترین تعاریف و ارتباط بین اسناد فرآیندی را آورده‌اند و منبع اصلی این دوره آموزشی بوده‌اند.

اجزای اسناد فرآیندی

در این قسمت اجزای اسناد معرفی شده در قسمت هرم اسناد به تفصیل معرفی و بررسی شده‌اند که برای نمونه روش اجرایی بیان می‌شود:

آیین‌نامه، نظام‌نامه، RACI Chart ( نمودار ریسی ) ، شناسنامه فرآیند، دستورالعمل و فرم نیز مانند روش اجرایی به طور کامل بررسی شده و نحوه تدوین آن‌ها با مثال‌های متنوع شفاف گردیده است.

ایجاد فرآیند موثر مدیریت اسناد

در ایزو بیان شده است که به منظور تحت کنترل قرار دادن اطلاعات مدون، سازمان باید بر حسب امکان فعالیت‌های زیر را انجام دهد:

• توزیع، تامین دسترسی، بازاریابی و استفاده از آن‌ها
• ذخیره‌سازی و محافظت، از جمله محافظت از خوانا بودن آن‌ها
• کنترل تغییرات آن‌ها
• حفظ و تعیین تکلیف آن‌ها

بر این اساس گردش کار فرآیند موثر کنترل اسناد به صورت زیر می‌باشد:

به عنوان نمونه می‌توان فرآیند موثر مدیریت اسناد یک سازمان را به صورت زیر مشاهده کرد:

اسناد موثر خارج از هرم مستندات

اسناد عمومی مورد استفاده اکثر سازمان‌ها و شرکت‌ها در هرم مستندات بیان شده‌ است، اما در ایزو آمده است گستره اطلاعات مدون برای سیستم مدیریت کیفیت می‌تواند به دلایل زیر از یک سازمان به سازمان دیگر متفاوت باشد:

• اندازه سازمان و نوع فعالیت‌ها، فرآیندها، محصولات و خدمات آن
• پیچیدگی فرآیندها و تعامل آن‌ها
• شایستگی اشخاص

در این بخش تعدادی از مستندات خارج از هرم بررسی شده و با مثال توضیح داده شده‌اند که دو نمونه به صورت زیر آورده شده است: