تفاوت های گردش کار‌(workflow) و فرایند(process)

کسانی که با BPM اغلب کار می‌کنند اغلب خود را درگیر با مفهوم گردش کار‌(workflow) و فرایند(process) می‌بینند. حتی بعضی از مردم در کشور ما این دو اصطلاح را به جای یکدیگر استفاده می‌نمایند که اتفاقا این موضوع بسیار رایج است. در این یادداشت علمی، شما درک بهتری از فرایند و گردش کار‌ پیدا خواهید نمود و به صورت شفاف تفاوت این دو را دریافت خواهید کرد.

درک تعاریف گردش کار و فرایند

مهم است که به یاد داشته باشیم که ما از کلمه ” process”  در بسیاری از حوزه‌ها مانند قانون استفاده می‌کنیم. هم‌اکنون ما در مورد کاربرد این موضوع(فرایند) در حوزه کسب‌وکار بحث ‌می‌نماییم.

می‌توانید کلیپ فرایند در مقابل وظیفه را در اینجا مشاهده نمایید.

فرایند کسب‌وکار چیست؟

فرایندهای کسب‌وکار به دنباله‌ای از فعالیت‌ها (که به وظیفه‌ها تقسیم‌ می‌شوند) که ترتیب منطقی و منظم داشته، رابطه علت و معلولی بین آنها برقرار بوده و با هدف تولید محصول، خدمات، اطلاعات، تصمیم‌گیری و یا خروجی‌های دیگر برای مشتریان داخلی یا خارجی اجرایی می‌شوند، اطلاق خواهد شد.

زنجیره فرایندهای شرکت، یعنی توالی فرایند‌های مختلف یک کسب‌وکار که در ارزش آفرینی در ارائه محصولات یا خدمات برای مشتریان کمک می‌نمایند. این فرایند‌های موجب ایجاد درک بهتری از ارزش خلق شده در تولید محصول نسبت به هزینه‌های آن برای بازار می‌شود.

هرچه میزان اختلاف ارزش خلق شده با هزینه‌های تولید بیشتر باشد، سود بالاتری به سوی شرکت روانه می‌شود.(یکی از مشخصه‌های شرکت‌های سودآور)

در این زمینه، تداوم پایش، مدل‌سازی و بهبود فرایند برای اثر گذاری بیشتر و موثر تر برای سود‌اوری بیشتر شرکت روش بسیار مهمی می‌باشد.

گردش کار‌ و فرایندها در حال حاضر مرتبط با هم هستند، زیرا گردش کار‌ یک ابزار برای بهبود سازمان است که در فرایند‌ها استفاده می‌شود.

تعریف ثانویه: مجموعه‌ای از فعالیت‌های تکرار پذیر است که باید برای رسیدن به اهداف سازمان انجام شوند.

گردش کار چیست؟

گردش کار‌ مجموعه ای از فن‌آوری‌ها و ابزارهایی است که اسناد، اطلاعات، فعالیت‌ها و وظایف را قادر می‌سازد تا به طور مناسب در شرکت یا بخش‌های شرکت جریان یابند. کسانی که در این فرایند شرکت می‌کنند یک جریان و عمل معین را انجام می‌دهند تا به اهداف فرایند دست‌یابند.

شما لزوما نیاز به گردش کار‌ خودکار ندارید، اما این روش بهترین الگو برای رسیدن به نتایج مطلوب است.

به وسیله استفاده از گردش کار‌ و ابزارها، شما می‌توانید میزان شکست فرایند، تاخیر زمانی، نقاط بحرانی، و اتلاف‌ها را کاهش دهید. همچنین قادر خواهید بود دقت و اطمینان‌پذیری روند انجام کار را افزایش دهید.

تعریف ثانویه: مجموعه‌ای از فعالیت‌ها تکرار پذیر است که برای انجام یک وظیفه لازم هستند.

تفاوت بین گردش کار و فرایند

ما تفاوت‌های این دو را به صورت اجمالی ارائه می‌نماییم که اتفاقات جالب بین آن دو را نشان می‌دهد به منظور درک بهتر تفاوت این دو مفهوم موارد زیر را مطالعه کنید:

• فرایند یک جریان از وظایف و گردش کار‌ برای ایجاد یک توالی مولد و کارآمد است.
• فرایند چیزی است که به صورت طبیعی وجود دارد و به طور مستقیم جریان می‌یابد. گردش کار‌ یک تجزیه‌و‌تحلیل، برنامه‌ریزی، مدل‌سازی شده آگاهانه برای اهداف مشخص است.
• فرایند روشی است برای برقرار ارتباط و هماهنگی بین یک گروه که برای رسیدن به هدف مشرک گرد هم آمده‌اند. گردش کار‌ یک تکنولوژی یا ابزار است که برای کمک به بدست‌آوردن نتیجه به بهترین نحو ممکن.
• هر فرایند لزومی به خودکار سازی شدن ندارد، هدف نرم‌افزارهای گردش کار (workflow management)در واقع خودکار سازی فرایندها است.
• گردش کار‌ یک نتیجه از وجود یک فرایند است، بنابراین ممکن است یک فرایند وجود داشته باشد که گردش کار ندارد. اما گردش کاری نمی‌یابید که فرایند
• نداشته باشد.

تفاوت‌ها با توجه به تعاریف ثانویه

• گردش کار جریان کاری لازم برای انجام وظیفه‌ای خاص است.
• یک فرایند منتج به دست‌یابی به یکی از اهداف سازمان خواهد شد. ( اهداف سازمان کمی واضح‌تر و کلان‌تر هستند)