BPI چیست و چگونه می توانید از آن سود ببرید؟

هدف از BPI (بهبود فرایند کسب و کار) آن است که همه چیز را شفاف‌تر و هدفمندتر سازد و به فعالیت‌های سازمانی، اثربخشی و قاطعیت بیشتری ببخشد.

از این رو، قبل از آن که به این پرسش پاسخ دهیم که BPI چیست، اجازه دهید یک قدم به عقب برگردیم و نشان دهیم که برای ترویج بهبود فرایند (یا همان بهینه سازی فرایند) اول باید آن فرایندها را مورد تحلیل قرار دهیم تا بدانیم که چه چیزی به بهبود نیاز دارد.

BPI چیست؟

 تحلیل فرایندها: اولین گام قبل از بهبود

همانطور که قبلاً گفته شد، باید تحلیل را قبل از بهبود فرآیندهای کسب‌وکار انجام داد. این موضوع باید در دامنه وسیعی اتفاق بیفتد که در درجه اول شامل کل شرکت، اهداف استراتژیک و ساختار سازمانی آن می‌شود.

برای مثال، ممکن است یک شرکت غیرانتفاعی مربوط به حوزه سلامت و یک کلینیک پزشکی سنتی فرایند یکسانی برای غربالگری بیماران تحت مراقبت را بهینه‌سازی کنند.

حتی قبل از شناخت عوامل، گام‌ها و پردازش‌هایی که در این فرایند صورت گرفته، می‌توانیم با قطعیت بگوییم که بهینه سازی این فرایند در این دو شرکت تا زمانی که اهداف استراتژیک آن‌ها با هم متفاوت باشد، تفاوت زیادی با یکدیگر خواهند داشت.

بعد از این تحلیل کلان، نوبت به تحلیل خود فرایند می‌رسد.

برای انجام این کار، باید فعالیت‌هایی صورت پذیرد:

 1- تحلیل سنجه‌های عملکرد

اگر شاخص‌های کلیدی عملکرد(KPI) شناسایی و ایجاد شده‌اند، بایداز دستیابی به آن‌ها اطمینان حاصل شود. به این ترتیب، خواهیم فهمید که آیا فرایند، نیازهای شرکت را پاسخگو خواهد بود یا خیر.

 2- تحلیل تعامل مشتری

اگر هدف شرکت، رضایت مشتریان است باید به دقت این مورد را در تمامی گام‌های حیاتی در هر فرایند در نظر بگیرید.

۳- تنگناها

گلوگاه‌ها، موانعی در فرایند هستند که موجب فعالیت‌هایی در راستای تجمع و ایجاد تاخیرهای ناخواسته می‌شوند. شما باید از وجود آن‌ها آگاه باشید و بدانید چه چیزی آن‌ها را ایجاد می‌کند.

معمولاً گلوگاه‌ها زمانی شکل می‌گیرند که فرایندها جریان منابع، محصولات، خدمات یا اطلاعات را محدود می‌کنند.

۴- قوانین کسب و کار

 قوانین کسب و کار، رویه‌های رسمی هستند که آن‌ها را از پیش تعریف می‌کنید تا به کارمندان در تصمیم گیری سریعتر و با قاطعیت بیشتر کمک کنید.

باید این موضوع را مورد بررسی قرار دهیم که آیا آن‌ها به شکل مناسب و مطابق با اهداف شرکت کار می‌کنند یا خیر.

 5- جابه جایی

زمانی که اطلاعات از یک سیستم به سیستم دیگر یا از یک فرد به یک سیستم انتقال می‌یابد و برعکس، رخ دادن خطاهای نوشتاری بسیار معمول است.

آیا این فعالیت،  به صورت مناسب در بررسی فرایند دیده می‌شود؟

پس، BPI چیست؟

افراد زیادی BPI (بهبود فرایند کسب و کار) را با خودکارسازی فرایند اشتباه می‌گیرند.

در واقع ما می‌توانیم در پاسخ به پرسش چیستی بهبود فرآیند کسب‌وکار این تشریح را بکار بریم که

BPI یا بهینه‌سازی و بهبود فرایند شامل تحلیل فرایند وضع موجود (AS-IS) در سازمان است تا ناکارایی‌ها و فعالیت‌هایی که امکان انجام بهتر آن‌ها برای شرکت وجود دارد شناسایی شده تا بتوان موارد ذیل را به صورت دقیقتری تعریف نمود:

• اهداف
• جریان کار
• کنترل
• یکپارچه سازی با سایر فرایندها

همه موارد فوق به دلیل آن است که برای مدیران و کارکنان سازمان این اطمینان حاصل شود که ارزش بسیار زیادی برای مشتری نهایی ایجاد شده است.

بنابراین، به ازای هریک از پنج نقطه حیاتی که در قسمت قبلی لیست کردیم، بهبود فرآیندهای سازمان در تلاش است که علل ریشه‌ای آن‌ها را پیدا نموده و راه‌هایی را برای تصحیح و بهبود آن‌ها از طریق مدلسازی یک جریان فرایند جدید به نام «TO BE» شناسایی کند: فرایند بهینه‌ای که در آینده مطلوب خواهد بود.

برخی از ابزارهای حوزه مدیریت فرآیندهای سازمانی، مانند چرخه دمینگ، نمودار ایشیکاوا و متدلوژی ۵ چرا، می‌توانند برای این کار مورد استفاده قرار بگیرند.

مساله مهم تشخیص عارضه و ناکارآمدی یک فرایند است. این اقدامات با تحلیل شاخص‌های کلیدی عملکرد و بعد از آن بیشینه کردن تعاملات با مشتری انجام می‌شود. علل بوجود آمدن گلوگاه‌های هر فرآیند باید به صورت دقیق مشخص شود. اثربخشی هر یک از جابه‌جایی‌ها باید به صورت کامل مشخص شوند. میزان بهبود قوانین کسب‌وکار و ایجاد قوانین جدید کسب‌وکار می‌بایست مورد بررسی قرار گرفته و تعیین گردد.

برای بدست‌آوردن موفقیت در این فعالیت‌ها بهترین راه استفاده از ابزار مدل‌سازی BPMN است.