یکی از اهداف مستقیم تحلیل فرایند بهبود آن است. این مساله از طریق کاهش هزینه و کاهش زمان انجام فرایندها اتفاق می‌افتد. برای اینکه تحلیل بهبود فرایند کسب‌وکار شانس بیشتری برای موفقیت داشته باشد، مراحل آن باید مطابق با بهترین تجارب بازار انجام شوند.

تحلیل و بهبود فرایند کسب‌وکار همچنین باید منافع ذی‌نفعان را تامین کند و با سیاست‌های کلان شرکت همسو باشد. نظام‌مند کردن فرایندها به مدیران سازمان این اجازه را می‌دهد تا بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد استاندارد شده (KPI) کارها را مدیریت کنند.

اگر چه فرایندها و جریان‌های کار موجود در سازمان پس از اتخاذ بهبودها، ساده‌تر می‌شوند، لیکن به نظر می‌رسد که تجزیه و تحلیل فرایندها از طریق پیاده‌سازی اقدامات حوزه BPM باید فراتر از بهینه‌سازی‌ و بهبود فرایند عمل کنند.

تحلیل و بهبود فرایند کسب‌وکار: ابزارهای مناسب

بسیار مهم است که مدیران و تحلیلگران کسب و کار با ابزارهای مناسب کار کنند و به یک مشاور قابل اعتماد در حوزه BPM دسترسی داشته باشند و بتوانند به کارکنان دارای صلاحیتی که در زمینه BPM آموزش دیده‌اند، اتکا کنند.

همچنین بسیار مهم است که همه به یک زبان مشترک صحبت کنند و این زبان در طول زمان تغییر نکند.

اگر رویکردی منسجم در هنگام تجزیه و تحلیل فرایندهای مؤثر استفاده شود، ترسیم فرآیند BPM به شیوه‌ای استاندارد و با تعاریف و مستندات دقیق انجام خواهد شد. برای آشنایی بیشتر اطلاعات بیشتری در مورد ترسیم نقشه‌های فرآیندی بر روی لینک‌ها کلیک نمایید.

گام‌های ابتدایی تحلیل فرایند

در ادامه، مثال‌هایی از اولین اقدامات لازم برای به دست آوردن نتایج تحلیل فرایند ذکر شده است:

 ۱. شناسایی مشکل کسب‌وکار یا تعیین دامنه کسب‌وکار

برای مواجهه موفقیت‌آمیز با مشکلات کسب‌و‌کار، باید از رویکردی استفاده کنیم که تضمین کننده تبیین دقیق و واضح تمام جزییات مربوط به این مساله باشد.

محدوده کار باید به درستی درک شود، زبان مورد استفاده باید برای همه مشترک باشد و از همه مهم‌تر، همه افرادی که مسئول هستند باید درک یکسانی از مواردی نظیر محدوده و خروجی‌های قابل تحویل، داشته باشند و در مورد آن‌ها با یکدیگر توافق کنند.

ایجاد فهرستی از فرایندهای موجود باعث ساده شدن و تنظیم شدن تحلیل می‌شود. علاوه بر آن، یک «زبان فرآیندی مشترک» را تعریف می‌کند که برای توصیف یک مسئله یا تقاضا استفاده می‌شود.

خروجی‌های قابل تحویل شامل موارد زیر هستند:

• مشخص کردن فرایندهایی که در محدوده تحلیل قرار می‌گیرند و اینکه با چه ترتیبی تحلیل آن‌ها صورت خواهد گرفت.
• تعریف هر فرایند و درج شرح مختصری از اهداف آن
• تعیین توالی فرایندها بر اساس سطح سازمانی، دپارتمان و کارکرد آن فرایند
• تعیین افراد مشارکت‌کننده در فرایند (نام افراد کلیدی)
• شناسایی سیستم‌های فناوری اطلاعاتی که در این فرایند حیاتی هستند
• تخمین میزان کار لازم، رویکرد و هزینه‌های تحلیل هر فرایند.

۲. تحلیل فرایند کسب و کار (وضع موجود)

برای اینکه بتوان تصمیم‌های اتخاذ شده در مورد تغییرات فرایند کسب و کار را اعمال نمود و اثر یا ارزش افزوده حاصل از آن را به تصویر کشید، باید درک کاملی از شرایط حال حاضر(در مقابل شرایط آینده) فرایندهای کسب و کار داشت که مستلزم آن است که این موارد قابل سنجش باشد و بتوان آن را به سادگی درک کرد.

هیچ توصیه یا راه حلی وجود ندارد که بدون دانستن حجم و میزان درآمد کنونی، تابع هزینه و دیگر سنجه‌ها قابل ارائه باشد.

این موضوع بسیار مهم است که باید فرایندهای کسب و کار وضع موجود با جزئیات کامل و با تشریح دقیقی از:

• فعالیت‌ها
• کارکردها
• تعامل‌ات فرایندی
• سیستم‌هایی که در حال حاضر استفاده می‌شوند.

ترسیم و مدلسازی شوند.

۳. ضبط سنجه‌ها

تعیین ارتباط میان هر یک از کارکردهای موجود در یک فرایند ضروری است و فعالیت‌هایی که باید در این رابطه ارزیابی شوند:

• زمان صرف شده در هر مرحله از فرایند.
• مقدار ورودی.
• هزینه‌های کارکردی

سنجه‌ها برای تحلیل و بهبود فرایند کسب و کار ضروری هستند

 تحلیل فرایند با استفاده از سنجه‌هایی که نشان می‌دهد چه مقدار زمان و هزینه در هر دوره و هر مرحله از فرایند، از زمان ورودی تا خروجی، سرمایه گذاری می‌شود، یک معیار کمی و قابل اندازه گیری برای اهداف مقایسه‌ای ایجاد می‌کند.

اندازه‌گیری این اعداد از طریق داشبوردهای مدیریتی، همچنین ایجاد مدل‌های پیش‌بینی آماری، اجازه می‌دهد تا تغییرات توسط مسئولان تصمیم گیرنده با روشی واکنشی یا براساس استراتژی‌های کسب و کار تعیین شوند.

برای بهبود سازماندهی شرکت و افزایش درصد تحقق اهداف سازمان، باید از تحلیل بهبود فرآیند کسب و کار بهره کامل برد. این فرایندها، با جزییات دقیق، همچنین باید دارای کیفیت و انسجام کامل باشند.