ادامه‌ بررسی متغیرهای مستقل در فرایند پیاده سازی BPMS (قسمت چهل و پنجم)

همانطور که در پست شماره ۴۴ وعده داده شده بود، در مطلب این هفته ۴ متغیر مستقل باقی‌مانده بررسی خواهند شد.

• زیرساخت فنی (فناوری و سیستم‌های اطلاعاتی):

منظور از زیرساخت فنی؛ تمامی سخت‌افزار، نرم‌افزار، و سیستم‌های مدیریت اطلاعاتی است که از فرایندها پشتیبانی می‌کنند.

سیستم‌های اطلاعاتی پتانسیل بالایی برای پشتیبانی از فرایندهای کسب‌وکار دارند. بنابراین اگر سیستم‌های اطلاعاتی بر اساس نیاز فرایندهای کسب‌وکار باشند، بهترین عملکرد از فرایندها به دست می‌آید. همسویی استراتژی فناوری اطلاعات با استراتژی کسب‌وکار برای موفقیت مدیریت فرایند کسب‌وکار از اهمیت بسیاری برخوردار است. بهترین استفاده از فناوری اطلاعات در به کارگیری قابلیت‌های آن در جهت اثربخش‌تر کردن فرایندهای کسب‌وکار (علاوه بر خودکارسازی فرایندها) می‌باشد.

نقش‌های مختلفی برای فناوری اطلاعات در پروژه‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار اشاره شده است: توانمندساز در تغییر فرایند کسب‌وکار، تسهیل‌کننده در طول فاز طراحی، و اجراکننده در فاز پیاده‌سازی. البته لازم به است ذکر گردد که فناوری اطلاعات می‌تواند اثر منفی در بهبود فرایندهای کسب‌وکار داشته و مانعی برای موفقیت پروژه‌های فرایند کسب‌وکار باشد، از این رو در به کارگیری فناوری اطلاعات، بایستی توجه و مراقبت مخصوصی صورت گیرد.

• مدیریت پروژه:

مدیریت پروژه عبارت است از بکارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها، و تکنیک‌ها برای فعالیت‌های پروژه به منظور تحقق الزامات پروژه. (PMBOK، ۲۰۰۴) جوران و گادفری اشاره دارند که در انتقال طرح فرایند جدید به حالت عملیاتی، پس از طرح‌ریزی برای مشکلات اجرایی، زمان آن است که برای اجرا، برنامه‌ریزی شود. این برنامه‌ی کاری پیچیده بایستی توسط مالک و تیم مدیریت فرایند انجام گیرد. بنابراین وجود مهارت‌های گسترده در مدیریت پروژه، عامل کلیدی موفقیت در اجرای مدیریت فرایند است. (جوران و گادفری، ۲۰۰۰) در حقیقت، رعایت مراحل مدیریت پروژه یکی از ارکان اساسی در موفقیت پیاده‌سازی مدیریت فرایند کسب‌وکار است. چارچوب مدیریت پروژه و مراحل آن شامل چهار فاز زیر است: ۱- فاز آغازین: که در این مرحله، محدوده‌ی پروژه تعیین می‌شود، ۲- فاز برنامه‌ریزی، ۳- فاز اجرا: ارکان اجرایی مدیریت و هماهنگ می‌شوند، ۴- فاز کنترل: نظارت و کنترل پروژه. (راوستین و ورسندال، ۲۰۰۷)

• افراد:

افراد در مفهوم مدیریت فرایند کسب‌وکار به انسان‌ها و گروه‌هایی در سازمان اطلاق می‌شود که تحت تاثیر تلاش مدیریت فرایند کسب‌وکار قرار گرفته‌اند. تا زمانی‌که فرایندها در سازمان توسط افراد هدایت می‌شوند، آن‌ها یکی از مهم‌ترین عناصر در تغییر فرایند کسب‌وکار محسوب می‌شوند. اگر افراد مورد تشویق قرار نگیرند و با تغییر موافق نباشند، مقاومت از طرف کارکنان پدیدار می‌شود. (پاپر و چنگ، ۲۰۰۵) به علاوه، دلیل مقاومت می‌تواند مبنایی برای فقدان اعتماد در بین سازمان و مدیران، ترس از دست‌دادن شغل و غیره باشد. مقاومت در برابر تغییر می‌تواند بر روی شکست پروژه مدیریت فرایند کسب‌وکار تاثیر داشته باشد. بر اساس مفهوم فرایندگرا، ویژگی‌های افراد در سازمان باید تغییر کند. آن‌ها باید یاد بگیرند که چگونه در بین مرزهای وظیفه‌ای کار کنند و مسئولیت‌های خود را پذیرا باشند. به علاوه آن‌ها باید یاد بگیرند کار خود را با تلاش‌های دیگران هماهنگ کرده تا بتوانند به خروجی‌های فرایند دست‌یابی پیدا کنند. علاوه بر تمام این تغییرات در رفتار انسانی، لازم است آموزش‌هایی نیز در خصوص ابزارهای جدید و رویه‌های موجود در فرایندهای جدید به افراد داده شود. در دسترس بودن آموزش و تعلیم، بخش مهم هر پروژه‌ای محسوب می‌شود. (جستن و نلیس، ۲۰۰۸)

• استانداردها و اندازه‌گیری عملکرد:

فرایندهای کسب‌وکار باید از منظر زمان، هزینه، بهره‌وری، کیفیت، و میزان سرمایه‌ی لازم ارزیابی شده و سپس با پروژه‌های جانشین مقایسه شوند و در صورت مقرون به صرفه‌بودن، انجام شوند. (ترکمن، ۲۰۰۹) طراحی مجدد فرایندها یک گام اصلی در مدیریت فرایندهای کسب‌وکار می‌باشد. با این وجود طراحی مجدد یک گروه از فرایندهای کلیدی برای موفقیت کافی نیست. بلکه بعد از طراحی مجدد، سازمان باید فرایندها را برای عملکرد بهینه مدیریت کند. سازمان‌های پیشرو اهمیت اندازه‌گیری فرایندهای کسب‌وکار را دریافته‌اند و این سنجش عملکرد را نه تنها در سطح فرایند، بلکه در کل سازمان و در سطح هر کارمند به صورت فردی انجام می‌دهند. ضروری است که شرکت‌ها عملکرد خود را اندازه‌گیری کنند و بررسی کنند که آیا آن انتظاراتی را که در شروع فرایند داشته‌اند، به دست آمده است؟ (لیم و همکاران، ۲۰۰۴)

منابع:

• Ravesteyn, P., Versendaal, J., (2012), success factors of business process management systems implementation, Proceeding of the 18^th Australasian conference on information systems (ACIS)
• Jeston, J., Nelis, J., (2008), business process management: Practical guidelines to successful implementation, Oxford, Butterworth-Heinemann
• Trkman, P., (2013), the critical success factors of business process management, International Journal of information management, article in press, pp. 1-10