e‌BPM

ادامه‌ بررسی متغيرهاي مستقل در فرایند پیاده‌سازی BPMS (قسمت چهل‌وپنجم)

همانطور که در پست شماره 44 وعده داده شده بود، در مطلب این هفته 4 متغیر مستقل باقی‌مانده بررسی خواهند شد.

  • زيرساخت فني (فناوري و سيستم‌هاي اطلاعاتي):

منظور از زيرساخت فني؛ تمامي سخت‌افزار، نرم‌افزار، و سيستم‌هاي مديريت اطلاعاتي است كه از فرايندها پشتيباني مي‌كنند.

سيستم‌هاي اطلاعاتي پتانسيل بالايي براي پشتيباني از فرايندهاي كسب‌وكار دارند. بنابراين اگر سيستم‌هاي اطلاعاتي بر اساس نياز فرايندهاي كسب‌وكار باشند، بهترين عملكرد از فرايندها به دست مي‌آيد. همسويي استراتژي فناوري اطلاعات با استراتژي كسب‌وكار براي موفقيت مديريت فرايند كسب‌وكار از اهميت بسياري برخوردار است. بهترين استفاده از فناوري اطلاعات در به كارگيري قابليت‌هاي آن در جهت اثربخش‌تر كردن فرايندهاي كسب‌وكار (علاوه بر خودكارسازي فرايندها) مي‌باشد.

نقش‌هاي مختلفي براي فناوري اطلاعات در پروژه‌هاي مديريت فرايند كسب‌وكار اشاره شده است: توانمندساز در تغيير فرايند كسب‌وكار، تسهيل‌كننده در طول فاز طراحي، و اجراكننده در فاز پياده‌سازي. البته لازم به است ذكر گردد كه فناوري اطلاعات مي‌تواند اثر منفي در بهبود فرايندهاي كسب‌وكار داشته و مانعي براي موفقيت پروژه‌هاي فرايند كسب‌وكار باشد، از اين رو در به كارگيري فناوري اطلاعات، بايستي توجه و مراقبت مخصوصي صورت گيرد.

  • مديريت پروژه:

مديريت پروژه عبارت است از بكارگيري دانش، مهارت‌ها، ابزارها، و تكنيك‌ها براي فعاليت‌هاي پروژه به منظور تحقق الزامات پروژه. (PMBOK، 2004) جوران و گادفري اشاره دارند كه در انتقال طرح فرايند جديد به حالت عملياتي، پس از طرح‌ريزي براي مشكلات اجرايي، زمان آن است كه براي اجرا، برنامه‌ريزي شود. اين برنامه‌ي كاري پيچيده بايستي توسط مالك و تيم مديريت فرايند انجام گيرد. بنابراين وجود مهارت‌هاي گسترده در مديريت پروژه، عامل كليدي موفقيت در اجراي مديريت فرايند است. (جوران و گادفري، 2000) در حقيقت، رعايت مراحل مديريت پروژه يكي از اركان اساسي در موفقيت پياده‌سازي مديريت فرايند كسب‌وكار است. چارچوب مديريت پروژه و مراحل آن شامل چهار فاز زير است: 1- فاز آغازين: كه در اين مرحله، محدوده‌ي پروژه تعيين مي‌شود، 2- فاز برنامه‌ريزي، 3- فاز اجرا: اركان اجرايي مديريت و هماهنگ مي‌شوند، 4- فاز كنترل: نظارت و كنترل پروژه. (راوستين و ورسندال، 2007)

  • افراد:

افراد در مفهوم مديريت فرايند كسب‌وكار به انسان‌ها و گروه‌هايي در سازمان اطلاق مي‌شود كه تحت تاثير تلاش مديريت فرايند كسب‌وكار قرار گرفته‌اند. تا زماني‌كه فرايندها در سازمان توسط افراد هدايت مي‌شوند، آن‌ها يكي از مهم‌ترين عناصر در تغيير فرايند كسب‌وكار محسوب مي‌شوند. اگر افراد مورد تشويق قرار نگيرند و با تغيير موافق نباشند، مقاومت از طرف كاركنان پديدار مي‌شود. (پاپر و چنگ، 2005) به علاوه، دليل مقاومت مي‌تواند مبنايي براي فقدان اعتماد در بين سازمان و مديران، ترس از دست‌دادن شغل و غيره باشد. مقاومت در برابر تغيير مي‌تواند بر روي شكست پروژه مديريت فرايند كسب‌وكار تاثير داشته باشد. بر اساس مفهوم فرايندگرا، ويژگي‌هاي افراد در سازمان بايد تغيير كند. آن‌ها بايد ياد بگيرند كه چگونه در بين مرزهاي وظيفه‌اي كار كنند و مسئوليت‌هاي خود را پذيرا باشند. به علاوه آن‌ها بايد ياد بگيرند كار خود را با تلاش‌هاي ديگران هماهنگ كرده تا بتوانند به خروجي‌هاي فرايند دست‌يابي پيدا كنند. علاوه بر تمام اين تغييرات در رفتار انساني، لازم است آموزش‌هايي نيز در خصوص ابزارهاي جديد و رويه‌هاي موجود در فرايندهاي جديد به افراد داده شود. در دسترس بودن آموزش و تعليم، بخش مهم هر پروژه‌اي محسوب مي‌شود. (جستن و نليس، 2008)

  • استانداردها و اندازه‌گيري عملكرد:

فرايندهاي كسب‌وكار بايد از منظر زمان، هزينه، بهره‌وري، كيفيت، و ميزان سرمايه‌ي لازم ارزيابي شده و سپس با پروژه‌هاي جانشين مقايسه شوند و در صورت مقرون به صرفه‌بودن، انجام شوند. (تركمن، 2009) طراحي مجدد فرايندها يك گام اصلي در مديريت فرايندهاي كسب‌وكار مي‌باشد. با اين وجود طراحي مجدد يك گروه از فرايندهاي كليدي براي موفقيت كافي نيست. بلكه بعد از طراحي مجدد، سازمان بايد فرايندها را براي عملكرد بهينه مديريت كند. سازمان‌هاي پيشرو اهميت اندازه‌گيري فرايندهاي كسب‌وكار را دريافته‌اند و اين سنجش عملكرد را نه تنها در سطح فرايند، بلكه در كل سازمان و در سطح هر كارمند به صورت فردي انجام مي‌دهند. ضروري است كه شركت‌ها عملكرد خود را اندازه‌گيري كنند و بررسي كنند كه آيا آن انتظاراتي را كه در شروع فرايند داشته‌اند، به دست آمده است؟ (ليم و همكاران، 2004)

منابع:

  • Ravesteyn, P., Versendaal, J., (2012), success factors of business process management systems implementation, Proceeding of the 18th Australasian conference on information systems (ACIS)
  • Jeston, J., Nelis, J., (2008), business process management: Practical guidelines to successful implementation, Oxford, Butterworth-Heinemann
  • Trkman, P., (2013), the critical success factors of business process management, International Journal of information management, article in press, pp. 1-10

امیر مشایخی

امیر مشایخی

امیر مشایخی هستم. کارشناس‌ارشد مدیریت فرایندهای کسب‌وکار. ایمیل: mashayekhi@ebpm.ir تلگرام: amrmask@

اضافه کردن نظر