یک مدیر تنها، مواردی را می‌تواند بهبود بخشد که بتواند مدیریت کند، تنها، چیزی را می‌تواند مدیریت کند که بتواند ارزیابی کند و تنها، چیزی را می‌تواند ارزیابی کند که کاملا اجرایی کردن آن را درک کرده باشد.

چرا مدیریت فرایند کسب‌وکار؟

شرکتی که فرایندهای خود را به درستی نمی‌شناسد، نسبت به شرکت‌هایی که از شیوه مدیریت کسب‌وکار خود آگاه هستند و از این آگاهی برای بهبود مداوم استفاده می‌کنند، کاملا عقب خواهد افتاد. بدون درک فرایندهای روزمره شرکت، پیاده‌سازی تغییرات و بهبود به شکلی سازمان‌یافته، قابل مدیریت و قابل پیش‌بینی، ناممکن خواهد بود. بنابراین، اگر هدف، درک «مدیریت فرایندهای کسب‌وکار» است، می‌بایست اهمیت بنیادین آن را برای سازمان‌ها و کسب‌وکار به خاطر داشت، زیرا هدف «مدیریت فرایندهای کسب‌وکار»، شناسایی فرایندهای در حال اجرا و ارزیابی مدیریت این فرایندها تا بهبود اکامل آن‌ها می‌باشد.

مدیریت فرایند کسب‌وکار یا BPM به چه معناست؟

BPM مخفف عبارت مدیریت فرایند کسب‌وکار است و رویکردی مدیریتی است که فرایند کسب‌وکار را به‌ عنوان دارایی تلقی می‌کند. بدین منظور، شرکت باید به تحلیل، طراحی، کنترل و بهبود مستمر فرایندهای کسب‌وکار بپردازد.

مهم‌ترین مزیت BPM برای شرکت، بهبود مستمر فرایندها است که به سازمان‌ها این امکان را خواهد داد که در مقایسه با دیگر شرکت‌هایی که صرفا تمرکز وظیفه‌ای دارند و مبتنی بر رویکردهای قدیمی مدیریتی، اداره می‌شوند، کارآمدتر عمل نمایند و قابلیت تغییرپذیری بیشتری داشته باشند.

مطالعه این مطلب نیز مفید است

بهبود مستمر فرایندها

نوآوری، انعطاف‌پذیری و یکپارچگی فعالیت‌ها، از مهمترین مزیت‌هایی است که BMP ایجاد می‌نماید.

این مفاهیم در خصوص BMP مد نظر است:

• مدیریت فرایند کسب‌وکار، رویکردی مدیریتی است.
•  BPM برای پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز به حمایت همه جانبه نیاز دارد.
•  BPM، فناوری نیست، بلکه فناوری در آن نقش حمایتی مهمی ایفا می‌کند.
• مدیریت فرایند کسب‌وکار، ارائه ارزش به مشتری را مورد توجه قرار می‌دهد.
•  BPM به هماهنگ‌سازی فعالیت‌ها در تمام بخش‌های سازمان می‌پردازد.
• به منظور ایجاد بهبود مستمردر عملکرد سازمان، فرایندهای کسب‌وکار باید در چرخه‌ای بسته مدیریت شوند.
• پیاده‌سازی مدیریت فرایند کسب‌وکار، نیازمند معرفی نقش‌های جدید در سازمان است.
• BPM ، چارچوب، متدلوژی یا مجموعه‌ای از ابزار نیست بلکه یک رویکرد در مدیریت است.

 کارشناسان چگونه مدیریت فرایند را تعریف کرده‌اند؟

تعریف  BPM  براساس راهنمای BPM CBOK (نهاد مشترک دانش):

مدیریت فرایند کسب‌وکار یا BPM  یا مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار، روشی نظام‌مند برای شناسایی، ترسیم (یا طراحی)، اجرا، اندازه‌گیری، نظارت و کنترل فرایندهای کسب‌وکار به‌طورخودکار یا غیرخودکار است تا به ثبات و نتایج همسو با اهداف استراتژیک سازمانی دست یابد. همچنین، کمک فناورانه و راه‌های دیگر برای افزودن ارزش، پیشرفت، نوآوری‌ و مدیریت مستمر فرایندها به بهبود عملکرد سازمانی و نتایج کسب‌وکار منجر خواهد شد(2009).

مطالعه این مطلب نیز مفید است

دانلود کتاب BPM CBOK

تعریف  BMP  براساس گفته‌های گارتنر:

مدیریت فرایند کسب‌وکار (BMP) مجموعه مقرراتی است که از روش‌های مختلف برای کشف، شکل دادن، تحلیل، اندازه‌گیری، بهبود و بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار استفاده می‌کند. فرایند کسب‌وکار، رفتار افراد، سیستم‌ها، اطلاعات و موارد مورد نیاز برای دست‌یابی به نتایج و اهداف مورد نظر کسب‌وکار را هماهنگ می‌کند تا از استراتژی کسب‌وکار پشتیبانی کند. فرایندها، می‌توانند سازمان‌یافته و تکرارپذیر یا سازمان‌نیافته و متغیر باشند. با وجود آن‌ که لازم نیست اما فناوری‌ها اغلب همراه با BMP استفاده می‌شوند. BMP، کلید هماهنگی سرمایه‌گذاری‌های IT/OT با استراتژی کسب‌وکار است.

تعبیری از «BPM چیست»، بنابر گفته‌های گرگوری وارواکیس[1] :

فرایند مدیریت به‌معنی تعریف، تحلیل و بهبود مستمر فرایندها به‌منظور برآورده کردن نیازها و انتظارات مشتریان است.

تعریف مدیریت فرایند کسب‌وکار بر اساس گفته‌های جان جاستون[2]  و جوهان نلیس[3] :

BPM، تحقق اهداف سازمان از طریق بهبود مدیریت و کنترل فرایندهای مهم کسب‌وکار است.

در مطالعه‌ای که در سال 2011 توسط ترسا جونز[4] و جان دیکسون[5] انجام شد، گروه گارتنر معنای BPM را چنین توصیف کرد:

BPM، رویکردی مدیریتی است که سازمان‌ها را ملزم می‌کند، فرایند محور شوند و وابستگی‌شان را به ساختارهای عملکردی و قدیمی کاهش دهند.

با توجه به گفته‌های دی تورو[6] و مک‌کیب تعریف «مدیریت فرایند کسب‌وکار» عبارتست از:

در مدیریت فرایند، «ساختار مدیریت فرایندمحور به گونه‌ای خواهد بود که در آن مدیر، تیم و مجریان فرایندها، همه در حال کار کردن و فکر کردن باشند و در عین حال، فرایندهای مطلوب خود را طراحی نمایند، نتایج‌شان را بررسی نموده و سیستم و فرایندهای مربوط را مجددا طراحی نمایند تا به نتایج بهتری دست‌یابند»

با توجه به گفته‌های شین‌شیک تعریف «مدیریت فرایند کسب و کار» عبارتست از:

توانایی درک و کنترل بخش‌های مختلف فرایندی پیچیده است. (شین شیک[7])

باتوجه به گفته‌های خوزه اوسوالد دی سوردی [8] تعریف «مدیریت فرایند کسب و کار» عبارتست از:

یکی از اهداف اجرای مدیریت فرایند، این است که از طریق بهبود سطح کیفیت فرایندهای کسب و کار، عملکرد سازمانی را به صورت مداوم بهبود بخشد.

باتوجه به گفته‌های رافائل اسکوکوگلیا[9] تعریف «مدیریت فرایند کسب و کار» عبارتست از:

مدیریت فرایند معنایی فراتر از ترسیم نقشه فعالیت‌های سازمانی دارد. معنی مدیریت فرایند بسیار بیشتر از نام‌گذاری هر مرحله کار با نامی است که با آن شناسایی می‌شود، به‌طور خلاصه، هر سازمان یک سیستم است. یعنی عملکرد هر سازمان از مجموعه‌ای از فرایندها تشکیل شده است. مدیریت فرایند، شناسایی و رسم نقشه فرایندها، برنامه‌ریزی مناسب فعالیت‌ها، تخصیص صحیح مسئولیت‌ها و استفاده مناسب از منابع موجود را ممکن می‌سازد.

تعریف مدیریت فرایندهای کسب‌وکارباتوجه به گفنه‌های ویلیام جی کتینگر و  وارون گروور[10] عبارتست از:

مدیریت فرایند، برنامه‌ای است که شامل رسمی‌سازی یا نهادینه‌سازی برنامه‌ریزی، ساختاردهی و ارزیابی فرایندها به شکلی بنیادین (بازمهندسی) یا گام‌به‌گام (بهبود مستمر) می‌شود. شرکت‌هایی که در حال اجرای مدیریت فرایند هستند، باید از چندین شیوه برای جمع‌آوری اطلاعات و ارزیابی و بازطراحی فرایندهای خود استفاده کنند.

مطالعه این مطلب نیز مفید است

فرهنگ لغات فرایندی

برخی از مزایای مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) برای سازمان

کار کردن با فرایندهای کسب‌وکار مزایای بی‌شماری دارد. برخی از این مزایا عبارتند از:

• شفافیت در تمام فعالیت‌های سازمان

فرایندهای کسب‌وکار، همه داده‌ها، نتایج، آمار و سودآوری را آشکار می‌کند. شفافیت، باعث آگاهی بیشتر کارکنان می‌شود، زیرا به کارمندان احساس مسئولیت و دیدگاهی می‌دهد که از آن‌طریق می‌فهمند که اعمال‌شان بر شرکت چه تاثیری خواهد گذاشت. هم‌چنین، به مشتریان حس اطمینان و صداقت می‌دهد.

• افزایش کنترل‌های اجرایی

با افزایش کنترل بر فعالیت‌های اجرایی سازمان، منابع به هیچ‌وجه به هدر نخواهند رفت و دانستن این‌ موضوع ممکن خواهد بود که کدام واحدهای سازمان، پول بیشتری هزینه می‌نمایند، هزینه‌ها برای چه مواردی صورت گرفته‌اند، بهترین سرمایه‌گذاری‌ها در کدام بخش‌ها در حال انجام هستند و به صورت کلی درک مناسبی از کسب‌وکار، ایجاد خواهد شد.

• افزایش بهره‌وری

با بهینه‌سازی فرایندها، بهره‌وری سازمان افزایش می‌یابد. تهیه گزارشی که پیش‌ از بهبود فرایندها، یک ساعت به طول می‌انجامید، پس از بهبود فرایند سی دقیقه زمان نیزا خواهد داشت. با توجه به اینکه همه کارکنان درگیر در یک موضوع کاری پس از بهبود فرایندها از وقایع و اطلاعات مرتبط آگاه خواهند بود، جلساتی که تا پیش از این، دو ساعت زمان نیاز داشت، پس از بهبود، با مدت زمان بسیار کمتر قابل جمع‌بندی خواهد بود و در همان مدت کارهای بیشتری قابل انجام خواهد بود.

• کاهش هزینه 

با رویکرد BPM  می‌توان با ابزارهای شخصی کم‌تر، کارهای بیشتری انجام داد، فرایندها را کنترل نمود و از هدر رفتن منابع جلوگیری کرد که منجر به کاهش قابل‌ملاحظه هزینه‌ها خواهد شد.

• خودکارسازی فرایند و تهیه مدرک 

با خودکارسازی، دوباره‌کاری در اجرای فعالیت‌ها کاهش خواهد یافت و کارها به انجام دوباره نیاز نخواهند داشت و داده‌ها به‌ راحتی در دسترس قرار خواهند گرفت. با کسب اطلاعات، دانستن این‌که دقیقا کدام بخش سازمان به اهدافش نمی‌رسد، آسان می‌شود، نتایج، ارزیابی می‌شوند و بهبود و بهینه‌سازی به‌راحتی انجام می‌شود.

با تماشای ویدئو زیر با مزایای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار بیشتر آشنا خواهید شد.

پس از آشنایی مقدماتی با مفهوم مدیریت فرایند کسب‌وکار، با مطالعه مطالب مشابه در این وب‌سایت، امکان آشنایی بیشتر با مزایای این حوزه دانشی فراهم خواهد آمد.

مطالعه این مطلب نیز مفید است

استاندارد مدل‌سازی فرایندهای کسب‌وکار

 آیا تعریف دیگری از مدیریت فرایندهای کسب‌وکار می‌دانید؟

می‌توانید نظر خود را پیرامون این موضوع بیان نموده و آن‌چه درباره معنای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار می‌دانید به اشتراک بگذارید.

[1] Gregory Varvakis

[2] John Jaston

[3] Johan Nelis

[4] Teresa Jones

[5] John Dixon

[6] De Toro

[7] Shane Schick

[8] José Osvaldo de Sordi

[9] Rafael Scucuglia

[10] Varun Grover