امروز برای پی‌گیری کارهای تکمیل شده خود، چند ایمیل به اشخاص مختلف ارسال کرده‌اید؟

چه تعداد ایمیل با موضوع مشابه یا برای گرفتن اطلاعات و یا برای یادآوری وظایف‌تان دریافت کرده‌اید؟

بسیاری از شرکت‌ها هنوز از ایمیل برای کنترل فرایندهای خود استفاده می‌کنند، این کار علاوه بر این‌که کارایی پایینی دارد، ناامن نیز است و منجر به بروز اشتباهات فراوانی خواهد شد.

پس راه‌حل این مشکل چیست؟

نرم افزاری برای کنترل فرایند کسب‌وکار: زندگی خود را آسان‌تر کنید و عملکرد شرکت خود را بهبود بخشید

نظر شما درمورد پیشرفت جریان کار شرکت‌تان، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها چیست؟ باید بدانید اگر که نرم‌افزاری برای کنترل فرایند کسب‌وکار داشته باشید، تمام این اهداف قابل دستیابی هستند؛ این نرم افزار با نام سیستم جریان کار نیز شناخته می‌شود.

عدم شفافیت در تعریف فعالیت‌ها و دشواری در ایجاد هماهنگی در پیشبرد فرایندهای کاری در سازمان‌ها، منجر شده است که شرکت‌های متعددی متدلوژی‌های مدیریتی نظیر BPM را به کار گیرند.

مدیریت فرایند کسب‌وکار، در صورت پیاده‌سازی در یک سیستم کارآمد، قادر به فراهم آوردن یک ارتباط چابک‌ میان بخش‌های مختلف یک سازمان خواهد بود. علاوه بر این، کیفیت اجرای فرایند کسب‌وکار نیز با پیاده‌سازی فرایندهای سازمان در چنین سیستمی، به‌طور مستمر پیشرفت خواهد نمود.

 اما BPM چیست؟

نرم افزار مدیریت فرایند کسب‌وکار چگونه کار می‌کند؟

آیا می‌توانید یک نقشه فرایند کسب‌وکار ترسیم نمایید؟

 آیا می‌دانید BPM چیست؟

همان طور که قبلاً ذکر شد، کلمه BPM مخفف «مدیریت فرایند کسب‌و‌کار» است.

متدولوژی مدیریت فرایند کسب‌و‌کار بر بهینه‌سازی نتایج از طریق ایجاد پیشرفت در فرایندهای بی‌وقفه تمرکز دارد و وجود آن برای هر سازمانی با هر اندازه‌ای ضروری است.

با BPM، برنامه‌ریزی برای تمام فعالیت‌های یک سازمان، ممکن خواهد بود. به این ترتیب، مدیریت ارشد سازمان قادر به تحلیل، تعریف، اجرا، نظارت و مدیریت موثرتر فرایندهای کاری سازمان خود خواهد بود.

BPM از طریق برنامه‌ریزی نه تنها «نقشه پرواز» را ارائه می‌دهد، بلکه این امکان را برای شما فراهم می‌آورد تا بر اجرای وظایف هر یک از کارکنان سازمان کنترل داشته باشید، به طوری که همه چیز مطابق نقشه پیش برود.

زمانی که سازمان در پیاده‌سازی BPM موفق باشد، خط تولید در سازمان برای نیل به اهداف از پیش تعیین شده، هماهنگ با یکدیگر عمل خواهد نمود.

مزیت‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار

شرکتی که فرایندهای کاری خود را نشناسد، در وضعیت نابرابری در بین رقبای خود در بازار قرار می‌گیرد. مدیران با رویکرد «مدیریت فرایند کسب‌وکار» از همه مسائل مربوط به سازمان خود آگاه‌ی خواهند یافت.

به‌علاوه، همه کارکنان سازمان می‌توانند از جایگاه خود در شرایط کلی سازمان درک شفاف‌تری داشته باشند. در نتیجه، این موضوع بهتر قابل درک خواهد بود که هر یک چه اثری در تحقق اهداف سازمان خواهند داشت.

اما این موارد تنها اتفاقات مثبت بهره‌گیری از این سیستم نیست. بهبودهای داخلی دیگری نیز روی می‌دهند که این بهبودها عبارتند از:

۱- شفافیت بیشتر

مدیریت فرایند کسب‌وکار باعث شفافیت بیشتر در سازمان خواهد شد، زیرا همه کارکنان از فرایندها آگاه می‌شوند و می‌توانند فعالیت‌های خود را با میدان دید بیشتری در قبال مدیران و مشتریان سازمان به اجرا در آورند. در ادامه به چند مثال اشاره خواهیم کرد.

مشتری می‌تواند میزان پیشرفت درخواست‌های خود را پیگیری نماید. اینکه درخواست او در چه وظیفه‌ای از وظایف تعریف شده در فرایند قرار گرفته است و اینکه با درخواست او در هر مرحله چه داده‌هایی ثبت شده‌اند.

مدیر می‌تواند پیگیری کند که هر کارمند چه کاری انجام می‌دهد و در چه مرحله‌ای از هر فرایند ایفای نقش می‌نماید. همچنین مدیر سازمان خواهد توانست صف وظایف اجرا نشده و باقیمانده در فرایندها را رویت نماید.

 ۲- کنترل بیشتر

مدیریت فرایند کسب‌وکار بر افرادی که در فرایند کار می‌کنند، نظم بیشتری را حاکم می‌سازد.

هیچ خریدی را بدون حداقل سه بودجه‌بندی نمی‌توان تکمیل کرد.

بدون آن‌که بخش مالی، اطلاعات مربوط به مسائل مالی معلق یک کارمند را ارائه نماید، نمی‌توان کارمند را اخراج کرد.

با این شیوه، در حسابرسی به دلیل کمبود مدرک مشکلی در اجرای فرایند پیش نخواهد آمد.

و به صورت کلی با اجرای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، مدیر سازمان کنترل بیشتری بر کیفیت اجرای فرایندهای سازمان خواهد داشت.

 ۳- بهره‌وری بیشتر

حذف برخی از موانع (برای مثال، فقدان ارتباط و ابهام)، تسهیل جریان کار و افزایش آگاهی کارکنان از سهم فعالیت‌هایشان به افزایش بهره‌وری کارکنان کمک می‌کند. همچنین بهبود مستمر فرایند کسب‌وکار، شرکت را قادر می‌سازد تا به نتایج بهتری دست پیدا کند.

مطالعه این مطلب نیز مفید است

بهبود مستمر فرایند کسب‌وکار

۴- افزایش چابکی

رویکرد BPM می‌تواند تحرک یا چابکی را برای فرایندها و اجرای فعالیت‌های سازمان تزریق نماید.

در هر نرم‌افزاری که برای کنترل فرایندهای کسب‌وکار مورد استفاده قرار می‌گیرد، وظایف برنامه‌ریزی شده‌اند و هر اقدام در زمان مناسب به بهترین شیوه ممکن انجام خواهد پذیرفت. علاوه بر این، همه نیازهای عضو بعدی تیم برای اجرای وظایف خود در داخل سیستم فراهم می‌شوند.

این ویژگی باعث افزایش چابکی فرایندهای شرکت می‌شود و زمان پاسخ دهی به تغییرات بازاری را کاهش می‌دهد. بدون شک این یکی از مزایای کلیدی نرم افزارهایی است که برای کنترل فرایند کسب‌و‌کار مورد استفاده قرار می‌گیرند.

۵- افزایش کارایی

چنانچه کارمندان درک بهتری نسبت به چگونگی انجام فرایندهای شرکت داشته باشند، وظایف خود را موثرتر انجام خواهند داد.

مشتری ادراک قوی‌تری از کیفیت محصول یا خدمت ارائه شده توسط سازمان خواهد داشت و فعالیت شرکت برای نمایش و ارائه در بازار راحت‌تر خواهد شد.

۶- افزایش امنیت

مدیریت فرایند کسب‌و کار باعث افزایش امنیت اطلاعات در درون سازمان خواهد شد.

به جای آن‌که ایمیل‌ها و صفحه‌های گسترده به صورت پراکنده نگه‌داری شوند، همه داده‌ها و اطلاعات سازمان در یک پایگاه داده به صورت متمرکز جای می‌گیرند.

چنانچه زیرساخت نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب‌وکار ابری باشد، توسعه‌دهنده نرم‌افزار مسئول کنترل سیستم و اجرای پشتیبان‌‌گیری از سیستم خواهد بود. شرکت‌هایی نظیر آمازون خدماتی با بالاترین کیفیت و دسترسی‌پذیری را ارائه می‌کنند و مورد اعتماد سرویس‌هایی مثل HEFLO، Netflix، Airbnb و دیگران قرار دارند.

۷- معقول‌سازی هزینه‌ها

فرایندهای کارآمدتر باعث کاهش هزینه‌های عملیاتی خواهند شد. دلیل کاهش هزینه‌ها این است که فعالیت‌ها، کارکردها و منابع به طور موثرتر و معقولانه‌تر توزیع می‌شوند.

نرم‌افزاری که برای کنترل فرایند کسب‌و‌کار مورد استفاده قرار می‌گیرد چیست و چگونه کار می‌کند؟

BPM روش مناسبی برای ایجاد درکی عمیق‌ از کسب و کار است. BPM اهمیت زیادی برای اجرای فعالیت نهایی مطابق با برنامه‌ریزی و دست‌یابی به نتایج خواهد داشت.

با پیاده‌سازی این رویکرد در سازمان، هم خود سازمان و هم مشتری‌هایش نفع خواهند برد اما سازمان برای تحقق این هدف باید نرم افزار مناسبی برای کنترل فرایند کسب‌وکار داشته باشد که اجرای BPM را امکان‌پذیر سازد.

هدف از اتخاذ این سیستم، مدیریت فرایندهای سازمان تا بهره‌مندی کامل از مزایای BPM خواهد بود. این سیستم فرایندهای کسب‌وکار را اتوماسیون نموده و به تحلیل، طراحی و مدل‌سازی فرایندهای جدید کمک خواهد نمود.

این ابزار جریان و ذخیره‌سازی مناسب اطلاعات به صورت مؤثر را امکان‌پذیر می‌نماید. بدین ترتیب داده‌های مناسب از عملکرد سازمان به منظور نظارت و همچنین ایجاد بهبود مستمر در فرایند در دسترس سازمان قرار خواهد گرفت.

در حال حاضر، می‌توان نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب‌و‌کار را به صورت مستقیم و در بستر شبکه داخلی سازمان اجرا نموده و مورد استفاده قرار داد. نسخه‌های مدرن‌تر مبتنی بر سیستم ابری آن را حتی افرادی با دانش فناوری پایین نیز می‌توانند به‌راحتی کنترل کنند.

مطالعه این مطلب نیز مفید است

معرفی شرکت‌های ارائه دهنده نرم‌افزار ‌BPMS در جهان معرفی شرکت‌های ارائه دهنده نرم‌افزار ‌BPMS در ایران

۱۰ مزیت استفاده از نرم افزار کنترل فرایند کسب‌و‌کار:

• اطلاعات دقیق و مطمئن در اختیار کاربران سیستم گذاشته و دسترسی بی‌درنگ به داده‌ها را ممکن می‌سازد.
• وظایف تعریفی عینی دارند و افرادی که مسئول انجام آن‌ها هستند مشخص خواهند بود.
• مدیر قابلیت بهتری برای واگذاری وظایف خواهد داشت.
• کار تیمی و همکاری در سازمان رشد یافته و موثرتر می‌شود.
• خطاهای انسانی کمتر رخ خواهند داد.
• منابع کمتری هدر می‌روند و هزینه‌های عملیاتی کاهش می‌یابند.
• حاشیه سود شرکت بهبود پیدا خواهد کرد.
• فعالیت‌های دارای ارزش افزوده را برای سازمان مشخص خواهد ساخت.
• به فرایند تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی استراتژیک کمک می‌کند.
• مشتری‌های سازمان را راضی و وفادار نگه خواهد داشت.