اگر قصد آن باشد که مفهوم پرسش «مستندسازی فرایند کسب‌وکار چیست»  درک شود، باید دانست، که پاسخ به این پرسش مرتبط با وضع موجود فرایند کسب‌وکار در سازمان است.

مستندسازی فرایند، گام نهایی است که تیم تحلیل‌گر فرایند می‌بایست در تمام مراحل تحلیل فرایند انجام داده تا درکی مشابه و یکسان برای مخاطبان فرایند نسبت به وضعیت فعلی فرایندهای سازمان حاصل شود.

به عبارت دیگر می‌توان گفت مستندسازی کسب‌وکار نوعی توافق صریح بین افراد تیم تحلیل فرایند می‌باشد که نتایج به‌دست آمده در مرحله تحلیل را مبتبی بر آن ثبت و ضبط می‌نمایند.

لازم به ذکر است که گام مستندسازی فرایند، اساساً یک خط مبنا برای گام‌های بعدی در توسعه و بهبود فرایند محسوب می‌شود.

بنابراین در طی انجام مستندسازی فرایند، به منظور فرار از واقعیت فعلی فرایند موجود سازمان یا نادیده گرفتن و سرپوش گذاشن بر آن، نباید هیچ فعالیتی نظیر پیش‌بینی یا تخمین وضع فعلی را انجام داد و صرفا باید حقایق مرتبط به هر فرایند تبیین و مستند شود.

برخی از ویژگی‌های اصلی و کلیدی که مستندسازی فرایند در ادامه مورد بررسی قرار گرفته‌ است.

غالب افراد، اهمیت مستندسازی فرایند را درک نکرده و این فعالیت را به عنوان انباشتی از مدارک در نظر می‌گیرند و به آن جنبه کاغذبازی و غیرمولد می‌دهند. در واقع، مستندسازی فرایند یکی از چندین مرحله عملیات بهبود فرایند است که مبنایی قابل اطمینان و مورد توافق همه، برای تحلیل فرایند، مقایسه نتایج به‌دست آمده و ایجاد زمینه بهبود فرایند را فراهم می‌آورد.

مستندسازی فرایند کسب‌وکار (وضعیت موجود) چیست؟

بهترین شیوه‌های مورد استفاده در عملیات مستند‌سازی فرایند، مدل‌سازی فرایند مبتنی بر استاندارد BPMN است. این استاندارد مدل‌سازی فرایند می‌بایست در کنار سایر ابزارهای مورد استفاده در حوزه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار و دیگر منابع فناوری مشابه مورد استفاده قرار گیرند تا بیشترین کمک را به مستندسازی فرایند نمایند.

از فعالیت‌های اساسی که در دوره مستندسازی می‌بایست صورت پذیرد می‌توان به تعیین چارچوب فرایند کنونی، تبیین تفاوت‌های فعالیت‌هایی که فرایند را تشکیل می‌دهند و افراد مشارکت‌کننده و مسئولیت‌های هرکدام اشاره نمود.

معمولاً، مصنوعات تولید شده در طول دوره مستندسازی، عبارتند از مدرک توصیف‌کننده فرایند، فعالیت‌ها و دیاگرام فرایند(نقشه فرایند) وضع موجود.

نمونه‌هایی از مستندات تولید شده

مدل فرایند وضع موجود یکی از اصلی‌ترین مستندات فرایندی تولید شده است اما برای دسترسی به آن، مستندات دیگری نیز بسیار مفید واقع خواهند شد که در ادامه مورد بررسی قرار خواهند گرفت.

۱- مشروحی از هدف فرایند

۲- تحلیل کلی محیط کسب‌وکار

۳- صفحات گسترده

۴- دلایل فکر کردن به بهبود فرایند

۵- شرحی از فعالیت‌های اصلی فرایند

۶- فهرست شرکت‌کنندگان در فرایند

۷- مشروحی از مسئولیت‌های اعضای مشارکت‌کننده در فرایند

مستندسازی فرایند جدید(وضع مطلوب)

نوع مهم دیگری از مستندسازی فرایند کسب‌وکار، مستندسازی بعد از طراحی فرایند جدید است.

مدل فرایندی جدید کمک خواهد کرد تا مستندسازی فرایند مبتنی بر جنبه‌های ذیل صورت پذیرد:

۱- جزئیات فعالیت‌های فرایند

۲- قوانین کسب‌وکار به‌کار گرفته شده در فرایند

۳- محصولات خروجی فرایند

۴- نقطه‌های تماس با مشتریان و تعامل با آن‌ها

به‌طور خلاصه، تمام این ملاحظات درخصوص مستندسازی فرایند عاملی کلیدی است که در مراحل مختلف بهبود فرایند وجود داشته و با مقایسه‌ آن‌ها می‌توان به بهترین نتیجه دست یافت. به‌علاوه، این موضوع به حفظ دانش در این حوزه کمک خواهد کرد.

ابزارهای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار چابک و شهودی که از استاندارد مدل‌سازی فرایند BPMN استفاده می‌کنند و قابلیت اجرای طراحی‌های بیشتر و ایجاد گزارش را نیز در اختیار کاربرانشان قرار می‌دهند، می‌توانند به فرایند مستندسازی کمک قابل‌توجهی نمایند.

مطالعه این مطلب نیز مفید است

ساختارهای سازمانی: از کدام یک باید استفاده کنیم؟