آیا می‌دانید BPMS چیست؟

در زیر گزارشی از یک کاربر را بخوانید… اگر شباهتی با شرکت شما دارد، تصادفی نیست.

«در شرکت‌مان فرایندها را با یک نرم‌افزار قدیمی ترسیم کردیم.

مستندسازی چند روز (یا حتی چند هفته یا برای همیشه) طول کشید و وقتی مستندات را به فایل word تبدیل کردیم، بسیار گیج‌کننده شدند.

در مورد خودکارسازی فرایندها و در دسترس بودن شاخص‌های کلیدی عملکرد نیز ایجاد سیستم‌ها و برنامه‌ها بسیار پرزحمت بود…

فقط برای ایجاد یک فرم به چند برنامه‌نویس و ده‌ها ساعت زمان نیاز داشتیم

و تازه بعد از آن، تست‌های مداوم و برطرف کردن «باگ» و ایرادهای دیگر شروع شد.

حتی نمی‌خواهم به آن روزها فکر کنم. در نهایت، شرایط به جایی رسیده بود که عوض کردن ایمیل کار ساده‌تری بود.

تا اینکه یک روز، با یک کلمه مخفف جادویی با تنها چهار حرف آشنا شدم: BPMS. »

در این مطلب تمام مفاهیم BPMS  توضیح داده شده است و قابل مشاهده است که با این فناوری تغییر نحوه مدیریت یک شرکت غیرممکن نیست.

سامانه مدیریت فرایند کسب‌وکار: مزایای نرم‌افزارهای BPMS

فناوری‌های متنوع، باعث نزدیکی هر چه بیشتر انسان و ماشین شده‌اند تا مدت زمانی که برای ایجاد و ساماندهی جریان‌های اطلاعاتی شرکت صرف می‌شود، به‌طور استراتژیک بهینه گردد.

این یکپارچه‌سازی از طریق سامانه مدیریت فرایند کسب‌وکار قابل انجام خواهد بود.

به منظور ایجاد توالی اتفاق‌های مؤثر و منطقی در یک سازمان، نیاز به یک سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار در سازمان خواهد بود.

نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب‌وکار یا BPMS نرم‌افزاری است که چندین ابزار کاربردی در حوزه BPM را تجمیع نموده است.

چنین سیستمی می‌تواند فرایندها را تحلیل، ترسیم،  مدل‌سازی و مستندسازی نموده، شاخص‌های عملکرد لحظه‌ای ارائه دهد و خودکارسازی فرایندها را به سهولت به انجام رساند.

گام‌ها و مراحل مدیریت فرایند کسب‌وکار

پیاده‌سازی این مراحل و گام‌ها د چرخه عمر مدیریت فرایند کسب‌وکار از طریق سامانه مدیریت فرایند کسب‌وکار آسان‌تر خواهد بود.

 گام اول: تحلیل

برای تحلیل یک فرایند ابتدا می‌بایست وضع موجود فرایند بررسی و نقشه فرایندی آن در بخش مربوط به ترسیم نرم‌افزار BPMS طراحی خواهد شد.

وضع موجود فرایند مبتنی بر استانداردها، دستورالعمل‌های داخلی، گزارش‌ها و همه اطلاعات پیرامون فرایندها، فعالیت‌ها و وظایف در نسخه اول ترسیم خواهد شد که به عنوان فرایند وضع موجود در نظر گرفته خواهد شد.

 گام دوم: طراحی مجدد و مدل‌سازی

پس از شناسایی گلوگاه‌ها، اتلاف‌ها، تاخیرها و دیگر موارد قابل بهبود، می‌توان مدل فرایندی جدیدی درهمین نرم‌افزارایجاد نمود و فرایند وضع موجود را یک گام بهبود داد. به این مدل فرایندی جدید، فرایند بهبود یافته و یا وضع مطلوب گویند.

سامانه مدیریت فرایند کسب‌وکار می‌تواند به‌صورت خودکار و با قابلیت ردیابی مسیر تکامل فرایند و مستندات لازم را ایجاد نماید.

گام سوم: خودکار سازی و اجرای فرایند در بستر نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب‌وکار

مستندسازی فرایندها بدون پیاده‌سازی و اجرای آن‌ها در بستر فناوری اطلاعات به نوعی اتلاف وقت و هزینه برای سازمان‌ها محسوب خواهد شد.

پروژه BPM زمانی به اتمام خواهد رسید که فرایندها در بستر فناوری اطلاعات پیاده شده و خودکارسازی فرایندها نیز صورت پذیرد. این کار کنترل مؤثر فرایندها را در پی خواهد داشت.

فارغ از عنوان‌ها و استانداردهای مطرح شده در زمینه پیاده‌سازی و خودکارسازی فرایندها، میزان کاربردی بودن روش‌ها و نرم‌افزارهای این حوزه اهمیت بسزایی خواهد داشت.

حال پس از ایجاد مدل بهینه و بهبودیافته فرایندها، مرحله خودکارسازی فرایندها به چه صورتی انجام خواهد شد؟

این خودکارسازی از طریق نرم‌افزار BPMS که همه ابزارهای مورد نیاز برای انجام این کار را داراست، بسیار آسان صورت خواهد پذیرفت.

در گذشته، توسعه‌دهندگان سیستم‌های نرم‌افزاری از طریق پیاده‌سازی فرایندها مبتنی بر کدنویسی کار خودکارسازی را انجام می‌دادند اما با ورود نرم‌افزارهای BPMS به چرخه پیاده‌سازی فرایندها، این کار با سهولت بسیار بیشتری صورت خواهد پذیرفت.

ایجاد تغییر در ساختار نقشه فرآیندی در نرم‌افزارهای BPMS بسیار ساده با استفاده از المان‌های استاندارد ‌BPMN و با فرمان‌های drag-and-drop ممکن خواهد بود.

در این گام از چرخه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، می‌بایست مسئولیت‌ها، زمان‌های سررسید فعالیت‌ها، فرم‌ها، انحراف‌ها و سایر تنظیمات لازم به منظور پیاده‌سازی فرایندها اعمال گردد.

 گام چهارم: نظارت

با اجرای فرایند در نرم‌افزار BPMS به مرور اطلاعات گردش یافته تجمیع شده و طولی خواهد کشید که داشبوردهای اطلاعاتی ساده و قابل درک نرم‌افزار، شروع به ارائه اطلاعات لازم برای تعیین میزان اثرگذاری تغییرات انجام شده در سازمان مبتنی بر تغییرات فرایندها، خواهند کرد.

اطلاعات موجود در داشبوردهای اطلاعاتی و گزارشات نرم‌افزار در قالب تصاویر، فهرست‌ها و نتایج ارزیابی مبتنی بر معیارهای تعریف شده بر روی صفحه نمایش مدیران ارشد سازمان و یا بر روی بوردها به نمایش درآمده‌ تا همه کارکنان بتوانند عملکرد خود را به درستی رصد نمایند.

 گام پنجم: بهینه سازی

براساس نتایج به‌دست آمده، مجددا نقشه‌های فرایندی قابل بهبود خواهند بود. ای بهبود می‌تواند به صورت مستمر در حوزه فرایندهای سازمانی در بستر نرم‌افزار BPMS ادامه یابد.

یکی از مهمترین موضوعات در این گام از چرخه عمر مدیریت فرایند، لازم است نرم‌افزار BPMS سازمان دارای قابلیت‌ نسخه‌برداری از فرایندها باشد. با این قابلیت، می‌توان بدون از دست دادن تاریخچه تغییرات فرایندها، بهبود و تکامل فرایندها را به انجام رساند. در اینصورت مدیران و کارشناسان حوزه فرایندی سازمان دغدغه و نگرانی بابت از دست رفتن اطلاعات مرتبط با نسخه‌های گذشته فرایندها نخواهند بود. لازم به ذکر است این کار با روش‌های توسعه سیستم قدیمی، غیرممکن است.

با دنبال کردن همه این گام‌ها به‌راحتی می‌توان بهبود مستمر واقعی در حوزه فرایندی سازمان ایجاد نمود و همچنین رویکردهای مدیریت مبتنی بر نتایج و شاخص‌های کلیدی عملکرد بهره‌ور را پیاده‌سازی نمود.

مطالعه این مطلب نیز مفید است

بهبود فرایند کسب‌وکار  چیست؟ چطور می‌تواند به شرکت یا سازمان من کمک کند؟