تعریف داشبورد مدیریت با مثال 

در این مقاله داشبورد مدیریت از وبسایت آموزشی eBPM به این موضوع خواهیم پرداخت که داشبورد مدیریت چیست و چه مزایایی دارد.  در این مقاله به بررسی انواع داشبورد مدیریت می‌پردازیم و در نهایت با خواندن این مقاله می‌توانید بهترین داشبورد مدیریت را با توجه به حوزه کسب و کار خود انتخاب کنید. نمونه داشبورد های مدیریت در ادامه توضیح داده شده است.

(قبل از خواندن این مقاله پیشنهاد می‌شود تا در مورد مدیریت فرایند کسب و کار و نمونه تحلیل کسب و کار و شغل تحلیلگری اطلاعات داشته باشید.)

داشبورد یا صفحه کنترل مجموعه‌ای از سنجه‌هاست که به یک خلبان یا راننده اطلاعاتی ازجمله سرعت حرکت، گردش موتور در دقیقه، مقدار سوخت و غیره را ارائه می‌دهد. اما داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبوردهای مدیریتی معمولاً به نحوی سازمان‌دهی می‌شوند که بتوان بیشترین اطلاعات ممکن را با حداکثر وضوح مشاهده کرد.

درنتیجه، خلبان‌ها می‌توانند بدون آن‌که چشم خود را به‌مدت طولانی از باند یا افق بردارند، به‌سرعت تصمیم‌گیری کنند.

مدیریت شرکت یا سازمان نیز در این زمینه شباهت زیادی به خلبانی هوایپما دارد. مدیران شرکت‌ها یا سازمان‌ها همزمان با حفظ کنترل عملیاتی روزانه، باید از اتفاقات کسب‌ و کار نیز آگاه باشند. این قابلیت(داشبوردهای مدیریتی) به آن‌ها این امکان را می‌دهد که به‌ سرعت تصمیم‌های تاکتیکی بگیرند و با کمک اطلاعات قابل اطمینان برای اتخاذ تصمیم‌های استراتژیک آماده باشند.

پاسخ به این پرسش که داشبورد مدیریت چیست؟ 

داشبورد مدیریت، نمایشی تصویری از داده‌های مربوط به شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) است که به سادگی قابل درک بوده و سازمان به کمک آن می‌تواند بررسی کند که چقدر در مسیر مناسب برای رسیدن به اهدافش قرار دارد.

اما اگر ندانید چه شاخص‌هایی را باید استفاده کنید و چطور از داشبورد مدیریت برای مدیریت کسب‌ و کارتان به قاطع‌ترین روش ممکن استفاده کنید، دانستن پاسخ سؤال «داشبورد مدیریت چیست»، فایده‌ای ندارد.

حال که پاسخ ما به سؤال «داشبورد مدیریت چیست» را می‌دانید، اطلاعات مهم دیگر در مورد این مبحث را مطالعه کنید.

داشبورد مدیریت کسب‌ و کار چیست و چگونه می‌توان از آن استفاده نمود؟

همان‌طور که در قبل اشاره شد، یک داشبورد مدیریت، جدولی است که مهم‌ترین اطلاعاتی که مدیر و تیم مدیریت برای تصمیم‌گیری باید بدانند در آن خلاصه شده است.

اما چگونه باید مشخص نمود که داشبورد مدیریتی شامل چه اطلاعاتی است؟

شاخص‌های داشبورد مدیریت

پس از تحلیل زنجیره فرایند و شناسایی حوزه‌هایی که به کسب‌ و کار ارزش افزوده ایجاد می‌نمایند. تعیین شاخص‌های اصلی برای داشبورد مدیریت راحت‌تر خواهد بود. منظور از حوزه‌های ایجاد کننده ارزش‌افزوده آن حوزه‌هایی است که ارزش ادراک‌شده بیشتری به مشتری نهایی ارائه می‌کنند.

تعیین KPI برای فرایندهایی اصلی با ارزش افزوده در زنجیره ارزش و یا حوزه‌های با اهمیت مانند حوزه‌هایی که دچار عارض هستند گرچه حوزه اصلی نباشد برای سازمان و راهبران آن مفید خواهد بود در غیر این صورت، داشبورد مدیریت مملو از اطلاعاتی خواهد شد که هیچ فایده‌ای برای تصمیم‌گیری ندارند.

یک عامل مهم دیگر این است که KPI ها باید به گونه‌ای تعیین شوند که اندازه‌گیری آن‌ها آسان باشد و امکان خطای کالیبراسیون وجود نداشته باشد.

اگر این مشکل پیش بیاید، حتی اگر داده‌ها مفید باشند، غیرقابل اعتماد خواهند بود.

KPIها باید به صورت ارقامی به نام شاخص نشان داده شوند که همه تیم یا مخاطب هدف آن در سازمان بتوانند به‌راحتی آن‌ها را تفسیر کنند.

در نهایت، می‌توان KPIهایی تعریف کرد که نشان‌دهنده نتایج باشند یا KPIهایی تعریف کرد که نشان می‌دهند در مسیر درستی حرکت صورت می‌گیرد یا خیر. به این KPI ها شاخص‌های روند می‌گویند.

به‌عنوان مثال: میزان فروش ماهانه، یک نتیجه را اندازه‌گیری می‌کند و می‌تواند تعیین کند که عملکرد در پایان دوره خوب بوده است یا خیر.

تعداد مظنه‌های فروش درخواستی شاخصی است که پیش از پایان دوره کمک می‌کند پیش‌بینی این که آیا فروش خوب خواهد بود یا خیرصورت بپذیرد.

ملاحظه این نکته مهم است، داشبورد مدیریت تصویری لحظه‌ای از وضعیت شرکت‌ یا سازمان را در آن زمان ارائه می‌کند. باید با مقایسه دو نوع KPI که در بالا ذکر شد، به‌درستی داشبورد مدیریت را تفسیر کنید تا برداشتی از نتایج آینده به‌دست آورید.

استفاده از داشبوردهای مدیریت می‌تواند فایده زیادی برای متدولوژی تعیین هدف‌های کسب‌ و کار و هدف‌های OKR داشته باشد.

بهترین روش‌های ممکن برای استفاده از داشبورد مدیریت 

داشبوردهای مدیریت باید اطلاعات کافی داشته باشند اما نه آنقدر زیاد که باعث سردرگمی شوند. انتخاب رویکرد مناسب برای نمایش شاخص‌ها به گونه‌ای که به سادگی قابل درک باشند، اهمیت زیادی دارد. عنصر دیگری که کمک زیادی می‌کند رنگ است اما باید مراقب بود که در استفاده از رنگ زیاده‌روی نشود.

دسترسی به اطلاعات در برخی داشبوردهای مدیریتی که اطلاعات محرمانه و استراتژیک دارند باید به بالاترین سطح مدیریت محدود شود.

می‌توانید اطلاعات تاکتیکی را با تیم‌ها و اعضای تیم به اشتراک گذاشت. این نوع اطلاعات معمولاً شامل اتوماسیون فرایندهای تیم‌های کاری BPM مختلف می‌شود.

نهایتاً بسیاری از سازمان‌ها داشبوردهای مدیریتی حاوی شاخص‌های عملکرد عملیاتی برای کل تیم روی مانیتورهای بزرگ نشان می‌دهند. این روش در تیم‌های پشتیبانی مشتری و بازاریابی تلفنی بیشتر رایج است.

ابزار مدل‌سازی BPM ابزار مناسبی برای تعریف بهترین شاخص عملکرد فرایند در داشبورد مدیریت به شمار می‌آید که به کمک آن فرایندهای کلیدی در کسب‌ و کار مشخص می‌شود و همینطور شاخص‌هایی برای هرکدام از آن‌ها قابل انتخاب می‌باشد