خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار شامل مجموعه‌ای از روش‌ها و فعالیت‌ها می‌باشد که هدف‌شان نظام‌مند ساختن و تسهیل فرایندهای سازمان، با از بین بردن اتلاف‌ و گلوگاه‌های فرایند به منظور افزایش هر چه بیشتر بهره‌وری در اجرای فرایند و همچنین جمع‌آوری اطلاعات است که این امر موجبات تصمیم‌گیری مناسب و قاطع مدیران را فراهم خواهد آورد.

در این مطلب، چهار سطح مهم خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار ریشه‌یابی می‌گردد:

• استراتژی‌ها
• راه‌حل‌ها
• روندها
• مزیت‌ها

در گام بعدی، چند مطالعه موردی از خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار که بسیار موفق اجرا شده‌اند مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

استراتژی‌های خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار

چند روش و استراتژی برای خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکارنظیرتغییر پارادایم، مهندسی مجدد، بازطراحی فرایندها و بهبود مستمر وجود دارد.

هدف همه این روش‌ها تعریف راه و روشی جدید برای انجام فرایندها در شرکت، همسوسازی اجرای آن‌ها با اهداف استراتژیک سازمان و نیز ارائه ارزش به مشتری نهایی و تضمین رفع نیازهای آنان است.

مطالعه این مطلب نیز مفید است

استراژی BPM و مفهوم مدیریت فرایند

راهکارهای خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار

معمولاً فرایندهای خودکار جایگزین کارهای تکراری و غیرمکانیزه می‌شوند اما خودکارسازی فقط در این زمینه مفید نیست.

دیگر عامل‌های مهم شامل افزایش شفافیت و چابکی جریان‌های اطلاعاتی از طریق هشدارها و پاسخ‌های ایمیلی خودکار (به‌خصوص در زمان انتفال وظیفه‌ها از فردی به فرد دیگر) و ایجاد شرایط ضروری برای جمع‌آوری و اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد در مراحل مختلف فرایند از جمله قابلیت‌هایی هستند که به واسطه خودکارسازی ایجاد می‌شوند.

درنتیجه اگر بتوان برای خودکارسازی وظیفه‌های تکرارشونده از رابط‌های برنامه‌نویسی برنامه‌ها استفاده نمود، می‌توان به راه‌حل‌های چابک و ساده برای یکپارچه‌سازی سیستم دست یافت. لازم به ذکر است برای حالت‌های پیچیده‌تر و ساختاریافته‌تر خودکارسازی، راه‌حل‌هایی قدرتمندتر مورد نیاز خواهد بود.

از این‌رو راه حلی که بیش از سایر موارد توصیه می‌شود، نرم‌افزار خودکارسازی فرایند کسب‌وکار است که امکان مدل‌سازی فرایند و مستندسازی را نیز فراهم می‌کند.

روندهای جدید در خودکارسازی فرایند کسب‌وکار

یکی از روندهایی که امروزه در خودکارسازی فرایند کسب‌وکار برجسته است، استفاده از پلتفرم‌های کم کد است. این پلتفرم‌ها راهکارهای خودکارسازی هستند که از رابط کاربری ساده و کاربرپسندی استفاده می‌کنند که در آن اجرای فرایند با کمترین کدنویسی صورت می‌گیرد. این سیستم‌ها با استفاده ازویرایشگرهای drag-and-drop نمودار جریان فرایند و همچنین سایر ویژگی‌ها امکان پیاده‌سازی فرایندها را فراهم می‌آورند.

 مزایای خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار

خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار فواید و مزایای زیادی دارد و مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:

• کاراتر و موثرتر کردن فرایندها
• تسهیل نظارت و مدیریت
• کمک به تصمیم‌سازی
• ایجاد بهبود مستمر فرایندها
• بهبود خدمات مشتریان
• جایگزینی یا کنترل وظایف انسانی با خودکارسازی فعالیت‌ها
• افزایش شفافیت و سرعت جریان اطلاعات
• ارائه خدمات و محصولات ارزشمندتر به مشتریان
• کاهش هزینه‌ها
• کاهش ریسک
• تحقق اهداف راهبردی سازمان

همچنین در ادامه چند مطالعه موردی درمورد خودکار‌سازی فرایندهای کسب‌وکار ذکرشده است که شما را در رسیدن به این مزایا یاری خواهد نمود.

سه مطالعه موردی پیرامون خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار

 افزایش بهره‌وری

یک شرکت بین‌المللی ارزیابی، بازرسی و صادرکننده گواهی‌نامه‌های کیفیت از سیستم خودکارسازی فرایند برای انجام ممیزی فروشگاه‌ها استفاده کرد.

حاصل استفاده از این نرم‌افزار، مشاهده پیشرفت مرحله به مرحله برنامه ممیزی فروشگاه‌ها از طریق سیستم خودکار مربوط و ایجاد کنترل و نظارت بهتربر اجرای فرایند بود که افزایش ۵۰ درصدی بهره‌وری شرکت را به دنبال داشت.

 اتوماسیون میز خدمت

یک شرکت بزرگ بازنشستگی خصوصی، خدمات مراقبت از مشتری را به شکل گسترده‌ای خودکار نموده است. به طوری که اطلاعات حوزه‌های مختلف سازمان از قبیل بخش فناوری اطلاعات، بازاریابی، منابع انسانی و دفتر مدیریت فرایند، در این سیستم به صورت یکپارچه قابل بهره‌برداری می‌باشد.

در مجموع ۱۳۰ جریان فرایند خودکار شدند که هر ماه بیش از ۱۵۰ هزار نمونه فرایندی در این سیستم به اجرا درآمده است.

مطالعه این مطلب نیز مفید است

فرایند میز خدمت(Service Desk) در استاندارد ITIL: مدیریت حادثه کارآمد!

 کنترل فرایند

یک موسسه غیرانتفاعی بزرگ که هدفش همکاری و ارائه خدمات مشاوره به کسب‌وکارهای کوچک و ایجاد انگیزه کارآفرینی بود به دلیل بالا بودن تعداد تماس‌های تلفنی خود دچار مشکل شد.

بنابراین، خودکارسازی این فرایند و تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد مناسب، به این سازمان اجازه داد جریان کارهایش را با اثرگذاری بیشتری مدیریت نماید که این موضوع نیز به دلیل تمایل به افزایش شفافیت در اندازه‌گیری رضایت مشتری‌ صورت گرفت.