e‌BPM

مطالعه موردی خودکارسازی فرایندها: مزایا و روندها

خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار شامل مجموعه‌ای از روش‌ها و فعالیت‌ها می‌باشد که هدف‌شان نظام‌مند ساختن و تسهیل فرایندهای سازمان، با از بین بردن اتلاف‌ و گلوگاه‌های فرایند به منظور افزایش هر چه بیشتر بهره‌وری در اجرای فرایند و همچنین جمع‌آوری اطلاعات است که این امر موجبات تصمیم‌گیری مناسب و قاطع مدیران را فراهم خواهد آورد.

در این مطلب، چهار سطح مهم خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار ریشه‌یابی می‌گردد:

  • استراتژی‌ها
  • راه‌حل‌ها
  • روندها
  • مزیت‌ها

در گام بعدی، چند مطالعه موردی از خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار که بسیار موفق اجرا شده‌اند مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

استراتژی‌های خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار

چند روش و استراتژی برای خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکارنظیرتغییر پارادایم، مهندسی مجدد، بازطراحی فرایندها و بهبود مستمر وجود دارد.

هدف همه این روش‌ها تعریف راه و روشی جدید برای انجام فرایندها در شرکت، همسوسازی اجرای آن‌ها با اهداف استراتژیک سازمان و نیز ارائه ارزش به مشتری نهایی و تضمین رفع نیازهای آنان است.

Solutions for automating business processes

Replacing human inputs with automation often happens with repetitive tasks, but this is not the only time automation is useful.

Other important factors are the enablement of more transparent and agile information flows, with automated email alerts and responses – especially when tasks change hands (handoffs) – and the necessary conditions for the capture and measurement of KPIs at various stages of the process.

Therefore, if in the first case, of the automation of repetitive tasks, the use of system integration’s via the API can be an agile and simple solution, for more complex and structured automation’s, something more robust is needed.

Hence, the most recommended solution is business process automation software which also allows process modeling and documentation.

Bulb iconمطالعه این مطلب نیز مفید است

 استراژی BPM و مفهوم مدیریت فرایند

راه‌حل‌های خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار

معمولاً فرایندهای خودکار جایگزین کارهای تکراری و غیرمکانیزه می‌شوند اما خودکارسازی فقط در این زمینه مفید نیست.

دیگر عامل‌های مهم شامل افزایش شفافیت و چابکی جریان‌های اطلاعاتی از طریق هشدارها و پاسخ‌های ایمیلی خودکار (به‌خصوص در زمان انتفال وظیفه‌ها از فردی به فرد دیگر) و ایجاد شرایط ضروری برای جمع‌آوری و اندازه‌گیری KPI ها در مراحل مختلف فرایند می‌شوند.

درنتیجه اگر بتوانیم برای خودکارسازی وظیفه‌های تکرارشونده از رابط برنامه‌نویسی استفاده کنیم و راه‌حلی چابک و ساده برای یکپارچه‌سازی سیستم به دست آوریم، برای حالت‌های پیچیده‌تر و ساختاریافته‌تر خودکارسازی به راه‌حلی قدرتمندتر نیاز داریم.

از این‌رو راه حلی که بیش از سایر موارد توصیه می‌شود، نرم‌افزار خودکارسازی فرایند کسب‌وکار است که امکان مدل‌سازی فرایند و مستندسازی را نیز فراهم می‌کند.

Trends in business process automation

One trend in the automation of business processes that stands out today is the adoption of Low Code platforms, which are: automation solutions that use an intuitive and user-friendly interface, where virtually no code is used, with drag-and-drop process flow diagram editors, among other features.

 روندهای جدید در خودکارسازی فرایند کسب‌وکار

یکی از روندهایی که امروزه در خودکارسازی فرایند کسب‌وکار برجسته است، استفاده از پلتفرم‌های کم کد است. این پلتفرم‌ها راه‌حل‌های خودکارسازی هستند که از رابط کاربری ساده و کاربرپسندی استفاده می‌کنند که در آن هیچ کدی استفاده نشده است و از ویرایشگر‌های drag-and-drop نمودار جریان فرایند و همچنین ویژگی‌های دیگری برخوردار هستند.

Benefits of business process automation

As seen in previous topics, there are many benefits of automating business processes, and we can define the main ones as:

  • Make processes more efficient and effective
  • Facilitate monitoring and management
  • Assist in decision making
  • Enable continuous process improvement
  • Improve customer service
  • Replace or control human tasks with automation
  • Allow more transparency and agility in the flow of information
  • Deliver products and services with more value to the customer
  • Reduce costs
  • Decrease risk
  • Meet the organization’s strategic objectives

Furthermore, here are a few business process automation case studies to help you achieve these benefits.

 مزایای خودکارسازی فرایند کسب‌وکار

همان‌طور که در موضوعات قبلی دیدید، خودکار کردن فرایند کسب‌وکار فواید زیادی دارد و مهم‌ترین آن‌ها به شرح زیر هستند:

  • پرکاربرد و موثرتر کردن فرایندها
  • آسان‌سازی کنترل و مدیریت
  • کمک به تصمیم‌گیری
  • بهبود مستمر فرایند
  • بهبود خدمات پس از فروش
  • جایگزین کردن یا کنترل وظایف انسانی با اتوماسیون
  • افزایش شفافیت و سرعت جریان اطلاعات
  • ارائه خدمات و محصولات به مشتریان با ارزش بیشتر
  • کاهش هزینه‌ها
  • کاهش ریسک
  • برآورده کردن هدف‌های راهبردی سازمان

به‌علاوه، چند مطالعه موردی درمورد خودکار‌سازی فرایند کسب‌وکار آورده شده است که برای رسیدن به این مزایا به شما کمک می‌کنند.

۳ business process automation case studies

Increased productivity

A world-class testing, inspection and certification company has used process automation to do their opening audit for convenience stores.

As a result, each stage and the evolution of the store opening schedule gained visibility through automation, allowing better control and monitoring, which generated a 50% increase in the company’s productivity.

Service desk automation

A large private pension company has automated its customer care services in a broad way that integrates and makes available information across various areas of the organization, such as IT, marketing, HR and the process office.

In total, 130 process flows were automated, serving more than 150 thousand occurrences per month.

سه مطالعه موردی پیرامون خودکارسازی فرایند کسب‌وکار

 افزایش بهره‌وری

یک شرکت جهانی ارزیاب و صادرکننده جهانی از خودکارسازی فرایند برای ممیزی فروشگاه‌ها استفاده کرد.

درنتیجه پیشرفت مرحله به مرحله برنامه ممیزی فروشگاه از طریق اتوماسیون قابل مشاهده بود، امکان کنترل و نظارت بهتری به وجود آمد که افزایش ۵۰ درصدی بهره‌وری شرکت را به دنبال داشت.

 اتوماسیون میز خدمت

یک شرکت بزرگ بازنشستگی خصوصی خدمات مراقبت مشتری خود را به شکل گسترده‌ای خودکار کرده به طوری که اطلاعات حوزه‌های مختلف سازمان از قبیل بخش فناوری اطلاعات، بازاریابی، منابع انسانی و دفتر فرایند یکپارچه می‌شوند.

در مجموع ۱۳۰ جریان فرایند خودکار شدند که هر ماه بیش از ۱۵۰ هزار رخداد ارائه می‌دهند.

Bulb iconمطالعه این مطلب نیز مفید است

فرایند میز خدمت(Service Desk) در استاندارد ITIL: مدیریت حادثه کارآمد!

 کنترل فرایند

یک موسسه غیرانتفاعی بزرگ که هدفش همکاری و ارائه خدمات مشاوره به کسب‌وکارهای کوچک و ایجاد انگیزه کارآفرینی بود به دلیل بالا بودن تعداد تماس‌های تلفنی خود دچار مشکل شد.

بنابراین، خودکارسازی این فرایند و ایجاد شاخص‌های کلیدی عملکرد مناسب به این سازمان اجازه داد جریان کارهایش را با اثرگذاری بیشتری مدیریت نماید که این موضوع نیز به دلیل تمایل به افزایش شفافیت در اندازه‌گیری رضایت مشتری‌ها صورت گرفت.

Abbas Bagheri

عباس باقری

کارشناس گروه eBPM
عباس باقری هستم کارشناس ارشد عمران ژئوتکنیک. فعال در زمینه اجرای پروژه مدیریت فرایند کسب‌وکار، مدیریت پروژه(pmbok)، بهینه سازی.
ایمیل: Bagheri@ebpm.ir
تلگرام: @ABS_ebpm_ir

اضافه کردن نظر