برای تعریف و اجرای استراتژی BPM باید ابتدا بر مدیریت فرایند تسلط یافت. مدیریت فرایند مفهومی اساسی برای شرکت‌هایی که با هدف افزودن ارزش در هر مرحله از زنجیره تولید خدمت یا محصول و انتقال نهایی آن به گونه‌ای مؤثر و کارآمد تعریف شده، تا در نهایت مشتری احساس آن کنه که ما به ازای آن چیز با ارزشی به دست آورده است.

برای اینکه مفهوم مدیریت فرایند کاملاً تشریح شود و پس از آن به طور شایسته‌ای در استراتژی BPM به کار برده شود، در این مقاله به تعریف این مفهوم و ویژگی‌های مهم آن پرداخته شده است.

مدیریت فرایند: مفاهیم و کاربردها در استراتژی BPM

طبق گفته متخصص سرشناس، گارت کاپوتی[۱]، مفهوم مدیریت فرایند می‌تواند به گونه‌های زیر تعریف شود:

مدیریت فرایند کسب‌و‌کار رویکردی ترتیبی برای شناخت، طراحی، اجرا، مستندسازی، اندازه‌گیری، نظارت، کنترل و بهبود فرایند کسب‌وکار، به صورت خودکار یا غیر خودکار، برای دستیابی به نتایج پایدار، هم راستا با اهداف سازمان است.

توجه داشته باشید که کاپوتی ۸ فعالیت را فهرست می‌کند:

۱-شناخت

۲-طراحی

۳-اجرا

۴- مستندسازی

۵- اندازه‌گیری

۶- نظارت

۷- کنترل

۸- بهبود

همچنین، به یاد داشته باشید که مفهوم مدیریت فرایند در استراتژی BPM محدود به فرایند‌ها و نتایج خودکار و پایدار نیست، بلکه باید این امر با اهداف شرکت در یک راستا باشد.

در میان کاربردهای مدیریت کسب‌و‌کار برای استراتژی BPM در یک شرکت، می‌توان به این ۹ موضوع اشاره کرد.

• درک و رسمی کردن فرآیند کسب‌وکار؛
• درک زنجیره ارزش و اجزای فرایند آن؛
• ارائه سریع و موثر خدمات و محصولات جدید به مشتریان؛
• استفاده مجدد از منابع فنی؛
• مدیریت وظیفه‌ها و فعالیت‌های فرآیند و نظارت همیشگی؛
• کاهش سریع هزینه‌ها و زمان لازم برای پذیرش راه‌حل‌های جدید؛
• استفاده بهتر از منابع انسانی و در نتیجه قدردانی بیشتر آن‌ها؛
• حذف عادت‌های قدیمی مدیریت شرکت سنتی؛
• برانگیختن و سنجش پیشرفت‌ها در محیطی کنترل شده.

طبق نظر نویسنده برجسته دیگری به نام راجر تریگر[۲]، مدیریت فرایند در استراتژی BPM، مفهومی است که می‌تواند به این صورت تعریف شود:

«فرایندهای کسب‌و‌کار کانال‌هایی هستند که سازمان‌ها از طریق آن‌ها به مشتریان، خودشان و سایر ذینفعان ارزش می‌رسانند. هیچ راه دیگری برای ارائه این ارزش وجود ندارد. حوزه‌های کارکردی به تنهایی قادر به ارائه ارزش نیستند. بنابراین هر سازمان اقدام‌های استراتژیک خود را از طریق فرایند کسب‌و کار خود انجام می‌دهد.»

توجه کنید که استراتژی BPM کاملاً در جهتی که مفهوم مدیریت فرایند در شرکت تعریف می‌شود، عمل می‌کند. او می‌گوید مراحلی که باید برای اجرای استراتژی BPM و تحقق مؤثر آن طی شوند، عبارتند از:

• مرحله اول(استراتژی): سازمان‌ها برای این وجود دارند که به مشتریان و دیگر ذینفعان سود برسانند.(خلق ارزش نمایند) این مرحله استراتژی است.
• مرحله دوم(فرایند): آن‌ها باید این کار را(خلق ارزش یا سودرسانی) را با به کارگیری مجموعه‌ای از فعالیت‌های هماهنگ در چارچوب برخی از بخش‌های کاربردی سازمان انجام دهند. این مرحله فرایند است.
• مرحله سوم(بهبود فرایند): منطقی است که این فرایندها به صورتی بهینه شوند که به نیازهای مشتریان و دیگر ذینفعان پاسخ دهند. این مرحله بهبود فرایند است.
• مرحله چهارم(مدیریت فرایند): با اجرای هماهنگ فرایندها به نحوی که به ارزش سازمان افزوده شود، عملکرد بهینه می‌شود. این مرحله مدیریت فرایند است.
• مرحله پنجم(اجرا): مدیریت فرایند به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که تمرکزشان را به فرایندهایی معطوف کنند که در بازاری که توسط استراتژی تعریف شده است، تمایز ایجاد کند. این مرحله اجرا است.

به طور خلاصه، با پیروی از مفهوم مدیریت فرایند، استراتژی BPM باید از این پنج مرحله پیروی کند که به ترتیب عبارتند از:

• استراتژی
• فرایند
• بهبود
• مدیریت فرایندها
• اجرا

 مدیریت فرایند: این مفهوم برای یک سازمان چه به ارمغان می‌آورد؟

مدیریت فرایند شیوه مدیریت و اداره شرکت‌ها یا سازمان‌ها را بهبود می‌بخشد. در این زمینه، استراتژی BPM بر مبنای مدیریت فرایند باید به مدیر این امکان را بدهد که آثار کسب‌و‌کار را در زمینه‌های زیر تقویت کند:

• رسمی کردن و درک فرایندهای کسب و کار؛
• نگاه درست به کل مفهوم زنجیره ارزش و فرایند آن؛
• افزایش انعطاف‌پذیری برای ارائه محصولات و خدمات جدید به مشتریان؛
• استفاده دوباره از منابع فناورانه غالب؛
• استفاده حداکثری از شیوه‌ها و دانش‌های قدیمی؛
• مشاهده و کنترل کارکردها و فرایندها در هر لحظه؛
• کاهش هزینه؛
• کاهش زمان انجام کارها؛
• ارزش قائل شدن برای کارکنان و حداکثر استفاده از توانایی‌های آن‌ها؛
• توانایی شبیه‌سازی بهبود در محیطی محیط کنترل شده.

بدون شک پیاده‌سازی استراتژی BPM با کمک ابزارهای مناسب و نرم افزار BPM بسیار آسان‌تر خواهد بود، به ویژه در صورتی که این نرم افزار چابک و درکش ساده باشد.

[۱] Gart Capote

[۲] Roger Tregear

مطالعه این مطلب نیز مفید است

مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) چیست؟