مستند سازی فرایند چیست؟

 استفاده از بهترین روش‌های برتر مستندسازی فرایند کسب‌ و کار می‌تواند عامل تعیین‌کننده‌ای در رسیدن به موفقیت در پیاده‌سازی BPM در سازمان‌ها باشد.

برخلاف تفکر برخی از افراد، کاربرد مستندسازی فقط ایجاد دفترچه‌های راهنما یا یادبودهای طراحی فرایند بهبودیافته یک مجموعه یا به عبارتی دیگر توده‌ای کاغذ بی‌استفاده نیست.

مستندسازی کسب و کار، بخش جدایی‌ناپذیر و فعال پروژه‌های BPM است که به تحلیل، جمع‌آوری داده، طراحی، نگاشت و طراحی مجدد فرایند کمک می‌کند و تنها راه قابل قبول برای مؤثر و بهره‌ور کردن زنجیره تامین در سازمان است که بهبود و کسب نتایج مورد انتظار مدیران ارشد را امکان‌پذیر می‌نماید.

باید توجه کنید که روش‌های برتر مستندسازی فرایند کسب‌ و کار در سه مقطع، نقشی محوری در پیاده‌سازی BPM دارند.

۱ – در تعریف شفاف زنجیره ارزش؛

۲- در تعریف فرایند موجود(وضعیت فعلی)؛

۳- در تعریف فرایند بهبودیافته(وضعیت آینده).

برای آن‌که بتوان در این وظیفه مهم، عملکرد خوبی داشت، برخی از اصول مستندسازی و بهترین روش‌های فرایندهای مستندسازی  که متخصص‌های بازار اغلب از آن‌ها استفاده می‌کنند به شرح ذیل معرفی شده است:

مراحل مستندسازی فرایند

بهترین روش‌هایی که می‌توانید برای مستندسازی فرایند انجام دهید

۱. برای مستندسازی از زنجیره ارزش منحرف نشوید.

ستون اصلی فرایند مستندسازی، زنجیره ارزش (Value Chain) است.

ازاین‌رو، اولین مرحله تمام پروژه‌های مستندسازی باید تهیه زنجیره ارزش باشد. زنجیره ارزش باید مطالعه، درک و به نحوی جریانی از فعالیت‌ها را ارائه نماید که محصولات و خدمات تولیدشده و فرایندهای دخیل در آن‌ها را به‌ وضوح نشان دهد.

2. روی کار واحدها تمرکز نکنید

سازمانی که در آن برداشت واضحی از زنجیره ارزش وجود نداشته باشد، مدیرت فرایندها بر روی واحدها متمرکز می‌شود و ارتباط بین واحدها را در نظر نخواهد گرفت. مستندسازی باید زنجیره ارزش را به‌صورت کلی در نظر بگیرد و ارزش به‌دست آمده(یا عدم موفقیت در به‌دست آوردن ارزش) را در هر گام فرایند تا ارائه نهایی به مشتری نشان دهد.

 ۳. اهداف پروژه را در فرایند های مستندسازی بشناسید.

عامل مهم دیگر این است که اهداف پروژه مورد نظر را به درستی شناخته شود.

روش‌های برتر مستندسازی فرایند کسب‌ و کار به تحلیلگران هشدار اخطار انحراف از مقاصد و اهداف پروژه را همواره گوش‌زد می‌نماید.به نحوی که در انتهای زنجیره ارزش، محصولی ارائه شود که از نظر مشتری ارزشی بیش از همه تلاش‌ها و منابع استفاده‌شده در طول فرایند داشته باشد.

۴. شاخصه‌های خوبی برای مستندسازی  انتخاب کنید.

انتخاب شاخص‌ها برای اندازه‌گیری بهره‌وری فرایندها یک مساله کلیدی دیگر است.

با انتخاب شاخص‌هایی که به‌شکل مناسب هدف‌های واقعی دلخواه پروژه و سازمان را اندازه‌گیری نمی‌کنند، شرایط ناخواسته بدتر می‌شود. شاید در نهایت بهبودی ایجاد شود که عملکرد موثری است اما با پارامترهای نادرست اندازه‌گیری می‌شود.

۵. فرصت‌های بهبود را مستندسازی کنید.

برای شناسایی نقاط بهبود احتمالی باید مشکلات و نقاط ضعف هر کدام از مراحل فرایند شناسایی و مستندسازی شود.

چگونه؟ از جدولی  که به‌طور ویژه برای این‌کار(مستندسازی فرصت‌های بهبود) ایجاد شده استفاده و در آن فرصت‌های بهبود مکتوب شود. حتی بهتر است برای مدیریت بهبودها از یک نرم‌افزار استفاده شود!

در زیر قابل مشاهده است، که چگونه فردی که در یک فرایند نقش‌آفرینی می‌کند، می‌تواند به مستندسازی فرایند دسترسی داشته باشد و پیشنهادی ارسال کند؛

۶. مراقب انتظارات ایجادشده باشید.

بهترین روش در مراحل مستندسازی فرایند کسب‌ و کار توصیه می‌کنند حواستان به انتظارات ایجادشده باشد.

اگر برای مستندسازی چیزی تلاش می‌شود، به این دلیل است که در برنامه بهبودهای آتی وجود دارد.

با مدیریت ارشد سازمان، هماهنگی قبلی و حین کار انجام شود تا از بروز نتایج ناامیدکننده جلوگیری شود؛ یکی از مهمترین کارکردهای مستندسازی همین مساله است.

۷. فرایندهای مستندسازی با اندازه مناسب را بررسی کنید.

به تحلیل مجموعه‌ای از فرایندها پرداخته شود که می‌توان آن‌ها را در مدت زمان معقولی مستندسازی نمود.

انگشت گذاشتن روی پروژه‌های بزرگ می‌توان کار را آن‌قدر طولانی نماید که نتایج به موقع ارائه نشوند و در نهایت تلاش‌های تیم تحلیل‌گر بی‌اعتبار شوند.

۸. افراد مناسب را به جلسات مستندسازی بیاورید.

در جلسات ترسیم و طراحی فرایندها باید صرفاً افرادی حضور داشته باشند که در تیم(محدوده فرایند) کار می‌کنند یا بخشی از فرایند گزارش‌دهی هستند. این افراد می‌توانند تجربه‌هایشان را به اشتراک بگذارند و نظرات مربوط و شایسته‌ای ارائه بدهند.

۹. عمق اطلاعات را در مراحل مستندسازی مشخص کنید.

در عمق بخشیدن به مستندسازی مراقبت شود که زیاده‌روی رخ ندهد. یک‌بار دیگر اهداف مورد نظر پروژه را به‌عنوان مبنا در نظر گرفته و توجه شود که اطلاعات باید به اندازه لازم و کافی باشد و بیشتر از آن، فایده‌ای برای فرایند و مستندسازی ندارد.

روش‌های برتر مستندسازی فرایند کسب‌ و کار توصیه می‌کنند که بهترین راه برای رسیدن به نتیجه رضایت‌بخش در این مورد، کوتاه کردن و تمام کردن بحث در یک جلسه نیست، بلکه بهتر است تیم(ذی‌نفعان فرایند) در جلسات متعدد و به میزان مورد نیاز دور هم جمع شوند تا به توافق مطلوب حاصل شود.

۱۰. برقراری ارتباط در اصول مستندسازی ضروری است.

باید کانال‌های ارتباط ایجاد شود، تا جریان اطلاعات به همه حوزه‌های دخیل(ذی‌نفع) برسد و همه از گام‌هایی که برداشته و پیشرفتی که حاصل می‌شود کاملاً آگاه باشند. استفاده از تکنیک‌های بازاریابی درونی با کمک منابع انسانی و واحدهای روابط عمومی به‌شدت توصیه می‌شوند!

۱۱. پشتیبانی سطوح استراتژیک را جذب کنید.

بدون تعهد مدیریت ارشد شرکت به پشتیبانی از پروژه، استفاده از افراد تیم‌های دخیل، اتاق‌های جلسه، تجهیزات، منابع و غیره‌ امکان‌پذیر نخواهد بود.

نکته مهم آن است که همه افرادی که در مستندسازی فرایند همکاری می‌کنند، وظایف روزانه‌ای هم در شرکت  یا سازمان دارند و ممکن است در تطبیق دادن برنامه کاری خود با مشکلاتی مواجه باشند.

۱۲. از ابزار مدرن BPM در فرآیندهای مستندسازی استفاده کنید.

در نهایت، یکی از مهمترین اقدام‌ها در مستندسازی فرایند، استفاده از ابزارهای مدرن BPMN است. این ابزارها به‌شدت کار مستندسازی را آسان می‌کنند و به اشتراک‌گذاری ایده‌ها، تصورها و نمودارها کمک می‌کنند.