e‌BPM

روش‌های برتر مستندسازی فرایند کسب‌وکار: ۱۲ موردی که باید استفاده کرد (بخش اول)

استفاده از روش‌های برتر مستندسازی فرایندهای کسب‌وکار می‌تواند عامل تعیین‌کننده‌ای در رسیدن به موفقیت در پیاده‌سازی BPM در سازمان‌ها باشد.

برخلاف تفکر برخی از افراد، کاربرد مستندسازی فقط ایجاد گزارشات راهنمای طراحی فرایندهای بهبودیافته یک شرکت یا به عبارتی دیگر مستندات کاغذی بی‌استفاده و بدون کاربرد نیست.

مستندسازی بخش جدایی‌ناپذیر و فعال در پروژه‌های BPM است. پروژه‌های BPM که به تحلیل، جمع‌آوری داده، طراحی، نگاشت و طراحی مجدد فرایندهای سازمان می‌انجامد، در واقع تنها راه قابل قبول برای مؤثر و بهره‌ور ساختن زنجیره تأمین سازمان‌ها هستند که بهبود و کسب نتایج مورد انتظار مدیران ارشد را امکان‌پذیر می‌سازند.

باید توجه نمود که روش‌های برتر مستندسازی فرایند کسب‌وکار در سه مقطع، نقشی محوری در پیاده‌سازی BPM در سازمان خواهند داشت.

۱ – تعریف شفاف زنجیره ارزش شرکت.

۲- تعریف فرایندهای موجود شرکت (وضعیت فعلی).

۳- در تعریف فرایندهای بهبودیافته شرکت (وضعیت آینده).

Bulb iconمطالعه این مطلب نیز مفید است

مستند‌سازی فرایند چیست؟

آیا واقعا این کار لازم است؟

به منظور کمک به سازمان‌ها و شرکت‌های فعال در حوزه BPM،  برخی از روش‌های برتر مستندسازی فرایندهای کسب‌وکار که توسط متخصصین این حوزه مورد استفاده قرار می‌گیرند در ادامه مطرح خواهند شد.

 روش‌های برتر مستندسازی فرایندهای کسب‌وکار

۱. عدم انحراف از زنجیره ارزش سازمان

ستون اصلی فرایند مستندسازی، زنجیره ارزش است. ازاین‌رو، اولین مرحله تمام پروژه‌های مستندسازی فرایندهای سازمانی، اقدام به مستندسازی زنجیره ارزش می‌باشد. زنجیره ارزش باید مطالعه، درک و به شکل جریانی از فعالیت‌ها ارائه شود که محصولات و خدمات تولیدشده و فرایندهای دخیل در آن‌ها را به‌ وضوح نشان دهد.

۲. عدم تمرکز بر روی کار واحدهای سازمانی و توجه به تعاملات و ارتباطات بین واحدها

معمولا در شرکت‌هایی که برداشت صحیح واضحی از زنجیره ارزش آن‌ها وجود ندارد، پروژه مدیریت فرایندها بر روی واحدهای سازمانی متمرکز می‌شود و تعاملات و ارتباطات بین واحدهای مختلف آن سازمان را درنظر نخواهد گرفت. مستندسازی باید زنجیره ارزش را به‌صورت کلی در نظر بگیرد و ارزش به‌دست آمده (یا عدم موفقیت در به‌دست آوردن ارزش) را در هر گام از فرایند تا ارائه نهایی به مشتری نشان دهد.

۳. شناخت صحیح اهداف پروژه مدیریت فرایندهای سازمانی

یکی از مهمترین عوامل در پیشبرد پروژه مدیریت فرایندهای سازمانی شناخت دقیق اهداف اجرای این پروژه می‌باشد. روش‌های مناسب مستندسازی فرایندهای کسب‌وکار به تحلیلگران کسب‌وکار این امکان را خواهد داد تا هرگز از مقاصد و اهداف شرکت، نظیراهداف استراتژیک و اهداف عملیاتی منحرف نشوند.

موضوع با اهمیت آن است که در انتهای زنجیره ارزش شرکت می‌بایست محصولی ارائه شود که از نظر مشتری، ارزشی بیش از همه تلاش‌ها و منابع استفاده‌ شده در طول فرایندهای سازمان را داشته باشد.

۴. انتخاب شاخص‌های اندازه‌گیری بهره‌وری مناسب برای فرایند

انتخاب شاخص‌ها برای اندازه‌گیری بهره‌وری فرایندها یک مساله کلیدی است. با انتخاب شاخص‌هایی که به‌ شکل مناسب هدف‌های واقعی دلخواه پروژه و شرکت را اندازه‌گیری نمی‌کنند، شرایط به صورت ناخواسته برای پیشبرد پروژه مدیریت فرایندهای سازمان بدتر خواهد شد. شاید در نهایت بهبودی برای فرایندهای سازمان ایجاد شود که عملکرد موثری دارد اما با پارامترهای نادرست اندازه‌گیری می‌شود.

۵. مستندسازی فرصت‌های بهبود فرایندها

برای شناسایی نقاط بهبود احتمالی باید مشکلات و نقاط ضعف هر کدام از مراحل فرایند به درستی شناسایی شود.

عارضه‌یابی و شناخت دقیق مشکلات و نقاط ضعف فرایندها به چه طریقی انجام خواهد شد؟

یکی از راهکارها در این حوزه، بهره‌گیری و استفاده از جداولی است که به طور ویژه برای مستندسازی فرصت‌های بهبود فرایندهای سازمانی طراحی شده‌اند. بهتر است برای مدیریت ایجاد بهبود از نرم‌افزارهای مستندسازی در این حوزه بهره‌برداری نمود.

اضافه کردن نظر