سعید عرب‌احمدی
مدیریت فرایند کسب‌وکار و رویکرد سنتی سازمان‌ها
در سازمان‌های سنتی، ستون‌های عمودی نشانگر ساختار آن سازمان می‌باشند. با این ساختار می‌توان افراد و اقدامات آنها را سازماندهی کرد. معمولا بخش‌های سازمان درصدد رسیدن به اهداف خود هستند ولیکن خدمت یا محصول نهایی نتیجه تعامل بخش‌های مختلف سازمان می‌باشد. لذا مدیریت فرایند کسب‌وکار از اهمیت خاصی برای رسیدن به کارایی بهینه برخوردار است.
برخی از ورودی‌ها از طریق فرایندهای کسب‌وکار به محصول و خدمت تبدیل می‌شوند. مهترین فرایندها، فرایندهایی هستند که از ساختارهای عمودی سازمان عبور می‌کنند.
در مواجه با این رویکرد سنتی در سازمان ممکن است سوالات مهمی از جمله موارد زیر مطرح شود:
-آیا در انجام امور از فرایندهای کسب‌وکار تبعیت می‌شود؟
-آیا قوانین کسب‌وکار رعایت می‌شود؟
-آیا جدول‌های زمانی درست هستند؟
-آیا پایش میزان عملکرد فرایندها به راحتی امکان‌پذیر است؟
وقتی توجه سازمان‌ها به بخش‌های عمودی بیشتر از بخش‌های افقی یعنی فرایندهای سازمان باشد، موانع مختلفی ایجاد خواهد شد. به این دلیل که هر بخش دید جزئی‌ای نسبت به واحد خود داشته و اقدامات سایر بخش‌ها در نظر گرفته نمی‌شود. با گذشت زمان هدف هر بخش ممکن است مهم‌تر از هدف سازمان به نظر برسد. این موضوع سبب می‌شود که از ارزیابی اهداف کلی سازمان غافل شده و به سنجیدن اهداف هر بخش بسنده کرد. از این‌رو، تصمیم‌ها در مورد حل کردن مشکلات واحد‌های سازمانی اتخاذ می‌شوند.
تمرکز مدیریت در سازمان‌های مبتنی بر فرایند
وقتی مدیریت یک سازمان مبتنی بر فرایندها باشد، عملیات اجرایی نیز حول فرایندها انجام خواهد شد.
در یک سازمان فرایندگرا بخش‌های عمودی سازمان به منظور سازماندهی افراد مهم هستند. در این سازمان تمرکز مدیریت بر روی رسیدگی به فرایندها خواهد بود، نه تاکید بر اهداف واحد‌های سازمانی. سازمان و ساختار، مبتنی بر فرایندها بوده و از این‌رو مالکان فرایند نقش مهمی در تعریف قوانین و تفسیر شاخص‌های مهم ایفا می‌کنند.
مالکان فرایند، فرایندها را از شروع تا پایان درک می‌کنند و به تبع آن درک آنها از شاخص فرایندها با توجه به کل عملیات محقق خواهد شد. با این فرض تصمیمات مالکان فرایندها با در نظر گرفتن اهداف کلی سازمان است، نه بخش وظیفه‌ای مربوط به خود.
BPM فلسفه‌ای با هدف بهبود کارایی
مدیریت فرایند کسب‌وکار یا BPM فلسفه‌ای است با هدف بهبود کارایی از طریق مدیریت فرایندهای کسب‌وکار. این فرایندها باید به صورت مستمر مدلسازی، خودکارسازی، یکپارچه سازی، پایش و بهینه‌سازی شوند.
BPM از سازمان و شرکت مبتنی بر فرایند پشتیبانی می‌کند و ابزارهایی را برای این سازمان‌ها فراهم می‌کند که تصمیم‌گیری، مدیریت، عملیات اجرایی، کنترل و خودکارسازی به صورت یک روش ساده‌سازی شده و یکپارچه انجام شود.
واژه مدیریت فرایند کسب‌وکار در ارتباط با درک، طراحی، اجرا و بهینه سازی فعالیت‌های یک شرکت است که شامل افراد، فرایندها، سیستم‌ها و استراتژی‌ها می‌شود.
BPMS راه حلی است که از طریق تکنولوژی از استراتژی BPM در سازمان حمایت می‌کند. فرایندهایی که طبق اصول BPMS باشد، مبتنی بر تکنولوژی‌ای هستند که از عملیات اجرایی پشتیبانی می‌کنند.
فرایندها شامل کسب‌وکار بوده و می‌توان با پایش آنها اطلاعات بیشتری را در لحظه جمع آوری و تحلیل کرد.
فرایندهای کسب‌وکار و تکنولوژی را می‌توان یکپارچه کرد. از این رو BPM نشان‌دهنده افزایش عملکرد سازمان بوده و راه حلی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مبتنی بر فرآیندها شوند. به علاوه ابزارهایی را فراهم می‌سازد که وظیفه مدیریت و اجرای فرایندها آسان‌تر شود.
BPM شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا با درک منطق کسب‌وکار بتوانند فرایندها را مدلسازی و خودکار سازی کنند. به‌علاوه ضمن مدیریت گامی در جهت بهبود فرایندها نیز بردارند. فرایندهایی که در زمان واقعی مدیریت شوند، ذینفعان را قادر می‌سازد تا با تحلیل در زمان مناسب بتوانند تصمیمات لازم را برای رسیدن به اهداف سازمان اتخاذ نمایند.
BPM مدیریتِ در لحظه را برای سازمان فراهم می‌کند. این امر موجب کاهش هزینه‌ها، کاهش مدت زمان اجرای فرایند، کاهش ریسک‌ها، هم راستایی بین بخش‌های کسب‌وکار و تکنولوژی و بهبود مستمر خواهد شد.
درنهایت استراتژی BPM از طریق ایجاد لایه‌ی فرایندی در سازمان باعث یکپارچه سازی منابع انسانی و تکنولوژی در راستای ارائه خدمات و محصولات بهتر به مشتریان خواهد شد. به‌علاوه اطلاعات را در مکان و زمان مناسب برای مدیریت و افرادی که از تکنولوژی استفاده می‌کنند، فراهم می‌سازد.
اضافه کردن نظر