مالک فرایند

شاید دو مفهوم «مالک فرایند» و «مدیر فرایند» مشابه بنظر رسد، اما این دو مفهوم، به دو نقش بسیار متفاوت اشاره دارد که درک تمایز آنها برای هدایت فرایندهای عملیاتی متعالی و هماهنگ در جهت اهداف استراتژیک سازمان ضروری است.

«مالک فرایند کسب و کار»، استراتژی را تعیین می‌کند.

«مالک فرایند کسب و کار» (BPO) مثل یک سرمربی تیم بسکتبال است. اوست که بازی را در زمین کنترل می‌کند. مالک فرایند معمولا یک مدیر ارشد است که این توانایی را دارد که به تصویر بزرگتر نگاه کند، استراتژی و جهت را مانند مربی تیم تعیین کند و آینده را با تصمیمات و اقدامات خود شکل دهد.

«مالک فرایند کسب و کار» (BPO) تضمین می‌کند که فرایندهای حیاتی با اهداف استراتژیک همسو هستند. اگر کسب وکار به یک قطار تشابه شود، این مالک فرایند کسب وکار است که تعیین می‌کند که در کدام مسیر حرکت شود و تصمیم می‌گیرد آن را به کدام مقصد ببرد. مالکان فرایند قدرت ایجاد تغییر، تخصیص منابع، و اعمال بهبودها را بر عهده دارند. وظیفه آنها، دیدن کل کار و شکار فرصت‌ها برای بهبود است مانند شاهینی که شکار را رصد می‌کند. آنها اهداف مشخصی را تعریف می‌کنند تا تضمین کنند که همگی افراد مشارکت‌کننده در فرایند، در جهت تحقق آن اهداف حرکت می‌کنند. مسئولیت آنها بلندمدت است و به پایداری و دستاوردهای بلندمدت می‌اندیشند.

مدیران فرایند، بازی تعریف شده توسط مالکان فرایند را اجرا می‌کنند.

از سوی دیگر، مدیر فرایند (PM) در پشت صحنه است. آنها کاپیتان تیم هستند که بازی را به مرحله اجرا در می‌آورند و تضمین می‌کنند که تیم، توپ را به سمت گل می‌برد. مدیر فرایند (PM) با عملیات شسته رفته روزمره‌ای سروکار دارد که فرایند را محقق می‌کنند. آنها با تیم خود در رختکن اطمینان حاصل می‌کنند که همه افراد نقش خود را دانسته و به اهداف دست می‌یابند.

کار مدیر فرایند (PM) تماماً مربوز به اجراست. آنها برنامه بازی را از «مالک فرایند کسب و کار» (BPO) گرفته و آنرا به عمل درمی‌آورند. اگر فرایند را به مثابه یک ماشین تصور کنیم، مدیر فرایند یک مکانیک است، مطمئن می شود که چرخ دنده‌ها و سیستم سوخت رسانی درست کار می‌کنند و همه چیز سر جای خودش است.

مدیر فرایند (PM) بر عملیات نظارت می‌کنند، پیشرفت را رصد می‌کنند و مسائل ایجاد شده را رفع می‌کنند. یک بخش حیاتی از نقش آنها، تضمین کارایی عملیات، تحلیل مستمر و بهبود عملیات برای برآورد اهداف عملکردی و ارتقای بهره وری کل است. مدیر فرایند (PM)، همزمان فرایندهای متعددی را مدیریت می‌کند، تیم‌های مختلف و جریان‌های کاری متفاوتی را هماهنگ می‌کند تا مطمئن شود که همه چیز بی عیب و نقص پیش می‌رود.

هم افزایی استراتژی و تاکتیک‌ها

رابطه بین مالک فرایند کسب وکار (BPO) و مدیر فرایند (PM) برای مدیریت اثربخش فرایندهای کسب وکار حیاتی است. نقش‌های آنها مکمل است و هم افزایی­ای را موجب می‌شود که سازمان را به سوی اهداف پیش می‌برد.

مالک فرایند کسب وکار (BPO) با برنامه‌ریزی استراتژیک، کار هدایت را انجام می‌دهد. مالکان فرایند، جهت را تعیین کرده و اهداف فرایند را تعریف می‌کنند و تضمین می‌کنند که با اهداف گسترده‌تر سازمان همسو هستند. این دیدن تصویر بزرگتر است که به مالکان فرایند امکان شناسایی فرصت‌های نوآوری و بهبود، ایجاد چارچوب برای فرایند و تخصیص منابع مورد نیاز را می‌دهد.

چشم انداز و دیدگاه استراتژیک آنها، تضمین می‌کند که کل فرایند پایدار است و در خلال چالش‌های آتی، قادر به سازگاری خواهد بود.

در طرف مقابل، «مدیر فرایند» است که مسئول اجرای تاکتیکی است. آنها برنامه استراتژیک طراحی شده توسط «مالک فرایند» را گرفته و آنرا به گام‌های قابل اجرا تبدیل می‌کند. «مدیر فرایند» تضمین می‌کند که جزئیات برنامه‌ها به دقت اجرا می‌شوند. تمرکز آنها بر عملیات کوتاه مدت تضمین می‌کند که فرایند به صورتی روان و کارا در جریان است و نیازهای فوی سازمان را برآورده می‌سازد.

موفقیت در مدیریت فرایند کسب وکار، منوط به توازن رابطه بین «مالک فرایند» و «مدیر فرایند» است. مالک فرایند و مدیر فرایند در حالی که هر یک، نقش خود را در تداوم عملکرد فرایند مانند یک ماشین بازی می‌کند، باید با هم همکاری کنند. آنها روی صحنه نمایش حساسی هستند که موفقیت در آن، مستلزم اعتماد، ارتباطات، و درک روشنی از نقش‌های یکدیگر است.

«مالک فرایند» باید بتواند به «مدیر فرایند» در اداره عملیات روزانه اعتماد کند. گرچه آنها به چشم انداز و جهت‌گیری نیاز دارند، اما مالک فرایند باید یک گام عقب بیاستد و به مدیر فرایند اجازه دهد کارش را بکند. ضمنا در ذهن داشتن تصویر بزرگتر، تمرکز «مالک فرایند» باید بر جست وجوی فرصت‌های بهبود و نوآوری باشد.

«مدیر فرایند» هم باید در رابطه با چشم انداز به «مالک فرایند» اعتماد کند. آنها اجرا کننده استراتژی هستند و باید جزئیات را مدیریت کنند، و مسائل را در صورت بروز، حل کنند. تمرکز آنها باید بر کوتاه مدت باشد و مطمئن شوند که فرایند به پیش می‌رود و تحقق اهداف را براورده می‌سازد.

برای اینکه همکاری بین مدیران و مالک فرایند روز به روز بهبود یابد، سازمان‌ها از ابزارها و تکنیک‌های پیشرفته‌ای مانند گزارش‌های آنلاین مانند BAM یا فرایندکاوی برای دستیابی به بینش‌های عملی و تبدیل آنها به عملکرد واقعی فرایندهای حیاتی کسب وکار استفاده می‌کنند.