تفاوت و تشابه بین سیستم مدیریت گردش کار (WFMS) و سیستم مدیریت کسبوکار (BPMS)
درک تعریف، تفاوت و تشابه بین سیستم مدیریت گردش کار (WFMS) و سیستم مدیریت کسب و کار (BPMS)، در انتخاب بین این دو ابزار، جز اولین گام‌های تصمیم‌گیری صحیح می‌باشد که اغلب اوقات از این دو، برداشت‌هایی اشتباه صورت می‌گیرد. در ابتدا لازم است، هر یک از این ابزارها جداگانه تعریف شده و سپس مزیت‌ها و تفاوت‌های هر یک ذکر شود.(پیشنهاد میشود قبل از مطالعه این مقاله در مورد BPM چیست بیشتر بخوانید.)
مدیریت گردش کار(Workflow Management System)
رویکرد مدیریت گردش کار(WFM) را میتوان مدیریت مجموعه‌ای از فعالیت‌های تکراری که می‌بایست برای تکمیل یک کار انجام شوند، تعریف نمود. سیستم مدیریت گردش کار (WFMS) این امکان را فراهم می‌سازد که کارها و رویه‌های تکراری خاص را به منظور صرفه‌جویی در وقت و افزایش کیفیت به صورت سیستمی مدیریت کرد. با سیستم مدیریت گردش کار میتوان کارهای روزمره را به منظور انجام بهتر آنها سازماندهی نمود.
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار(BPMS)
BPM یک رویکرد ساختاریافته و سیستماتیک برای تجزیه و تحلیل، بهبود، کنترل و مدیریت فرایندها که هدف آن بهبود کیفیت محصولات و خدمات می‌باشد. BPM یک رشته مدیریتی و حتی فراتر از آن، یک رویکرد مدیریتی فرایندمحور در سازمان می‌باشد، که به دنبال تشخیص این است که چه کاری، کجا، چه زمان، چرا و چگونه انجام شده و مسئولیت اجرای آن به عهده کیست. BPM یک ابزار و سیستم نرم‌افزاری نیست و برای پیادهسازی رویکرد خود نیاز به سیستم نرم افزاری داشته که به آن BPMS (سیستم مدیریت فرایند کسب و کار) می‌گویند.
قیاس دو رویکرد و دو ابزار
رویکرد مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) نسبت به مدیریت گردش‌کار (WFM) رویکرد پیچیده‌تر و کلان‌تری است. این رویکرد تمام سازمان را هماهنگ و با تمرکز بر خودکارسازی فرایندها به سمت بهبود مستمر سوق میدهد. ذکر این نکته ضروری است که مدیریت گردش‌کار به عنوان جز‌ئی از مدیریت فرایند کسب و کار شناخته میشود. مدیریت فرایند کسبوکار رویکرد کلان‌تری نسبت به مدیریت گردش کار می‌باشد. این رویکرد بیشتر یک استراتژی است تا توصیفی از چگونگی انجام یک کار خاص. پردازش سفاش خرید را میتوان به عنوان مثالی از مدیریت گردش کار در نظر گرفت. این کار تکراری توسط افرادی خاص با توجه به روش اجرایی و دستورالعمل‌های متناسب انجام میشود. پردازش سفارش خرید بخشی از یک فرایند در سازمان یا شرکت مورد نظر می‌باشد که در راستای افزایش و بهبود مشتری‌مداری است.
پشتیبانی فنی یک سازمان، بسته به مسئله مشتری، گردش کار موضوع را به یک کارشناس خاص اختصاص داده و محدودیت زمانی را برای پاسخگویی تعیین میکند. سپس پاسخ کارشناسی را به مشتری ارائه میکند. در مدیریت فرایند کسب و کار، گردش‌کار پشتیبانی فنی صرفا یکی از چند بخش زنجیره ارزش است. نحوه تعامل با مهندسان نرم‌افزار، بخش‌های حقوقی، مدیریت مشتریان و اسناد مربوط به حل مسائل پشتیبانی فنی از جمله تعاملاتی است که توسط نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب و کار کنترل میشود. مدیریت فرایند کسب و کار به دنبال گلوگاه‌ها است و با نگاهی به استراتژی سازمان باعث بهبود عمومی سازمان میشود.
باتوجه به توضیحات مقدماتی، مدیریت فرایند کسب و کار و مدیریت گردش‌کار به خودی خود، یک محصول نمی‌باشند. برای استفاده از هر یک از آنها، نرم‌افزار وجود دارد. هنگامی که تصمیم گرفته شد که کدام رویکرد برای شرکت مورد بررسی مناسب است، میتوان اقدام به پیادهسازی آنها نمود.
بنابراین سوال این است که: کدام ابزار برای شرکت یا سازمان شما بهتر است؟
اگر می‌خواهید صرفاً مراحل خاصی از یک فرایند را خودکار نمایید، راه‌حل مناسب نرم‌افزار مدیریت گردش‌کار می‌باشد. خودکارسازی گردش‌کار در انجام بهتر کارها به کارکنان کمک کرده و باعث سازماندهی افراد و اسناد نیز خواهد شد. این راه‌کار باعث ایجاد هماهنگی کار یک یا دو بخش و تنظیم دستورالعمل‌های روشن در مورد اینکه چه کسی می‌بایست چه کاری را در طی چه مدت زمانی انجام دهد، خواهد شد. سیستم‌های گردش کار به راحتی تنظیم می‌شوند و برای تنظیمات به زمان کمتری نیاز دارند. البته هزینه‌های اجرا و بروزرسانی کمتری نیز دارند.
اگر شرکت شما نسبتاً بزرگ است و بیشتر به دنبال راهی برای این موارد هستید:
- اجرای یک استراتژی
- مدیریت اجرای فرایندها
- ایجاد تعامل بین بخش‌ها و سامانه‌های خارجی
- اجرای بهبود مستمر
پس سیستم مدیریت فرایند کسب و کار(BPMS) همان چیزی است که احتمالاً به‌دنبال آن هستید. امکان اجرا در سیستم عامل‌های مختلف را فراهم میکند و می‌تواند CRM ،ECM و سایر برنامه‌ها را به هم متصل کند. به عبارت دیگر یکی از ماموریت‌های سیستم مدیریت فرایند کسب و کار علاوه بر اتوماسیون فرایندهای سازمانی، یکپارچگی بین سیستم‌های نرم افزاری سازمان می‌باشد. به نحوی که در سیستم‌های مطرح دنیا، اتصال‌دهنده‌های مختلفی از قبل برای این موضوع آماده و ارائه شده است.(مانند اتصال به میل‌سرور یا شبکه‌های اجتماعی مثل تلگرام و غیره).
پیادهسازی سیستم‌های BPM نیز سرمایه‌گذاری خوبی است. آنها مقیاس‌پذیر بوده و این امکان را می‌دهند که کنترل کاملی بر همه وجوه کسب و کار داشته باشید. این سامانه‌ها معمولاً گران بوده و برای پیادهسازی و پیکربندی نیازمند زمان نسبتا طولانی‌ای می‌باشند. البته ریسک‌های متعددی از جمله عدم بلوغ سازمان برای پذیرش این تغییر وجود دارد، که در یادداشتی جداگانه به آنها پرداخته خواهد شد.
با اندکی تامل و بررسی انتخاب کنید!
نکته اصلی این است که انتخاب شما می‌بایست متناسب با اهداف و ویژگی‌های سازمان شما باشد.
اجرای یک سیستم BPM، حتی رایگان، در سازمانی به اندازه ۵ نفر در صورتی که متناسب با اهداف سازمان نباشد، باعث اتلاف منابع میشود. اجرای آن زمان‌بر بوده و مستلزم آموزش کارکنان و پیکره سازمان می‌باشد. شاید با این شرایط شما بتوانید با سیستم‌های مدیریت گردش کار سطح کنترل قابل قبولی داشته باشید.
از طرف دیگر، اگر سازمان شما مدت‌ها است از یک اتاق و دفتر رشد کرده است، استفاده از سیستم‌های BPM یک راه‌حل عالی برای اطمینان از خودکارسازی فرایندها، شناسایی گلوگاه‌ها، و ایجاد بهبود مستمر می‌باشد.
