فرایند کارسپاری
در این مقاله از وبسایت خدمات مدیریت فرایند eBPM به بررسی فرایند کارسپاری در سازمانها و شرکت‌ها می‌پردازیم. در ادامه شرح فرایند و هدف از فرایند کارسپاری را نیز توضیح خواهیم داد.(پیشنهاد میشود مقاله BPM چیست و انواع فرایند را مطالعه کنید.)
تعریف کار، یک فرایند عمومی است که امکان تعریف هر نوع فعالیت برای تعریف‌کننده فعالیت در آن وجود دارد. در واقع تا زمانی که فرایندهای سازمان به صورت دقیق و کامل شناسایی، تحلیل و طراحی نشده‌اند(بهتر است مقاله‌های تحلیل کسب و کار و طراحی فرایند کسب و کار را مطالعه کنید.) به منظور تعریف سیستمی و نظامند فعالیت‌ها در بستر نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار میتوان از این فرایند استفاده نمود. غیر از مدیرعامل سازمان امکان استفاده از این فرایند برای معاونین، مدیران مستقل و حتی مدیران غیرمستقل سازمان وجود دارد. لازم به ذکر است تعریف کار مطابق سلسله مراتب ممکن خواهد بود.
هدف فرایند کارسپاری
تعریف فعالیت و مدیریت یکپارچه اقدامات صورت گرفته در فعالیت‌های تعریف شده توسط مدیرعامل، معاونین، مدیران مستقل و مدیران غیرمستقل.
شرح فرایند کارسپاری
تعریف‌کننده فعالیت، کار مورد نظر خود را با تمام ویژگی‌ها در قالب فرم تعریف فعالیت، تبیین می‌نماید. دسترسی اجرای این فرایند برای مدیرعامل(سطح اول سازمان که همواره صرفا می‌تواند به عنوان تعریف‌کننده در فرایند نقش ایفا نماید)، معاونین و مدیران مستقل(سطح دوم سازمان)، مدیران غیرمستقل(سطح سوم سازمان) و کارشناسان(سطح چهارم سازمان) فراهم می‌باشد.
در صورتی که مدیرعامل سازمان تعریف‌کننده کار باشد معاونین و مدیران مستقل به عنوان اقدام‌کننده اول توسط سیستم شناخته می‌شوند. در صورتی که اقدام‌کننده اول تمایل به ارجاع کار به سطوح پایین‌تر را داشته باشد، اگر معاون به عنوان اقدام‌کننده اول انتخاب شده باشد، مدیران غیرمستقل به عنوان اقدام‌کننده دوم و کارشناسان به عنوان اقدام‌کننده سوم توسط سیستم شناخته میشود و اگر مدیران مستقل به عنوان اقدام‌کننده اول انتخاب شده باشد، کارشناسان به عنوان اقدام‌کننده دوم توسط سیستم شناخته خواهد شد.
لازم به ذکر است مدیرعامل سازمان در زمان تعریف فعالیت امکان تعیین زمان برای پیگیری فعالیت را نیز خواهد داشت که در این صورت فرایند پیگیری اجرا خواهد شد.
در صورتی که فعالیت توسط معاونین تعریف شود مدیران غیرمستقل به عنوان اقدام‌کننده اول و کارشناسان به عنوان اقدام‌کننده دوم توسط سیستم شناخته می‌شوند.
در صورتی که فعالیت توسط مدیران مستقل و یا مدیران غیرمستقل تعریف شود کارشناسان به عنوان اقدام‌کننده اول توسط سیستم شناخته می‌شوند.
با توجه به موارد مطرح شده و دسترسی‌های مذکور امکان ارجاع کار برای هر سطح از سازمان وجود دارد. پس از تعریف فعالیت، اقدام‌کننده در هر سطح امکان ثبت اقدام و یا ارجاع به سطح سازمانی پایین‌تر را خواهد داشت که نحوه دسترسی در بالا توضیح داده شده است. در صورتی که اقدام‌کننده کارشناسان سازمان باشند دیگر امکان ارجاع وجود نداشته و می‌بایست صرفا ثبت اقدام صورت پذیرد. اقدامات ثبت شده در هر سطح برای فرد ارجاع‌دهنده بازگردانده شده تا مورد بررسی قرار گیرد. در صورتی که اقدامات کفایت لازم را نداشته باشد مجددا فعالیت برای تکمیل اقدامات به اقدام‌کننده مورد نظر بازگردانده شده و ثبت اقدام صورت می‌پذیرد. این سیکل تا اعلام کفایت اقدامات توسط ارجاع‌دهنده ادامه خواهد یافت. در صورتی که اقدامات اقدام‌کننده کفایت لازم را داشته باشد فرایند خاتمه می‌یابد.
