تصویر جریان کار

eBPM | مرجع تخصصی آموزش های مدیریت فرایند کسب و کار | 100+ مقاله آموزشی رایگان

فهرست مطالب :

گردش کار workflow

در مقاله گردش کار از وبسایت آموزشی eBPM قصد داریم به طور کامل در مورد این مسئله ( گردش کار یا همان workflow ) صحبت کنیم ، تا پس از مطاله این مقاله درک بهتری از مفهوم گردش کار داشته باشید تا بتوانید در کسب و کار خودتان برای مثال ( نوشتن گردش کار یک سازمان ) استفاده کنید 

گردش کار چیست ؟

تعریف گردش کار چیست و چه مفهومی دارد ؟

گردش کار یا workflow به مجموعه فعالیت‌های مرتبط و پیوسته‌ای اطلاق می‌شود که برای تکمیل یک کار ضروری است. هر مرحله در این فرآیند، به جز اولین و آخرین مرحله، یک مرحله خاص قبل و بعد از خود دارد که به ترتیب انجام می‌شوند.

در یک گردش کار خطی، معمولا یک رویداد خارجی، مرحله اول را آغاز می‌کند. با این حال، اگر گردش کار ساختار حلقه ای داشته باشد، تکمیل آخرین مرحله معمولا باعث راه‌اندازی مجدد مرحله اول می‌شود.

ابزار گردش کار

ابزارهایی مانند فلوچارت ها و نقشه های فرآیند برای تجسم مراحل درگیر در یک فرآیند و ترتیبی که باید انجام شود استفاده می شود. فلوچارت ها از نمادها و فلش های هندسی ساده برای تعریف روابط if-then استفاده می کنند. نقشه‌های فرآیند شبیه به هم هستند، اما ممکن است شامل اطلاعات پشتیبانی نیز باشند. این اطلاعات منابعی را که هر مرحله در یک فرآیند کسب وکار به آن نیاز دارد، مستند می کند.

گردش کار را می توان با ابزارهای نرم افزاری خودکار کرد که از قوانین کسب و کار برای تصمیم گیری در مورد اینکه یک مرحله با موفقیت کامل شده و مرحله بعدی می تواند شروع شود، استفاده می کند. برخی از برنامه های مدیریت گردش کار همچنین می توانند روابط وابسته را بین مراحل فردی هماهنگ کنند، مفهومی که به عنوان هماهنگی گردش کار شناخته می شود. نرم افزار مدیریت گردش کار همچنین قالب های گردش کار را برای مستندسازی و مدل سازی فرآیند کسب و کار، دو جنبه مهم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) فراهم می کند.

انواع گردش کار

انواع گردش کار چیست ؟ حال که با تعریف گردش کار آشنا شدیم بهتر است انواع workflow را نیز بشناسیم. روش های مختلفی برای دسته بندی انواع گردش کار وجود دارد. در سطح پایه، دو رویکرد برای انواع گردش کار به شرح زیر می باشد:

گردش کار متوالی

این نوع گردش کار دارای یک سری مراحل است که یکی پس از دیگری برای تکمیل کار انجام می شود. تأیید درخواست وام یک نمونه مثال گردش کار با رویکرد متوالی است، جایی که یک مرحله قبل از شروع مرحله بعدی به پایان می رسد. گردش کار قانون محور یک زیر مجموعه از گردش کار متوالی است. بر اساس گردش کار متوالی، یک گردش کار مبتنی بر قوانین در امتداد یک مسیر متوالی پیش می رود که بر اساس آن قوانین راه اندازی می شوند.

گردش کار موازی

در این رویکرد، یک سری مراحل به طور همزمان انجام می شود تا کار به سمت تکمیل حرکت کند. گردش کار ورود کارکنان اغلب رویکردی موازی دارد زیرا بسیاری از وظایف مورد نیاز یک استخدام جدید – از ثبت نام بیمه کارکنات تا دریافت مجوزهای امنیتی و افتتاح حساب بانکی – می توانند به طور همزمان انجام شوند.

روش های دیگری نیز برای دسته بندی گردش کار وجود دارد، از جمله سه روش زیر:

گردش کار فرآیندی (Process workflow)

این رویکرد شامل یک توالی قابل پیش‌بینی و تکرارپذیر از وظایف یا مراحل است.

گردش کار موردی (Case workflow)

در این نوع گردش کار، ترتیب دقیق مراحل مورد نیاز برای تکمیل وظیفه، از ابتدا مشخص نیست و می‌تواند بسته به هر مورد خاص، متفاوت باشد.

گردش کار پروژه‌ای (Project workflow)

جریان مراحل در این نوع شبیه به گردش کار فرآیندی، دارای یک ساختار مشخص است. اما در زمان‌بندی، نحوه انجام و حتی ضرورت انجام برخی مراحل، انعطاف‌پذیری بیشتری وجود دارد.

گردش کار تحویلی (Delivery workflow)

در اینجا هدف، ترسیم کردن مجموعه‌ای از مراحل است که اطمینان می‌دهد اقلام فیزیکی یا اطلاعات به درستی به دست کاربران مورد نظر برسند.

گردش کار درخواستی (Request workflow)

این نوع جریان شامل مجموعه‌ای از مراحل است که برای برآورده کردن یک درخواست مهم در سازمان باید تکمیل شوند.

گردش کار وظیفه‌ای (Task workflow)

این یک اصطلاح کلی‌تر برای رویکرد مدیریت پروژه است که پروژه‌های بزرگ را به کارهای کوچک‌تر تقسیم می‌کند و این کارها به ترتیب انجام می‌شوند.

گردش کار ماشین حالت (State machine workflow)

ماشین حالت، رویکرد دیگری برای ترسیم فرآیندهای کسب‌وکار است. این روش گردش کار را به صورت مجموعه‌ای از حالات (وضعیت‌ها) نشان می‌دهد که رویدادهای خاص، باعث انتقال از یک حالت به حالت دیگر می‌شوند.

گردش کار انسان محور و سیستم محور

گردش کار انسان محور یا دستی (Manual workflow)

در این روش که یک گردش کار انسان محور می باشد، برای تکمیل هر مرحله یا فاز و پیشبرد کل فرآیند، نیاز به دخالت انسان وجود دارد.

جریان کار سیستم محور یا دیجیتالی (Digital workflow)

در این روش، با استفاده از فناوری‌هایی مانند هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین، فعالیت‌های لازم برای پیشبرد فرآیند به صورت خودکار انجام می‌شوند. در این نوع جریان، انسان‌ها مستقیما در انتقال از یک مرحله به مرحله دیگر دخالت ندارند و از این رو یک گردش کار سیستم محور می باشد.

نمونه مثال گردش کار و کاربردها

گردش های کاری در هر سازمان و صنعتی وجود دارند. برخی از این جریان‌ها، در سازمان‌های مختلف مراحل مشابه و گاه حتی یکسانی را دنبال می‌کنند. اما برخی دیگر، مختص به یک صنعت یا سازمان خاص هستند.

گردش های کاری را می توان در تمام بخش ها و عملکردهای یک سازمان از توسعه محصول و مدیریت پروژه تا مدیریت پشتیبانی و خدمات مشتری نهایی یافت. برخی از گردش کارها بسیار ساختار یافته هستند، در حالی که برخی دیگر کاملاً بدون ساختار هستند. بسیاری از انواع گردش کار بین این دو حد قرار می گیرند.

هر گردش کار، داده ها را از یک مرحله به مرحله بعدی منتقل می کند. این چیزی است که یک نمودار گردش کار را از یک چک لیست متمایز می کند، که مجموعه ای از وظایف مرتبط و نامرتبط است.

به عنوان مثال، یک شرکت می‌تواند از یک گردش کار برای توصیف فرآیند پرداخت قبض برق استفاده کند که احتمالاً شامل مراحل زیر است:

دریافت قبض، بررسی قبض، تأیید پرداخت و صرف وجوه برای پرداخت.

یک چک لیست می‌تواند از پایبندی به روال قطع برق در یک تاسیسات در پایان یک روز کاری اطمینان حاصل کند. این فرآیندی است که لزوماً شامل مراحل خاصی نیست که به ترتیب خاصی اتفاق می‌افتند.

نمونه‌های رایج گردش های کاری:

  • تأیید درخواست‌های مرخصی با حقوق کارمندان.
  • صدور صورت‌حساب و فاکتور.
  • ورود مشتری.
  • پذیرش درخواست مشتری.
  • استخدام کارکنان جدید.
  • ارزیابی عملکرد.
  • پردازش سفارشات فروش.
  • مونتاژ محصول.
  • انجام تعهدات فروش.
  • ثبت درخواست در میزبان پشتیبانی IT.

مزایا و معایب گردش‌ کار

اهمیت استفاده از workflow

گردش کار در شرکت‌های مختلف، از نظر ابزارهای مورد استفاده برای ایجاد و نگهداری آن‌ها متفاوت هستند. با این حال، مزایای استفاده از گردش کار مشابه بوده و شامل موارد زیر می‌شود:

  • شفافیت بیشتر: گردش‌های کاری، تمامی عملیات و فرآیندهای مهم کسب و کار را به نمایش می‌گذارند. بدین ترتیب، مدیران می‌توانند با یک نگاه وضعیت کلی را درک کنند.
  • تمرکز بر وظایف ضروری: با داشتن شفافیت بیشتر در فرآیندهای کسب و کار، رهبران سازمان می‌توانند فعالیت‌های ضروری را شناسایی کنند. این امر موجب صرفه‌جویی در زمان و منابع و حذف کارهای تکراری می‌شود.
  • کاهش نظارت مستقیم: نظارت بیش از حد یا مدیریت جزئی‌نگر می‌تواند برای مدیران و کارمندان آزاردهنده باشد. داشتن یک گردش کاری مشخص با فرآیندهای کاملاً تعریف‌شده، تضمین می‌کند که همه افراد می‌دانند چه وظایفی باید توسط چه کسی و در چه زمانی تکمیل شوند.
  • فرصت‌های اتوماسیون: گردش‌های کاری می‌توانند اقدامات ساده و تکراری – مانند ارسال پیام و هشدار به کارمندان برای تکمیل وظایف – را برای اتوماسیون شناسایی کنند. این امر فرآیندها را ساده کرده و به کارمندان اجازه می‌دهد تا روی فعالیت‌های مفیدتر برای سازمان تمرکز کنند.

چالش های workflow چیست

سازمان‌ها اغلب با گردش‌های کاری که برای اجرای عملیات خود ایجاد کرده‌اند، با چالش‌هایی روبرو می‌شوند.اما ذکر این نکته ضروری است که این چالش ها به معنی معایب گردش کار نیست. زیرا اگر طراحی گردش کار به درستی انجام، اجرا و مدیریت شود میتوان چالش های آن را برطرف کرد. در ادامه برخی از چالش‌های رایج آورده شده است:

  • پیچیدگی‌ها و تأخیرها: با یک فرآیند پیچیده، ممکن است یک گردش کاری به گونه ای طراحی شود که نیازهای آن فرآیند را برآورده نکند و باعث ایجاد گلوگاه‌ها و تأخیر شود. همچنین، اگر یک گردش کاری فناوری یا منابع دیگری را که برای تکمیل فرآیند لازم است، مشخص نکند، ممکن است تأخیر رخ دهد.
  • عدم ارتباط کافی: اگر مراحل و اجزای گردش کاری به اندازه کافی جزئیات نداشته باشد، می‌تواند فرآیند را متوقف کند، زیرا نقش‌ها و مسئولیت‌ها باید روشن شوند، وظایف دوباره تفسیر شوند و مسائل فنی مطرح شوند.
  • مشکلات مدیریت داده‌ها: یک گردش کار باید نحوه مدیریت داده‌ها را در نظر بگیرد، در غیر این صورت، خطای انسانی منجر به داده‌های نامعتبر می‌شود یا فناوری ناکافی باعث از دست رفتن داده‌ها می‌شود. علاوه بر این، اگر به مدیریت داده‌ها اولویت داده نشود، حریم خصوصی و امنیت داده‌ها به خطر می‌افتد.
  • مسائل اتوماسیون: یک کسب و کار ممکن است هنگام اتوماسیون یک گردش کاری، نرم‌افزار اشتباهی را برای نیازهای خود انتخاب کند. کارمندان ممکن است نسبت به چنین ابزارهایی تردید داشته باشند یا تمایلی به یادگیری نحوه استفاده از آنها، به ویژه در صورت پیچیدگی، نداشته باشند.

اجزای تشکیل دهنده یک جریان کار چیست؟

هر گردش کاری از سه جزء اصلی تشکیل شده است:

 

  • ورودی (همچنین به عنوان شروع یا محرک نیز شناخته می‌شود): این اطلاعات، مواد و منابع مورد نیاز برای تکمیل هر مرحله از کار است.
  • تبدیل (تبدیل به کار نیز گفته می شود): این شامل اقدامات انجام شده برای انجام هر مرحله و حرکت در مراحل متوالی یا موازی است.
  • خروجی (همچنین به عنوان نتیجه یا پیامد شناخته می‌شود): این نتیجه هر مرحله است که به ورودی برای مراحل بعدی در نمودار گردش کار تبدیل می شود. کار تمام شده خروجی نهایی است.

طراحی گردش کار

گردش‌ کاری حتی در سازمان‌هایی که به خوبی تعریف نشده‌اند یا به درستی مدیریت نمی‌شوند، وجود دارد. با این حال، گردش‌های کاری که برنامه‌ریزی یا مدیریت نمی‌شوند، اغلب با ناکارآمدی‌های عملیاتی روبرو هستند.

از سوی دیگر، گردش‌های کاری‌ که با دقت ایجاد و به خوبی مدیریت می‌شوند، کارآمد هستند. همچنین احتمال خطا در آن‌ها کمتر است و به مرور زمان بهبود می‌یابند.

چگونه یک گردش کاری ایجاد کنیم؟

یک سیستم گردش کار، شامل مراحل متعددی است که در یک نمودار گردش کار به صورت دنباله‌ای از مراحل و اجزای گردش کار به تصویر کشیده می شود یا به‌عنوان فهرستی از اقدامات مورد نیاز نوشته می شود.

طراحی گردش کار برای بهبود فرآیند مستلزم مجموعه ای از وظایف زیر است:

  1. به طور واضح مشخص کنید که این فرآیند از کجا آغاز می‌شود و به کجا ختم می‌شود.
  2. هر مرحله‌ای را که برای رفتن از نقطه شروع به نقطه پایان لازم است، لیست یا ترسیم کنید.
  3. مشخص کنید که آیا این مراحل باید با ترتیب خاصی انجام شوند یا خیر. در صورت لزوم، مراحل را بر اساس ترتیب اهمیت فهرست یا ترسیم کنید.
  4. منابع و نقش‌های مورد نیاز در سازمان را برای تکمیل هر مرحله شناسایی و مستند کنید. در صورت لزوم، قوانین جریان کاری یا شرح فرآیند کسب و کار را اضافه کنید.
  5. پس از طی مراحل بالا، گردش کاری را اجرا کنید و بر عملکرد آن نظارت داشته باشید.

اکثر سازمان‌ها از سیستم‌ گردش کار برای راه‌اندازی، مستندسازی و نظارت بر گردش های کاری استفاده می‌کنند. این سیستم‌ها دارای کتابخانه‌هایی از گردش‌های کاری آماده هستند که بخش های پیش ساخته در اختیار کسب و کارها قرار می‌دهند تا بتوانند گردش‌های کاری جدید ایجاد کنند. برخی از این سیستم‌ها همچنین دارای قابلیت‌های هوش مصنوعی هستند که کارآمدی‌ها را شناسایی و اضافه می‌کنند و باعث بهبود عملیات و فرآیندهای کسب و کار می‌شوند.

مدیریت گردش کار چیست؟

یک سازمان پس از طراحی گردش کار، باید آن را به عنوان بخشی از کل تلاش‌های مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)  مدیریت کند. مدیریت گردش کار، یک رویکرد منظم برای ایجاد، مستندسازی، نظارت و بهینه سازی گردش کار است. این فرآیند به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا مراحل و اجزای گردش کاری را بهینه کنند و اطمینان حاصل کنند که هر مرحله به درستی، به طور مداوم و کارآمد تکمیل می‌شود.

 

مدیریت گردش کار همچنین به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا گلوگاه‌ها، مراحل زائد و سایر مشکلات موجود در گردش کاری را شناسایی و اصلاح کنند. این نوع مشکلات می‌توانند اجرای وظایف در یک گردش کاری را کند کنند، خطر خطا را افزایش دهند و برای تکمیل یک فعالیت به منابع بیش از حد، نیاز داشته باشند.  

 

هنگامی که مدیریت گردش کار به طور مؤثر اجرا شود، می‌تواند به طور مداوم گردش‌های کاری سازمان را بهبود بخشد. در نتیجه باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه و همچنین کاهش خطاها می‌شود.

 

تقاضا برای ابزارهای مدیریت گردش‌های کاری بسیار زیاد است. بر اساس گزارش بازار ۲۰۲۳ در مورد سیستم‌های مدیریت گردش کاری از Reportlinker.com، بازار جهانی این فناوری در سال ۲۰۲۲ برابر با ۶.۶۵ میلیارد دلار بوده است و پیش‌بینی می‌شود تا سال ۲۰۳۰ به ۴۶.۴۷ میلیارد دلار برسد.

اتوماسیون گردش کار چیست؟

اتوماسیون گردش کار تاثیر زیادی بر روند پیشرفت کسب و کار ها خواهد گذاشت.

مدیریت گردش کار همچنین سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا مراحل یک گردش کار یا کل گردش‌های کاری را که می‌توانند با استفاده از قوانین تعریف‌شده کسب‌وکار اتوماسیون شوند، شناسایی کنند.

اتوماسیون گردش کار مزایای زیادی برای سازمان‌ها به همراه دارد، از جمله:

  • افزایش بهره وری:‌ با حذف دخالت‌های دستی، سرعت اجرای فرآیندها افزایش می‌یابد.
  • کاهش خطاهای انسانی: حذف وظایف دستی، منجر به کاهش قابل توجه خطاهای انسانی در فرآیندها می‌شود.
  • با بهینه‌سازی گردش کار، در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌شود.
  • بهبود روحیه کارکنان: حذف کارهای تکراری و اضافی باعث افزایش رضایت و انگیزه کارکنان می‌شود.
  • افزایش رضایت مشتریان:‌ اتوماسیون فرآیندها، سرعت ارائه خدمات به مشتری و رسیدگی به درخواست‌های آن‌ها را افزایش می‌دهد و در نتیجه موجب بهبود تجربه و رضایت مشتری می‌شود.

تفاوت گردش کار با مفاهیم دیگر

فرایند(Process)، مدل فرایندی(Process Model)، نمونه فرایند (Instance) و جریان کار(Workflow) چه تفاوت‌هایی با هم دارند؟

دیدگاه‌های بسیاری در مورد فرایند کسب‌و‌کار (BP) وجود دارد اما تعاریف و اصطلاحات به کار برده شده مانند نمونه فرایند، مدل فرایندی و جریان کار، عموماً در دیدگاه‌های متفاوت بوده که با یکدیگر سازگار نیست.

در این مقاله به دو دیدگاه پرداخته می‌شود:

دیدگاه مستندسازی فرایند، بدون نگاه اتوماسیون آن که در این مقاله به اسم “دیدگاه مستندسازی فرایند (BPM)” به آن اشاره شده.

دیدگاهی مبتنی بر اتوماسیون فرایند به وسیله یک ابزار فرایندی (BPMS) یا یک ابزار جریان کار (WFMS). که در این مقاله به اسم دیدگاه اتوماسیون فرایند اشاره شده.

دیدگاه مستندسازی فرایند چیست ؟

تمرکز این دیدگاه بر اتوماسیون فرایندهای کسب‌ و کار نیست و اغلب اوقات خروجی یا بازده اصلی وابسته به ارائه یافته‌ها و نظریه‌ها می‌باشد. از این رو تمرکز بر روی مستندسازی فرایندها است. خروجی عمده‌ی این دیدگاه، «نقشه فرایندی»، «شرح فرایند» و «شناسنامه فرایند» است، که فرایندهای سازمان را توصیف می‌کند.

«نقشه فرایند» نمودار ترسیم شده بر اساس استاندارد مدلسازی فرایند و سایر استاندارد ها مانند EPC و غیره است که در نرم‌افزارهای مناسب مانند Visio، Visual Paradigm و غیره ترسیم شده است. ( آموزش نصب نرم افزار ویژوال پارادایم )

«شرح فرایند» توصیفی از جریان فعالیت‌های یک فرایند در سطوح مختلفی از جزئیات است. در شرح فرایند به سناریوهای مختلفی که یک فرایند ممکن است با آن روبرو شود پرداخته شده و نتایجی که ممکن است به‌ازای اجرای هر سناریو حاصل شود را بیان می‌کند.

«شناسنامه فرایند» حاوی مجموعه‌ای از اطلاعات مهم یک فرایند مانند دامنه کاربرد، هدف، نوع، وظایف افراد و نقش‌ها در آن فرایند و غیره می‌باشد که عموماً مکمل شرح و نقشه فرایند است.

در این دیدگاه، منظور از یک «فرایند»، اجرا شدن واقعی سناریویی است که در «شرح فرایند» توصیف شده است. به بیان دیگر اصطلاح «فرایند» به اجرا شدن واقعی فعالیت‌ها اشاره دارد، نه شرح آن‌ها.

دیدگاه اتوماسیون فرایند چیست ؟

در این دیدگاه با یک خروجی مانند شرح فرایند مطرح نیست و خروجی آن «مدل فرایند» است که شمای یک فرایند در یک نرم افزار را نمایش می‌دهد. مشابه «شرح فرایند»، یک «مدل فرایند» بسیاری از ویژگی‌های یک فرایند را دارد و شامل سناریوهای مختلف یک فرایند می‌باشد. این سناریوها مسیرهای متفاوتی است که در یک مدل فرایند نشان داده می‌شوند.

زمانی که یک فرایند بر روی یکی از ابزارهای توسعه فرایند (مانند BPMS) ترسیم شود، مرز میان «مدل فرایند» و «فرایند» در واقعیت نیز کمرنگ می‌شود. در این صورت مدل فرایند یک فرایند مجازی است. لذا در بسیاری از موارد، هنگام ارجاع به فرایند مجازی، اصطلاح‌های «فرایند» و «مدل فرایند» به صورت مترادف استفاده می‌شود.

بنابراین اگر «فرایند» نیز در یک ابزار مدل‌ شود که به آن «مدل فرایند» گویند، پس اجرا شدن واقعی یک فرایند مجازی، آن را چه می‌نامند؟

واژه «نمونه فرایند» اشاره به اجرا شدن یک فرایند مجازی به عنوان یک «مدل فرایندی» در ماشین فرایندی دارد.

«نمونه فرایند» از این منظر، دارای مشخصات «فرایند» در دیدگاه مستندسازی فرایند می‌باشد. بنابراین یک «نمونه فرایند» فقط یکی از سناریوهای متعدد توصیف شده در فرایند مجازی (مدل فرایند) را اجرا می‌کند.

به عنوان مثال، یک کتاب فیزیکی و یک فایل pdf از همان کتاب را در نظر بگیرید. اگرچه فایل pdf دقیقاً همان ویژگی و مشخصات کتاب را ندارد، اما محتوای کتاب را داراست، و بعلاوه امروزه از آن معمولاً به عنوان یک کتاب یاد می‌شود.

فرایند در برابر گردش کار

اصطلاح رایج دیگری که در این دیدگاه استفاده می شود، اصطلاح گردش کار “workflow” است. تعریف «گردش کار» در مفهوم با «مدل فرایند» یکسان است اما فناوری‌های زیربنایی اجرای آن ممکن است بسیار متفاوت باشد.

اصطلاح «نمونه» نیز برای بیان کردن زمان اجرای «شرح گردش کار» استفاده می‌شود، بنابراین اصطلاح «نمونه گردش کار» را خواهیم داشت. «نمونه گردش کار» همان مفهوم «نمونه فرایند» را دارد.

تفاوت کلیدی دیگری بین استفاده از «فرایند» و «گردش کار» در دیدگاه اتوماسیون فرایند وجود دارد. اصطلاح «فرایند» هم برای توصیف فرایند سیستم IT، هم برای فعالیت‌های انسانی و حتی در مواقعی هم برای ترکیبی از هر دو، استفاده می‌شود. درحالی‌که تحت اصطلاح «گردش کار»، دو نوع گردش کار وجود دارد: گردش کار سیستم IT و گردش کار انسان. باز هم دلیل آن استفاده از فناوری‌های زیربنایی متفاوت است.

کسانی که با BPM اغلب کار می‌کنند اغلب خود را درگیر با مفهوم گردش کار‌(workflow) و فرایند(process) می‌بینند. حتی بعضی از مردم در کشور ما این دو اصطلاح را به جای یکدیگر استفاده می‌نمایند که اتفاقا این موضوع بسیار رایج است. در این یادداشت علمی، شما درک بهتری از فرایند و گردش کار‌ پیدا خواهید نمود و به صورت شفاف تفاوت این دو را دریافت خواهید کرد.

درک تعاریف گردش کار و فرایند

مهم است که به یاد داشته باشیم که ما از کلمه ” process”  در بسیاری از حوزه‌ها مانند قانون استفاده می‌کنیم. هم‌اکنون ما در مورد کاربرد این موضوع(فرایند) در حوزه کسب‌وکار بحث ‌می‌نماییم.

فرایند کسب‌ و کار چیست؟

فرایندهای کسب‌وکار به دنباله‌ای از فعالیت‌ها (که به وظیفه‌ها تقسیم‌ می‌شوند) که ترتیب منطقی و منظم داشته، رابطه علت و معلولی بین آنها برقرار بوده و با هدف تولید محصول، خدمات، اطلاعات، تصمیم‌گیری و یا خروجی‌های دیگر برای مشتریان داخلی یا خارجی اجرایی می‌شوند، اطلاق خواهد شد.

زنجیره فرایندهای شرکت، یعنی توالی فرایند‌های مختلف یک کسب‌وکار که در ارزش آفرینی در ارائه محصولات یا خدمات برای مشتریان کمک می‌نمایند. این فرایند‌های موجب ایجاد درک بهتری از ارزش خلق شده در تولید محصول نسبت به هزینه‌های آن برای بازار می‌شود.

هرچه میزان اختلاف ارزش خلق شده با هزینه‌های تولید بیشتر باشد، سود بالاتری به سوی شرکت روانه می‌شود.(یکی از مشخصه‌های شرکت‌های سودآور)

در این زمینه، تداوم پایش، مدل‌سازی و بهبود فرایند برای اثر گذاری بیشتر و موثر تر برای سود‌اوری بیشتر شرکت روش بسیار مهمی می‌باشد.

گردش کار‌ و فرایندها در حال حاضر مرتبط با هم هستند، زیرا گردش کار‌ یک ابزار برای بهبود سازمان است که در فرایند‌ها استفاده می‌شود.

تعریف ثانویه: مجموعه‌ای از فعالیت‌های تکرار پذیر است که باید برای رسیدن به اهداف سازمان انجام شوند.

تفاوت بین گردش کار و فرایند

ما تفاوت‌های این دو را به صورت اجمالی ارائه می‌نماییم که اتفاقات جالب بین آن دو را نشان می‌دهد به منظور درک بهتر تفاوت این دو مفهوم موارد زیر را مطالعه کنید:

  • فرایند یک جریان از وظایف و گردش کار‌ برای ایجاد یک توالی مولد و کارآمد است.
  • فرایند چیزی است که به صورت طبیعی وجود دارد و به طور مستقیم جریان می‌یابد. گردش کار‌ یک تجزیه‌و‌تحلیل، برنامه‌ریزی، مدل‌سازی شده آگاهانه برای اهداف مشخص است.
  • فرایند روشی است برای برقرار ارتباط و هماهنگی بین یک گروه که برای رسیدن به هدف مشرک گرد هم آمده‌اند. گردش کار‌ یک تکنولوژی یا ابزار است که برای کمک به بدست‌آوردن نتیجه به بهترین نحو ممکن.
  • هر فرایند لزومی به خودکار سازی شدن ندارد، هدف نرم‌افزارهای گردش کار (workflow management)در واقع خودکار سازی فرایندها است.
  • گردش کار‌ یک نتیجه از وجود یک فرایند است، بنابراین ممکن است یک فرایند وجود داشته باشد که گردش کار ندارد. اما گردش کاری نمی‌یابید که فرایند نداشته باشد.

گردش‌کار را در میان فعالیت‌ها کنترل کنید:

نکته قابل توجهی که در  دو دیدگاه متفاوت است این است که در دیدگاه مستندسازی فرایند، گردش‌کار از یک فعالیت به فعالیت دیگر، یک جریان توالی را میان فعالیت‌ها نشان می‌دهد. به بیانی دیگر این گردش کار، سلسله ترتیب فعالیت‌ها را نشان می‌دهد. از طرف دیگر، در دیدگاه اتوماسیون فرایند، جریان از یک فعالیت به فعالیت دیگر، هم نشان‌دهنده جریان کنترل و هم جریان اطلاعات میان این فعالیت‌ها است. هنگامی که یک فعالیت کامل و فرایند به فعالیت بعدی منتقل شد، موتور زیربنایی فرایند، کنترل را از فعالیت قبلی به فعالیت بعدی منتقل می‌کند. این امر در مورد اطلاعات بین این دو فعالیت نیز صدق می‌کند.

بنابراین الگوی فرایندی و گردش کار کجا قرار می‌گیرد؟

طبق مطالعه روانشناختی، مغز انسان برای تشخیص الگوها تعلیم گرفته است. حتی گاهی اوقات با ساختن الگوی چیزهایی که برای آن ناشناخته است؛ فریب می‌دهد. با گفتن این حرف، اصطلاح «االگوی فرایندی» یا «الگوی گردش کار» به طور کلی برای توصیف مجموعه الگوهای جریان فعالیت‌ها استفاده می‌شود.

در دیدگاه مستندسازی فرایند، یک «الگوی فرایندی» می‌تواند برای یک یا چند «شرح فرایند» اعمال شود. اکنون می‌توان دریافت، دو «شرح فرایند» با الگوهای فرایندی یکسان، دلیلی بر یکی بودن «شرح فرایندها» نیست. تنها شباهت در آن‌ها، الگوی جریان میان فعالیت‌ها است.

در دیدگاه اتوماسیون فرایند، یک «الگوی فرایندی» می‌تواند برای یک یا چند «مدل فرایند» یا «فرایند» اعمال شود. اینجا هم، وقتی دو «مدل فرایند» یا «فرایندها»، الگوی فرایندی یکسانی دارند، به این معنا نیست که دو “فرایند”، مشابه هستند. این موضوع می‌تواند درگیر بحث دیگری شود، در جایی‌که راه و روش IT متمایل است تا در مورد الگوها به روش خاصی آمیخته با مفهموم «استفاده مجدد» عمل کند. اما این بحث برای یک مقاله دیگر است.

پیوند دو دیدگاه گردش کار و فرایندها

هدف این مقاله تعریف گردش کار و درک بهتر مفهوم آن بوده است همچنین ، پیوند زدن دو دیدگاه به درون یک دیدگاه ترکیبی است. نمودار شکل زیر نحوه ارتباط اصطلاحات با یکدیگر را نشان می‌دهد.

همه این اصطلاحات در زبان مشترک روزمره ساده به نظر می‌رسند، اما هنگام انتقال به حوزه‌های مختلف دانشی، ممکن است سخت باشد. بدون متن و تعریف توافق شده، یک اصطلاح ساده می‌تواند بحث‌های داغی ایجاد کند. سعی کنید دیدگاه طرف مقابل را درک کنید. زمینه را برای جلوگیری از بحث‌های غیرضروری در جای خود ایجاد کنید. مطمئن شوید که به یک لیست توافق شده از تعاریف رسیده‌اید.

نوشته های مرتبط

2 پاسخ

  1. با احترام و روزبخیر خدمت شما
    درمورد الگوی فرایندی ذیل میتوانید راهنمایی بفرمایید در مورد یکی از این موارد مقاله یا اطلاعاتی جهت شناخت این الگوها ممنونم
    Customer Communication
    Requirement Extraction
    Scenario Description
    Scope Isolation

دیدگاهتان را بنویسید

  • ویژوال پارادایم در مدیریت

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    ویژوال پارادایم در مدیریت
  • تدوین مستندات فرایندی

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    تدوین مستندات فرایندی
  • مدیریت فرایند کسب و کار

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    مدیریت فرایند کسب و کار
  • اشتباهات رایج در مدلسازی فرایند

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    اشتباهات رایج در مدلسازی فرایند
  • استاندارد bpmn

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    استاندارد bpmn
    • ویژوال پارادایم در مدیریت

      با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

      دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

      شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

      ویژوال پارادایم در مدیریت
    • تدوین مستندات فرایندی

      با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

      دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

      شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

      تدوین مستندات فرایندی
    • مدیریت فرایند کسب و کار

      با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

      دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

      شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

      مدیریت فرایند کسب و کار
    • مدلسازی فرایندی

      با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

      دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

      شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

      مدلسازی فرایندی
    • استاندارد bpmn

      با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

      دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

      شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

      استاندارد bpmn