پنج اشتباه رایج در نامگذاری فرایندهای کسب و کار:
نامگذاری فرایند و اهمیت آن در کسب و کار
نامها برای زندگی روزمره حیاتی هستند. آنها کمک میکنند تا دنیای اطراف را درک کرد. بر نحوه تفکر افراد درباره همه چیز از شرکت یا سازمان گرفته تا همکاران تاثیر بگذارند. بدون نام، ارتباطات دشوارتر میشود، وضوح از بین میرود و سردرگمی ایجاد میشود. این مسئله در مورد مدیریت فرآیند کسب و کار و به ویژه هنگام نامگذاری فرایندهای سازمانی و مدلسازی فرایند کسب و کار نیز صادق است.
ابتدا باید به طور واضح فعالیتهای شغلی را مشخص نمود. سپس نام مناسب و قابل فهم را برای فرایندهای سازمان قرار داد. این باعث صرفهجویی در وقت و منابع ارزشمند کارکنان و سازمان میشود. در این صورت برای تفسیر و درک مدلهای فرایند کسب و کار صرف تلاش شده است. این موضوع این امکان را میدهد با سهولت بیشتری نحوه ثبت کار و خودکار را تکرار و استاندارد کرد.
اخطار! با این که نامهای خوب ارزشمند هستند اما فکر کردن و رسیدن به آنها دشوار است. اشتباهات متعددی در ترسیم و نامگذاری فرایندهای کسب و کار وجود دارد. برای جلوگیری از این مشکلات و اطمینان از رسیدن به اهداف کسب و کار با حداکثر کارایی و اثربخشی به نکاتی اشاره میشود.
فرایند کسب و کار مجموعهای از فعالیتهای مرتبط و ساختاریافته است که برای مشتریان داخلی یا خارجی یک خدمت یا محصول خاص ارائه یا تولید میکند. در هر فرایند کسب و کار، ممکن است تعدادی زیرفرایند و فرایند مرتبط وجود داشته باشد. هر فرایند و زیرفرایند از فعالیتهای جداگانه و منحصر به فرد تشکیل شدهاند.
پنج اشتباه رایج در نامگذاری فرایندهای کسب و کار:
هنگام رسم یک گردش کار برای هر فرایند نیاز است نام جداگانهای برای فرایند، زیرفرایند و فعالیتهای مربوط در نظر گرفته شود. بنابراین پنج اشتباه رایج زیر در مورد هر یک از این سه دسته فرایند، زیرفرایند و فعالیت اعمال میشود.
نام فرایند بی معنی است.
یک نام قابل فهم باید هدف از نامگذاری فرایند را توصیف کند، یا اگر وظیفهای است، نتیجه تکمیل کار را توصیف میکند. به عنوان مثال، اگر فرایندی نیاز به ارسال نامه الکترونیکی به مشتری دارد که تایید کند کالای خاصی را سفارش داده است، نام فرایند “ارسال ایمیل تایید مشتری” است.
این بیان روشنی از نتیجه نهایی فرایند است. همچنین از اختصارات غیرمعمول(به عنوان مثال “ارسال C برای مشتری”) و اصطلاحات مخصوص صنعت(به عنوان مثال “ارسال ایمیل تایید به تکنسینهای تولیدی” جلوگیری میکند.
نام فرآیند خیلی طولانی است یا خیلی کوتاه است.
یک قانون کلی برای نامگذاری موثر فرایندهای کسب و کار این است که یک کلمه احتمالاا کافی نیست. هرچند بیش از سه یا چهار کلمه احتمالا زیاد است. در مثال ایمیل تایید در بالا “ارسال ایمیل” بسیار کوتاه و بیش از حد عام است و نمیتواند مفید باشد. درحالیکه “بررسی محصول انجام شد سپس الگوی ایمیل و الگوی تکمیل شده ایمیل را برای مشتری پر کنید” بسیار طولانی و بسیار جزئی است. گاهی بهترین کار این است که فرایند را به چند گروه از فعالیتها تقسیم کرده و برای هر یک نام انتخاب کرد.
نام متناقض است.
اگر برای یک فرایند در یک نقشه فرایند کسب و کار یک نام انتخاب شد، اما در فرایند مرتبط دیگر نام دیگری برای آن انتخاب شود، بی شک سردرگمی و سرخوردگی را در مدیریت و کارمندان افزایش مییابد. علاوه بر آن فرصت استفاده مجدد از فرایند یا زیرفرایند در زمینههای مختلف از بین میرود. این امر ممکن است موجب طراحی فرایند یا مهندسی مجدد فرایند بسیار مشابه بدون هیچ دلیلی شود.
اگر یک فرایند یا فعالیت بیش از یک بار ظاهر شود، حفظ ثبات در یک مدل فرایند کسب و کار خاص نیز مهم است. اگر «ارسال نامه تایید مشتری» را به عنوان یک فرایند نام داشت اما کار دیگری در همان مدل فرایند «تایید محصول به مشتری از طریق ایمیل» نامیده شود، تسهیلگرانی که به دنبال بهبود گردش کاری هستند ممکن است موارد تکراری را از دست بدهند. بنابراین یک فرصت برای افزایش کارایی از دست میرود. علاوه بر این، یک ساختار نامگذاری سازگار امکان جستجوی آسانتر، مدیریت اثربخش مستمر و بررسی سریعتر خطاها یا مسائل موجود در مدلهای فرایند کسب و کار را فراهم میکند.
نام گذاری فرایند بیش از حد مبهم است.
هر عنوان فرایند یا نام وظیفه باید بر اساس یک فعل خاص باشد.(یعنی با فعل شروع شود، آن هم فعل مصدری«فعل در حالت مصدری حالت و چگونگی چیزی را در زمان مشخصی بیان نمیکند.») به عبارت دیگر نامگذاری فرایندهای کسب و کار، باید “نشاندهنده انجام کاری مشخص” باشد. برای مثال، “ارسال” کلمه فعال است و به یک عمل واحد اشاره دارد. نام یک فرایند یا زیرفرایند نامناسب شامل کلماتی مانند”مدیریت”، “انجام”، “پردازش”، “رسیدگی” یا “تسهیل” میشود. زیرا این کلمات نیاز به یک عمل را بیان میکنند، بدون اینکه به طور واضح بیان کند که آن عمل چیست. یک دستور قاطع برای سردرگمی!
نامگذاری فرایند توسط یک نفر تصمیم گرفته شد.
برنامهریزی فرایند کسب و کار یک فعالیت اساسی است. به این ترتیب باید روی تعریف و نامگذاری فعالیت و فرایندهای کسب و کار در یک گروه کار کرد. اگرچه این امر میتواند از نظر کمبود منابع با محدودیتهایی همراه باشد. اما این موضوع به همه کارمندان و مدیریت یک سازمان یا حداقل در حوزه کسب و کار مربوط کمک میکند منطق پشت هر نام فرایند کسب و کار را درک کنند.
از همه مهمتر، طراحی نمودار گردش کار به تنهایی همچنین فرصت بازخورد در زمان واقعی و توافق گروهی درباره دامنه هر فرایند و کار را از دست میدهد. تصمیمگیری مشترک در مورد اسامی، این اطمینان را حاصل میکند که تیمها در مورد هدف نهایی هر فرایند و وظیفه به توافق برسند. این امر اغلب میتواند منجر به بحث غیرمنتظره و اغلب بسیار سودمندی درباره شناسایی گردش کار واقعی شود. از جمله شناسایی گلوگاهها، فرایندهای کسب و کار اضافی، فرایندهای کسب و کار خلا و فرایندهای مدیریتی غیرضروری.
