اثرات مدیریت فرآیند در کسب و کار

در یک سازمان مدیر ارشد اطلاعات، مدیر ارشد فناوری و مدیر عامل در موردِ استفاده از راه حل مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) تصمیم‌گیری می‌نمایند. انگیزه‌های موجود برای انتخاب چنین راه حلی شامل موارد ذیل هستند:

رسمیت بخشیدن به فرایند موجود و هدف گیریِ پیشرفت‌های مورد نیاز

استفاده از BPM سبب می‌شود سازمان به درک خود از فرایندهای جاری فکر کرده و به آنها رسمیت ببخشد. در طول این مسیر، افرادی که در راس مدیریت کسب و کار هستند همواره بهبودهای بالقوه را شناسایی و هدف گیری می‌نمایند. بهبودهایی از جمله کاهش مراحل، خودکارسازی مراحلِ دستی یا بازمهندسی مجددِ بخشی از جریان یا کلِ آن.

تسهیلِ جریان یک فرایند موثر و خودکار

یک فرایند متشکل از چندین فعالیت است. هر چه زمانِ بین این اقدامات و فعالیت ها کمتر باشد بهتر است. زمانی که جریان فرایند با نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب وکار (BPMS) اجرا می‌شود، زمان از کار افتادگی (زمان تعویق کار) تقریبا به صفر می‌رسد. مگر در صورتی که خود نرم افزار مشکلی پیدا کند. نکته مهم‌تر این که، BPM از موازی سازی فرایند، پشتیبانی نموده تا به این ترتیب بتوان پیامدهای مجزای ناشی از کار را جداگانه اما به طور همزمان اجرا و متعاقب این موازی‌سازی، نتایج را در جریان، ادغام و همگام سازی نمود. فرایندی که اگر به گونه‌ای دیگر و مثلا با تماس تلفنی، ایمیل یا تبادل نامه‌ایِ بین دفتری کنترل شود. حتما این فرایند سرعت کمتری داشته و مستعد خرابی یا مفقودی است.

افزایش سودمندی و کاهش تعداد کارمندان

با تعداد کارمندان کمتر می‌توان کارها را سریع‌تر انجام داد! مطالعات موردی موجود در زمینه مدیریت فرایندهای کسب وکار نتایج جالبی داشته‌اند. یک موسسه مالی ارائه دهنده خدمات مالی تعداد کارمندان را از ۶۱۳ نفر به ۴۰۶ نفر تقلیل داد. زمان پردازش فرایندها را کم کرد و باعث رضایت بیشتر مشتری شد. یک شرکت بیمه تعداد کارمندان خود را تا ۴۰ درصد کم کرد. زمان بیشتری برای مدیریت درخواست خسارت‌ها صرف کرد.

فراهم کردن زمینه برای حل مشکلات سخت از سوی افراد

اگرچه اغلب مدیریت فرایندهای کسب و کار به حذف و کاهش مشارکت انسانی در یک فرایند مربوط می‌شود، اما یکی از مزایای آن منعطف بودنش برای استفاده از افراد به منظور برطرف نمودن مشکلات است. همانطور که در نمودار زیر می بینید، برطرف نمودن یک مورد استثنا در مرحله D به یک انسان واگذار شده است. او این مشکل را برطرف نموده و در مرحله E آن را به فرایند باز می‌گرداند.

جیمز رابی (James Raby) معاونت مهندسی در زمینه برون سپاری پردازشِ درخواست خسارت در حوزه بیمه، معتقد است که مدیریت فرایند در کسب و کار ضرورتا افراد را حذف نمی‌کند، بلکه آنها را مجبور می‌کند «مسائل سخت را حل کنند». به عنوان مثال، در صورتی که یک مرحله خودکار (مثلا جستجو در یک سامانه قدیمی) به درستی انجام نشود، یک راه حل موقت به صورت دستی برای آن در نظر گرفته می‌شود و یک کارمند عملیاتی باید آن را انجام دهد. (او جست‌وجوی مورد نظر را انجام داده و بعد نتایج را به فرایند باز می‌گرداند).

ساده سازی مقررات و موضوعات انطباقی

بر اساس اظهارات گروه باتلر(Butler Group)، مدیریت فرایندهای کسب و کار کمک می‌کند تا یک مجموعه فرایندهای قابل پایشی ایجاد کرده و به این ترتیب شرکت ها تواناییِ سازگاری با ملزومات قانونی مختلف را داشته باشند:

«در واقع سازمان‌های مختلف بر روی مساله انطباق پذیری کنترل کافی ندارند. کسب وکارهای هوشمندتر تلاش می‌کنند تا هزینه انطباق پذیری را با مزایای مدیریت و کنترل فرایند متعادل سازی کنند.»

به طور مثال، در بخش مالی، وجود قوانینی مثلِ قانون میهن دوستی (Patriot Act) و پیمان بازل  (Basel Accord) باعث شده تا شرکت ها فرایندهای جدیدی ایجاد کرده یا فرایندهای موجود را بهبود ببخشند. تا به این ترتیب پولشویی را پیگیری کرده و مانع از بروز خطر شوند.