بابک اکبری
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک مفهوم بزرگ است. این مفهوم تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، اتوماسیون، بهینه سازی، طراحی گردش کار و استراتژی کسب و کار را شامل می‌شود. درک BPM و طراحی یک طرح، پیش از اجرای موفقیت‌آمیز BPM ضروری است اما هنگامی که به درستی آن را اجرا می‌کنید، مزایای فوق العاده‌ای برای شما به ارمغان می‌آورد.
سازمان‌ها برای بهبود فرآیندهای کسب و کار از BPM استفاده می‌کنند و قدم به قدم این فرآیند را اجرا می‌کنند تا به مدل دلخواه خود برسند. پیاده‌سازی BPM شخصی‌سازی شده معمولا با تعریف مراحل موجود در یک فرآیند کار شروع می‌شود. بنابراین شما می‌توانید تعیین کنید که چه چیزی می‌تواند بهبود یابد، چه چیزی می‌تواند به صورت خودکار انجام شود و چگونه می‌توان آن را ردیابی کرد.
با کمک نرم‌افزار می‌توان BPM را به طور کامل شخصی‌سازی کرد که این موضوع برای برخی سازمان‌ها بسیار مهم است. زیرا هیچ سازمانی دقیقا همان کاری را انجام نمی‌دهد که بقیه سازمان تجربه می‌کنند و تمایز سازمان‌ها کلیدهای رقابتی هستند که به آن‌ها برتری خاصی می‌دهد. در ادامه ۵ توصیه کلیدی برای اجرای موفقیت‌آمیز BPM بیان شده است. لطفا تا پایان همراه ما باشید.
۱.اهداف خود را از پیش تعیین کنید
قبل از اجرای BPM، شما باید بپرسید: «چرا ما این کار را انجام می‌دهیم؟» پاسخ باید مانند مواردی زیر باشد:
- بر روی چه فرآیندی (ES) باید تمرکز کنیم؟
- برای اجرای فرآیندها چه مواردی لازم است آماده شود؟
- آیا این روند اهداف ما را برآورده می‌کند؟
- چه جنبه‌های فرآیندی نیاز به بهبود دارد؟
- چه تغییراتی این جنبه‌های فرآیند را بهبود می‌بخشد؟
بسیاری از سازمان‌ها قدم به قدم تغییرات را شروع می‌کنند تا اصلاح فرآیندی را تجربه کنند. موفقیت با پیاده‌سازی BPM انرژی خاصی به روند حرکتی هر سازمانی تزریق می‌کند تا در مسیر رقابت یک سر و گردن از بقیه بالاتر باشند.
۲.از بالا به پایین نمودار سفر مشتری را بررسی کنید
بدیهی است که خرید مشتری اولویت هر سازمانی است و اجرای آن باید طبق فرآیند سازمان صورت پذیرد تا به اهداف دست پیدا کنید. بنابراین از پرسونای مخاطب شروع کنید که هر روز با این روند سروکار دارند. هر کس درگیر این روند است، باید اهداف BPM را درک و در طول برنامه ریزی و پیاده‌سازی راحت باشد.
آموزش و برقراری ارتباط با کارمندان سازمان می‌تواند اجرای موفقیت‌آمیز BPM را تحت تاثیر قرار دهد زیرا آن‌ها احساس می‌کنند وضعیت موجود در خطر است، احساس تهدید می‌کنند. شما می‌بایست نگرانی‌های آن‌ها را درک کنید و برای آن‌ها توضیح دهید اجرای موفقیت‌آمیز BPM چه مزیت‌هایی به همراه دارد.
از ابتدا با تیم IT سازمان ارتباط برقرار کنید و یک جلسه آموزشی دوستانه برگزار کنید. حتی اگر آن‌ها مستقیما مسئول طراحی گردش کار نیستند، باید بدانند که آیا تغییرات در زیرساخت‌های فناوری اطلاعات مورد نیاز است یا خیر.
۳.نرم افزار BPM خود را با دقت انتخاب کنید
در نهایت، شما و تیم خود تنها کسانی هستید که می‌توانید تعیین کنید، کدام نرم‌افزار BPM مناسب نیازهای سازمان است. نرم‌افزار انتخابی شما باید همکاری و ارتباطات آسان را فراهم کند و به شما اجازه دهد تا کارها را به سادگی و بدون نیاز به استخدام برنامه‌نویس یا فردی از تیم IT سازمان جلو ببرید. به عبارت دیگر، اجرای موفقیت‌آمیز BPM به سادگی و سهولت انجام می‌گیرد، هر چند در طول مسیر با چالش‌هایی رو به رو شوید.
همچنین باید گزینه‌های سفارشی‌سازی گسترده را به شما ارائه دهد، زیرا فرآیندهای شما منحصر به فرد هستند و راه حل BPM شما باید به صورت منحصر به فرد اجرا شود. به عنوان مثال، سیستم مدیریت فرایند کسب و کار بیزاجی فارسی سازی شده و دارای تقویم شمسی گزینه‌ای مناسب برای کسب و کارهای ایرانی است که به آن نیاز دارند.
۴.نظارت و اندازه گیری پس از پیاده سازی
BPM بر پایه و اساس تعهد به بهبود مستمر ساخته شده است. به این معنی که شما نمی‌توانید فقط BPM را اجرا کنید و دیگر نیازی به بهبود مستمر نباشد. قبل از اجرای BPM، عملکرد پایه خود را درک کنید، بنابراین شما چیزی را برای اندازه گیری عملکرد خود خواهید داشت. نظارت بر اسناد پیاده‌سازی BPM را از ابتدا برنامه ریزی کنید. دقیقا بدانید که کدام یک از مرحله‌ها را در یک فرآیند تحت تاثیر قرار می‌دهد و از بازخورد آن‌ها چه نکته‌ای نصبیب‌تان می‌شود.
اگر شما نظارت، بررسی، اندازه گیری و تنظیم دقیق در یک روند قابل کنترل، تاکتیکی را به درستی برنامه ریزی کنید، به طور خودکار روند اجرایی BPM خود را بهتر می‌کند و سازمان برای گسترش BPM به فرآیندهای دیگر آماده می‌شود.
۵.به عنوان یک پروژه به این روند نگاه نکنید
توصیه آخر ما این است که BPM را به عنوان یک پروژه با شروع و پایان مشخص در نظر نگیرید. مراحل قابل تعریفی وجود دارد اما BPM بیشتر در مورد سفر مشتری به سمت بهینه‌سازی فرآیند و رویکردی برای تحقق آن است.
در واقع یک «پروژه» بسیار محدود کننده است، درحالی که BPM سیستمی برای پیش بینی و مدیریت تغییرات با تغییر شرایط یا بهره بردن از تکنولوژی است. پیاده‌سازی BPM نیازمند برنامه‌ریزی، ارتباط و کار سخت است، اما زمانی که کارکنان سازمان ببینند ایده‌هایشان به واقعیت می‌پیوندد و فرآیندها بهینه می‌شوند، متوجه می‌شوند که چرا BPM وجود دارد و واقعا چه می‌کند.
هر سازمانی به اجرای موفقیت‌آمیز BPM نیاز دارد
BPM طراحی شده است تا به سازمان شما کمک کند تا ارزش کسب و کار خود را به طور مناسبی اجرا کنید و از رقبای خود پیشی بگیرید. این موضوع نیاز به کار سخت و برنامه ریزی دارد اما همیشه تلاش‌های ارزشمند نتیجه دلپذیری به همراه دارند.
اضافه کردن نظر