از ابتدای سال ۱۳۹۸ به منظور شناسایی، مستندسازی فرآیندهای وضع موجود و بهبود فرآیندها در سازمان اداری استخدامی کشور پروژه‌ای با عنوان «شناسایی، مستندسازی و بهبود فرآیندهای معاونت توسعه منابع و پشتیبانی، حوزه ریاست، روابط عمومی و امور بین‌الملل و امور مطالعات نظام‌ها و فناوری‌های مدیریتی» منعقد گردید. بر اساس شرح خدمات تعریف شده در قرارداد، گروه آموزشی و مشاوره مدیریت eBPM با مشارکت مرکز مطالعات مدیریت دانشگاه تربیت مدرس فعالیت اجرای پروژه را در قالب ۵ فاز آغاز نمود.
مشکلات و عارضه های پیرامون اجرای پروژه
اجرای پروژه های مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) در سازمان های بزرگ که ساختار بروکراتیک پیچیده دارند بعضا با مشکلات و عارضه هایی مواجه خواهد بود که در این مطلب برخی از این موارد به منظور بهره برداری تحلیلگران کسب و کار ذکر و مورد بررسی قرار می گیرد.
۱- عدم اعتقاد به اثرگذاری موضوع مدیریت فرآیندها در بهبود عملکرد سازمان
علی رغم برگزاری دوره‌های آموزشی فرهنگ‌سازی برای مدیران و کارشناسان فعال در فرآیندهای سازمانی، با توجه به‌عدم مشارکت و حضور تمامی کارشناسان و مدیران در این فاز از پروژه موجب شد تا شناخت مناسبی برای همه ذینفعان فرآیندها صورت نپذیرد و همین موضوع موجب‌عدم همکاری این بخش از کارشناسان و مدیران به دلیل‌عدم اعتقاد کافی به اثرگذاری موضوع مدیریت فرآیندها در بهبود عملکرد سازمان گردید. لذا موضوع فرهنگ‌سازی در حوزه مفاهیم عمومی مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار در ابتدای هر پروژه BPM از اهمیت بالایی برخوردار است و می‌بایست با اهتمام کامل صورت پذیرد.
۲- مقاومت در برابر تغییر توسط مالکین و ذینفعان فرآیندها
ایجاد تغییر در فعالیت‌ها و اجرای فرآیندهای کاری همواره ذینفعان فرآیند را دچار چالش‌های جدید نموده و ذینفعان را مجبور به تطبیق با شرایط جدید و تغییر عادات روزمره کاری خواهد نمود. لذا در بسیاری از تغییرات پیشنهادی به منظور ایجاد بهبود در اجرای فرآیندها، مقاومت در برابر تغییر از سوی مالکین و سایر ذینفعان فرآیندها مشاهده شد که بررسی و ارائه راهکار برای مقابله با این نوع رفتاری از جانب تحلیلگران کسب و کار بسیار مهم و با اهمیت می‌باشد. لازم به ذکر است برخورد نادرست با این نوع مقاومت‌ها می‌تواند در بلند مدت موجبات شکست اجرای پروژه‌های BPM را فراهم نماید.
۳- عدم شناخت مناسب پیرامون استانداردهای تحلیل کسب و کار اعم از استانداردهای شناسایی و مدلسازی فرآیند
در گام‌های مختلف اجرای پروژه اخذ بازخورد از مالکین و ذینفان فرآیندها پیرامون نقشه‌های فرآیندی ترسیم شده صورت می‌پذیرد که عدم آشنایی مالکین و ذینفعان با استانداردهای مدلسازی فرآیند موجب برداشت نامناسب و ارائه بازخوردهای غیردقیق خواهد شد.
در این پروژه نیز با توجه به اینکه اجرای پروژه به صورت کامل به تیم پروژه برونسپاری گردید، و تمایلی برای ورود کارکنان سازمان به مفاهیم مدلسازی فرآیند وجود نداشت، هیچ آموزشی در حوزه تخصصی مدلسازی و تحلیل فرآیند صورت نپذیرفت که همین امر در خلال اجرای پروژه در مراحل اخذ تایید پیرامون نقشه‌های فرآیندی از مالکین و ذینفعان فرآیندها، تیم پروژه را دچار مشکل نمود و تیم پروژه مجبور به برگزاری جلسات متعدد و زمانبر برای تفهیم نقشه‌های فرآیندی به مالکین و ذینفعان فرآیندها گردید.
۴- تغییر مالکین فرآیند (مدیران و کارشناسان) در خلال اجرای پروژه
تغییر نفرات اعم از مالکین فرآیندها و سایر ذینفعان در سطح مدیران و کارشناسان به دلایل مختلفی در سازمانها به ویژه سازمان‌های دولتی صورت می‌پذیرد. یکی از این دلایل طولانی شدن مدت زمان اجرای پروژه با توجه به محدوده نسبتا بزرگ اجرای پروژه و فضای بروکراتیک بالای سازمان برای اخذ تاییدات متعدد بر روی مستندات خروجی پروژه بود. همین تغییر و تحولات در پست‌های سازمان و نفرات فعال در آنها موجب شد تا نظرات متفاوت پیرامون اجرای فرآیندها از نفرات گوناگون مطرح و ارائه خروجی نهایی را دچار تاخیر و مشکل نماید.
کسب عنوان بهترین طرح پژوهشی سال ۱۳۹۹
پس از بررسی های صورت گرفته پیرامون خروجی تمامی پروژه های پژوهشی انجام شده در دستگاه ها، ارگان ها و سازمان های دولتی، پروزه «شناسایی، مستندسازی و بهبود فرآیندهای معاونت توسعه منابع و پشتیبانی، حوزه ریاست، روابط عمومی و امور بین‌الملل و امور مطالعات نظام‌ها و فناوری‌های مدیریتی» که با تلاش های عدیده گروه آموزشی و مشاوره مدیریت eBPM و با همکاری مرکز مطالعات مدیریت دانشگاه تربیت مدرس به سرانجام رسیده است، به عنوان بهترین طرح پژوهشی برگزیده شد.
