اشتباهات رایج در مدیریت فرایند کسب و کار

عدم مشارکت و پشتیبانی در اجرای پروژه‌ها

مدیریت فرایند کسب و کار به همان اندازه که در بهره‌گیری از فناوری‌ها نیاز به تغییر دارد، به همان اندازه نیز نیازمند تغییر در فرهنگ سازمانی است. کارمندان ممکن است در مقابل پروژه BPM مقاومت کنند، آن‌ها فکر کنند که این پروژه‌ها ممکن است بر روی حقوق، وضعیت شغلی یا فرصت‌های پیشرفت آن‌ها تاثیر بگذارد. دانا داهر، تحلیلگر ارشد تحقیقاتی در گروه تحقیقاتی Info-Tech استدلال می‌کند: «زمانی که کارکنان در برابر تغییر مقاومت می‌کنند یا در مورد مزایایی که در اوایل پروژه به وضوح بیان می‌شوند، روشن نیستند، پروژه‌های BPM با مقاومت مواجه می‌شوند. او توصیه کرد که مدیران اجرایی مزایای کمی و کیفی BPM را برای ذینفعان به تفصیل بیان کنند».

اهداف و مقاصد تجاری نامشخص

کسب و کارها گاهی اوقات ممکن است به پروژه‌های BPM با اهداف متفاوت و متضاد نزدیک شوند. داهر توضیح داد: «علی‌رغم اهمیت استفاده از اتوماسیون فرایند، بسیاری از سازمان‌ها ابتدا نمی‌توانند یک استراتژی جامع BPM ایجاد کنند.» وی افزود تیم‌های پروژه BPM باید مشخص کنند که آیا هدف بهبود مستمر بوده یا مهندسی مجدد فرایندها است؟ همچنین بهتر است هنگام ایجاد نقشه راه برای راه‌اندازی و اجرای پروژه‌های بهبود فرایند کسب و کار، تیم‌های فناوری اطلاعات و کسب و کار را نیز مشارکت داشته باشند.

محیط‌ها و زیرساخت‌های آزمایشی نامناسب

یک فرایند کسب و کار شامل افراد و واحدهای سازمانی متعددی از جمله فناوری اطلاعات، امور مالی و امنیت می‌شود. آیزاک گولد، مدیر تحقیقاتی در Nucleus Research، اظهار داشت: «اغلب، کاربران از ابزارهای اتوماسیون فرایند کسب و کار برای خودکارسازی فرایندهای مشخصی استفاده می‌کنند، اما قبل از اجرای مراحل گردش کار یا پردازش داده‌ها، فرایند آزمایشی را طی نمی‌کنند». فقدان تست عملکرد می‌تواند منجر به خرابی فرایند، خطاهای پیش‌بینی نشده، اختلالات عملیاتی و خطرات امنیتی جدید شود. هنگام برنامه‌ریزی برای بهره‌گیری از یک سیستم BPM، کسب و کارها باید محیط‌های مرحله‌بندی شده و ایزوله نسبت به محیط عملیات، کنترل‌های امنیتی و ابزارهای تست خودکار موجود را برای اندازه‌گیری عملکرد فرایند (به لحاظ کارکردی و غیرکارکردی) در نظر بگیرند. برای رفع آسیب‌پذیری‌ها، یک برنامه‌نویس یا متخصص فناوری اطلاعات را در فرایندِ آزمایشِ فرایند قرار دهید.

سردرگمی در انتخاب ابزار مناسب برای کار مناسب

دسته‌های مختلف اتوماسیون فرایند کسب و کار چه برای کاربردهای خاص کسب‌ و کاری مورد استفاده قرار گیرند و چه به عنوان بخشی از پلتفرم‌های فناوری سازمانی بزرگ‌، می‌توانند ترسیم نقشه فرایند، استخراج، پیاده‌سازی، اتوماسیون، تجزیه و تحلیل و نظارت بر فرایندهای کسب و کار را انجام دهند. برن راکر، یکی از بنیانگذاران و تکنسین ارشد در اپلیکیشن گردش کار کاموندا، عنوان می‌کند که: «بسیاری از تصمیم گیرندگان در حوزه فناوری اطلاعات تفاوتی بین انواع ابزارهای اتوماسیون فرایندهای کسب و کار، هماهنگ سازی فرایند‌ها، فرایندهای رباتیک (رباتیک کردن فرایندهای تکراری و دستی موسوم به RPA) و هایپراتوماسیون (بکارگیری تکنولوژی در زمینه‌هایی که در اصل نیاز به دخالت انسان دارد) نمی‌بینند. او پیشنهاد کرد: «تصمیم‌گیرندگان و سازمان‌ها باید درک خود را از انواع این ابزارها بهبود بخشند تا راهکار مناسب برای انتخاب ابزار اختصاصی محیط خود را دریابند.»

فرایندهای پنهان آسیب پذیر در برابر خرابی

فرایندهای کسب و کار اغلب در طول زمان ساخته می‌شوند زیرا کاربران راهکارهای بهتری برای حل مشکلات جزئی پیدا می‌کنند. این تکامل تدریجی منجر به پیدایش فرایندهای پنهانی می‌شود که به وضوح شناسایی نشده‌اند و می‌توانند زمانی که افراد در دسترس نیستند، شرکت را ترک می‌کنند، به سمت‌های سازمانی دیگر منتقل می‌شوند یا شرایط تغییر می‌کنند، از بین بروند. نیکلاس چابانولز، مدیر ارشد فناوری پلتفرم متن باز Bonitasoft گفت: «این بیماری واگیردار، که کسب و کار را به سمت فضاهای کاری هیبریدی (در دفاتر مختلف، دورکاری و غیره) سوق داده است، کشف، بهبود و خودکارسازی فرایندهای از هم گسسته را برای بسیاری از شرکت‌ها به یک ضرورت تبدیل کرده است. او خاطر نشان کرد که شفافیت در اهداف شرکت از طریق ارتباط شفاف، تیمش را قادر می‌سازد تا فرایندهای خاصی را برای اتوماسیون هدف قرار دهد».

دید و قابلیت ردیابی ضعیف فرایند

هنگامی که فرایندهای کسب و کار در میان بسیاری از سیستم‌های اطلاعاتی، واحدهای سازمانی و افراد گسترش می‌یابد، به طور معمول مشکلاتی از قبیل عدم امکان رهگیری فرایندها ایجاد می‌شود. میگوئل والدز فاورا، مدیر عامل و یکی از بنیانگذاران Bonitasoft توضیح داد که این مشکلات، می‌تواند رهگیری یک فرایند که شامل تعامل‌های دو جانبه و بسیار پرتکرار، به ویژه با طرف‌های خارجی مانند تامین‌کنندگان، پیمانکاران و نمایندگان را بسیار دشوار نماید. به عنوان مثال، برای اطمینان از به روز بودن گواهینامه‌های تامین‌کنندگان، اسناد اصلی شرکت باید ارسال، بررسی، پذیرش و در سیستم‌های داخلی ثبت شوند که این موضوع نقاط ارتباطی مختلفی را ایجاد می‌کند که ردیابی آن‌ها دشوار است(مثل دیگر تعامل‌های مالی شرکت‌ها به موازات ارسال و تحویل سفارش‌ها که واحدها و افراد متفاوتی را در هر دو سازمان درگیر می‌نماید). به گفته فاورا، بهترین راه برای حل مسائلی چون قابلیت رهگیری، طراحی مدل داده با در نظر گرفتن طرف‌های خارجی، شامل سازوکارهای تایید در سلسله مراتب سازمان است.

قراردادها و مشوق‌های نامنعطف با پیمانکاران

کسب و کارها باید بدانند که چگونه بندهای قراردادی و ساختارهای تشویقی ممکن است مانع از پیش برد پروژه‌های BPM شوند. مایک فیتزموریس، معاون رئیس‌جمهور آمریکا و مدیر پلتفرم اتوماسیون فرایند Webcon، گفت: شرکت‌هایی که برای هر ماژول اپلیکیشن یه قرارداد مجزا می‌بندند در بهره‌گیری از BPM با مشکل مواجه می‌شوند. به عنوان مثال، یک مدل بودجه‌ریزی که در آن یک قیمت ثابت برای استعلام قیمت کالا و هزینه حمل در خود جای داده است، ممکن است از فرصت‌های جدید برای کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی فرایند جلوگیری کند. فیتزموریس توصیه کرد: «مدیریت فرایند کسب و کار زمانی درخشان‌تر می‌شود که منجر به تغییر فرهنگ شود، به عبارت دیگر هنگامی که سازمان را وادار می‌کند تا به جای تمرکزِ صرف روی فعالیت‌ها و دارایی‌ها، فرایندی بیاندیشد».