استخراج و تحلیل نیازمندی ها

استخراج و تحلیل نیازمندی‌ها چیست ؟ چطوز استفاده میشود ؟ چه کاربردی دارد و چرا اهمیت زیاد در پروژه ها دارد ؟ در ادامه در مورد تمامی این نکات در مورد استخراج و تحلیل نیازمندی ها به طور دقیق تر صحبت خواهیم کرد.

کاربرد استخراج و تحلیل نیازمندی در پروژه ها چیست ؟

چگونه بدانیم که راه‌حلی که روی آن کار می‌کنیم برای شناسایی ذینفعان، مشتریان و سازمان مناسب است؟ چگونه بدانیم که مناسب است، و آن‌ها آن را دوست خواهند داشت؟ به طور معمول، توضیح بیشتر و کشف بیشتر از درخواست اصلی برای ارائه آنچه این گروه‌ها می‌خواهند و نیاز دارند مورد نیاز است. به همین دلیل است که استخراج و تجزیه ‌و ‌تحلیل نیازمندی‌ها حیاتی است. بیایید نگاهی بیندازیم که هر یک از این قطعات مهم چیست و چرا اینقدر مهم هستند. هنگامی که با سرعتی خشمگین کار می‌کنید، مانند بسیاری از ما، به راحتی می‌توان گرفتار چیزی شد که همه فکر می‌کنند راه حل باید باشد.

ذینفعان، توسعه‌دهندگان و همه ایده‌هایی دارند، اما نیازهای واقعی مشتریان در جادوی استخراج و تحلیل نیازمندی‌ها یافت می‌شوند. استخراج، کشف و بسط تدریجی درک نیازهای ذینفعان و مشتریان ما است.

این شامل مجموعه‌ای از تکنیک‌ها است که فراتر از آنچه بیان شده ‌است، فراتر از آنچه داده‌ها می‌گویند، و فراتر از ایده‌های هرکسی می‌روند، تا عمیق‌تر در مورد ناگفته‌ها کاوش کنند. این فرآیند به تیم کمک می‌کند تا ایده‌های خود را به نیازمندی‌هایی تبدیل کند که راه‌حل یا محصول را با آنچه مشتری را خوشحال می‌کند و به استراتژی سازمان خدمت می‌کند، همسو می‌کند. ما مشخص می‌کنیم که آیا در حال کار بر روی حل یک نقص، درک الزامات یک درخواست بهبود، یا توسعه یک محصول، خدمات یا فرآیند جدید هستیم یا خیر. بعد، بیایید به تحلیل نگاه کنیم. تجزیه و تحلیل، اطلاعات استخراج شده را می‌گیرد و به این می‌پردازد که شکاف‌ها و تأثیرات کجا هستند. شما این کار را با شکستن آن و نگاه ‌کردن به زوایای مختلف انجام ی‌دهید. زوایایی که می‌توانید بررسی‌کنید شامل یک توالی، داده‌ها، قوانین منطقی، افراد درگیر، انتقال‌ها و روابط مختلفی است که وجود دارد .این در مورد چگونگی کار همه آن‌ها برای رسیدن به هدف محصول و بهبود تجربه مشتری است.  اگر در مورد تحلیل کسب و کار نمیدانین پیشنهاد میشود تا مقاله مریوط به آن را مطالعه کنید.

تکنیک های استخراج و تحلیل نیازمندی ها

نقش استنباط و تحلیل در نیازمندی‌ها

تحلیل شامل ترکیبی از تفکر، گفتگوی الهام‌بخش و تحلیل با دیگران است. که شامل مدلسازی، ترسیم نمودار و مستندسازی ( مستند سازی فرایند ) برای نشان دادن زوایای مختلف است تا اطمینان حاصل شود که تأثیر، شکاف‌ها، سناریوها و اتصالات به خوبی توسط تیم درک می‌شوند.

در روزی که مملو از جلسات، ایمیل‌ها و وقفه‌ها است، به راحتی می‌توان از استنباط و تجزیه ‌و ‌تحلیل غفلت کرد.

آنچه بیش از همه مهم ‌است این است که ما برای استخراج و تحلیل نیازمندی‌ها، آگاهانه با استفاده از تکنیک‌های مختلف وقت بگذاریم.

مزایای حصول اطمینان از وقوع این قطعات حیاتی گسترده است و موفقیت پروژه و تجربه مشتریان را بهبود می‌بخشد.

اگر از اکثر تحلیلگران کسب و کار بپرسید که وقت خود را صرف چه چیزی می‌کنند، بسیاری می‌گویند اسناد، جلسات و ایمیل‌های زیادی وجود دارد .این فعالیت‌ها معمولاً راه‌هایی آهسته و با کیفیت پایین برای دستیابی به نیازهای عالی هستند.

صرف زمان بیشتر برای استخراج و تجزیه‌ و ‌تحلیل واقعی، زمان جلسات، مطالعه اسناد و خواندن ایمیل‌های خسته کننده را کاهش می‌دهد. استخراج و تحلیل واقعی بیشتر در مورد گفتگو، درک مشترک، تصاویر بصری و کاوش است. اسناد، ایمیل‌ها و جلسات سنتی به تیم‌ها در این کاوش، گفتگو و درک مشترک کمک نمی‌کنند. استخراج، کشف و تکامل فکر برای چیزی است که می‌سازید. این در مورد یادگیری با هم به عنوان یک تیم است که چه چیزی برای مشتری درست است.

به عنوان یک تحلیلگر کسب و کار، کمک به تیم در این فرآیند بسیار مهم ‌است،.کشف این‌که نیازهای واقعی مشتریان واقعا فقط آنچه گفته شده نیست، کلیدی است. اغلب اوقات، ذینفعان به سادگی نیازهای خود را بیان می‌کنند و تنها راهی را که می‌دانند چگونه آن‌ها را در آن زمان بیان کنند. چیزی که آن‌ها نیاز دارند فرصتی برای تکامل افکارشان، تفکر با صدای بلند و نشستن با افکارشان است. آن‌ها باید بتوانند ایده‌ها و راه‌حل‌های خود را با شما و تیم ایجاد کنند. و این چیزی است که برانگیختگی در مورد آن است.

تجزیه و تحلیل نیازمندی‌ها

تجزیه‌ و ‌تحلیل نیازمندی‌ها، اطلاعاتی است که شما استخراج کرده‌اید و مدل‌ها، سؤالات، گفتگوها و نمودارهای معنی‌دار را به تیم باز می‌گرداند تا اطلاعات بیشتری را استخراج کند.

در تجزیه‌و‌تحلیل، از تکنیک‌های مختلفی برای تجزیه، برخی از آن‌ها و سازماندهی مصاحبه‌های اطلاعاتی استفاده می‌کنید، که به تجزیه ‌و‌ تحلیل شما و تیم کمک می‌کند. کار بدون انجام تجزیه ‌و‌ تحلیل، دستورالعملی برای بسیاری از نقص‌ها، پیشرفت‌ها، دوباره‌کاری‌ها، برای کاربران ناامید کننده است. بنابراین ممکن است فکر کنید چه چیزی برای تجزیه‌و‌تحلیل نیازمندی‌ها وجود دارد؟ ما چیزهایی مانند افرادی که از سیستم استفاده می‌کنند و تعاملات آن‌ها را تجزیه‌و‌تحلیل می‌کنیم. داده‌ها، قوانین و سناریوهایی که رفتار و نیازهای کاربر را هدایت می‌کنند. و ما دیگرانی را که ممکن است تحت تأثیر قرار گیرند، تجزیه‌و‌تحلیل می‌کنیم.

تجزیه و تحلیل این قطعات از دیدگاه کاربر کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که آنچه ساخته می‌شود واقعا نیازهای کاربر را برآورده می‌کند. بسیاری از مشتریان، کاربران و ذینفعان ما، همه این اطلاعات، که برای پاسخ به همه این سوالات و موارد دیگر سازماندهی شده، در اختیار ما قرار نمی‌دهند.

تجزیه و تحلیل وارد عمل می‌شود، زیرا ما متوجه می‌شویم که چه اطلاعاتی داریم و چه اطلاعاتی نداریم، به طوری که می‌دانیم چه چیزی را بپرسیم یا در مورد چه چیزی تحقیق کنیم، مدل‌سازی کنیم، و نمودار را برای فهمیدن همه چیز مشخص کنیم. وقتی همه این اطلاعات را دارید، سازماندهی و اعتبارسنجی آن بسیار مهم‌ است .و این ممکن است همه در یک جلسه یا گفتگو اتفاق بیفتد یا شاید یک مکالمه جداگانه باشد. پس از اعتبارسنجی، معمولاً اطلاعات بیشتری منتشر می‌شود که قبلاً ناشناخته بود. و این دقیقا همان چیزی است که ما می‌خواهیم. ما می‌خواهیم در نقشی باشیم که دیگران را وادار به تفکر و تحلیل کند. ما این کار را تا زمانی انجام می‌دهیم که تیم احساس کند درک مشترکی در سطح دقیق جزئیات برای حرکت به جلو داریم. و این برای نقص‌ها، داستان‌های کاربر، و آیتم‌ها در تیم‌های Agile یا کل محصول یکسان است، اگر همه الزامات در یک زمان انجام شوند.

بدون استخراج و تحلیل نیازمندی‌ها ، راه‌حل‌ها و محصولات ما مملو از دوباره‌کاری، نقص‌ها و پتانسیل ناامید کردن کاربران و مشتریان ما هستند. این ناامیدی می‌تواند منجر به هزینه‌های عمده‌ای برای سازمان شود. استخراج و تجزیه ‌و ‌تحلیل عالی عمدی است و از تکنیک‌های مختلفی برای همکاری، تحقیق و آزمایش برای رسیدن به یک محصول عالی استفاده می‌کند.

اهمیت استخراج و تجزیه ‌و ‌تحلیل نیازمندی‌هات

در حال‌حاضر بسیاری از پروژه‌های ما حجم زیادی از دوباره‌کاری و ضایعات را تجربه می‌کنند. مواردی مانند نقص، نیازهای از دست رفته، خزش دامنه، ویژگی‌های بیش از حد مهندسی شده و کاربران ناامید. این دوباره‌کاری اغلب به این دلیل است که استخراج و تجزیه ‌و ‌تحلیل اتفاق نمی افتد یا به خوبی در پروژه‌ها اتفاق نمی‌افتد.

دوباره کاری معمولا نتیجه حرکت رو به جلو به سمت توسعه است بدون اینکه واقعا بدانیم نیازها و دامنه واقعی چیست. تیم‌ها اغلب بدون توجه به کشف و تجزیه‌ و‌ تحلیل جنبه‌های یک راه‌حل برای مشتری به پیش می‌روند.

بدون لایه‌های کشف و تحلیل مورد نیاز برای درست کردن آن، ما اغلب چیزهای اشتباهی را برای مشتریان خود می‌سازیم.

برای مثال، هر سازمان خرده‌فروشی می‌تواند یک تجربه خرید از طریق تلفن همراه ایجاد کند و این ممکن است همان چیزی باشد که ذینفعان درخواست کرده‌اند.

اما واقعا از کجا بدانیم که چه تجربه و جزئیات آن بهترین خدمت را به مشتری و استراتژی سازمانی خواهد داد؟ فقط به این دلیل که این یک تجربه خرید از طریق تلفن همراه ‌است، به این معنی نیست که در واقع نیازهای مشتری را برآورده می‌کند و با استراتژی همسو می‌شود. چگونه بفهمیم که محصول را درست ساخته‌ایم و محصول مناسبی را ساخته‌ایم؟ مشتریان و ذینفعان ما هنگام ارائه درخواست به ما، تصور می‌کنند که چه می‌خواهند. اما آن‌ها اغلب آن را با عباراتی که برای ساخت خوب آن لازم است، بیان نمی‌کنند. و ممکن است ایده‌ای باشد که ریشه در گذشته داشته ‌باشد تا آینده محصول یا سازمان.

هنگام انجام کارهای مورد نیاز بزرگ، درخواست را به نیاز و عملکرد واقعی تقسیم می‌کنیم. درک داده‌ها، افراد، فرآیندها، قوانین، سیاست‌ها و پیچیدگی‌های مختلف آنچه در پشت سیستم می‌گذرد. این بسیار مهم‌ است که زمانی را صرف تکامل ایده‌های خود کنیم، و سپس افکار خود را در حین کار با هم تجزیه ‌و ‌تحلیل کنیم تا بفهمیم که نرم‌افزار دقیقا چه کاری باید برای مشتری و پشت صحنه انجام‌ دهد . استخراج و تجزیه‌ و‌ تحلیل نیازمندی‌ها تضمین می‌کند که ما نیازهای معناداری داریم و از دوباره‌کاری جلوگیری می‌کنیم. و این برای حصول اطمینان از اینکه پول خود را برای کار درست خرج می‌کنیم بسیار مهم ‌است.

به این فکر کنید که یک دوچرخه یا یک ماشین در طول سال‌ها چگونه تکامل یافته است. هر دو در نحوه رسیدن به وضعیت فعلی خود تکراری و افزایشی بود، و هر دو به تکامل خود ادامه خواهند داد.

رابطه بین استخراج و تجزیه‌ و ‌تحلیل نیازمندی‌ها اغلب کمی رمزآلود است و همچنین شامل عناصر تکرار و افزایش است. در واقع، تیم‌های زیادی وجود دارند که عمل می‌کنند و فکر می‌کنند که بیشتر یک فاز است، فکر می‌کنند که استخراج ابتدا در یک فاز و سپس تجزیه‌ و‌ تحلیل می‌آید. و این واقعا نمی‌تواند دور از واقعیت باشد. آنچه واقعا اتفاق می‌افتد این است که ما به دنبال چیزی برای تجزیه‌ و‌ تحلیل هستیم. و ما تجزیه‌ و‌ تحلیل می‌کنیم تا بدانیم چه چیزهای بیشتری را باید استخراج کنیم و تعیین می‌کنیم که هنوز چه چیزی باید کشف شود.

این چرخه تا زمانی ادامه می‌یابد که احساس کنیم اطلاعات کافی برای شروع ارائه ارزش داریم. ما می‌خواهیم مطمئن شویم که این چرخه استخراج و تجزیه‌ و‌ تحلیل به روشی بسیار مشارکتی و با استفاده از تکنیک‌های مختلف برای تشویق گفتگو، تحلیل و تفکر در دیگران انجام می‌شود. مدتی به تنهایی به خودتان نیز در این راه کمک می‌کند.

بسیاری از تیم‌ها در دام بررسی اسناد یا متون در ابزاری می‌افتند تا تاییدیه بگیرند بدون اینکه واقعا هیچ استدلال یا تحلیل واقعی انجام دهند. بررسی الزامات مبتنی بر متن، تیم را تشویق به تحلیل یا نوآوری واقعی نمی‌کند. مستندات مبتنی بر متن می‌تواند به راحتی تیم را به نادیده گرفتن ماهیت واقعی استخراج و تحلیل سوق دهد. بنابراین مطمئن شوید که در عجله برای مستندسازی و تایید، استنباط، همکاری و تجزیه‌ و ‌تحلیل از دست نرود.

استخراج و تجزیه ‌و ‌تحلیل نیازمندی‌ها، اغلب همزمان در یک جلسه یا در نقاط تعامل یکسان اتفاق می‌افتد، به این معنی که برخی از تکنیک‌هایی که ما برای استخراج استفاده می‌کنیم برای تجزیه‌ و ‌تحلیل نیز استفاده می‌شود. به عنوان مثال، هنگام مصاحبه با یک ذینفع، سوالاتی می‌پرسیم تا برانگیخته شود. و در حین گوش دادن، چند قطعه را به هم وصل می‌کنیم که باعث می‌شود سؤالات بیشتری بپرسیم. پرسیدن سوال برانگیزاننده است و اتصال قطعات و کشف سوالات بیشتر تحلیل است. بنابراین، برای مثال، اگر در مورد یک فرآیند سوال بپرسیم، و سپس یک مدل فرآیندی را انجام‌ دهیم، با پرسیدن سوالات، استخراج می‌کنیم، و سپس با انجام مدل فرآیند، تحلیل می‌کنیم. از طریق کار مدل فرآیندی که انجام می‌دهیم، در حال تجزیه‌ و ‌تحلیل هستیم و احتمالا سوالات بیشتری برای بازگشت و استخراج اطلاعات بیشتر مطرح می‌کنیم. سپس دوباره مدل می‌کنیم و تحلیل می‌کنیم و غیره. این ماهیت تکراری استخراج و تحلیل است.

استخراج و تحلیل نیازمندی‌ها نیز نیازمند برنامه‌ریزی است، ما باید آگاهانه از تکنیک‌های استخراج نیازمندی‌ها که می‌خواهیم، استفاده‌ کنیم و زمانی که استفاده می‌کنیم آگاه باشیم. همچنین اگر یکی از آن‌ها کار نمی کند، باید به سرعت خود را وفق دهیم. تکنیک‌های عالی همه تفاوت را ایجاد می‌کنند.

وقتی از تکنیک مناسب برای استخراج و تجزیه ‌و ‌تحلیل استفاده می‌کنید، سهامداران شما با هم سرگرم می‌شوند. همه در حال یادگیری و تکامل افکار خود هستند. این تیم برای نوآوری و خدمت به سازمان و مشتری توانمند است.

تکنیک‌های استخراج نیازمندی‌ها، مناسب برای استخراج و تجزیه ‌و ‌تحلیل نیازمندی‌ها، گفت‌وگوی قدرتمندی را برای تیم، نوآوری‌های بصیرتی و به‌طور کلی کمتر دوباره‌کار می‌کند.

سطوح جزئیات در استخراج و تجزیه و تحلیل

استخراج و تجزیه‌ و ‌تحلیل نیازمندی‌ها مانند پوست کندن لایه‌های پیاز است. همه چیز در مورد هدایت ذینفعان ما از طریق هر لایه از جزئیات است. این به ویژه زمانی که سهامداران مختلف و اعضای تیم در حال صحبت درباره جزئیات هستند سخت است، و زمانی که لایه‌های بیرونی پیاز، تصویر بزرگ‌تر، هنوز درک نشده‌اند، مرکز پیاز است. بنابراین بیایید به چند راه برای تفکر در مورد لایه‌های استخراج و تحلیل نگاه کنیم.

 1.  لایه اول، لایه بیرونی:

ابتدا این لایه در مورد مشکل یا فرصت است. پروژه، محصول، بهبود یا نقص چه مشکلی را حل می‌کند؟ چه فرصتی به ما کمک می‌کند تا از آن استفاده‌کنیم؟

در این لایه، ما به ذینفعان خود کمک می‌کنیم تا بفهمند چرا راه حل مهم ‌است .این در مورد ایجاد یک درک مشترک از هدف تیم است به طوری که همه در هنگام بررسی جزئیات، طرز فکر و جهت یکسانی داشته باشند.

2.  لایه دوم:

لایه دوم در مورد کاربر محصول، فرآیند یا سیستم است و اینکه در تعامل با محصول چه اهدافی دارند. ما دوست داریم این را چه کسی، چه چیزی، چرا، یا نقش، هدف و منفعت بنامیم. درک تمام اهداف کاربر هنگام استفاده از محصول است.

به عنوان مثال، تجربه خرید از طریق تلفن همراه شامل مواردی مانند مرور محصولات، قرار دادن اقلام در سبد خرید، تحقیق درباره جزئیات یک کالا، بررسی وضعیت حمل و نقل و مشاهده خریدهای گذشته است.

3.  لایه سوم:

لایه سوم هر گل را برای کشف جزئیات بیشتر جدا می‌کند. بنابراین، برای مثال، هنگامی که یک مشتری خرید آنلاین می‌کند، قرار دادن اقلام در سبد خرید ممکن است بیشتر به تمام عملکردهای مختلف سبد تقسیم شود، مراحلی مانند قرار دادن یک کالا در سبد خرید، حذف یک کالا، تغییر مقدار یک کالا، صرفه‌جویی در هزینه لیست آرزوها و …

 4.  لایه آخر، لایه داخلی:

در آخرین لایه، به جزئیات مورد نیاز برای هر هدف، مواردی مانند داده‌ها، قوانین، رابط کاربری، اتوماسیون، رابط با سایر سیستم‌ها و غیره نگاه می‌کنیم. معمول است که ذینفعان ما در آخرین سطح لایه در مورد نیازهای خود صحبت کنند، و این خوب است، اما ما نمی توانیم لایه‌های بیرونی پیاز خود را نادیده بگیریم. مسیر کشف نیات و نیازها این است که به ایده‌های دقیق آن‌ها در آن سطوح دقیق احترام بگذاریم و در عین حال سطوح دیگر را به تدریج، لایه به لایه بسازیم.

اگر ذینفعان ما از سطوح یک، دو و سه بگذرند، احتمالا مشکل اشتباه را حل می‌کنیم یا مشتریان خود را بداخلاق می‌کنیم. برای جلوگیری از این پیامدهای منفی، لایه‌های بیرونی پیاز را نادیده نگیرید.

از توضیح تدریجی به عنوان چارچوبی برای فرو رفتن تدریجی در جزئیات در طول استخراج و تجزیه ‌و ‌تحلیل استفاده‌ کنید.

ذهنیت‌های کلیدی برای موفقیت

این کار سختی است. زیرا نیاز به ترکیبی از ذهن‌خوانی، درمان، تسهیل و مهارت‌های تجزیه ‌و ‌تحلیل دقیق دارد.

چگونه یک نفر این همه کار را انجام می‌دهد؟

چرا روی ذهنیت تمرکز کنیم؟ زیرا طرز فکر بسیار مهم‌تر از تکمیل بسیاری از مهارت‌های دیگر در این زمینه کاری است.

ابتدا ذهن خود را بر ساختن چیزهای مناسب برای مشتریان، کاربران و کسب و کار خود متمرکز کنید. ساختن چیز اشتباه واقعا آسان است. ما نمی‌توانیم ارزش‌های خود را به آنچه فکر می‌کنیم که کاربر به آن نیازدارد، فرافکنی کنیم. به یاد داشته ‌باشید که آنچه کاربرها برای آن‌ها ارزش قائل هستند ممکن است متفاوت از ارزش‌های شما یا تیم باشد.

راه‌های زیادی وجود دارد که فناوری می‌تواند نیازها را برآورده کند، بنابراین این به ما بستگی‌دارد که به تیم کمک کنیم تا درک عمیقی از نیازها داشته ‌باشد .اگر آن‌ها نیاز را به درستی درک کنند، بهترین راه‌حل را اعمال می‌کنند و چیز درست را می‌سازند. در مرحله بعد، از مهارت‌های همکاری برای باز کردن ذهن سهامداران استفاده‌ کنید .به یاد داشته‌ باشید که الزامات اعلام شده از طرف سهامداران تقریبا هرگز الزامات کاملی نیستند. همیشه چیزهای بیشتری برای آن وجود دارد .

و این وظیفه شماست که بفهمید چه چیزی گفته نمی‌شود. بهترین راه برای کشف نیازهای پنهان این است که تیم خود را وادار به صحبت و نقاشی کنید. تصاویر و مکالمات بسیار مؤثرتر از اسناد، متن و تاییدیه‌های رسمی هستند. و آخرین نکته، نقش خود را درک کنید و بپذیرید. شما تصمیم‌گیری را از طریق فرآیند الزامات تسهیل می‌کنید. هر نیاز تصمیمی است در مورد اینکه چگونه تجارت و فناوری با هم کار خواهند کرد. شما در موقعیت منحصر به فردی هستید که می‌توانید تصویر بزرگ و جزئیات را در دید خود داشته‌ باشید .

از این دیدگاه منحصربه‌فرد برای کمک به کسب‌وکار در تصمیم‌گیری درست در مورد آنچه نیاز دارند و کمک به تیم‌های فناوری در تصمیم‌گیری درست هنگام ساخت آن استفاده ‌کنید .داشتن طرز فکر صحیح بخش بزرگی از موفقیت در فرآیند الزامات است. از روند خود دفاع کنید و در نتیجه، طرز فکر و تکنیک‌های مناسب راه حل مناسب را ارائه می‌دهند.

واژه‌نامه تعاریف و اصطلاحات تحلیل نیازمندی ها