طراحی فرم در بیزاجی استودیو

کاربران می‌توانند از طریق یک پورتال وب تعاملی که با تمامی مرورگرها سازگار است، به فرآیندهای خودکار دسترسی پیدا کنند. این پورتال که به نام پورتال کار شناخته می‌شود، تمامی پرونده‌ها و فعالیت‌های در انتظار را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. هر فعالیت معوق به کمک یک فرم در بیزاجی نمایش داده می‌شود که اطلاعات لازم برای انجام آن را در اختیار کاربر قرار می‌دهد. بیزاجی ابزارهای قدرتمندی برای طراحی و مدیریت رابط‌های کاربری فعالیت‌های انسانی ارائه می‌دهد. یکی از این ابزارها، طراح فرم‌ها است که با محیطی ساده و کاربرپسند به شما کمک می‌کند اطلاعات موردنیاز را در هر فعالیت به شکلی سازمان‌دهی‌شده و مرتب نمایش دهید. اگر در مورد نرم افزار بیزاجی اطلاعات ندارید پیشنهاد میشود تا مقاله مرتبط با آن را در سایت مطالعه کنید.

اگرچه بیزاجی تمامی امکانات لازم را برای طراحی فرم در اختیار شما می‌گذارد، اما ایجاد فرم‌هایی که اطلاعات را به بهترین شکل ممکن نمایش دهند، چالشی است که بسته به شرایط کسب‌وکار متفاوت است. با این حال، با رعایت نکات ارائه‌شده در این راهنما، می‌توانید فرم‌هایی شفاف، کاربردی و کاربرپسند طراحی کنید.

نکات کلیدی برای طراحی فرم‌های استاندارد با بیزاجی استودیو

برای داشتن فرم‌های استاندارد و مؤثر، باید به نکات مهمی توجه کنید. اولاً، فرم‌های شما باید قابل‌استفاده مجدد باشند. این به این معناست که فرم‌ها باید با موجودیت‌ها (Entities) مرتبط باشند تا در آینده بتوانید آن‌ها را راحت‌تر تغییر داده یا مجدداً استفاده کنید. دومین نکته طراحی فرم‌هایی سبک و سریع است. برای کاهش زمان بارگذاری، فرم‌ها را ساده و کم‌حجم طراحی کنید. لازم به ذکر است که زمان بارگذاری در محیط تولید ممکن است تا پنج برابر طولانی‌تر از محیط توسعه باشد. سومین نکته به‌کارگیری بارگذاری جزئی است. به‌جای بارگذاری کامل فرم، تنها بخش‌های کوچکی از آن را به‌روزرسانی کنید تا سرعت و کارایی افزایش یابد. نکته آخر این است که باید عملکرد تراکنشی را مدیریت کنید. در بیزاجی هر اقدام در فرم به‌صورت تراکنشی انجام می‌شود و هر عمل یک فرآیند ایجاد می‌کند که در پایان فعالیت اعمال می‌شود. بنابراین از انجام عملیاتی که نیاز به پاک‌سازی جداول بزرگ و بازسازی آن‌ها دارند، به‌ویژه در مواقعی که دکمه‌ها یا تغییرات فرم چندین بار فشار داده می‌شوند، اجتناب کنید.  دانلود و نصب بیزاجی استودیو را در eBPM میتوانید مشاهده کنید.

روش‌های استاندارد نام‌گذاری فرم‌ها در بیزاجی

برای داشتن فرم‌های سازمان‌دهی‌شده و شفاف، استفاده از یک روش استاندارد نام‌گذاری ضروری است. برای این کار می‌توانید از پیشوندهای مشخصی برای انواع فرم‌ها استفاده کنید. به‌طور مثال، برای زیرفرمی که درخواست محصول را اضافه می‌کند، می‌توانید نام “Sf_Add_ProductRequest” را انتخاب کنید. همچنین برای فرمی که مربوط به پرس‌وجو درباره درخواست مرخصی است، می‌توانید از نام “Qry_VacationRequest” استفاده کنید.

طراحی فرم‌های مؤثر و کارآمد با نرم افزار بیزاجی استودیو

برای طراحی فرم‌های مؤثر، رعایت اصول اولیه بسیار مهم است. اولین اصل نمایش اطلاعات به‌صورت شفاف و منظم است. در طراحی فرم‌ها، به‌ویژه فرم‌هایی که حجم زیادی از اطلاعات را نمایش می‌دهند، نظم و شفافیت در نمایش اطلاعات برای بهبود تجربه کاربری اهمیت زیادی دارد. در این راستا، توصیه می‌شود تنها اطلاعات ضروری را وارد کنید و از اضافه کردن تعداد زیادی کنترل در فرم که ممکن است تأثیر منفی بر تجربه کاربری بگذارد، خودداری کنید. فرم‌های طولانی و پیچیده نه تنها مطلوب نیستند بلکه موجب سردرگمی کاربر می‌شوند. همچنین جزئیات اضافی و اطلاعات اختیاری را می‌توان جداگانه ارائه داد تا تنها در صورت نیاز، کاربران به آن‌ها دسترسی پیدا کنند. برای این منظور می‌توانید از روش‌هایی مانند استفاده از تب‌ها یا کنترل‌های لینک فرم استفاده کنید. ( پیشتهاد میشود تا از آموزش بیزاجی BIZAGI سایت استفاده کنید.)

دومین اصل، گروه‌بندی و توزیع اطلاعات است. نحوه گروه‌بندی و توزیع اطلاعات تأثیر زیادی بر تجربه کاربری و جلوه بصری فرم دارد. با استفاده از کانتینرها و ابزارهای چیدمان، می‌توانید فضای نمایش را در تب‌ها یا گروه‌های مختلف سازمان‌دهی کرده و محتوا را در ستون‌های جداگانه توزیع کنید. این روش باعث می‌شود فرم شما ساختاری منظم داشته باشد و اطلاعات به شکلی سازمان‌یافته به نمایش درآید.

کنترل تعداد رکوردهای نمایش‌داده‌شده در لیست‌ها

در فرم‌ها، کنترل‌هایی مانند فهرست کشویی برای نمایش لیست‌ها به کار می‌روند. این روش زمانی مناسب است که تعداد رکوردها محدود به ۱۰ تا ۲۰ مورد باشد، اما اگر لیست بیش از حد بزرگ باشد، استفاده از فهرست کشویی توصیه نمی‌شود. لیست‌های طولانی علاوه بر کاهش تجربه کاربری، باعث طولانی شدن زمان بارگذاری و کاهش عملکرد سیستم می‌شوند. در محیط توسعه، لیست ممکن است تنها شامل ۵ تا ۱۰ کاربر باشد، اما پس از انتشار فرآیند در محیط تولید، این لیست می‌تواند شامل هزاران کاربر شود. برای بهینه‌سازی نمایش رکوردها در چنین شرایطی، توصیه می‌شود که فیلترهایی اعمال کنید تا تنها یک زیرمجموعه از رکوردها در لیست نمایش داده شود. همچنین، بهتر است تعداد رکوردهای فیلترشده از ۵۰ مورد بیشتر نشود. برای کمک به کاربران در پیدا کردن رکوردهای مورد نظر خود، می‌توان از کنترل‌های پیشنهادی استفاده کرد که به کاربران این امکان را می‌دهند با وارد کردن بخشی از اطلاعات، رکورد مورد نظر را سریع‌تر پیدا کنند. استفاده از کنترل‌های جستجو نیز گزینه مناسبی است که به کاربران کمک می‌کند رکوردهای خاص را به‌سرعت پیدا کنند، به‌ویژه در لیست‌های طولانی. در مواردی که کاربر نیازی به ویرایش اطلاعات ندارد، می‌توان لیست را بدون اعمال فیلتر نمایش داد تا کارایی سیستم بهبود یابد.

اجتناب از نمایش بیش از ۵۰ رکورد در جداول

برای نمایش اطلاعات به کاربران به‌صورت منظم و کاربردی، بهتر است جداول به صفحات کوچکتری تقسیم شوند و حداکثر ۵۰ رکورد در هر صفحه نمایش داده شود. این روش نه تنها باعث بهبود عملکرد سیستم می‌شود، بلکه تجربه کاربری بهتری را نیز فراهم می‌کند. تقسیم‌بندی رکوردها اهمیت زیادی دارد زیرا نمایش تعداد زیادی رکورد در یک جدول باعث شلوغی و کاهش شفافیت اطلاعات می‌شود. همچنین، تقسیم رکوردها به صفحات کوچکتر، زمان بارگذاری جدول را کاهش داده و کار با فرم‌ها را روان‌تر می‌کند. این رویکرد همچنین به طراح این امکان را می‌دهد که رابط کاربری را به‌طور مؤثری با توجه به نیازهای کاربران بهینه‌سازی کند. برای پیاده‌سازی این روش، پیشنهاد می‌شود که جداول به‌گونه‌ای طراحی شوند که رکوردها به صفحات مختلف تقسیم شوند و کاربر بتواند بین صفحات جابجا شود. همچنین، بسته به سناریو و حجم داده‌ها، ممکن است تعداد رکوردها در هر صفحه را کمتر کنید تا تجربه کاربری بهتری ارائه دهید. طراحی رابط کاربری باید ارزیابی شود تا اطمینان حاصل شود که نمایش اطلاعات با این روش برای کاربران مناسب و با نیازهای آن‌ها سازگار است. در مثال‌های کاربردی، در جدول درخواست خرید اول، تمامی رکوردها به‌صورت یکجا نمایش داده شده‌اند که باعث شلوغی و دشواری در پیدا کردن اطلاعات می‌شود. در جدول دوم، رکوردها به صفحات تقسیم شده‌اند که نمایش اطلاعات را ساده‌تر کرده و تجربه کاربری را بهبود داده است.

طراحی فرم‌های کاربرپسند با بیزاجی

طراحی فرم‌های کاربردی و راحت برای کاربران، نیازمند درک تجربه کاربری و انتخاب ساده‌ترین روش برای ورود و مشاهده اطلاعات است. این رویکرد نه تنها زمان انجام وظایف را کاهش می‌دهد، بلکه کیفیت اطلاعات واردشده توسط کاربر را نیز تضمین می‌کند. هدف از طراحی این فرم‌ها، تسهیل کار با سیستم برای کاربران است و اجازه می‌دهد سیستم Bizagi وظایف پیچیده را انجام دهد، در حالی که کاربران فقط بر اطلاعات مهم تمرکز می‌کنند.

برای دستیابی به این هدف، توصیه‌هایی به شرح زیر وجود دارد:

اولین نکته پیش‌بارگذاری اطلاعات شناخته‌شده است. اگر برخی اطلاعات از قبل مشخص هستند، نیازی به وارد کردن آن‌ها توسط کاربران نیست. به‌عنوان مثال، در فرم ثبت درخواست، تاریخ درخواست می‌تواند به‌صورت خودکار ذخیره شود. این کار می‌تواند از طریق تعریف عملیات “On Enter” برای تخصیص مقادیر به‌طور خودکار، استفاده از ویژگی  “Default Value” برای تعیین مقادیر پیش‌فرض، افزودن دکمه‌هایی که عملیات محاسباتی یا تخصیص مقادیر را اجرا کنند، یا استفاده از “Set Value” در Actions & Validations برای تنظیم مقادیر کنترل‌ها تحت شرایط خاص انجام شود. همچنین باید از عبارت‌های “Visible / Editable / Mandatory” برای تخصیص مقادیر به کنترل‌ها اجتناب کرد، زیرا این روش نادرست است.

دومین توصیه استفاده از Start Forms است. این امکان به کاربران اجازه می‌دهد تا قبل از تأیید نهایی فرآیند، فرم را ببندند و از ایجاد نمونه‌های غیرضروری فرآیند جلوگیری کنند.

بهینه‌سازی جستجوها نیز اهمیت زیادی دارد. هنگام استفاده از کنترل جستجو، از فیلترهای پیش‌فرض برای بهبود جستجو استفاده کنید. باید بررسی شود که ستون‌های انتخاب‌شده برای فیلترهای جستجو از نظر کسب‌وکار مناسب باشند و همچنین مطمئن شوید که فیلترها نیازمند ایجاد ایندکس‌های جدید در پایگاه داده نباشند، یا اگر نیاز است، ایندکس‌های مناسب ایجاد شوند. تعریف ایندکس‌های مناسب طبق معیارهای فیلترگذاری یک روش استاندارد برای بهبود جستجو است که در تمامی فرم‌های Bizagi قابل‌اجراست.

آخرین نکته استفاده از گزینه‌های Inline برای افزودن یا ویرایش رکوردها در جداول است. این روش به کاربران این امکان را می‌دهد که رکوردها را سریع‌تر و آسان‌تر اضافه یا ویرایش کنند. برای استفاده از فرم‌های افزودن یا ویرایش، تنها زمانی این گزینه را به کار ببرید که اطلاعات نیازمند اعتبارسنجی پیچیده یا تکمیل تعداد زیادی سلول برای هر رکورد باشد.

این توصیه‌ها به شما کمک می‌کند تا فرم‌هایی طراحی کنید که علاوه بر کاربرپسند بودن، سرعت و کارایی سیستم را افزایش داده و تجربه کاربری بهتری فراهم کنند.

مرتب‌سازی اطلاعات در Combo ها و جداول

وقتی Combo ها و جداول اطلاعات زیادی را نمایش می‌دهند، برای اینکه کاربران بتوانند به راحتی اطلاعات مورد نظر خود را پیدا کنند، باید روشی برای مرتب‌سازی داده‌ها در نظر گرفته شود. بنابراین، همیشه باید ویژگی ” ترتیب بر اساس ” (Order By) برای داده‌ها تعریف شود تا از نمایش اطلاعاتی که کاربر نمی‌تواند آن‌ها را پیدا کند، جلوگیری گردد.

به‌عنوان مثال، در فرآیند درخواست خرید، اگر تمامی محصولات بدون فیلتر یا مرتب‌سازی نمایش داده شوند، یافتن محصول صحیح بسیار دشوار خواهد بود. برای حل این مشکل، می‌توان از فیلترهای پیش‌فرض برای کاهش تعداد موارد نشان داده‌شده استفاده کرد. همچنین، مرتب‌سازی اطلاعات بر اساس فیلدهای مهم مانند نام محصول، تاریخ درخواست یا قیمت می‌تواند به کاربر کمک کند تا به‌راحتی اطلاعات مورد نظر خود را پیدا کند.

این روش نه تنها تجربه کاربری را بهبود می‌بخشد، بلکه به سیستم نیز کمک می‌کند تا اطلاعات را سریع‌تر بارگذاری کرده و کارایی بهتری داشته باشد.

تصویر زیر ویژگی “ترتیب بر اساس” را نمایش می‌دهد که باید برای مرتب‌سازی محصولات به‌صورت حروف‌چینی از آن استفاده کنید.

کمک به کاربران برای جلوگیری از اشتباهات

طراحی نادرست فرم‌ها می‌تواند به اشتباهات کاربران منجر شود، مانند عملکرد ضعیف یا سوءتفاهم‌هایی در نحوه استفاده از کنترل‌ها. برای کاهش اشتباهات و افزایش بهره‌وری، فرم‌ها باید به‌گونه‌ای طراحی شوند که استفاده از آن‌ها برای کاربران راحت‌تر باشد. در اینجا چند پیشنهاد برای طراحی بهتر فرم‌ها آورده شده است:

اولین نکته، مخفی کردن اطلاعات غیرضروری است. تنها زمانی که اطلاعات ضروری هستند، باید به کاربر نمایش داده شوند. نمایش اطلاعات اضافی می‌تواند باعث سردرگمی و اشتباه شود. با استفاده از امکانات موجود در فرم‌ها، می‌توان اطلاعات را بر اساس شرایط خاص به‌طور خودکار نمایش یا مخفی کرد.

دومین نکته، اجباری کردن اطلاعات ضروری است. کاربران باید ملزم شوند تا اطلاعات ضروری را وارد کنند. با استفاده از ویژگی‌های فرم، می‌توان مشخص کرد که چه اطلاعاتی باید پر شود و از ادامه فرآیند تا تکمیل آن جلوگیری کرد.

سومین نکته، تنظیم اطلاعات خواندنی برای مواردی است که نباید تغییر کنند. اگر اطلاعاتی وجود دارد که باید مشاهده شود اما نباید تغییر کند، باید آن را به صورت فقط خواندنی نمایش داد تا از ویرایش آن جلوگیری شود.

چهارمین نکته، استفاده از متن‌های راهنما است. گاهی اوقات ممکن است برای کاربران دشوار باشد که متوجه شوند هر قسمت از فرم به چه معناست و چه اطلاعاتی باید وارد شود. با استفاده از متن‌های راهنما، می‌توان توضیحات اضافی برای هر فیلد فراهم کرد تا کاربران به راحتی از آن استفاده کنند.

با رعایت این اصول، فرم‌ها ساده‌تر، کاربرپسندتر و دقیق‌تر خواهند بود.

نمایش اشتباهات به کاربران

ما پیشنهاد می‌کنیم برای انجام تمام رفتارهای مربوط به کنترل‌ها، از اکشن‌ها و اعتبارسنجی‌ها استفاده کنید.

با استفاده از اکشن‌ها می‌توانید کنترل‌ها یا مجموعه‌ای از کنترل‌ها را زمانی که مشکلی وجود دارد، برجسته کنید. همچنین می‌توانید پیام‌های خطا را در صورت برآورده شدن شرایط خاص نمایش دهید تا کاربر متوجه اشتباه شده و آن را به‌موقع اصلاح کند.

طراحی فرم‌ کارآمد با بیزاجی استودیو

محدودیت اندازه برای کنترل‌های فایل

همیشه یک محدودیت اندازه برای فایل‌های بارگذاری‌شده تعیین کنید و مشخص کنید کدام نوع پسوندهای فایل مجاز هستند تا برنامه از بارگذاری هر نوع فایلی جلوگیری کند.

به‌طور مشابه، می‌توانید حداکثر اندازه فایل را برای تمام پیوست‌های برنامه تعیین کنید. طبق بهترین شیوه‌ها، باید از بارگذاری فایل‌های بزرگ جلوگیری کنید.

همیشه محدودیت فرمت و اندازه برای کنترل‌های تصویر تعیین کنید، برای جلوگیری از بارگذاری فایل‌های ناخواسته و غیرمجاز، بهتر است نوع پسوندهای مجاز برای فایل‌ها را مشخص کنید. این کار به برنامه کمک می‌کند که از بارگذاری هر نوع فایلی جلوگیری کرده و فقط فایل‌هایی با پسوندهای مشخص را قبول کند. همچنین، تعیین حداکثر اندازه فایل برای پیوست‌ها نیز اهمیت دارد. طبق بهترین شیوه‌ها، بارگذاری فایل‌های بزرگ باید محدود شود تا سیستم به درستی کار کند و عملکرد بهینه داشته باشد.

برای مثال، زمانی که انتظار دارید کاربران تصاویری را بارگذاری کنند، بهتر است فرمت‌های فشرده مانند jpg را به‌جای فایل‌های بزرگ مانند bmp توصیه کنید. این اقدام علاوه بر کاهش حجم فایل‌ها، باعث می‌شود بارگذاری سریع‌تر انجام شود و فضای ذخیره‌سازی بهینه‌تری داشته باشید.

اجتناب از استفاده از ویژگی “ارسال در صورت تغییر“

ویژگی “ارسال در صورت تغییر” باعث ارسال درخواست به سرور و بارگذاری کامل فرم جاری می‌شود. استفاده مکرر از این ویژگی می‌تواند باعث افزایش بار سرور و کاهش عملکرد سیستم شود. بنابراین، برای بهبود عملکرد و جلوگیری از بارگذاری غیرضروری، توصیه می‌شود که این ویژگی فقط در مواقع ضروری استفاده شود. به‌طور معمول، بهتر است از عملیات و اعتبارسنجی‌ها برای نمایش یا پنهان کردن اطلاعات استفاده کنید، به جای وابستگی به “ارسال در صورت تغییر” برای به‌روزرسانی منطق و نمایش داده‌ها. این روش به‌طور موثری کارایی سیستم را بهبود می‌بخشد و تجربه کاربری بهتری فراهم می‌کند.

اجتناب از استفاده از قوانین نمایش/ویرایش/اجباری برای تخصیص مقادیر

قوانینی که برای نمایش، ویرایش‌پذیری یا الزامی بودن استفاده می‌شوند باید به‌عنوان قوانینی با دسترسی “فقط خواندنی” در نظر گرفته شوند و از تخصیص مقادیر به این نوع قوانین باید پرهیز کرد. استفاده از این نوع قوانین به‌طور مستقیم برای تغییر مقادیر می‌تواند منجر به مشکلات عملکردی و پیچیدگی‌های غیرضروری در سیستم شود. در مواردی که نیاز به تخصیص مقادیر برای کنترل‌ها وجود دارد، به ویژه در فرم‌های افزودن و ویرایش جداول، باید از روش‌های جایگزین استفاده کرد.

برای تخصیص مقادیر به کنترل‌ها و انجام محاسبات، بهتر است از دکمه‌ها استفاده کنید. این دکمه‌ها به کاربر این امکان را می‌دهند که با کلیک بر روی آن‌ها، محاسبات یا تخصیص مقادیر را انجام دهد. همچنین، می‌توان از مقادیر پیش‌فرض برای کنترل‌ها بهره برد. استفاده از ویژگی “مقدار پیش‌فرض” برای تخصیص مقدار به کنترل‌ها یک روش ساده و موثر است. در صورتی که نیاز به تنظیم مقادیر تحت شرایط خاص باشد، می‌توان از گزینه “تنظیم مقدار” در عملیات و اعتبارسنجی‌ها استفاده کرد.

علاوه بر این، برای جلوگیری از مشکلات عملکردی و پیچیدگی‌های زیاد، از استفاده بیش از سه بار از قوانین نمایش، ویرایش یا الزامی بودن در یک فرم اجتناب کنید. اجرای مکرر قوانین مشابه می‌تواند منجر به کاهش عملکرد سیستم، به ویژه زمانی که این قوانین پیچیده باشند. به جای آن، می‌توانید یک ویژگی دامنه برای فعالیت خود تعریف کرده و مقادیر قوانین مورد نیاز را تنظیم کنید. در هر کنترل، ویژگی دامنه را بررسی کنید تا اطمینان حاصل کنید که مقادیر به‌طور بهینه مدیریت می‌شوند و هیچ‌گونه مشکلی در عملکرد ایجاد نمی‌شود.

توصیه‌های تکمیلی

اجتناب از استفاده از ویژگی‌های مشابه در فعالیت‌های موازی

برای جلوگیری از ناسازگاری داده‌ها و اطمینان از اینکه داده‌ها به اشتباه بازنویسی نمی‌شوند، ویژگی‌ها باید فقط یک بار در دسترس و قابل ویرایش باشند. دو فعالیت موازی نباید ویژگی‌های قابل ویرایش مشابهی داشته باشند، زیرا آخرین فردی که این ویژگی را تغییر دهد، اطلاعات را ثبت خواهد کرد.

استفاده از جداول نظرات بیزاجی استودیو

یک جدول نظرات برای ذخیره‌سازی تمام مشاهدات مربوط به کیس‌ها ایجاد کنید. این جدول را در هر فعالیت در قسمت پایین صفحه قرار دهید تا کاربران بتوانند مشاهدات خود را وارد کنند. همچنین می‌توانید جدول نظرات را طوری تنظیم کنید که نظرات گذشته در تب دوم که خلاصه کیس در آن نمایش داده می‌شود، نمایش داده شود. در تصویر زیر، مشاهده می‌کنید که در یک کیس مدیریت شکایات، تمام تاریخچه کیس در تب دوم ثبت شده است.

استفاده از جداول فایل‌ها

یک جدول فایل برای ذخیره‌سازی تمام فایل‌های بارگذاری‌شده مربوط به کیس ایجاد کنید. در هر فعالیت، جدول را در پایین صفحه قرار دهید تا کاربران بتوانند فایل‌های مورد نیاز خود را بارگذاری کنند.

همچنین می‌توانید جدول را طوری فیلتر کنید که فایل‌های بارگذاری‌شده در تب دوم که خلاصه کیس در آن نمایش داده می‌شود، نمایش داده شوند.

در تصویر زیر، مشاهده می‌کنید که در یک کیس مدیریت شکایات، تمام تاریخچه کیس به همراه فایل‌های بارگذاری‌شده در تب دوم ثبت شده است.