نمودار سازمانی

نمودار سازمانی چیست ؟ در این مقاله از وبسایت eBPM در مورد مفهوم نمودار سازمانی ، انواع چارت سازمانی و مزایا و کاربرد های ان صحبت خواهیم کردو

ساختار سازمانی در «نمودار سازمانی» نمایان می‌شود. نمودار سازمانی یکی از مهمترین ابزار رسمی‌ساختن سازمان است. یکی از اسنادی که پس از رسمیت یافتن سازمان، تنظیم می‌شود، نمودار سازمانی است. درواقع، سازماندهی به‌معنای شکل دادن به سازمان یا به تصویر کشیدن سازمان ازطریق نمودار سازمانی است. نمودار سازمانی بی‌شباهت به یک نقشه جغرافیایی نیست. نقشه جغرافیایی وسیله باارزشی برای یافتن شهرها و راه‌های ارتباطی میان آنها است؛ اما در مورد اوضاع اقتصادی و اجتماعی مناطق به ما اطلاعاتی نمی‌دهد. بر همین پایه، اگرچه نمودار سازمانی، روابط غیررسمی را نشان نمی‌دهد، اما تصویر دقیقی از تقسیم کار و به‌گونه‌ای از موارد زیر را ارائه می‌کند:

چه شغل‌هایی در سازمان وجود دارد؟
چگونه این شغل‌ها در واحدها، گروه‌بندی شده‌اند؟
چگونه اختیارات رسمی میان آنها توزیع شده است؟

همان‌طور که نقشه ما را در رسیدن به مقصد کمک می‌کند، نمودار سازمانی نیز ما را در رسیدن به اهداف سازمانی به‌طور مؤثری یاری می‌دهد. نکته مهم اینکه، نمودار سازمانی و نقشه جغرافیایی هر دو، مدل‌های ایستا از فرایندهای پویا هستند. براین‌اساس، نمودار سازمانی باید همراه با تغییر واحدهای سازمانی و روابط میان آنها و همچنین تغییر در عوامل مؤثر دیگر، تغییر داده شود.

نمودار سازمانی چه‌چیزهایی را نشان می‌دهد؟ ✅

مواردی که از نمودار سازمانی قابل تشخیص هستند، عبارتنداز:

تقسیم کار: منصب‌ها و عناوینی که مسئولیت‌های کاری افراد را نشان می‌دهند.
روابط سرپرستی (رئیس و مرئوسی): خطوط نمودار بیانگر آن هستند که هر یک از افراد به چه کسی گزارش می‌دهد.
مسیرهای ارتباطی: خطوط پُر مسیرهای رسمی ارتباطات را نشان می‌دهند.
واحدهای فرعی عمده: واحدهای فرعی عمده‌ای که تحت نظر یک مدیر فعالیت می‌کنند، نشان داده می‌شوند.
سطوح مدیریت: سطوح عمودی نمودار، تعداد سطوح مدیریت را نشان می‌دهند.

نمودار سازمانی چه‌چیزهایی را نشان نمی‌دهد؟ ❌

با وجود اینکه نمودار سازمانی، وسیله مفیدی برای نمایش جریان اطلاعات و ارتباط میان واحدهای مختلف سازمان است، اما موارد زیر را نشان نمی‌دهد:

تفاوت میان مسئولیت‌ها و اختیارات منصب‌های سازمانی هم‌سطح و مسئولان هم‌رده
تمایز واحدهای صفی و ستادی (در سازمان‌هایی که وظایف صفی و ستادی در هم آمیخته‌اند)
معیار مقایسه میزان اهمیت و شأن مقام‌ها و مناصب سازمانی (زیرا اندازه خانه‌ها و مکان آنها، ضرورتاً مبین میزان اهمیت و قدرت منصب‌های مربوط به آنها نیست)
مجاری ارتباطی فرعی میان واحدهای جزء و همچنین سازمان و مجموعه روابط غیررسمی
مجموعه کامل روابط اصلی واحدها (به‌دلیل اکتفا به ترسیم تعداد معدودی از روابط اصلی شبکه ارتباطات سازمانی؛ به‌منظور ساده‌سازی شکل نمودار)
سازمان غیررسمی و مجموعه روابط غیررسمی

اساسی‌ترین محدودیت نمودارهای سازمانی این است که آنها یک مدل ایستا از فرایند پویای عکس‌العمل‌های انسانی هستند.

طراحی نمودار سازمانی

برای تهیه نمودار سازمانی، رعایت موارد زیر توصیه می‌شود:

برای نمایش واحدهای سازمانی از کادر مستطیل (گاهاً دایره) استفاده می‌شود.
مهمترین واحد سازمانی معمولاً در بالای نمودار قرار می‌گیرد؛ به‌طوری‌که فاصله هر واحد از بالاترین واحد معرف میزان قدرت و اهمیت آن واحد است. البته در نمودارهای افقی و دایره‌ای شاخص تعیین قدرت متفاوت است.
خطوط ترسیم‌شده بین واحدها نشان‌دهنده روابط سازمانی آنها است. این خطوط نشان می‌دهند که هر واحد در مقابل کدام واحد مسئول و پاسخگو است.
اگر خطوط ارتباطی فقط مبین اِعمال بخشی از قدرت (مثلاً فقط اختیار نظارت فنی) باشد، آن را با خط‌چین نشان می‌دهند.
اگر متمایز ساختن واحدهای صفی از ستادی مورد نظر باشد، باید واحدهای ستادی را در کنار خط فرماندهی ترسیم کرد.

مزایای نمودار سازمانی

وسیله‌ای برای شناسایی

نمودار سازمانی برای سؤال‌های 1) من چه کاره‌ام؟ 2) چه وظایفی برعهده دارم؟ 3) در برابر چه مقامی مسئولم؟ و 4) کدام فرد یا افراد در برابر من مسئول هستند؟ پاسخ مناسب می‌دهد. نمودار سازمانی وسیله‌ای برای تشریح وظایف و پست‌های اعضای سازمان به‌شمار می‌آید. نمودار سازمانی وسیله‌ای برای تجسم وضع موجود است.

وسیله‌ای برای طرح سازمان

نمودار سازمانی به‌عنوان ابزاری برای طرح‌ریزی سازمان دارای اهمیت است. درصورتی‌که تغییرات در سازمان ضروری به نظر برسد، نمودار سازمانی یکی از بهترین وسایل برای منعکس کردن تغییرات محسوب می‌شود. نمودار سازمانی در ایجاد سازمانی مطلوب به‌عنوان ابزاری مفید استفاده می‌شود.

نمایانگر مقام و مرتبه سازمانی

موقعیت افراد روی نمودار سازمانی تا حدود زیادی مقام و مرتبه شخص را در سازمان معلوم می‌کند. به فرض ثابت بودن همه عوامل، هر قدر فرد در نمودار سازمانی در رده بالاتری قرار بگیرد، مقام و مرتبه‌اش بالاتر است.

وسیله‌ای برای برقراری ارتباط و جریان اطلاعات

نمودار سازمانی مجاری ارتباطات یا جریان اطلاعات را در داخل سازمان تعیین می‌کند. نمودار سازمانی طرح یا سیستمی را ارائه می‌دهد که چگونگی جریان اطلاعات و ارتباطات سازمانی را مشخص می‌کند.

راهنمای سازمان

در برخی از سازمان‌های بزرگ برای معرفی ساختار سازمان رسمی از «راهنمای سازمان» استفاده می‌شود. راهنمای سازمان معمولاً شامل اطلاعاتی نظیر موارد زیر است: پیشنهاد میشود تا در مورد سازماندهی در سازمان چیست مطالعه کنید.