مراحل ثبت سفارش واردات کالا

در مقاله قبل (آشنایی با ثبت سفارش واردات) با مفهوم فرآیند ثبت سفارش واردات، مدارک و الزامات قانونی مورد نیاز و اهمیت آن آشنا شدیم، در این مقاله قصد داریم ضمن آشنایی بیشتر با سامانه جامع تجارت، مراحل فرآیند ثبت سفارش واردات را به صورت گام به گام بیان و تشریح نماییم؛ ابتدا شمای کلی و پس از آن به تشریح مراحل فرآیند ثبت سفارش واردات خواهیم پرداخت. لطفا با ما همراه باشید

شمای کلی و مختصر از مراحل فرآیند ثبت سفارش واردات  :

به طور کلی مراحل فرآیند ثبت سفارش واردات به شکل ذیل خلاصه می‌گردد:

1. اخذ کد تعرفه کالای وارداتی
2. دریافت فاکتور فروش یا پروفرما (Performa Invoice) از فروشنده کالا
3. ورود به سامانه ثبت سفارش کالا (سامانه جامع تجارت) و تکمیل فرم ثبت سفارش کالا (همچون ثبت اطلاعات فروشنده خارجی، اطلاعات پیش‌فاکتور، ثبت شناسه کالا، مشخص کردن گمرک و روش حمل‌و‌نقل کالا، ورود اطلاعات مبلغ پیش‌فاکتور، هزینه حمل یا تخفیف‌های اعمال‌شده و نیز جزئیات اطلاعات مربوطه مانند نوع بسته بندی و غیره )
4. دریافت تاییدیه سند ثبت سفارش کالا توسط کارشناسان مربوطه سازمان صَمت (دریافت کد 8 رقمی)
5. دریافت بیمه نامه (Insurance Policy) حمل و نقل کالا از یک شرکت بیمه (اخیرا در بروزرسانی سامانه جامع تجارت و نیز با توجه به بند الف ماده 6 قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز و به منظور کاهش مراجعات حضوری متقاضیان، شرایطی جهت دریافت بیمه‌نامه باربری توسط شخص بازرگان فراهم شده است)
6. پرداخت هزینه‌های مربوطه به بانکی که واسطه معامله ها بوده است (این مرحله حتما باید پس از تکمیل فرم تقاضای گشایش اعتبار به انضمام فرم بانکی، دریافت بیمه نامه، فاکتور فروش و مجوز پرداخت حق ثبت سفارش کالا انجام شود)

تذکر: مراحل 3 تا 5 در سامانه جامع تجارت و 1-2 و 6 خارج از سامانه انجام می‌شود.

پس از آماده‌سازی مدارک لازم در سامانه تجارت ایران، پایه بازرگان را انتخاب کرده و وارد عملیات تجارت خارجی شوید. سپس باید مدیریت پرونده را انتخاب کنید. در این بخش فیلد‌هایی مربوط به اطلاعات پیش‌فاکتور و شناسه فروشنده خارجی وجود دارد که در مرحله قبل به‌دست آورده‌اید. این نکته را فراموش نکنید که در بخش تکمیل اطلاعات اصلی، امکان ویرایش وجود نخواهد داشت. به‌همین دلیل باید با نهایت دقت عملیات را انجام دهید. در‌غیر ‌این‌صورت مجبور به حذف کامل پرونده و انجام مجدد مراحل خواهید شد.

مراحل ثبت سفارش در سامانه تجارت ایران

مهم‌ترین اطلاعاتی که در زمان ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت وارد می‌شود عبارتند از:

• ارز دولتی یا آزاد درخصوص معامله
• نحوه ثبت سفارش کالا اعم از بانکی یا غیر بانکی
• مرز یا گمرک ورود کالا
• اطلاعات پیش فاکتور مطابق با نسخه اصلی فروشنده
• اطلاعات حمل کالا
• ارائه مجوزها و استانداردهای لازم برای واردات
• مشخصات کالا از جمله مقدار، وزن خالص و ناخالص، نوع بسته بندی، شرح فارسی و انگلیسی و درج کد تعرفه گمرکی
• پرداخت کارمزد مربوط به ثبت سفارش کالا بسته به مبلغ کل پیش فاکتور و نوع ارز
• دریافت کد 8 رقمی ثبت سفارش واردات کالا

تشریح مراحل فرآیند ثبت سفارش واردات در سامانه جامع تجارت

گام اول : ورود به سامانه

ابتدا به تارنمای ثبت سفارش کالا با آدرس الکترونیکی ” https://www.ntsw.ir/ ” مراجعه نمایید. (تذکر: از مرورگر فایرفاکس و یا گوگل کروم استفاده نمایید تا اطلاعات برایتان به درستی نمایش داده شود.

گام دوم : ثبت نام در سامانه و تکمیل اطلاعات هویتی

پس از ورود به سایت، در صفحه اصلی بر روی لینک آبی رنگ ” ثبت نام” کلیک نمایید؛ پنجره کوچکی باز می‌شود که با توجه به کاربر ایرانی یا خارجی استفاده کننده از سامانه، بر روی یک مورد می‌توانید کلیک نمایید.(در اینجا بطور مثال کاربر ایرانی را انتخاب کنید). در مرحله بعد، پنجره‌ای باز خواهد شد که یکسری اطلاعات شخصی همانند کدملی، تاریخ تولد، تلفن همراه، تلفن ثابت محل سکونت، کدپستی محل سکونت، پست الکترونیک فردی و نیز نام کاربری(که باید همان کدملی باشد) و کلمه عبور(باید حداقل بین 8 و 25 کاراکتر و 3 مورد از انواع کاراکتر: اعداد، حروف کوچک- حروف بزرگ و علائم را دارا باشد) می‌بایست وارد گردد.

تذکر: در ورود اطلاعات تلفن همراه حتما شماره ای را وارد کنید که مرتبط به صاحب کد ملی باشد. همینطور لازم است اشاره کنیم که تاریخ تولد نیز باید به درستی وارد شود، چراکه به صورت آنلاین با مرکز ثبت احوال چک می‌گردد.

همچنین در همین صفحه گزینه ای با عنوان ” تصویر پرسنلی” در قسمت بالا و سمت چپ سایت فعال است که لازم است متقاضیان از طریق آن یک تصویر پرسنلی از خود را بارگذاری نمایند. (عکسی که در این مرحله باید بارگذاری شود، بهتر است دارای مشخصات گفته شده از سوی سامانه باشد. به طوری که اندازه تصویر کمتر از 200 کیلوبایت نباشد که شفافیت آن در سطح مناسبی نمایش داده شود، هرچند چنین مشخصاتی هم نداشته باشد، گهگاه از سوی سایت پذیرفته خواهد شد)

برای ادامه مراحل بر روی گزینه “ذخیره اطلاعات و ادامه” کلیک نمایید. در صورتیکه اطلاعات وارد شده با اطلاعات مرکز ثبت احوال مغایرتی نداشته باشد به گام بعدی هدایت خواهید شد.

گام سوم : اعتبارسنجی

در مرحله بعد، سامانه به منظور اعتبار سنجی اینکه آیا شماره تلفن متعلق به صاحب کد ملی است یا خیر، باید بر روی یکی از گزینه‌های “ارسال کد اعتبارسنجی به شماره تلفن همراه جدید” یا ” اعتبارسنجی شماره همراه جدید از طریق شماره گیری کد USSD ” کلیک نمایید. در اینجا به طور مثال با کلیک بر روی گزینه اول، پیامکی به تلفن همراه شما ارسال خواهد شد که بایستی در فیلد مربوط به کد اعتبارسنجی وارد گردد و پس از آن باید بر روی لینک “تکمیل ثبت نام” کلیک نمایید.

گام چهارم : عملیات پایه

در این مرحله، کاربر می تواند نام و نام خانوادگی خود را در پروفایلش در سامانه مشاهده نماید. کاربر به طور کلی 30 دقیقه زمان دارد تا کارهای مربوطه را انجام دهد و فایل‌های لازم را بارگذاری نماید. برای تکمیل این مرحله به بخش “عملیات پایه” مراجعه کنید تا گزینه‌های بارگذاری صلاحیت‌ها، معرفی شخصیت حقوقی/شرکت، مدیریت نمایندگان، مدیریت پیشنهادهای نمایندگی، مدیریت کارتابل برایتان نمایش داده شود. در هر بخش باید اطلاعات مرتبط را وارد نمایید که در ادامه پیرامون هریک توضیحات مختصری را ارائه خواهیم کرد.

در بخش “بارگذاری صلاحیت‌ها”، اطلاعات مرتبط با کارت بازرگانی، مجوزهای فعالیت در مناطق و مجوزهای موردی باید وارد گردد.

• به منظور استعلام کارت بازرگانی لازم است تمامی اطلاعات خواسته شده شامل نام اتاق صادرکننده، شماره کارت بازرگانی، تاریخ اعتبار کارت بازرگانی، تاریخ صدور، رشته فعالیت و وضعیت آن را وارد نمایید.(که البته موارد مذکور براساس استعلام از اتاق بازرگاني به صورت خودکار تکمیل خواهد شد)
• پس از پشت سرگذاشتن مراحل مذکور، لازم است اطلاعات مرتبط با مجوز فعالیت در مناطق آزاد ویژه را در صورتی که در اختیار دارید، وارد کنید و در نهایت بر روی گزینه “استعلام مجوز منطقه آزاد و ویژه ” کلیک نمایید.
• در صورت داشتن مجوز موردی، باید اطلاعات مرتبط با آن را در بخش “استعلام مجوز موردی” وارد نمایید.

معرفی شرکت :

با اطلاعات مدیرعامل، وارد حساب کاربری شوید و از منوی سمت راست، قسمت عملیات پایه، معرفی شرکت را انتخاب نمایید؛ پس از وارد کردن اطلاعات فیلدهای شناسه ملی، تلفن ثابت شرکت، پست الکترونیک شرکت، نمابر شرکت و پایگاه اینترنتی شرکت، بر روی دکمه ثبت اطلاعات شرکت کلیک نمایید تا نقش پایه حقوقی به لیست نقش‌های شما افزوده گردد. پس از تکمیل این مرحله از سازمان ثبت شرکت ها، استعلام آنلاین گرفته می شود تا تطبیق و یا عدم تطبیق اطلاعات ورودی بررسی گردد.

گام پنجم : اخذ شناسه فروشندگان خارجی

بعد از ثبت نام و بارگذاری صلاحیت‌ها با توجه به کارت بازرگانی و با نقش بازرگان(از بخش نقش جاری: بازرگان حقیقی را انتخاب نمایید) می‌توانید اقدام به ثبت سفارش کنید. برای ثبت پرونده، به شناسایی فروشنده خارجی نیاز دارید. اگر قبلا شناسایی فروشنده خارجی را دریافت نکردید برای اخذ شناسایی فروشنده خارجی باید از منوی سمت راست، عملیات تجارت خارجی رو انتخاب و وارد قسمت مدیریت فروشندگان خارجی شوید. برای ثبت اطلاعات فروشنده خارجی دکمه “اخذ شناسایی فروشنده خارجی جدید” را انتخاب کنید. در صفحه باز شده استعلام شناسایی فروشنده خارجی، ابتدا باید نوع فروشنده خارجی را مشخص نمایید که یا شخص حقیقی است و یا شرکت حقوقی؛ بعد از آن اطلاعات فیلدهای ستاره دار را وارد و در نهایت با کلیک بر روی گزینه‌ی انتخاب، تصویرِ مدرک مورد نظرتان را برای صحت اطلاعات ثبت شده بارگذاری نمایید که این تصاویر می تواند تصویر پیش فاکتور یا هر تصویر دیگری باشد فقط به این موضوع توجه داشته باشید که تصاویر مورد نظر جهت بارگذاری باید حتما حجم کمتر از صد کیلوبایت داشته و فرمت تصویر jpeg باشد. پس از بارگذاری فایل روی گزینه ثبت کلیک کنید؛ بعد از ثبت، اطلاعات فروشنده خارجی برای مرکز صدور شناسه فروشندگان خارجی که “فیدا” نام دارد ارسال می شود و یک ردیف در جدول مدیریت فروشندگان خارجی اضافه می‌گردد که فقط قسمت شناسه فروشندگان خارجی آن خالی است؛ پس از تاییدیه درخواست که معمولا حداقل دو ساعت زمان می برد می‌توانید در ستون شناسه فروشنده خارجی، شناسه رو مشاهده نمایید. اگر به هر دلیلی فروشنده تایید نشود وضعیت درخواست رد می‌گردد و در ستون توضیحات علت آن درج خواهد شد. اگر درخواست ارسالی فروشنده رد شد امکان ویرایش اطلاعات وجود ندارد و باید دکمه “اخذ شناسایی فروشنده خارجی جدید” را مجددا بزنید و اطلاعات را دوباره ثبت کنید. توجه داشته باشید دارندگان کارت بازرگانی در صورت واردات از مناطق آزاد و ویژه اقتصادی به سرزمین اصلی، نیاز به دریافت شناسه فروشنده خارجی ندارند و می توانند هنگام ثبت پرونده در قسمت اطلاعات فروشنده خارجی، شناسه شرکت و یا کد ملی را وارد کنند. اگر در فرآیند ثبت سفارش با مشکل مواجه شدید می‌توانید با شماره مربوط به پشتیبانی سامانه جامع تجارت مرتبط به این بخش یعنی شماره 75492000-021 داخلی 121 بخش عملیات تجاری تماس حاصل فرمایید.

گام ششم : عملیات ثبت سفارش

برای انجام ثبت سفارش، از منوی سمت راست و از قسمت “عملیات تجارت خارجی”، مدیریت پرونده را انتخاب و بر روی دکمه “پرونده جدید” کلیک کنید. در صفحه اطلاعات اصلی، ابتدا اطلاعات پرونده که شامل شماره پیش فاکتور، کشور ذینفع، تاریخ صدور پیش فاکتور و همچنین تاریخ اعتبار پیش فاکتور است را وارد و سپس اطلاعات فروشنده خارجی را تکمیل نمایید.

برای این کار، ابتدا نوع فروشنده خارجی را انتخاب کنید که یا حقیقی است یا حقوقی و در فیلد “شناسایی فروشنده”، شناسه فروشنده مورد نظرتان را وارد و روی گزینه جستجو کلیک کنید. نام فروشنده را از لیست نمایش داده شده انتخاب کنید؛ با انتخاب نام فروشنده فیلدهای شماره ثبت، آدرس، کشور محل ثبت و شماره تلفن به صورت خودکار تکمیل می‌شود. در قسمت اطلاعات واحدهای تولیدی ابتدا بر روی دکمه “بروزرسانی” کلیک کنید سپس از لیست شناسه کسب و کارهای نمایش داده شده، شناسه مورد نظرتان را انتخاب نمایید. با وارد کردن شناسه کسب و کار، پرونده جهت اخذ مجوز تخصیص ارزِ کالاهای گروه دو به استان محل فعالیت و در صورت عدم انتخاب، به صورت تصادفی به یکی از استان های محل فعالیت یا محل صدور کارت بازرگانی ارسال می‌گردد.

بعد از تکمیل مرحله اطلاعات اصلی، بر روی دکمه “بعدی” کلیک نمایید و وارد (تب اطلاعاتی) صفحه ی گمرکی و حمل و نقل شوید. اگر به هر علتی نتوانستید مراحل درج اطلاعات را کامل کنید، از منوی سمت راست و با وارد شدن به قسمت مدیریت پرونده و کلیک بر روی جزئیات و انتخاب گزینه ادامه ثبت پرونده، مابقی اطلاعات را ثبت نمایید. در قسمت (تب اطلاعاتی) گمرکی و حمل و نقل، ابتدا باید نوع قرارداد را از لیست و سپس روش حمل مورد نظر را انتخاب کنید. روش حمل با توجه به نوع قراردادِ انتخاب شده نمایش داده می‌شود. اگر روش حملی که مورد نظر شماست در لیست مشاهده نشد باید نوع قراردادتان را تغییر دهید. بعد از انتخاب روش‌های حمل روی عنوان درج کلیک کنید. پس از کلیک روی گزینه درج، فیلدهای مرز ورودی، گمرک مقصد و کشور مبدا حمل نمایش داده می‌شود. مرز ورودی، گمرک مقصد و کشور مبدا حمل را از لیست انتخاب نمایید. مقادیر فیلدهای مرز ورودی و گمرک مقصد با توجه به روش حمل فیلتر می‌شود. تکمیل فیلد محل بارگیری اجباری نیست؛ بعد از تکمیل فیلد ناوگان حمل و نقل توجه کنید اگر کالا در چندین مرحله ترخیص می‌گردد حتما تیک فیلد “حمل به دفعات” را بزنید. با فعال کردن تیک فیلد “حمل به دفعات” این امکان برای شما فراهم می شود که چندین مرز ورودی و گمرک مقصد یا کشور مبدا حمل را انتخاب کنید. پس از تکمیل اطلاعات با کلیک بر روی گزینه “بعدی”، وارد مرحله مالی و بانکی (تب اطلاعاتی) شوید؛ ابتدا مبلغ کل پیش فاکتور را وارد کنید که روش محاسبه آن به این صورت است:

سپس فیلدهای مبلغ تخفیف، هزینه حمل و سایر هزینه ها را تکمیل نمایید. همچنین نوع ارز و عملیات ارزی را مشخص کنید. سه نوع عملیات ارزی وجود دارد: بانکی، بدون انتقال ارز و غیر بانکی. امکان انتخاب نوع عملیات ارزی غیر بانکی در حال حاضر وجود ندارد و فقط برای ویرایش پرونده‌های قدیمی غیر بانکی استفاده می‌شود.

نکته: گروه‌های کالایی 1 و 2 و 3

• لیست گروه کالایی 1: طبق مقررات صادرات و واردات کشور و قانون امور گمرکی، به کالاهای اساسی و ضروری اختصاص می‌یابد که ارز آن از محل درآمدهای ناشی از فروش نفت تامین خواهد شد.
• لیست گروه کالایی 2 و 3: طبق مقررات صادرات و واردات کشور و قانون امور گمرکی، شامل مواد اولیه و کالاهای واسطه‌ ای و سرمایه‌ ای و کالاهای مصرفی خواهد بود که  تامین ارز آنها ناشی از صادرات کالاهایی است که ملزم به ارائه ارز در سامانه نیما هستند.

برای اولویت های 1، 2 و 3 نوع عملیات ارزی را می‌توانید یکی از دو مورد بانکی یا بدون انتقال ارز انتخاب کنید. اگر نوع عملیات ارزی، بانکی انتخاب شود برای فیلد تامین ارز می‌توانید هر سه مورد را انتخاب کنید. توجه داشته باشید اگر اولویت کالا، 1 باشد با انتخاب گزینه “خرید ارز از سیستم بانکی”، برای واردات کالا، ارز دولتی و اگر اولویت 2 و 3 باشد ارز نیمایی تعلق می‌گیرد. با انتخاب گزینه‌ی “از محل صادرات” باید از ارز حاصل از صادرات استفاده کنید که می‌تواند از محل صادرات شما یا صادرات شرکت دیگری باشد و با انتخاب گزینه‌ی “از محل حساب ارزی(وارد کننده)”، باید از حساب ارزی خود در داخل کشور، وجه کالا را برای فروشنده تامین کنید. اگر برای کالاهای اولویت 2 و 3، نوع عملیات ارزی را “بدون انتقال ارز” انتخاب کردید برای انتخاب تامین ارز باید توجه داشته باشید که آیا بند مربوطه در حال حاضر فعال است یا خیر؛ توجه داشته باشید برای بعضی از گزینه های تامین ارز باید اطلاعات بارنامه یا قبض انبار را وارد کنید.

پس از تکمیل اطلاعات و کلیک روی گزینه بعدی وارد مرحله (تب اطلاعاتی) کالاهای پرونده شوید. برای اضافه کردن ورودی کالا باید روی دکمه “افزودن کالا” کلیک کنید. ابتدا باید کد تعرفه یا اچ اس کد (HS Code) را وارد نمایید.

HS Code چیست؟

کد تعرفه گمرکی کالا یا همان HS code، کدی است که نوع مواد تشکیل دهنده، کاربرد، ارزش تقریبی و موارد دیگری از کالا را مشخص و بر اساس آن میزان حقوق و عوارض ورودی کالا را به منظور واردات به کشور و ترخیص محاسبه می‌کنند. هر کشوری بر اساس قوانین و سیاست‌های خود، تعرفه‌های مختلفی را برای هر نوع کالا در نظر می‌گیرد. در ایران نیز، هر کالایی تعرفه مخصوص به خود را دارد.

علت تعیین کردن کد تعرفه گمرکی برای کالاها این است که به راحتی در گمرک‌های بین‌المللی شناسایی شوند. سازمان WCO  (سازمان جهانی گمرک)، سامانه کد تعرفه گمرکی کالا را حمایت می‌نماید و همچنین بر بخش فنی سازمان تجارت بین‌المللی نظارت داشته و ارزش گذاری گمرکی را تأیید می‌کند. سازمان جهانی گمرک انواع کالا را دسته بندی کرده و آن‌ها را به بخش‌های مختلف تقسیم کرده تا شناسایی آن‌ها در گمرکات مختلف به سهولت صورت بگیرد؛ به همین دلیل است که کد تعرفه گمرکی کالاها جهانی بوده و در تمام کشورها ثابت است.

محاسبه کد تعرفه گمرکی

کدهای تعرفه گمرکی در یک کتاب به طور سالانه و در 98 فصل‌ مختلف دسته بندی شده‌اند. بنابراین HS code را با اعداد مختلف و در گروه‌های گوناگون مشاهده خواهید کرد.

نحوه محاسبه HS code :

دو رقم اول کد به فصلی از کتاب که محصول در آن قرار دارد اشاره می‌کند. به طور مثال HS code مربوط به حیوانات زنده در فصل اول کتاب آمده اند، بنابراین دو رقم اول کد تعرفه 01 است. محصولات دارویی در فصل 30 کتاب قرار دارند، پس دو رقم اول کد محصولات دارویی 30 خواهد بود. دو رقم بعدی به گروه محصولات و دو رقم سوم به زیر دسته محصول اشاره دارد و اعداد بعدی به طبقه‌بندی‌های گمرکی هر محصول مربوط است.

تمامی کالاها در این بخش‌ها و طبقه‌بندی‌ها قرار دارند و به کمک کد تعرفه گمرکی که به آن‌ها اختصاص داده شده است در دنیا شناسایی می‌شوند. اما با این حال نرخ تعرفه گمرکی کالاها با توجه به سیاست‌های هر کشوری با کشورهای دیگر متفاوت است و گمرک هر کشوری تعرفه متفاوتی را برای هر کد تعرفه کالا در نظر گرفته است. گاهی ممکن است با تغییر سیاست‌ها و قوانین واردات، نرخ‌های گمرکی کالاها نیز تغییر کرده و یا اصلاح شوند.

دریافت کد تعرفه گمرکی

در هر کشور به طور سالانه کتابی برای تعیین کدهای تعرفه گمرکی چاپ می‌شود که در آن حقوق و عوارض و کد تعرفه گمرکی قید می‌گردد. برای اطلاع از کد تعرفه گمرکی یا Hs code می‌توانید با مراجعه به تارنمای ایران کد به آدرس https://irancode.ir/   رجوع نمایید.

برای اطلاع از کدهای تعرفه، از کتاب تعرفه کالاها در سال جاری استفاده کنید؛ پس از وارد کردن کد تعرفه بر روی گزینه جستجو کلیک کنید. با توجه به کد تعرفه، فیلدهای تکمیلی مثل “نوع مصرف” و “وضعیت نمایندگی” نمایش داده می‌شود. همچنین اولویت کالایی کد تعرفه، شرح تعرفه و حقوق ورودی را می‌توانید مشاهده کنید.

در فیلد “نوع مصرف”  اگر کالا، دارو باشد باید نوع مصرف را انسانی-نظارت ارزی بهداشت، مواد غذایی باشد نوع مصرف باید انسانی-نظارت ارزی صنعت، دام یا خوراک دام باشد نوع مصرف دامی یا کشاورزی، بذر یا گل یا مواردی مشابه باشد نوع مصرف گیاهی، سیگار و متعلقات سیگار، نوع مصرف را باید دخانی انتخاب کنید و در غیر این صورت هیچ کدام را انتخاب کنید. البته الزاما همه تعرفه ها نوع مصرف ندارد چون برخی از تعرفه ها صرفا برای یک کالای خاص تعریف شده اند.

در فیلد “وضعیت نمایندگی” اگر کالا به مناطق آزاد وارد می‌شود، گزینه‌ی واردات به مناطق آزاد و ویژه اقتصادی، در غیر این صورت واردات به سرزمین اصلی را انتخاب و روی دکمه‌ی “بررسی اطلاعات پایه کالا” کلیک نمایید. برخی کالاها مثل کالاهای بهداشتی، دامی، دخانیات، پوشاک و موارد دیگر برای واردات حتما باید شناسه کالا داشته باشند. به شناسه کالاهای بهداشتی، IRC و داروهای دامی، IVC گفته می شود که باید قبل از ثبت کالا، شناسه کالا را از وزارت بهداشت یا دامپزشکی دریافت کرده باشید تا لیست شناسه کالا به شما نمایش داده شود تا بتوانید شناسه کالاهای مورد نظر خود را انتخاب کنید. اگر کالا نیازمند شناسه کالا باشد بعد از زدن روی دکمه‌ی “بررسی اطلاعات پایه کالا” لیست شناسه کالا نمایش داده می شود. با انتخاب شناسه کالا برخی فیلدها مثل فیلد “شرح تجاری لاتین” و “شرح تجاری فارسی” تکمیل می‌شود. مابقی اطلاعات را بر اساس پیش فاکتور تکمیل کنید. توجه کنید تکمیل فیلد تولید کننده اختیاری است و حتما باید یکی از دو فیلد مشخصات فنی یا استاندارد تکمیل گردد تا بتوانید به صفحه بعد بروید. در نهایت روی گزینه “ثبت کالا” کلیک کنید و برای ثبت کالاهای بعدی مجددا روی گزینه “افزودن کالا” و اطلاعات کالا رو وارد نمایید.

اگر تعداد کالاها زیاد باشد این امکان برای شما فراهم است تا از طریق فایل اکسل، کالاها را ثبت نمایید. به این ترتیب که بر روی گزینه “افزودن کالا از طریق فایل اکسل” کلیک، فایل نمونه را دانلود و کالاها را وارد کنید. توجه کنید مواردی که باید از لیست انتخاب شود را حتما انجام دهید. پس از ذخیره کردن فایل با کلیک بر روی انتخاب فایل اکسل، فایل را بارگذاری کنید و دکمه‌ی “ثبت مستندات را بزنید.

اگر قصد حذف کالاها را دارید تیک ردیف مورد نظر را انتخاب و بر روی دکمه‌‌ی قرمز رنگ “حذف کالا” کلیک کنید. بعد از اضافه کردن کالاها با کلیک بر روی گزینه‌ی بعدی وارد صفحه ی(تب اطلاعاتی) “مستندات پرونده” شوید. برای اضافه کردن مستندات که تصویر پیش فاکتور هم می‌تواند باشد، روی دکمه‌ی قرمز رنگ “افزودن مستندات” کلیک کنید و فایل را بارگذاری نمایید. حجم مستندات باید کمتر از چهارصد کیلو بایت و فرمتش ترجیحا pdf یا jpeg باشد.

اگر قصد حذف مستندات را دارید با کلیک روی گزینه حذف، فایل مربوطه را حذف کنید. در نهایت روی گزینه‌ی سبز رنگ “ثبت” کلیک کنید. در جدول موجود در صفحه مدیریت پرونده‌ها، در ردیفی که پرونده‌ی مذکور ثبت شده، مشاهده می‌شود که در ستون وضعیت آن، وضعیت جدید ثبت و در ستون شماره پرونده، شماره‌ای 9 رقمی درج شده است.

گام هفتم : استعلام ضوابط کالایی

برای ادامه فرآیند ثبت سفارش ردیف مذکور در جدول، در ستون جزئیات، روی دکمه‌ی آبی رنگ “جزئیات” کلیک نمایید. وضعیت پرونده را از بالای صفحه می‌توانید مشاهده کنید. در “وضعیت جدید” گزینه های ابطال پرونده، کپی پرونده و ویرایش پرونده و همچنین گزینه‌ی بنفش رنگی که مربوط به عملیات بعدی که همان “استعلام ضوابط” می‌باشد فعال است. برای استعلام اطلاعات پرونده از دفتر مقررات صادرات و واردات، روی گزینه‌ی بنفش رنگ “استعلام ضوابط” کلیک کنید. پس از آن می‌توانید در قسمت(تب اطلاعاتی) “مشاهده سوابق تغییر وضعیت پرونده” سابقه پرونده را مشاهده نمایید. ممکن است پرونده مذکور پس از استعلام رد شود که در این قسمت علت رد پرونده نمایش داده می‌شود. در صورت رد پیش فاکتور، با انتخاب گزینه “ویرایش پرونده” می‌توانید پرونده را ویرایش کنید.

اگر پرونده در مرحله استعلام رد نشود و تعرفه کالاهای ثبت شده در پرونده، نیاز به مجوز داشته باشد، وضعیت پرونده به استعلام شده تغییر پیدا می کند و دکمه‌ی بنفش رنگ “درخواست مجوز” فعال می‌گردد. در بخش تب اطلاعاتی “مشاهده آخرین وضعیت درخواست ها” می‌توانید مشاهده نمایید که هر کالا به مجوز چه سازمان‌هایی نیاز دارد. توجه کنید در جدول مربوطه و در ستون “فیلدهای مهم مجوز دهنده”، مقادیر مربوطه بعد از تایید مجوز نمایش داده می‌شود. با کلیک بر روی دکمه‌ی بنفش رنگ “درخواست مجوز”، وارد صفحه “ارسال درخواست مجوزها” می‌شوید. در ستون “کد 14رقمی مجوز” نیازی نیست کدی وارد کنید و اگر مستنداتی دارید که سازمان مجوز دهنده باید با استناد بر آن مجوز صادر کند می‌توانید در ستون “افزودن پیوست” مستندات را اضافه کنید. بعضی از مجوز دهنده‌ها در ستون “فایل راهنما”، فایلی را قرار داده‌اند که قبل از ارسال درخواست می‌توانید فایل را مطالعه کنید. همچنین در ستون “نوع درخواست” مشخص می‌شود که درخواست مجوز، جدید است یا تمدید مجوز قبلی است. در نهایت بر روی دکمه‌ سبز رنگ “ارسال درخواست مجوز” کلیک کنید.

گام هشتم : وضعیت منتظر مجوز

پس از ارسال درخواست مجوز، در صفحه “مدیریت پرونده‌ها” وضعیت پرونده به منتظر مجوز، تغییر پیدا می‌کند. تا زمانی که سازمان‌های مجوز دهنده نتیجه مجوزها رو ارسال نکنند نمی‌توانید هیچ اقدامی برای ادامه فرآیند انجام دهید. اگر مجوز از طرف سازمان مجوز دهنده رد شود وضعیت پرونده به رد درخواست مجوز، تغییر پیدا می‌کند که با کلیک بر روی دکمه آبی رنگ “جزئیات” موجود در ستون جزئیات و سپس در تب اطلاعاتی “مشاهده آخرین وضعیت درخواست‌ها” و در ستون “توضیحات سازمان مجوز دهنده”، می‌توانید علت رد مجوز را مشاهده نمایید.

در صورت رد مجوز باید با کلیک بر روی گزینه “ویرایش پرونده”، پرونده مذکور را ویرایش و مجددا برای مجوز دهنده ارسال نمایید. فقط توجه داشته باشید که اگر پرونده به مجوز چندین سازمان نیاز داشته باشد و برخی از سازمان‌ها مجوز صادر کرده باشند با ویرایش فیلد مهم آن‌ها (که در ستون “فیلدهای مهم مجوز دهنده” وجود دارد)، مجوز قبلی ابطال و پرونده مجددا برای اخذ مجوز ارسال می شود.

گام نهم : وضعیت آماده ثبت سفارش

بعد از تایید مجوز و در صفحه مدیریت پرونده‌ها، وضعیت پرونده به آماده ثبت سفارش تغییر پیدا می‌کند و با زدن دکمه “جزئیات” مشاهده می‌کنید که دکمه بنفش رنگ “درخواست ثبت سفارش” فعال شده است. با کلیک بر روی دکمه “درخواست ثبت سفارش”، ابتدا باید نوع ثبت سفارش را انتخاب کنید. اگر هیچ یک از موارد درج شده قابل انتخاب، مد نظر شما نبود می‌توانید عنوان شیوه‌های متداول سیستم بانکی و سپس محل انجام ثبت سفارش را انتخاب کنید.

همچنین اگر کالا فاسد شدنی باشد تیک حمل یکسره رو فعال کنید. در نهایت بانک و شعبه ای که تصمیم دارید کارهای بانکی خود را در آن انجام دهید انتخاب کنید. لازم به ذکر است که تمامی شعب موجود در لیست، شعبه ارزی می‌باشد. در نهایت بر روی دکمه سبز رنگ “ارسال درخواست” کلیک کنید. اگر تعرفه نیاز به کارشناسی داشته باشه پس از ارسال درخواست، وضعیت پرونده به “منتظر نتیجه کارشناسی” تغییر پیدا می کند.

گام دهم : وضعیت منتظر نتیجه کارشناسی

در صفحه “مدیریت پرونده‌ها” و در وضعیت منتظر نتیجه کارشناسی، گزینه ای برای رفتن به مرحله بعد وجود ندارد. باید منتظر تایید یا رد درخواست ارسالی توسط کارشناس استانی که در فیلد محل ثبت سفارش انتخاب کردید بمانید تا پرونده شما را بررسی کند. چنانچه به هر علتی پرونده پس از ارسال درخواست، عدم تایید درخواست شد علت آن را می‌توانید در قسمت تب اطلاعاتی “مشاهده سوابق تغییر وضعیت پرونده” مشاهده نمایید.

گام یازدهم : پرداخت کارمزد

اگر پرونده نیاز به کارشناسی نداشته باشد پس از تایید دفتر مقررات، پرونده به صورت مستقیم به مرحله آماده پرداخت کارمزد می‌رود و دکمه بنفش رنگ “پرداخت کارمزد” فعال می‌گردد. نحوه محاسبه کارمزد: کارمزد مساوی است با مبلغ کل ثبت سفارش تقسیم بر عدد دو هزار.

برای پرداخت کارمزد فقط 7 روز فرصت دارید. در صورتی که در مدت 7 روز کارمزد پرداخت نشود پرونده باید مجددا ویرایش شود. لازم به ذکر است که در قسمت ویرایش پرونده و در ستون “فیلدهای مهم مجوزدهنده” موارد درج شده سازمان های مجوز دهنده را باید در نظر داشته باشید.

گام دوازدهم : نمایش شماره ثبت سفارش و جزئیات پرونده- گزینه های ابطال، کپی، تمدید ثبت سفارش و ویرایش پرونده

بعد از پرداخت کارمزد، در صفحه “مدیریت پرونده‌ها” وضعیت پرونده به ثبت سفارش تغییر پیدا می‌کند و کد 8 رقمی ثبت سفارش صادر می‌شود. در بخش جزئیات پرونده و در تب اطلاعاتی “کالاها” می‌توانید با وارد شدن به قسمت جزئیات، همه اطلاعات کالا از جمله اولویت کالایی رو مشاهده کنید. برای ابطال ثبت سفارش نمی‌توانید از طریق سامانه اقدام کنید، بلکه  باید درخواست ابطال را به صورت کتبی به دفتر مقررات صادرات و واردات، به آدرس تهران خیابان سئول درب جنوبی نمایشگاه بین المللی ارجاع دهید. با کلیک بر روی دکمه “کپی پرونده” در هر مرحله، پرونده ای با وضعیت جدید با اطلاعات یکسان در قسمت مدیریت پرونده ایجاد می‌شود. البته باید دقت داشته باشید هر پرونده با چهار فیلد “شماره پیش فاکتور”، “تاریخ صدور”، “کشور ذینفع” و “شناسه فروشنده خارجی”(کد فیدا)  یکتا می‌شود. اگر می‌خواهید پرونده کپی شده را پیش ببرید باید حداقل یکی از فیلدهای نامبرده را ویرایش و یا پرونده قبلی را ابطال کنید.

در تمدید ثبت سفارش، مجددا مراحل ثبت سفارش طی خواهد شد. پس از تمدید موفق، ثبت سفارش از تاریخ انقضای ثبت سفارش، مجددا به مدت سه ماه اعتبار دریافت می کند(البته اعتبار تمدید ثبت سفارش با توجه به نظر مجوز دهنده مربوطه می‌تواند متغیر باشد). در هر دو زمان قبل و بعد از دریافت کد 8 رقمی ثبت سفارش و در هر کدام از وضعیت‌هایی که مجاز به ویرایش باشید و گزینه ویرایش در آن وضعیت فعال است می توانید ویرایش را انجام دهید. پس از انجام ویرایش، عنوان در حال ویرایش در ستون جزئیات پرونده مورد نظر در قسمت مدیریت پرونده نمایش داده می‌شود و به این معناست که پرونده در یکی از مراحل، ویرایش شده است. وضعیت اصلی پرونده شما در ستون “وضعیت” مشخص است. با انجام ویرایش، دکمه قهوه‌ای رنگ “انصراف از ویرایش” در بعضی از وضعیت ها فعال می‌شود که در صورت نیاز می‌توانید با کلیک بر روی آن از ویرایش انصراف دهید.

گام سیزدهم : نمایش بیمه‌نامه واردات

در فرآیند واردات رسمی کالا بعد از انجام ثبت سفارش و قبل از حرکت محموله به سمت کشور، بازرگان باید نسبت به درخواست و اخذ بیمه نامه باربری اقدام کند. در گذشته به این صورت بود که شخص بازرگان با مراجعه حضوری به شرکت‌های بیمه، درخواست بیمه نامه را ارائه و شرکت بیمه انتخاب شده(توسط بازرگان) به نمایندگی از بازرگان درخواست بیمه نامه را در سامانه جامع بیمه، ثبت می کرد. اما در نسخه جدید سامانه جامع تجارت با توجه به بند الف ماده شش قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز و آیین نامه آن و به منظور کاهش مراجعات حضوری متقاضیان، امکان ثبت درخواست بیمه نامه باربری، توسط شخص بازرگان فراهم شده است. به این صورت که بازرگان با مراجعه به سامانه جامع تجارت می‌تواند درخواست صدور و الحاقیه بیمه نامه باربری را برای بیمه مرکزی ارسال کند. همچنین علاوه بر مشاهده وضعیت هر یک از درخواست ها امکان ویرایش درخواست‌های ثبت شده نیز توسط بازرگان وجود دارد. برای ثبت درخواست صدور بیمه‌نامه پس از ورود به حساب کاربری در سامانه جامع تجارت، نقش بازرگان حقیقی یا حقوقی را از لیست نقش ها انتخاب کنید. از منوی سمت راست، قسمت “عملیات بیمه‌نامه”، مدیریت بیمه‌نامه واردات را انتخاب کنید. در این صفحه فهرست درخواست های ثبت شده نمایش داده می شود که قابل پیگیری می‌باشند. روی دکمه “درخواست جدید” کلیک و شماره پرونده ثبت سفارش مورد نظر را از لیست انتخاب کنید. توجه داشته باشید که تنها پرونده‌های فعال که دارای وضعیت‌های استعلام شده، منتظر مجوزها، آماده ثبت سفارش، آماده پرداخت کارمزد و ثبت سفارش فعال است که امکان ثبت درخواست را دارند. لازم به ذکر است امکان ثبت درخواست برای پرونده‌های در حال تمدید و یا در حال ویرایش مقدور نمی‌باشد (در صورتی که این موارد انتخاب شوند با خطا مواجه خواهید شد).

در گام اول و در تب اطلاعاتی “مشخصات بیمه‌گر”، باید اطلاعات مرتبط با شرکت بیمه گر، واحد صدور بیمه نامه و معرف بیمه نامه را تکمیل کنید. پس از تکمیل اطلاعات بر روی دکمه بعدی کلیک کنید.

در گام دوم و در تب اطلاعاتی “مشخصات ذینفع و بیمه‌گذار”، اطلاعات بیمه‌گذار و ذینفع مشخص می‌شود و در صورتی که بانک عامل، ذینفع است می توانید تیکِ گزینه “ذینفع بانک عامل است؟ ” را فعال کنید که به پیرو آن، اطلاعات بانک عامل با توجه به پرونده ثبت سفارش نمایش داده می‌شود. بعد از بررسی و تکمیل اطلاعات بر روی دکمه بعدی کلیک کنید.

در گام سوم و در تب اطلاعاتی ” مشخصات مورد بیمه” اطلاعات فیلدهای مرتبط به کالا، پیش فاکتور، تاریخ پیش فاکتور و ثبت سفارش محموله بر اساس اطلاعات پرونده ثبت سفارش به صورت خودکار تکمیل می شود و شما باید فیلدهای “شرح مورد بیمه”، “شماره فاکتور” و “تاریخ فاکتور” را وارد کنید. توجه داشته باشید در صورتی که کد 8 رقمی ثبت سفارش را دریافت نکرده‌اید باید علت یا نوع معافیت را در دو فیلد “علت” و “توضیحات” انتخاب و تکمیل و بر روی دکمه بعدی کلیک نمایید.

در گام چهارم و در تب اطلاعاتی “پوشش و مبلغ مورد بیمه”، فیلدهای مبلغ ارزی و ریالی بیمه نامه، نوع ارز، نوع تامین ارز، اطلاعات بانک و نوع قرارداد بر اساس اطلاعات پرونده ثبت سفارش به صورت خودکار تکمیل می‌گردد. لازم به ذکر است فیلد “نوع تامین ارز” بر اساس اولویت کالاهای پرونده ثبت سفارش تعیین شده و نهایی نیست و نیز توجه داشته باشید که فیلد “مبلغ مورد بیمه به ریال” هم بر اساس نرخ ارز در روز ثبت درخواست، محاسبه و هنگام صدور بیمه‌نامه، نهایی می‌شود. پس از تکمیل اطلاعات فیلدهای “پوشش مورد درخواست”، “حداکثر مبلغ محموله در هر حمل”، “درصد کرایه حمل”، سایر هزینه ها و “ارزش اضافی” بر روی دکمه بعدی کلیک کنید.

در گام پنجم و در تب اطلاعاتی “شرایط حمل و نقل”، شرایط مرتبط با حمل و نقل را باید تعیین کنید. اطلاعات فیلدهای “روش حمل”، “کشور مبدا مرز” و “گمرک ورودی” بر اساس پرونده ثبت سفارش به صورت خودکار تکمیل می‌شود. در این گام مقادیر “نوع وسیله” هم براساس نوع روش حمل انتخابی در پرونده ثبت سفارش، تعیین و محدود می‌گردد و اطلاعات مابقی فیلد ها باید توسط کاربر تکمیل شود. در بخش مقصد هم باید استان، شهر و کد پستی مقصد را وارد کنید و لازم است کد پستی وارد شده در شهر انتخابی باشد؛ در صورتی که مقصد حمل در استان‌های متفاوتی است می‌توانید از طریق دکمه “افزودن مقصد جدید”، استان جدیدی به اطلاعات مقصد حمل اضافه و اطلاعات مربوطه را تکمیل نمایید. در آخر بر روی دکمه بعدی کلیک کنید.

چنانچه توضیحاتی دارید که در ریسک محموله اثرگذار و لازم است شرکت بیمه‌گر از آن مطلع باشد، می‌توانید آن را در گام ششم (تب اطلاعاتی: قبول شرایط) ثبت نمایید؛ همچنین شرایط درخواست بیمه که قبلا توسط درخواست دهنده بیمه در فرم‌های فیزیکی پذیرفته و امضا می‌شده در این مرحله طراحی شده و انتخاب (تیک) آن‌ها به منزله امضا است. بعد از مطالعه شرایط، تیک موارد را انتخاب و بر روی دکمه ثبت کلیک کنید. پس از ثبت موفقیت آمیز درخواست، وضعیتِ درخواست، جدید می‌شود و باید با مراجعه به بخش مدیریت بیمه نامه‌های واردات بر روی جزئیات درخواست مورد نظر کلیک کنید.

بعد از مشاهده جزئیات درخواست باید بر روی دکمه بنفش رنگ “ارسال به بیمه مرکزی”، بزنید. توجه داشته باشید امکان اصلاح اطلاعات فیلدهای مراحل شش‌گانه مذکور نیز از طریق دکمه آبی رنگ “ویرایش درخواست” وجود دارد. پس از ارسال درخواست، در صورتی که اطلاعات درخواست مورد تایید بیمه مرکزی و شرکت بیمه باشد وضعیت درخواست، به منتظر تعیین وضعیت مالی و صدور بیمه نامه تغییر می کند که در این مرحله لازم است کاربر ضمن برقراری ارتباط با شرکت بیمه‌گر نسبت به تعیین وضعیت مالی اقدام کند؛ سپس بیمه نامه صادر می‌شود و وضعیت درخواست به تایید نهایی تغییر می‌کند. در صورت رد درخواست توسط بیمه مرکزی یا شرکت بیمه گر، علت رد درخواست در سربرگ تاریخچه تغییرات درخواست، قابل مشاهده است و پس از بررسی علت رد شدن درخواست، می‌توانید نسبت به ویرایش و ارسال مجدد درخواست اقدام کنید.

کلام آخر eBPM در مورد ثبت سفارش واردات کالا

ثبت سفارش واردات، فرآیند اساسی و حیاتی در تجارت بین‌المللی است که نه تنها به بازرگانان کمک می‌کند که در بازارهای بین‌المللی بهتر عمل کنند، بلکه نقش موثری در توسعه اقتصادی کشورها و کنترل کیفیت کالاهای وارداتی دارد. با توجه به چالش‌های موجود، نیاز به بهبود و تسهیل این فرآیند بیش از پیش احساس می‌شود. دولت‌ها و نهادهای مرتبط باید اقدامات لازم را برای ارتقاء زیرساخت‌ها و بهبود قوانین در این حوزه انجام دهند تا بتوانند از مزایای تجارت بین‌المللی بهره‌مند شوند.

در نهایت، با توجه به روند رو به رشد تجارت جهانی، اهمیت ثبت سفارش واردات بیش از پیش آشکار است و برای کشورهای در حال توسعه، فرصتی برای بهبود شرایط اقتصادی و افزایش مبادلات تجاری مناسب را فراهم می‌نماید.

نرم افزار مدیریت بازرگانی خارجی eBPM چه کمکی در راستای تسهیل امور بازرگانی به شرکت‌های بازرگانی می کند؟

در اپلیکیشن بازرگانی خارجی که به صورت فرایندی توسعه یافته است، تمام روابط و وابستگی فعالیت‌های بین سامانه جامع تجارت و امور بازرگانیِ پیش و پس از آن، استخراج و اتوماسیون شده است. بنابراین با توجه به قابلیت‌های این سیستم، همه فعالیت‌ها به ترتیب در کارتابل کارشناسان بازرگانی ایجاد شده و پس از جمع‌آوری اطلاعات در طی فرایند، در ساده‌ترین حالت ممکن گزارش‌های مد نظر ایجاد می‌شوند.