سیستم­ مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) چیست؟

معرفی سیستم­‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار

 BPMS)Business Process Management Suit or Systems)

بسیاری از شرکت هایی که اقدام به خرید سیستم­ مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) می‌کنند دقیقاً نمی‌توانند کاربرد BPMS را درک کنند. برخی از خریداران نیز انتظارات افسانه‌ای از BPMS دارند.

بسیاری از صاحبنظران معتقدند سیستم­ مدیریت فرایند کسب‌وکار، یک ابزار برای مکانیزه کردن گردش فرم ها بر اساس فرایندها و قوانین سازمانی است.

به عنوان مثال اگر ما قبلاً درخواست ملزومات اداری را بر روی یک فرم کاغذی می نوشتیم و آن را برای تایید نزد یکی از مدیران می بردیم و وی نیز بر اساس سلیقه یا نظر خود آن را تایید می کرد و بعد درخواست وارد پروسه تحویل کالا یا خرید کالا می­شد اکنون با ورود BPMS این فرایند مکانیزه می­شود. هر فرد طی ضوابط خاصی درخواست خود را ثبت می­کند. مدیران طی ضوابط خاصی (البته در یک سازمان بالغ) درخواست­ها را بررسی می­کنند و انبار نیز بر اساس ضوابط خاص کالا را تهیه و تحویل می­نماید.

البته نباید فراموش کرد با حضور سیستم­ مدیریت فرایند کسب‌وکار(BPMS)، همه اقدامات فوق از طریق فرم های الکترونیک انجام شده و تاریخچه گردش نیز مشخص می­گردد.

در واقع BPMS برای کارکرد صحیح نیاز به ضابطه دارد که بر اساس آیین نامه یا نظام نامه سازمان تعیین می­گردد. البته برخی از سازمان­ها آیین­نامه یا نظام­نامه ندارند که در این صورت به تدریج با مانیتور کردن درخواست­ها یا بهره برداری از قوانین سایر سازمان ها می­توان تا حدودی فقدان ضابطه­ها را بر طرف کرد.

البته تعریف فوق یک تعریف ابتدایی و ساده برای BPMS است اما تا حدودی می­توان از تعریف فوق برای تشخیص ماموریت BPMS  استفاده کرد.

برای استفاده از نرم افزار BPMS باید فرایندهای سازمان را شناخته، پس از شناسایی فرایندها باید آن ها مدلسازی نموده، فرم­ها، ضوابط و قوانین آن­ها را تعریف نمود. قبل از ورود فرآیندهای سازمان به نرم افزار BPMS می بایست فرآیندهای سازمان را بهبود داده و سپس فرآیندهای مطلوب و بهبود داده شده را از طریق فرم­ها و دستورالعمل­های تعریف شده اصلاحی، وارد نرم افزار BPMS نموده تا از طریق زیرساخت فناوری اطلاعات موجود در سازمان در تمامی بخش­ها جاری گردند.

به منظور تحلیل و بهبود فرآیندها سه دسته مستندات مورد نیاز هستند.

اولین دسته از مستندات مورد نیاز، نقشه­های فرآیندی یا مسیر گردش فرم­ها در سازمان است که یکی از زبان تعریف شده برای نرم افزار­های رایج در بازار، زبان مدلسازی BPMN2.0 می­باشد.

مطالعه این مطلب نیز مفید است

استاندارد BPMN2.0.2 چه مباحثی را پوشش میدهد؟

دومین دسته، فرم­های در حال گردش در سازمان هستند که اغلب در سازمان­‌ها به صورت کاغذی وجود موجود هستند و کافی است با کمی اصلاحات در نرم افزار وارد شوند.

سومین دسته از مستندات مورد نیاز، ضوابط و قوانین هر فرآیند است، مانند مسیری که باید طی شود، شخصی که باید یک فعالیت خاصی را انجام دهد، زمان بندی فعالیت­ها و … که می توان گفت سخت­ترین بخش تحلیل فرآیند است. علت سخت بودن این مورد نیز نبودن ضوابط و قوانین شفاف در سازمان هاست که گاهی تحلیگر را مجبور به وضع قوانین دلخواه می­کند.

پس از تولید مستندات فوق اپراتور BPMS اطلاعات حاصل از تحلیل و بهبود فرآیندها را در نرم افزار BPMS وارد خواهد نمود.

یک  BPMS مناسب حداقل باید شامل امکانات ذیل باشد:

• مدل ساز فرایند یا بخش طراحی process model
• بخش طراحی مدل داده یا data model
• فرم ساز
• بخش تعریف قوانین
• بخش تعریف ایفا کنندگان

البته موارد فوق بسیار ابتدایی هستند و موارد ذیل نیز باید بررسی شوند:

• تاریخ تولید نرم افزار و تاریخ آخرین بر روز رسانی
• گواهینامه­ها و تاییدیه های امنیتی
• مدل سازی فرایندها بر اساس BPMN 2
• امکان ایجاد نگارش جدید از فرایندها (versioning)
• دو دیتابیس مجزا برای داده­های تستی و داده­های واقعی
• ابزار فرم ساز با پشتیبانی از جداول و فرم های reusable
• امکان برنامه نویسی در محیط BPMS
• استفاده از وب سرویس ها در محیط BPMS
• ایجاد همکاری بین فرایندها به صورت گرافیکی و با استفاده از امکانات خود نرم افزار
• کارتابل با امکانات مناسب از قبیل گروه­بندی کارها و جست و جو
• ابزار گزارش ساز درون ساز
• پشتیبانی از روش های مختلف ساحت و استفاده از زیر فرایندها
• امکان Roll Back یا Undo برای هر فعالیت
• پشتیبانی از واحدهای رایج پول (ترجیحاً چند واحد(
• پشتیبانی از انواع داده (خصوصاً انواع( SQL Server)
• امکان استفاده از Dll های تولید شده در DotNet 4 و بالاتر
• امکان استفاده از کنترل های وب برای فرم­ها
• امکان استفاده از JQuery برای افزودن به قابلیت های فرم
• خروجی چاپی برای هر فرم با امکان ویرایش فرم قبل از چاپ (البته با دسترسی(
• امکان تولید فایل PDF بر اساس فیلدهای فرم­ها
• BAM یا Business Activity Monitor
• هوش کسب و کار-BI یا Business Intelligence
• امکان دسترسی به سورس برنامه و اصلاح کد
• محیط وب برای طراحی فرایندها
• راهنمای استفاده به زبان فارسی
• فیلم­های آموزشی به زبان فارسی
• پشتیبانی همزمان از تاریخ فارسی و میلادی
• تعریف قوانین سازمانی و تجاری به صورت گرافیکی
• تعریف ایفاکنندگان فعالیت­ها به صورت گرافیکی
• همگام سازی کاربران با اکتیو
• api هایی که بتوان از برنامه­های دیگر فرایندها را اجرا کرد یا داده تبادل کرد

البته امکاناتی از قبیل نسخه موبایل، ارسال ایمیل و  sms، امکان تغییر محیط کاربری و … نیز مواردی هستند که می­توانند باعث غنی­تر شدن نرم افزار گردند اما جزء امکانات اصلی نیستند.