مقایسه دو سیستم ERP و BPMS؛ تفاوت‌ها و شباهت‌ها
(Enterprise Resource Planning(ERP یک بسته نرم‌افزاری است که چندین ماژول (آپشن) نرم‌افزاری آماده در آن طراحی شده است. در این یادداشت سعی نموده تا در بررسی ERP و BPMS، مقایسه‌ای ارائه شود.
این ماژول‌ها در بردارنده فرآیندهای سازمانی هستند که از قبل برای سازمانها به صورت عمومی و تخصصی طراحی شده‌اند. سطح دسترسی و امکانات هر بخش کاملاً مشخص بوده و برای کاربران، امکانات و دسترسی‌های تعریف شده‌ای وجود دارد. غالباً در ERP اعمال تغییرات بسیار سخت و تقریباً غیرممکن است. تغییرات درخواستی معمولا توسط برنامه‌نویسان (به ویژه برنامه‌نویسان سازنده ERP) بر روی نرم‌افزار ایجاد می‌شوند.
نکته اساسی در استفاده از این نرم‌افزار نیازمندی به هماهنگ نمودن سازمان با قابلیت‌های نرم‌افزار می‌باشد. در واقع سازمانی که درحال بهره‌برداری از این نرم افزار می‌باشد، می‌بایست طراحی صورت گرفته در نرم افزار را پذیرفته و شرایط خود را با آن مطابقت دهد. اکثر استفاده‌کنندگان ERP از محیط خشک و بدون انعطاف آن گلایه‌مند هستند. از طرفی الگوبرداری از فرآیندهای برترین نمونه‌ها (Best Practice) نقطه مزیت این سیستم‌ها می‌باشد.
BPMS، محیطی کاملاً منعطف
اما در مقابل، BPMS(Business Process Management Suit) یک محیط کاملاً منعطف (البته گاهی با چند قالب ازپیش ساخته‌شده) را ارائه نموده است، که می‌بایست از ابتدا طراحی فرآیندها را بر روی آن آغاز و یا نهایتاً قالب‌های آماده را سفارشی کرد. مزیت اصلی نرم افزار BPMS امکان ایجاد تغییر در فرآیندها و طراحی با شرایط نسبی هر شرکت و سازمان می‌باشد. در حالی که در نرم‌افزار ERP این امکان به راحتی مقدور نبوده و در بهترین حالت با هزینه‌های هنگفت اصلاح برنامه‌نویسی برای سازمان مقدور خواهد شد. ولی باید دقت داشت که BPMS در واقع یک محصول واسطه است که محصول نهایی توسط آن ساخته میشود.
شاید بتوان گفت BPMS در واقع امکان ایجاد یک نرم‌افزار ERP اختصاصی شده را برای استفاده‌کنندگان آن مهیا می‌سازد که فقط در آن سازمان و شرکت خاص قابل استفاده خواهد بود(شاید هم بتوان به صورت نمونه به سازمان‌های دیگر ارائه داد اما سازگاری با آن خیلی سخت است) در مثال، BPMS را به صفحه سفیدی تشبیه کرده‌اند که توسط طراح و به دلخواه تکمیل میشود.
ERP، نرم‌افزاری با ساختار آماده
با توجه به آماده بودن ساختار ERP، این نرم‌افزار از همان روز اول قابل استفاده خواهد بود. در واقع همه امکانات لازم جهت جریان فرآیندها و اطلاعات در نرم‌افزار وجود دارد، اعم از فرم‌ها، دسترسیها و سایر موارد مورد نیاز برای راه‌اندازی این سامانه یکپارچه. تنها کاری که به منظور آغاز فعالیت نرم‌افزار لازم و ضروری می‌باشد، تعریف نقش‌ها و کاربران در فضای نرم‌افزار می‌باشد. اما در نرم افزار BPMS همه چیز را باید کارشناسان فرآیندی سازمان تعریف نمایند. یعنی حتی نحوه انجام یک فعالیت، اینکه چه فرمی باید تکمیل شود، چه نقشی باید انجام‌دهنده کار باشد و چه کاربری باید در بخش‌های مختلف ایفای نقش نمایند، همگی می‌بایست در نرم افزار BPMS تعریف شود.
زمان آماده به کار شدن ERP به دور از مباحث فرهنگسازی و موضوعات سازمانی، بسیار کوتاه است و فقط به کمی آموزش نیاز دارد که میتوان واحد به واحد نیز انجام داد. اما زمان آماده به کار شدن BPMS طولانی است. اول باید فرم‌ها و فرایندها شناسایی شده، تحلیل شوند، و سپس کم کم در سیستم تعریف شوند و بعد از آن کار آموزش کاربران آغاز خواهد شد. در صورت وجود اشکال و ایراد در فرم‌ها و فرآیندهای تعریف شده میتوان به راحتی آنها را اصلاح نمود. البته باید زمان تحلیل فرایندها را نیز در نظر گرفت که خود زمان قابل توجهی است.
قبل از پیادهسازی ERP، آمادگی سازمان حیاتی است
قبل از استفاده از نرم افزار ERP می‌بایست توانایی استفاده از این نرم‌افزار در سازمان سنجیده شود و در صورت فقدان، این توانایی ایجاد گردد. قابلیت‌های نرم افزار ERP زمانی در یک سازمان ظهور و بروز خواهد نمود که سازمان به بلوغ لازم جهت پیادهسازی آن رسیده باشد. شاید بشود ادعا کرد در کشور ما غالب سازمانها هنوز این بلوغ و فرهنگ سازمانی را ندارند که بتوانند خود را با قالب‌ها و فرآیندهای از پیش تعریف شده در نرم افزار ERP تطبیق داده و در مدت زمان بسیار کوتاه تغییرات بسیار اساسی و عمده در ساختار و فرآیندهای خود ایجاد نمایند.
دو سیستم تعریف شده (ERP و BPMS) ادعای اتوماسیون و مدیریت فرآیندهای سطح عملیاتی سازمان را دارند و البته هر کدام راهکار ویژه‌ای را برای نیل به این هدف عرضه می‌نماید.
تفاوت‌ها و شباهت‌ها در دو سیستم erp و bpms
تفاوت‌ها و شباهت‌های دو سیستم ERP و BPMS، مبتنی بر سه نوع کاربرد اصلی آنها، عبارتند از:
- گردش کارهایی که انسان‌ها نیز در آن دخیل هستند؛
- گردش کارهایی که سیستم‌های نرم‌افزاری و سامانه‌ها در آن دخیل هستند؛
- گردش کارهای تراکنشی.
سیستم‌های BPMS برای مدلسازی گردش کارهایی که انسان‌ها و سیستم‌های نرم‌افزاری (نوع ۱ و ۲) در آنها دخیل هستند، به ویژه در مواردی که سیستم‌ها خودکار و ناهمگن باشد، مناسب بوده و مورد استفاده قرار می‌گیرند.
در مقابل، سیستم‌های ERP برای مدلسازی گردش‌کارهای تراکنشی مناسبتر هستند؛ البته اگر گردش‌کارهای تراکنشی سیستم‌های ناهمگن را دربرداشته باشد، باز هم نرم‌افزار BPMS بهتر عمل خواهد نمود.
سازمانها ممکن است به سیستم‌های ERP ، BPMS یا هر دو نیاز داشته باشند.
سیستم‌های مدیریت کسبوکار بیشتر برای مدیریت فرآیند، شامل یکپارچه‌سازی نرم افزارها و داده‌های ناهمگن، خودکار و سیستم‌های توزیع شده به کار می آیند.
بیشتر BPMS ها مستقل از حوزه کاری بوده و بنابراین میتوان آنها را در هر بخش از کسبوکار، پیادهسازی و استفاده نمود.
سیستم‌هایERP داده محور بوده و از این لحاظ تمرکز اصلی آنها بیشتر بر روی مدیریت اطلاعات و یکپارچه‌سازی داده‌ها می‌باشد.
ERP، در گذر زمان
در نرم افزار ERP برای حوزه‌های تخصصی کاری مختلف، قالب‌های کسبوکار اختصاصی شده، ارائه و معرفی شده که به استفاده‌کنندگان این امکان را میدهد تا بتوانند متناسب با کسب‌و‌کاری که در حال انجام هستند، قالب خود را انتخاب و از فرآیندهای ایده‌آل طراحی شده بهره ببرند. در گذشته مشتریان ERP به دلیل اختصاصی بودن اینترفیسها، به فروشنده خاصی وابسته میشدند ولی در روند جاری که فروشندگان ERP در پیش گرفتهاند، منطق گردش کار از منطق وظیفهای جدا میشود و این مزیت در اختیار مشتریان قرار میگیرد که بتوانند از ERP در شکل وب سرویس استفاده کنند.
برخی تفاوت‌های این دو سیستم در قالب جدول زیر قابل بررسی می‌باشد:
| نوع سیستم | BPMS | ERP |
| حوزه کاری | فرآیند سفارشی | فرآیندهای جاسازی شده با مقداری سفارشی سازی |
| مستقل از حوزه کاری | برای حوزه‌های کاری خاصی طراحی شده است. | |
| حوزه‌های پویا و متغیر | حوزه‌های ساکن | |
| فاقد تنظیمات بین‌المللی | دارای تنظیمات بین‌المللی | |
| حوزه فنی | فرآیندگرا | داده‌گرا |
| پشتیبانی از گردش کارهایی که انسان، ماشین و تراکنش‌ها را در بر دارند. | گردش کارهای تراکنشی | |
| محیط‌های ناهمگن و خودکنترل | محیط‌های همگن با زیرساخت داده‌ای مشترک | |
| پیادهسازی سیستم | گردش کارها به صورت دستی طراحی میشود و کد مربوطه، تاحدودی به صورت خودکار تولید میگردد. | مبتنی بر اجزای از پیش طراحی شده |
| ممکن است به تبدیل داده ها نیاز داشته باشد. | تبدیل داده ها لازم است. |
