مقایسه ERP با BPMS

مقایسه دو سیستم ERP و BPMS ؛ تفاوت ها و شباهت ها

(Enterprise Resource Planning)ERP یک بسته نرم افزاری است که چندین ماژول(آپشن) نرم افزاری آماده در آن طراحی شده است.
این ماژول­ها در بردارنده فرآیندهای سازمانی هستند که از قبل برای سازمان­ها به صورت عمومی و تخصصی طراحی شده­اند. سطح دسترسی و امکانات هر بخش کاملاً مشخص بوده و برای کاربران، امکانات و دسترسی­های تعریف شده­ای وجود دارد. غالباً در ERP اعمال تغییرات بسیار سخت و تقریباً غیر ممکن است.  تغییرات در خواستی معمولا توسط برنامه نویسان (به ویژه برنامه نویسان سازنده ERP) بر روی نرم افزار ایجاد می­شوند.

نکته اساسی در استفاده از این نرم افزار نیازمندی به هماهنگ نمودن سازمان با قابلیت های نرم افزار می­باشد. در واقع سازمانی که در حال بهره برداری از این نرم افزار می باشد، می­بایست طراحی صورت گرفته در نرم افزار را پذیرفته و شرایط خود را با آن مطابقت دهند. اکثر استفاده کنندگان ERP  از محیط خشک و بدون انعطاف آن گلایه­مند هستند. از طرفی الگو برداری از فرآیندهای برترین نمونه­ها (Best Practice) نقطه مزیت این سیستم­ها می­باشد.

اما در مقابل، BPMS(Business Process Management Suit) یک محیط کاملاً منعطف (البته گاهی با چند قالب از پیش ساخته شده) را ارائه نموده است که می بایست از ابتدا طراحی فرآیندها را بر روی آن  آغاز و یا نهایتاً قالب­های آماده را سفارشی کرد. مزیت اصلی نرم افزار BPMS امکان ایجاد تغییر در فرآیندها و طراحی با شرایط نسبی هر شرکت و سازمان می­باشد. در حالی که در نرم افزارERP این امکان به راحتی مقدور نبوده و در بهترین حالت با هزینه­های هنگفت اصلاح برنامه­نویسی برای سازمان مقدور خواهد شد. ولی باید دقت داشت که BPMS در واقع یک محصول واسطه هستند که محصول نهایی توسط آن ساخته می­شود. شاید بتوان گفت BPMS در واقع امکان ایجاد یک نرم افزار ERP اختصاصی شده را برای استفاده کنندگان آن مهیا می­سازد که فقط در آن سازمان و شرکت خاص قابل استفاده خواهد بود(شاید هم بتوان به صورت نمونه به سازمان­های دیگر ارائه داد اما سازگاری با آن خیلی سخت است) در مثال، BPMS را به صفحه سفیدی تشبیه کرده­اند توسط طراح و به دلخواه آن تکمیل می­شود.

با توجه به آماده بودن ساختارERP  ، این نرم افزار از همان روز اول قابل استفاده خواهد بود. در واقع همه امکانات لازم جهت جریان فرآیندها و اطلاعات در نرم افزار وجود دارد، اعم از فرم‎ها، دسترسی‎ها و سایر موارد مورد نیاز برای راه اندازی این سامانه یکپارچه. تنها کاری که به منظور آغاز فعالیت نرم افزار لازم و ضروری می باشد، تعریف نقش ها و کاربران در فضای نرم افزار می­باشد. اما در نرم افزارBPMS  همه چیز را باید کارشناسان فرآیندی سازمان تعریف نمایند. یعنی حتی نحوه انجام یک فعالیت، اینکه چه فرمی باید تکمیل شود، چه نقشی باید انجام دهنده کار باشد و چه کاربری باید در بخش­های مختلف ایفای نقش نمایند، همگی می­بایست در نرم افزار BPMS تعریف شود.

زمان آماده به کار شدنERP  به دور از مباحث فرهنگ­سازی و موضوعات سازمانی، بسیار کوتاه است و فقط به کمی آموزش نیاز دارد که می توان واحد به واحد نیز انجام داد اما زمان آماده به کار شدن BPMS طولانی است. اول باید فرم ها و فرایندها شناسایی شده، تحلیل شوند، و سپس کم کم در سیستم تعریف شوند و بعد از آن کار آموزش کاربران آغاز خواهد شد. در صورت وجود اشکال و ایراد در فرم ها و فرآیندهای تعریف شده می توان به راحتی آن ها را اصلاح نمود. البته باید زمان تحلیل فرایندها نیز در نظر گرفت که خود زمان قابل توجه­ای است.

قبل از استفاده از نرم افزار ERP می بایست توانایی استفاده از این نرم افزار در سازمان سنجیده و در صورت فقدان این توانایی، ایجاد گردد. قابلیت­های نرم افزار ERP زمانی در یک سازمان ظهور و بروز خواهد نمودکه سازمان به بلوغ لازم جهت پیاده­سازی آن رسیده باشد. شاید بشود ادعا کرد در کشور ما غالب سازمان ها هنوز این بلوغ و فرهنگ سازمانی را ندارند که بتوانند خود را با قالب­ها و فرآیندهای از پیش تعریف شده در نرم افزار ERP تطبیق داده و در مدت زمان بسیار کوتاه تغییرات بسیار اساسی و عمده در ساختار و فرآیندهای خود ایجاد نمایند.

دو سیستم تعریف شده (ERP و BPMS) ادعای اتوماسیون و مدیریت فرآیندهای سطح عملیاتی سازمان را دارند و البته هر کدام راهکار ویژه­ای را برای نیل به این هدف عرضه می­نماید.

تفاوت ها و شباهت­های دو سیستم ERP و BPMS مبتنی بر سه نوع کاربرد اصلی آن ها که عبارتند از

1. گردش کارهایی که انسان­ها نیز در آن دخیل هستند؛
2. گردش کارهایی که سیستم­های نرم افزاری و سامانه­ها در آن دخیل هستند؛
3. گردش کارهای تراکنشی.

قابل توصیف هستند.

سیستم های BPMS برای مدل سازی گردش کارهایی که انسان­ها و سیستم های نرم افزاری (نوع ۱ و ۲) در آن­ها دخیل هستند، به ویژه در مواردی که سیستم­ها خودکار و ناهمگن باشد، مناسب بوده و مورد استفاده قرار می­گیرند.

در مقابل، سیستم­های ERP برای مدل­سازی گردش کارهای تراکنشی مناسب­تر هستند؛ البته اگر گردش کارهای تراکنشی سیستم­های ناهمگن را در بر داشته باشد، باز هم نرم افزار BPMS بهتر عمل خواهد نمود.

سازمان­ها ممکن است به سیستم­های ERP ، BPMS یا هر دو نیاز داشته باشند.

سیستم­های مدیریت کار بیشتر برای مدیریت فرآیند، شامل یکپارچه سازی نرم افزارها و داده­های ناهمگن، خودکار و سیستم­های توزیع شده به کار می آیند.

بیشتر BPMSها مستقل از حوزه کاری بوده و بنابراین می­توان آنها را در هر بخش از کسب و کار، پیاده سازی و استفاده نمود.

سیستم‎های ERP داده محور بوده و از این لحاظ تمرکز اصلی آن­ها بیشتر بر روی مدیریت اطلاعات و یکپارچه سازی داده­ها می­باشد.

در نرم افزار ERP برای حوزه­های تخصصی کاری مختلف، قالب­های کسب و کار اختصاصی شده، ارائه و معرفی شده که به استفاده کنندگان این امکان را می­دهد تا بتوانند متناسب با کسب و کاری که در حال انجام هستند، قالب خود را انتخاب و از فرآیندهای ایده آل طراحی شده بهره ببرند.

در گذشته مشتریان ERP به دلیل اختصاصی بودن اینترفیس‎ها، به فروشنده خاصی وابسته می‎شدند ولی در روند جاری که فروشندگان ERP در پیش گرفته‎اند، منطق گردش کار از منطق وظیفه‎ای جدا می­شود و این مزیت در اختیار مشتریان قرار می‎گیرد که بتوانند از ERP در شکل وب سرویس استفاده کنند.

برخی تفاوت­های این دو سیستم در قالب جدول زیر قابل بررسی می­باشد: