تعاریف دانشمندان از فرایند کسب و کار (BPM)

تعریف مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM)

تعریف ذیل در سال ۲۰۰۶ توسط هیل و سینور^[۱] برای مدیریت فرآیند سازمان ارائه شده است:

«مدیریت فرآیند سازمان، طراحی، اجرا، و بهبود فعالیت‌های بین وظیفه‌ای است که اشخاص، سیستم‌های اطلاعاتی، شرکای تجاری را به هم پیوند می‌دهد».[۲]

این سازه به‌عنوان یک رویکرد ساختاریافته و سیستماتیک شامل روش‌ها، تکنیک‌ها، و ابزارهایی برای طراحی، مستندسازی، تجزیه و تحلیل، بهبود، کنترل، و مدیریت فرآیندهای عملیاتی سازمان به‌منظور کمک به بهبود کیفیت محصولات و خدمات تعریف می‌شود.[۳]

BPM روشی یکپارچه و نظام‌مند برای طراحی، اجرا و پایش فرآیندهای کسب و کار است که ممکن است در هر یک از آن‌‌ها افراد یا نرم‌افزارها در سازمان درگیر باشند. تعاملات بین افراد و نرم‌افزارها و گردش اطلاعاتی سازمان است که به آن حیات می‌بخشد و هدف از وجود BPM این است بتواند این فرآیندها را در سازمان مدیریت کند و ابزاری برای بهبود آن‌ها در طول زمان نیز ارایه دهد.

BPM فرآیندی منطقی برای مدیریت کسب‌وکار و تغییرات آن است. هر فرآیند باید با توجه به وضع مطلوب پیاده شود و سپس در طول زمان می‌توان فرایند مورد نظر را بهبود بخشید. این روال ممکن است بارها در مورد هریک از فرآیندها اجرا گردد. از این رو چرخه حیات BPM به طور تکرارشونده است و در هر تکرار باید ارزش ‌افزوده‌ای به فرآیند و منطق کاری آن افزوده گردد.

«مدیریت فرآیند کسب کار» حاکمیتی را در سازمان، برای افزایش چابکی و کارایی، فراهم می آورد و به سازمان اجازه می دهد بتواند عملیات سازمان را با اهداف راهبردی، هم راستا نماید. با بکارگیری یک «سیستم مدیریت فرآیند کسب کار» سازمان قابلیت پیدا می کند در «هر زمان ، هر تغییری » را ایجاد نماید و این زمینه ساز پیشرفت مستمر می باشد.

هدف BPM را میتوان طراحی، اجرا و بهبود فعالیت های بین واحد های سازمانی دانست که در آن اشخاص، سیستم های اطلاعاتی و افراد به هم پیوند می خورند. همچنین به لحاظ راهبردی BPM را می توان برای مدیریت و بهبود عملکرد یک کسب و کار، از طریق بهینه سازی مداوم فرآیندهای کسب و کار در یک چرخه از مدل سازی، اجرا و اندازه گیری دانست.

مزایای BPM

مزایای BPM بسیار است، اما مهمترین آنها به شرح زیر است:

۱- امکان شناسایی و اصلاح فرآیندها

۲- بهبود فرآیندهای ارتباطی و شناسایی گلوگاه ها

۳- یکپارچه سازی فرآیندها و خدمات

۴- تهیه گزارش ها و تحلیل های اجرایی و مدیریتی

۵- اجرای اتوماتیک وظایف تا حد امکان

۶- توانایی بهره گیری از Best Practice ها

۷- هشدارها و واکنش های اتوماتیک (Triggers)

۸- کاهش زمان ارائه محصولات یا خدمات جدید

۹- افزایش رضایت مشتری

۱۰- تسریع هماهنگی میان قوانین و محیط کاری

۱۱- کمک به توسعه برنامه های کاربردی در سازمان با استفاده از ابزارهای گرافیکی و ایجاد Workflow

۱۲- کاهش هزینه های مربوط به توسعه برنامه های کاربردی در سازمان

۱۳- کنترل‌ و پایش کارایی‌ کسب‌ و کار

• چرا باید از BPM بهره برد ؟

سازمان‎ها به منظور ارتقاء کارایی مرکز عملیاتی فعالیت‎های خود از سیستم‎های BPM استفاده می‎کنند . BPM خصوصاً تبادلات میان سیستم‌ها ، فرایندهای تجاری و تبادلات انسانی را تعدیل می‎کند . نتایج مورد انتظار شامل صرفه جویی اقتصادی . توسط خودکار سازی مسیر فرایندها و وظایف کارمندان ، دوری جستن از فعالیتهای بی ارزش ، اضافه نمودن فعالیتهایی از قبیل مسیریابی تصمیمات ، انتقال داده ها یا فرمها و غیره و فراهم آوری امکاناتی برای کاربران فراخور لیست وظایف . صرفه جویی در وقت توسط تغیرر فرایندهای تجاری در هر تکنولوژی، صلاحدیدها ویا احتیاجات رقابتی . با یکپارچگی تنگاتنگ تعرف فرایندها و تقاضاهای تضمین شده ، تغییر در تعاریف میتواند بطور مجازی و باسرعت بالا مراوده و گسترش یابد .

مشتریان بسرعت قادرند تا محصولات و اطاعات مورد نظر را دریافت کنند و نتیجه آن ارتقاء سطح رضایت مشتریان است . و معنای آن سود بیشتر شرکت است

BPMقصد دارد تا کمپانیها استانداردهای تنظیمی را برای خود تعیین کنند و بیشتر از آن چون BPM دوست دارد تا بودجه را کاهش دهد بطوری که آن مرکزیت بر روشهای بکارگیری ورودی سرمایه ای از قبیل شناسایی و چگونگی فرایند تولید و تعدیل کارمندان دارد بنابراین مدیران سیستم باید وسعت استفاده از آن را درک کنند

چرخه زندگی BPM

فعالیت­های مربوط به BPM را می­توان در شش گروه دسته­بندی کرد: چشم­انداز، طراحی، مدل­سازی، اجرا، نظارت و بهینه­سازی.

فعالیت­ها پیرامون یک چشم­انداز استراتژیک و اهداف سازمان طراحی می­شوند و هر فعالیت با لیستی از فرآیندها همراه است، هریک از این فعالیت­ها یک مدیر دارد که مسئول به­سرانجام رساندن مجموعه­ای از فرآیندهاست و هر فرآیند نیز خود از وظایفی تشکیل شده که باید مطابق با برنامه اجرا و گزارش داده شوند. مجموعه­ای از فرآیندها باعث موفقیت در یک تابع می­شوند و مجموعه­ای از توابع برای دستیابی به اهداف سازمانی لازم است.

گذشته مرسوم بود که برای هر یک از فرآیندها یا وظیفه ها ، سیستم‌های جداگانه‌ای در محدوده آن فرآیند و وظیفه تهیه می‌شد که به سیستم‌های جزیره‌ای معروف بودند، ولی مشکلاتی اساسی به مرور زمان با این نوع نگرش حاصل می‌شد که یکی از بزرگ‌ترین آن‌ها این بود که چون هر یک از سیستم‌ها برای یک فرآیند یا وظیفه  خاص تهیه می‌شدند، اتصال سیستم‌ها به یکدیگر مشکل یا حتی غیرممکن بود و از طرفی چون دید طراحی سیستم‌ها در مورد بخشی از سازمان و نه کل آن بود، این سیستم‌ها اهداف کلی سازمان را به نحو مطلوب برآورده نمی‌کردند. بدین‌صورت ایده سیستم‌های یکپارچه سازمانی به وجود آمد. در این دیدگاه برای سازمان یک سیستم متشکل از تعدادی زیرسیستم مستقل، ولی مرتبط با هم طراحی می‌شد که مشکلات مذکور را مرتفع می‌ساخت. با این حال یک مشکل اساسی که هنوز هم خودنمایی می کرد، حجم زیاد کار برای طراحی و پیاده سازی این سیستم‌ها بود.

 به این‌ دلایل بود که  BPM مطرح شد که با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمان‌ها، روشی یکپارچه برای تعریف، اجرا و مدیریت فرآیندهای کسب وکار سازمان‌ها را ارایه می‌کرد و با استفاده از متدها و ابزارهای خاص خود حجم کار توسعه راه‌حل‌های اطلاعاتی برای سازمان‌ها را به حداقل می‌رساند.

در زمینه تعریف BPM و مفهوم آن بین شرکت‌های مختلف و صاحب‌نظران این رشته اختلافاتی وجود دارد، ولی آنچه عموماً در بین این نظرات مشترک است این است که:  BPM روشی یکپارچه و نظام‌مند برای طراحی، اجرا و پایش فرآیندهای کسب و کار است که ممکن است در هر یک از آن‌‌ها افراد یا نرم‌افزارها در سازمان درگیر باشند. تعاملات بین افراد و نرم‌افزارها و گردش اطلاعاتی سازمان است که به آن حیات می‌بخشد و هدف از وجود BPM این است بتواند این فرآیندها را در سازمان مدیریت کند و ابزاری برای بهبود آن‌ها در طول زمان نیز ارایه دهد.

BPM فرآیندی منطقی برای مدیریت کسب‌وکار و تغییرات آن است. هر فرآیند باید با توجه به وضع مطلوب پیاده شود و سپس در طول زمان می‌توان فرایند مورد نظر را بهبود بخشید. این روال ممکن است بارها در مورد هریک از فرآیندها اجرا گردد. از این رو چرخه حیات BPM به طور تکرارشونده است و در هر تکرار باید ارزش ‌افزوده‌ای به فرآیند و منطق کاری آن افزوده گردد.

 چرخه حیات BPM در یک سازمان

˜‌ مدل‌سازی و طراحی‌

در این مرحله،‌ منطق کسب‌وکار و فرآیندهای آن مدل می‌شوند. دیدگاه BPM بر این مبنا است که در ابتدا لازم نیست فرآیندهای کسب‌وکار بهینه گردند، بلکه می‌توان وضعیت موجود را مدل ساخت و بعد با استفاده از مکانیزم‌هایی که سیستم BPM در اختیار می‌گذارد، فرآیندها را بهبود بخشید و آن‌ها را بهینه‌تر ساخت.
به منظور مدل‌سازی کامل منطق کسب‌وکار لازم است قوانین کسب و کار را مدل‌سازی نمود که این کار از طریق موتور قوانین کسب‌وکار ممکن می‌گردد. از طریق این موتور می‌توان قوانین کسب‌وکار را مدل نمود و در طول زمان، تغییرات لازم را در آن‌ها اعمال کرد؛ بدون آن‌که نیازی به تغییر در سایر اجزای کسب‌وکار باشد. جدا بودن محل نگهداری قوانین کسب‌وکار از فرآیندهای کسب‌وکار این امکان را فراهم می‌سازد که بتوان مدیریت تغییرات قوانین کسب‌وکار را بدون درگیر شدن با تغییرات در فرآیندها به انجام رساند.

توسعه و استقرار

بعد از شناخت و مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار لازم است فرآیندهای مربوطه را به‌ همراه قوانین کسب‌وکار پیاده‌سازی نمود و در سازمان مستقر ساخت. کلیه سیستم‌های قدیمی (Legacy) و موروثی از طریق سیستمBPM باید به هم متصل و یکپارچه شوند.

˜‌ مدیریت و تعامل‌

پس از استقرار سیستم در سازمان، کاربران مختلف در سازمان می‌توانند فرآیندها را اجرا‌کنند. در حین اجرای فرآیندها گروه‌های مختلفی از افراد سازمان با توجه به نقشی که در سازمان دارند، با فرآیندها به گونه‌ای که خاص نقش آن‌ها است درگیر خواهند شد. به‌عنوان مثال، کاربران کسب‌وکار  بعد از استقرار فرآیندهای مکانیزه شده در سازمان باید کارهایی از قبیل تأیید یا رد برخی تصمیمات کلیدی و مدیریت استثناهای خارج از استراتژی معمول سازمان را انجام دهند،‌ مدیران و ناظران بر اجرای فرآیندها به طور مؤثر و بهینه نظارت کنند و متخصصانIT باید فرآیندهای مکانیزه را از لحاظ تطابق با استانداردهای مختلف مدیریت نمایند.

˜‌ تحلیل و بهینه‌سازی‌

استقرار فرآیندها در سازمان به منزله اتمام کار نیست، بلکه از این پس کاربران حوزه کسب‌و‌کار باید بتوانند اجرای فرآیندها را بر اساس یک سری از پارامترهای کلیدی در زمینه اندازه‌‌گیری کارایی فرآیندها، تحلیل نمایند و در صورت لزوم، تغییرات لازم را در فرآیندها اعمال کنند تا از این طریق، کارایی فرآیندها افزایش یابد و هر نوع بهینه‌سازی مورد نیاز در مورد آن‌ها اعمال گردد. به وسیله این قابلیت‌، کاربران حوزه کسب‌و‌کار می‌توانند تصمیم‌گیری‌های مرتبط با فرآیندها را در زمان اجرای سیستم مشخص نمایند و در همان جا آن‌ها را اعمال کنند.

 مزایای BPM

مزایای BPM  بسیار است، اما مهمترین آنها به شرح زیر است:

۱-    امکان شناسایی و اصلاح فرآیندها

۲-    بهبود فرآیندهای ارتباطی و شناسایی گلوگاه ها

۳-    یکپارچه سازی فرآیندها و خدمات

۴-    تهیه گزارش ها و تحلیل های اجرایی و مدیریتی

۵-    اجرای اتوماتیک وظایف تا حد امکان

۶-    توانایی بهره گیری از Best Practice  ها

۷-    هشدارها و واکنش های اتوماتیک (Triggers)

۸-    کاهش زمان ارائه محصولات یا خدمات جدید

۹-    افزایش رضایت مشتری

۱۰-  تسریع هماهنگی میان قوانین و محیط کاری

۱۱-  کمک به توسعه برنامه های کاربردی در سازمان با استفاده از ابزارهای گرافیکی و ایجاد Workflow

۱۲-     کاهش هزینه های مربوط به توسعه برنامه های کاربردی در سازمان

۱۳-     کنترل‌ و پایش کارایی‌ کسب‌ و کار

[۱] Jannel B. Hill and Jim Sinur

[۲] Hill and Sinur, 2006

[۳] ون در الست، ۲۰۰۳