برای ایجاد درک مشترک پیرامون موضوع اهمیت و جایگاه ابزارهای مدیریت فرایندهای کسب‌ و‌ کار (BPMS) لازم است در ابتدا درک مشترکی از ادبیات آن ایجاد شود؛ لذا یادداشت این هفته به تعریف کسب‌ و کار، فرایند کسب‌ و کار، مدیریت فرایند کسب‌ و کار (bpm چیست)، و نهایتا سیستم‌های مدیریت فرایند کسب‌ و کار اختصاص داده‌ شده است.

برای مطالعه مطالب بیشتر در مورد اتوماسیون فرآیند کسب و کار، آموزش ماتریس RACI، ساختار سازمانی، تحلیل کسب و کار و . . . می‌توانید از قسمت مقاله‌های eBPM استفاده کنید.

تعريف كسب‌ و كار (Business)

ماهيت كسب‌ و كار به معني تعامل افراد با يكديگر به منظور انجام مجموعه‌ای از فعاليت‌ها برای ايجاد ارزش جهت مشتريان سازمان و بازگشت سرمايه به ذینفعان كسب‌ و كار می‌باشد.

تعريف فرآيند كسب‌ و كار (Business Process)

در اين قسمت به تعدادی از تعاريف موجود درباره‌ی  تعریف فرايند كسب‌ و كار يا فرايند سازمانی اشاره می‌گردد.

 فرايند كسب‌ و كار، مجموعه‌ای كامل و هماهنگ از وظايف (Task) به هم پيوسته‌ای است كه بايد به منظور ايجاد ارزش (Value) برای مشتريان يا برآوردن ديگر اهداف استراتژيك سازمان اجرا شوند.

يك سری فعاليت‌های‌ مرتبط به هم كه برای رسيدن به هدف خاص انجام می‌شوند. فرايند را می‌توان يك زنجيره‌ی ارزش (Value Chain) دانست كه هر مرحله ارزشی به مرحله‌ی قبل می‌افزايد. بر اساس تعريف فوق فرايندها در مرزهای وظيفه‌ای‌ محدود نمی‌شوند و عموما از واحدهای مختلف عبور می‌كنند.

فرايند، مجموعه‌ای از كاركردهای كسب‌ و‌ كار (Business Function) است كه به صورت متوالی به هم متصل شده و توسط قوانين مختلف كاری (Business Rules) محدود شده‌اند، تا بتوانند اهداف خاصی را در زمان معین انجام دهند. در اين تعريف، عمليات (كاركرد) کسب‌ و کار توسط اهداف مشخص می‌شوند، به ‌اين صورت كه فعاليت يا عملياتی كه در جهت پيشبرد اهداف سازمان باشد، يك كاركرد کسب‌ و کار نام دارد. قوانين کسب‌ و کار نيز تعيين‌كننده ‌آن هستند كه كدام عمليات بعد از كدام رويداد، به چه ترتيبی و با كدام منابع انجام شود.

فرايند مجموعه‌ای از فعاليت‌ها است كه نيازهای مشتری داخلی و خارجی را برآورده می‌كند.

اگر هنوز تفاوت پروژه و فرآیند را نمی‌دانید حتما مقاله مرتبط به آن را مطالعه کنید.

به مجموعه‌ای از فعاليت‌ها كه يك يا چند ورودی (Input) را گرفته و آن را تبديل به يك خروجی (Output) ارزشمند برای مشتری می‌كنند، فرايند كسب‌ و كار گفته می‌شود.

شركت‌های امروزی و مديران آن‌ها، تحت تاثير انديشه آدام اسميت مبنی بر تقسيم كار به ساده‌ترين وظايف و واگذاری هر يك از اين وظايف به متخصصين در اين فرايند وظايف فردی را مدنظر قرار می‌دهند. وظايف فردی در فرايندها مهم است ليكن اگر كل فرايند عمل نكند، هيچ‌كدام از اين وظايف برای مشتری ذره‌ای اهميت ندارد.

داونپورت فرايند را به عنوان مجموعه‌ای از فعاليت‌های سازماندهی‌ شده و حساب‌شده می‌داند كه به منظور توليد محصولی خاص برای مشتری يا بازاری خاص طراحی شده است، تعريف می‌نمايد.

طبق تعريف ديگر يك فرايند كسب‌ و كار در سازمان به صورت مجموعه‌ای از عمليات متصل به هم تعريف می‌شود كه دارای ابتدا و انتهای مشخص است، هدف معينی دارد و برای سازمان يك ارزش افزوده ايجاد می‌كند. تعريف رسمی فرايند همين است؛ ولی در واقع هر كاری كه افراد سازمان در جهت حمايت از عملكرد روزانه يا بلندمدت يك سازمان انجام می‌دهند، يك فرايند به حساب می‌آيد.

تعريف مديريت فرايند كسب‌ و كار

(Business Process Management)

•  تعريف نظریه‌پردازان این حوزه، هيل و سينور

«مديريت فرايند كسب‌ و كار، طراحی، اجرا، و بهبود فعاليت‌های بين وظيفه‌ای است كه اشخاص، سيستم‌های اطلاعاتی، شركای تجاری را به هم پيوند می‌دهد.»

اين سازه به عنوان يك رويكرد ساختاريافته و سيستماتيك شامل روش‌ها، تكنيك‌ها، و ابزارهايی برای طراحی، مستندسازی، تجزيه و تحليل، بهبود، كنترل، و مديريت فرايندهای عملياتی كسب‌ و كار به منظور كمك به بهبود كيفيت محصولات و خدمات تعريف می‌شود.

•  تعريف اداره‌ی تحليل‌های اقتصادی ايالات متحده

اين اداره (U.S. Bureau of Economic Analysis-BEA) مديريت فرايند كسب‌ و كار را راهبردی برای مديريت و بهبود عملكرد يك كسب‌وكار از طريق بهينه‌سازی مستمر فرايندهای كسب‌ و كار، در يك چرخه بسته از مدل‌سازی، اجرا و اندازه‌گيری تعريف می‌كند.

•  تعريف شركت مشاوره‌ای سلنت

يك راه كامل «مديريت فرايندهای كسب‌ و كار» راه حلی است كه امكان طراحی، يكپارچه‌سازی، اجرا، پايش و بهينه‌سازی گردش كارها را بين اشخاص و برنامه‌های كاربردی فراهم می‌كند.

• تعريف انجمن متخصصين BPM

انجمن متخصصين مديريت فرايند كسب‌ و كار تعريف كاملی را ارائه نموده و تمام جنبه‌های لازم را در آن در نظر گرفته است. اين تعريف به صورت ذيل است:

«مديريت فرايندهای كسب‌ و كار يك روش سازمان‌يافته و نظام‌مند به منظور تعريف، طراحی، ايجاد، مستندسازی، اندازه‌گيری، پايش و كنترل تمامی فرايندهای كسب‌ و كار مكانيزه و غيرمكانيزه، به منظور دستيابی به نتايج هدف‌گذاری‌شده همسو با اهداف استراتژيك سازمان می‌باشد. مديريت فرايندهای كسب‌ و كار شامل تعريف خودخواسته و هماهنگ و بر پايه‌‌ فناوری فرايندهای e2e (end to end)، بهبود، نوآوری و مديريت فرايندهای e2e، به منظور دستيابی به نتايج كسب‌ و كار، ايجاد ارزش برای مشتريان سازمان و دست‌يابی به اهداف سازمان با چابكی بالاتر است. مديريت فرايند‌های كسب‌ و كار، سازمان را قادر می‌سازد كه فرايندها را با استراتژي كسب‌ و كار همسو ساخته كه اين امر نيز زمينه‌ی افزايش بهره‌وری و اثربخشی از طريق بهبود فعاليت‌های سازمان و يا واحدهای سازمانی را، در ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی فراهم می‌آورد.»

• تعريف شركت BP Trends

در واژه‌نامه‌ی شركت BP Trends، مديريت فرايند كسب‌ و كار عبارت است از همسوسازی فرايندها با اهداف استراتژيك سازمان، طراحی و پياده‌سازی معماری فرايندها، ايجاد سيستم‌های اندازه‌گيری و آموزش مديران برای مديريت اثربخش فرايندها، تعريف شده است.

• تعريف سيستم مديريت فرايند كسب‌ و كار(BPMS)

•  سيستم مديريت فرايند كسب‌ و كار باعث تحولات عمده‌ای در متدولوژي‌های توسعه و استقرار فرايندها شده‌است. اين سيستم‌ها از آن لحاظ كه روی فرايندها متمركز هستند و بر عمليات چندمنظوره تمركز دارند، دارای حائز اهميت بسياری می‌باشند.
•  بنابه‌نظر فرانكل، سيستم مديريت فرايند كسب‌ و كار برنامه‌ی كاربردی وسيعی را برای افزودن كارايی تكنولوژی‌های فرايند پيدا خواهد كرد. سيستم مديريت فرايند كسب‌ و كار برنامه كاربردی نرم‌افزاريست كه فرايندها را مديريت و اختلاف بين كد نرم‌افزار و شماهای فرايند را تشخيص مي‌دهد.
• سيستم مديريت فرايند كسب‌ و كار مجموعه‌ای از نرم‌افزارهای كاربردی می‌باشد، كه مدل‌سازی، اجرا، نظارت فنی و عملياتی، و ارائه و نمايش فرايندهای كسب‌ و كار و قوانين را بر اساس يكپارچه‌سازی سيستم‌های اطلاعاتی موجود و جديد، و از طريق سرويس‌های هماهنگ و يكپارچه‌شده فراهم می‌سازد. 

منابع و ماخذ

• 1) انجمن متخصصين مديريت فرايندهاي كسب‌وكار، مترجمين: فتح‌اله، م.، ناجدي، ب.، (1391)، پيكره‌ي عمومي دانش مديريت فرايند فرايندهاي كسب‌وكار، شركت چاپ و نشر بازرگاني
• 2) دباغ‌كاشاني، ز.، (1390)، پايان نامه دوره‌ي كارشناسي‌ارشد شناسايي عوامل حياتي موفقيت در چارچوب پياده‌سازي مديريت فرايندهاي كسب‌وكار در سازمان‌هاي ايراني، دانشكده علوم اجتماعي و اقتصاد، دانشگاه الزهرا (س)
• 3) كردرستمي، ل.، (1388)، پايان نامه دوره‌ي كارشناسي‌ارشد عوامل عدم موفقيت مهندسي مجدد فرايندها از ديدگاه مديريت منابع انساني-مطالعه‌ي موردي: شركت كيسون، دانشگاه صنعتي شريف
• 4) وحيدي، س.، (1389)، پايان نامه دوره‌ي كارشناسي‌ارشد ارائه‌ي مدل يكپارچه براي مديريت فرايند كسب‌وكار با رويكرد معماري سرويس‌گرا، دانشگاه صنعتي مالك‌اشتر
• 5) BEA whitepaper, 2006 ,Extending the business value of SOA through Business Process Management, [Online] Available at: http://www.bea.com/
• 6) BP Trends, (2007), An Introduction to BPM Suites, [Online] Available at: http://www.bptrends.com/
• 7) Celent communications, (2004), Business process management vendor evaluation, [Online] Available at: http://www.celent.com/
• 8) Davenport, T.H., (1993), Process Innovation: Reengineering Work through information technology, Harvard Business School Press, Boston, MA
• 9) Hammer, M., and Champy, J., (1994), “Redesign of the business”, Barcelona, Spain, parramon
• 10) Harmon, P., (2003), Business Process Change-A manager’s guide to improving-Redesign and Automating processes, San Francisco: Morgan Kaufmann Publishers
• 11) Harison, D.B. and Pratt, (1993), M.D. “A methodology for reengineering business”, Planning review, pp. 6-11, March –April 1993
• 12) Hill, J.B.; Sinur, J., (2009), Magic quadrant for business process management suits, Gartner, [Online] Available at: http://www.5acts.com.br/br/download/pdf/gartnerMQ_BPMS_2006.pdf
• 13) Ravseteyn, P., Batenburg, de Waal, (2008), In search of competencies needed in BPM projects, communication of the IIM, Vol. 8, Issue 2
• 14) Strnadl, C.F., (2006), Aligning business and IT: the process-driven architecture model, Information Systems Management, Vol. 23, No. 4, pp. 67-77