امیر مشایخیتاریخچهی رویکرد مدیریت فرایند کسبوکار (BPM) (قسمت سوم-تاریخچه)
به منظور شناخت هر چه بهتر مدیریت فرایند کسبوکار یا Business Process Management و آشنایی بیشتر با تاریخچه‌ی رویکرد BPM در میان سازمان‌های پیش‌رو، درباره‌ی چگونگی تکامل این رویکرد، بحث این هفته به پیشینه‌ی رویکرد فوق تخصیص داده شده است.
نرم‌افزارهای BPM از نظر تاریخی از ادغام دو رویکرد زیر به وجود آمده‌اند.
- رویکردهای مدیریت
- مدیریت کیفیت جامع (Total Quality Management-TQM)
- مهندسی مجدد فرایند (Process Re-Engineering)
- مدیریت فرایند کسبوکار (Business Process Management-BPM)
- و غیره
- رویکرد نوآوری‌های تکنولوژی اطلاعات
- برنامه‌ریزی منابع جامع (Enterprise Resource Planning-ERP)
- مدیریت جریان کار (Work-flow Management-WFM)
- یکپارچگی برنامه‌های کاربردی (Enterprise Application Integration-EAI)
- و غیره
رویکردهای مدیریت که اغلب از آن به عنوان «مدیریت فرایند کسبوکار انسان محور» (Human-Centric BPM) نام برده می‌شود، از تکامل نرم‌افزارهایی که در اصل برای مدیریت مستندات و گردش مکاتبات درون سازمان‌ها از آنها استفاده شده است، به وجود آمده‌اند. این رویکرد، پیشنیه‌ای طولانی داشته و تاریخچه‌ی آن به نیمه‌ی دوم دهه ۸۰ میلادی بازمی‌گردد.
در ادامه و با اضافه‌شدن همکاری اداری (Integration-Centric BPM) به نرم‌افزارهای گردش مکاتبات و تکنولوژی مدیریت گردش کار از نیمه دوم دهه‌ی ۹۰ میلادی، بازاری مستقل تحت عنوان نرم‌افزارهای مدیریت گردش کار پدیدار گشت.
از اواسط دهه‌ی ۹۰ با ورود تکنولوژی یکپارچه‌سازی کاربردهای سازمانی (Enterprise Application Integration-EAI)، یکپارچه‌سازی فرایندهای مکانیزه که منبع دیگری برای نرم‌افزارهای BPMS به شمار می‌رود، تحت عنوان مدیریت فرایند کسبوکار یکپارچه‌گرا (Integration-Centric BPM) به بازار نرم‌افزار وارد شد.
مدیریت فرایند کسبوکار شاخه‌ای از دانش در فصل مشترک مدیریت (Management) و فناوری‌اطلاعات (Information Technology-IT) است، که شامل روش‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهایی برای طراحی، نمایش، کنترل و تحلیل فرایندهای عملیاتی کسبوکار سازمان می‌باشد. این فرایندها، فعالیت‌های بین وظیفه‌ای است که اشخاص، سیستم‌های اطلاعاتی و شرکای تجاری را به هم پیوند می‌دهد.
به منظور بهبود و تسریع در مراحل انجام مدیریت فرایند کسبوکار در سازمان‌ها، از ابزارهای نرم‌افزاری که مجموعه نرم‌افزاری مدیریت فرایند کسبوکار (Business Process Management Suites-BPMS) نامیده می‌شوند، استفاده می‌شود. این مجموعه‌ها با نظارت بر نحوه‌ی اجرای فرایندهای کسبوکار در سازمان به مدیران کمک می‌کنند تا بتوانند با توجه به داده‌های دریافتی فرایندها را تحلیل کرده و آنها را تغییر دهند. اجرای مدیریت فرایندهای کسبوکار با کمک مجموعه نرم‌افزاری مدیریت فرایندهای کسبوکار، مزایای فراوانی را برای سازمان به دنبال دارد که از بین آنها می‌توان به افزایش سرعت انجام فرایندهای سازمان، کاهش خطا، کاهش هزینه، افزایش سرعت به‌روزرسانی و تغییرات و کاهش لختی و افزایش چابکی عملیات اداری اشاره کرد.
با توجه به مطالب اشاره شده، مجموعه نرم‌افزاری مدیریت فرایند کسبوکار از پیوند ابزارهای فناوری‌اطلاعات و مفاهیم مدیریتی در طول زمان ایجاد شده‌اند. شکل شماره‌ی (۱) سیر زمانی این تحولات را به خوبی نشان می‌دهد.
شکل ۱: سیر زمانی تحولات مفاهیم ابزار مدیریت فرایند کسبوکار و فناوری‌اطلاعات
شکل شماره‌ی (۱) نشان می‌دهد که ابزار BPMS در حقیقت مجموعه‌ای نرم‌افزاری است، جهت مدیریت فرایند کسبوکار که تمام چرخه عمر فرایندهای کسبوکار را پشتیبانی می‌کند. در ضمن این ابزار قادر است تا زمینه‌ی بهبود در فرایندهای کسبوکار را نیز فراهم آورد. از دیگر مشخصات مهم نرم‌افزارهای BPMS می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- سادگی استفاده از ابزار، به نحوی که هر کسی بتواند ضمن استفاده از این ابزار موجبات بهبود را در فرایند ایجاد کند.
- امکان استفاده برای مکانیزاسیون فرایند، در مواردی که امکان استفاده از فناوری‌اطلاعات در فرایند وجود دارد.
شکل شماره‌ی (۲) پیچیدگی موجود در نرم‌افزار مدیریت فرایند کسبوکار را نشان می‌دهد. پیچیدگی این نرم‌افزار به علت مدیریت همزمان مجموعه‌ای از فرایندها، منابع، قوانین و ارتباطات کاری است که هر یک از آنها خود ممکن است، متغیر باشد.
شکل ۲: اجزاء تشکیل‌دهنده‌ی نرم‌افزارهای BPMS
پیچیدگی فرایندهای کسبوکار را می‌توان در تغییر این فرایندها در منابع از پرسنل تا وسایل سرمایه‌ای یا مواد خام مثال زد. قوانین کاری ممکن است در زمان نامعینی خلق و پیاده‌سازی شوند و این امکان وجود دارد که تعریف فعالیت‌ها سخت باشد یا نیاز به زمان زیادی برای تکمیل داشته باشد. از طرفی اهداف نیز ممکن است به صورت پیوسته تغییر کنند. از این‌رو وجود قابلیت‌های زیر برای یک نرم‌افزار BPMS ضروری به نظر می‌رسد:
- مدل‌سازی: همانطور که پیش‌تر اشاره شد، نرم‌افزار BPMS باید قابلیت تعریف فرایندهای کاری را که شامل کارکردهای کاری یا فعالیت‌ها، قوانین کاری، منابع و اندازه‌های عملکرد است، داشته باشد. هر چه که این موضوع قابل فهم‌تر و منعطف‌تر باشد، اطلاعات فرایند به راحتی منتقل و نگهداری می‌شوند که تاثیر آن به صورت دقت و کاهش زمان در رسیدن به اهداف دیده می‌شود.
- اجرا: از دیگر قابلیت‌های لازم در یک نرم‌افزار BPMS اجرای فرایند تعریف شده است. هسته‌ی اصلی این قابلیت را موتور (Engine) فرایند انجام می‌دهد، که بخش پیچیده نرم‌افزاری است که از تعریف فرایندهای کاری استفاده می‌نماید و آن را از طریق کارکردهای کاری دستی یا خودکار در زمان مناسب توسط منابع لازم اجرا می‌نماید. این قابلیت ممکن است که با دیگر سیستم‌های نرم‌افزاری (به عنوان مثال ERP، HR، و CRM) ارتباط داشته و اطلاعات مورد نیاز خود را از طریق این سیستم‌ها تامین نماید. در واقع موتور فرایند مکانیزمی است که توسط آن تصمیمات و سیاست‌های مدیریتی می‌تواند، به صورت مکرر با بازبینی به صورت به‌هنگام اجرا شوند.
- اندازه‌گیری و نظارت: اندازه‌گیری و نظارت بر عناصر موجود در فرایند از دیگر ویژگی‌هایی است که در یک نرم‌افزار BPMS باید وجود داشته باشد. در اغلب اوقات اطلاعات گران‌بهایی در هنگام اجرای یک فرایند کاری جمع‌آوری می‌شود که از جمله آنها می‌توان به مواردی چون اندازه‌گیری هزینه هر فعالیت، اندازه‌گیری هزینه‌های مستقیمی که روند صعودی دارند، زمان اجرای فرایند و تعداد دفعات اجرا اشاره کرد. این اطلاعات که کار جمع‌آوری آن باید توسط پایگاه داده صورت گیرد، یک دید به‌هنگام از عملکرد کسبوکار به مدیران می‌دهد. همچنین کار شناسایی خطاهای ناخواسته نیز توسط این سیستم صورت می‌گیرد. در واقع این قابلیت چشم و گوش مدیران فرایندهای کسبوکار خواهد بود.
- گزارش‌گیری و تحلیل: قابلیت مهم دیگری که بتواند داده‌ها را برای تصمیم‌گیران سیستم آماده نماید، عمل گزارش‌گیری و تحلیل داده‌های جمع‌آوری شده است. این تحلیل می‌تواند جهت کنترل یا اصلاح فرایندهای دیگر انجام شود. فرایند تحلیل ممکن است، شامل کارهایی باشد که توسط یک سیستم خبره، ابزارهای داده‌کاوی، ابزارهای پردازش تحلیل برخط (On Line Analytical Processing-OLAP) یا حتی برنامه مدیریت ریسک انجام می‌شود. در نتیجه، این ابزار به مدیران توانایی می‌دهد که بتوانند به رویدادهای داخلی و خارجی پاسخ دهند و به صورت مستمر به بهبود و تقویت فرایندهای کسبوکار بپردازند.
منابع و ماخذ
- Ravesteyn, P., Versendaal, J., (2012), success factors of business process management systems implementation, Proceeding of the 18th Australasian conference on information systems (ACIS)
- Ravesteyn, P., (2007), A study into the Critical success factors when implementing business process management systems, ۲ November
- Hill, J.B.; Sinur, J., (2009), Magic quadrant for business process management suits, Gartner, [Online] Available at: http://www.5acts.com.br/br/download/pdf/gartnerMQ_BPMS_2006.pdf
- Melenovsky, M. J., Sinur, J., Hill, J. B., McCoy D. W., (2005), Business process management: Preparing for the process-managed organization, [Online] Available at: http://www.gartner.com/
- Melenovsky, M. J., Sinur, J., (2006), BPM Maturity Model identifies six phases for successful BPM adoption, Gartner
اضافه کردن نظر