جستجو کردن
بستن این جعبه جستجو.
اجزای سیستم مدیریت فرایند كسب و كار (BPMS) (قسمت چهارم-اجزا)

اجزای سیستم مدیریت فرایند كسب و كار (BPMS) (قسمت چهارم-اجزا)

فهرست مطالب :

در ادامه‌ی مطالب آموزشی پیرامون پیاده‌سازی موفق BPMS در سازمان، بهتر است به منظور داشتن دید مناسب از یك سیستم مدیریت فرایند كسب‌وكار (BPMS)، اجزای تشكیل‌دهنده‌ی آن را نیز شناخته و دید مناسبی برای پیاده‌سازی آن داشت.

هرچند تعریف یكسانی از اجزا و معماری استاندارد در میان ارائه‌دهندگان نرم‌افزارهای BPMS وجود ندارد، اما با جمع‌بندی مشخصات نرم‌افزارهای ارائه‌شده توسط این شركت‌ها می‌توان چارچوبی مشخص برای BPMS تعیین نمود. در ادامه به شرح اجزای مختلف مجموعه ابزار مدیریت مکانیزه فرایند کسب‌وکار که به تفکیک در شكل شماره‌ی (1) نشان داده شده‌اند، پرداخته می‌شود.

  • موتور گردش كار (Work Flow Engine): از آن به عنوان موتور تنظیم (Orchestration) هم نام‌برده می‌شود و در واقع قلب یك بسته BPMS است كه وظیفه‌ی اجرای واقعی فرایندها را بر عهده دارد. ابزاری كه زمینه ایجاد ارتباط بین سیستم‌های مختلف را فراهم می‌نماید و در آن‌ها جستجو می‌كند. با استفاده از الگوهای گردش كار، پایه‌ای ایجاد می‌شود كه از طریق آن تعیین می‌گردد كه چگونه فعالیت‌ها یا عملیات در خلال یك فرایند حركت كنند. موتور گردش کار به عنوان موتور تنظیم نیز نامیده شده و تعیین می‌کند كه قدم‌های کاری سیستمی و غیرسیستمی چگونه و بر چه اساس با هم هماهنگ می‌شوند.

تمامی موتورهای گردش كار به صورت سرویس‌دهنده پیاده‌سازی شده و در معماری خادم-مخدوم یا چندلایه اجرا می‌شوند.

  • ابزار مدل‌سازی گرافیكی (Graphical Modeling Notation): ابزار مدل‌سازی گرافیكی همانند ابزار مدل‌سازی در BPM، مانند مدل‌ساز BPMN، یك روش گرافیكی است كه با استفاده از آن یك نمای گرافیكی از گردش فیزیكی كار ایجاد می‌شود. این ابزار بهترین روش برای نمایش وضعیت فیزیكی فرایندها برای تحلیل‌گران و مالكان فرایندها بوده و آن‌ها را قادر به مشاهده وضعیت موجود فرایند طراحی شده می‌سازد. توانایی این ابزار به نحوی است که بهترین وجه نمایش گرافیکی از وضعیت فرایندها را در سازمان ایجاد می‌نماید تا عملیات بهبود در چرخه حیات فرایندها با سرعت و درجه اطمینان بالاتری صورت پذیرد. این بخش امکان نمایش تصویری فرایندها را در مرحله اول برای تحلیل‌گران و در مرحله دوم برای متخصصین فراهم می‌نماید تا به بهترین شکل بتوانند نسبت به بهبود بخشیدن چرخه حیات فرایندها اقدام کنند.

این ابزار باید قادر باشد به ساده‌ترین وجه ممكن، امكان طراحی فرایند به صورت فیزیكی را فراهم نماید. همچنین ممکن است یك فرایند به صورت گروهی از فرایندهای زیرمجموعه طراحی شود، و یا گاهی لازم است ارتباطات فرایند با سایر فرایندها ایجاد شود و امكان اصلاح فرایند به صورت به‌هنگام فراهم باشد. کلیه این امکانات باید در این ابزار دیده شوند و نیز این ابزار باید امكان ذخیره ویرایش‌های مختلف از یک فرایند را میسر سازد. همچنین قابلیت‌های لازم برای گزارش‌گیری از فرایند موجود بایستی در آن لحاظ شود.

 

شكل 1: تصویر کلی از اجزای تشکیل‌دهنده یک نرم‌افزار BPMS

به طور كلی ابزارهای مدل‌سازی فرایند به دو دسته كلی تقسیم می‌شوند:

  • ابزارهایی كه به همراه بسته‌های BPMS ارائه می‌شوند و به عنوان جزئی از این بسته‌ها طراحی شده‌اند. به عنوان مثال Aqua logic BPM Designer از شركت BAE یا Process Modeler از شركت Savvion
  • ابزارهای مدل‌سازی مستقل كه به تنهایی یا به عنوان جزئی از یك بسته ابزار مدل‌سازی سازمانی ارائه می‌شوند. به عنوان مثال Visio از شركت Microsoft یا Provision از شركت Performa یا System Architect از شركت Popkin
  • مهندسی رفت و برگشت (Round-trip Engineering): این ابزار یكی از مهم‌ترین ابزارها در مدیریت فرایندهای كسب‌وكار می‌باشد. كاربرد آن در این است كه پس از تهیه و تدوین مدل گردش كار فرایند و ایجاد اجزای فیزیكی گردش اطلاعات، ممكن است لازم باشد، تغییراتی در فرایند اعمال شود كه می‌بایستی این تغییرات در مدل گرافیكی و در کمترین زمان اعمال گردد. این قابلیت در تعداد كمی از فروشندگان مجموعه نرم‌افزارهای مدیریت فرایندهای كسب‌وكار موجود است.
  • ابزارهای یكپارچه‌سازی كاربردها: در خلال اجرای بسیاری از فرایندهای كاری، علاوه بر عوامل انسانی، برخی از نرم‌افزارها هم مورد استفاده قرار می‌گیرند. به عنوان نمونه در یك بانك، در فرایند درخواست و پرداخت وام به یك متقاضی، از سیستم حساب‌های سپرده‌ی بانك، متوسط موجودی متقاضی در یك سال اخیر فرد تعیین می‌شود. از آنجا كه برخی از این نرم‌افزارها ممكن است خارج از محیط BPMS تولید شده باشند، دخالت دادن سیستم‌های اطلاعاتی در جریان فرایندها از طریق ابزارهای یكپارچه‌سازی كاربردها (Enterprise Application Integration-EAI) صورت می‌گیرد كه معمولاً یكی از اجزای اصلی BPMSها محسوب می‌گردد. این قابلیت به یكی از روش‌های زیر پیاده‌سازی می‌شود:
    • استفاده از امكانات یك سرویس‌دهنده كاربردی و امكانات پیام‌رسانی آن
    • استفاده از پروتكل‌های وب سرویس
    • فراخوانی مستقیم نرم‌افزار میهمان
    • استفاده از واسط‌های فراخوانی API
  • استانداردسازی پنجرههای ورود اطلاعات سیستم: این امر به عنوان یك روش مدل‌سازی پذیرفته شده است و نه تنها در مرحله‌ی طراحی صفحات ورود اطلاعات مورد توجه قرار می‌گیرد، بلكه در مراحل تغییرات و اصلاحات نیز می‌بایستی در نظر گرفته شود. درحال حاضر پنجره‌های ورود اطلاعات سیستمی می‌توانند با عناصر فرایندهای گرافیكی آمیخته شوند.
  • لایه ارائه‌ی مدل: این لایه که همان پنجره ورود اطلاعات كاربر است، مانند فرم عمل می‌كند و این ابزار همواره در مواقعی كه محل تقاطع منابع انسانی با فرایند است، مورد نیاز می‌باشد. به همین دلیل بیشتر ارائه‌كنندگان محصولات BPMS اقدامات لازم را برای ارائه‌ی یك ابزار مدل‌سازی و پنجره‌های ورود اطلاعات به صورت گرافیكی انجام می‌دهند. محصولات پیشرفته‌تر در بازار دنیا جهت تعامل با کاربر طراحی این قسمت‌ها را به صورت گرافیكی انجام داده‌اند، بطوری‌که به كاربر اجازه داده می‌شود تا با کمک‌گرفتن از نمادها و پنجره‌های گرافیکی نسبت به تعریف اطلاعات اقدام نموده و در صورت نیاز اطلاعات و داده‌ها را تغییر دهد. به‌علاوه، كاربر باید قادر باشد تا به صورت متناوب نسبت به تغییر اطلاعات اقدام نماید. این امر بدون در نظر گرفتن تغییراتی است كه فناوری‌اطلاعات بر روی داده‌ها اعمال می‌كند. شایان ذكر است این قابلیت در مرحله مدل‌سازی جزء الزامات محسوب می‌شود.
  • ابزار تعریف و ایجاد اجزای كسب‌وكار به صورت گرافیكی: با توجه به این كه نرم‌افزارهای هر فرایند، اطلاعات و داده‌های كسب‌وكار را به صورت ساختار یافته در درون خود جریان می‌دهند، ابزارهای BPMS، با قابلیتی تحت عنوان تعریف گرافیكی اجزای كسب‌وكار (یا متغیرهای فرایند) ساخته می‌شوند. این قابلیت سبب خواهد شد كه كاربر قادر به تعریف انواع داده‌های مورد نیاز در یك فرایند باشد.
  • تعریف اطلاعات مهم و مورد نیاز در جریان هر فرایند: از آن‌جایی كه از یك روش فرایندی برای تشریح نرم‌افزارهای سیستم استفاده می‌شود، به همین سبب این نیاز احساس می‌گردد كه نرم‌افزار BPMS باید قابلیتی را برای ایجاد گزارشا‌های خاص مربوط به فرایندها داشته باشد. اطلاعاتی مانند زمان ورود در فرایندها و یا تاخیرات بین دو عملیات مربوط به یك فرایند، مشخصاتی هستند كه بدون نیاز به ایجاد بانك اطلاعاتی (مانند SQL) می‌توانند، توسط این ابزار ایجاد شوند.
  • ابزار تعریف و ایجاد ارتباط بین رخدادهای خارجی: عوامل مهم دیگری كه به صورت سیستماتیك بر روی فرایندها اثرگذارند، رویدادها و موجودیت‌های خارجی هستند. سیستم‌های مدیریت فرایند كسب‌وكار پیشرفته، ورودی‌های منابع انسانی و سیستم‌های اطلاعاتی را دریافت کرده و خروجی‌هایی در قبال رخدادهای بوجود آمده ایجاد می‌كنند. لذا یك محیط جهت تعریف و ایجاد ارتباط بین رخدادهای خارجی در یك محیط گرافیكی الزامی است كه این ابزار نیز یكی دیگر از قابلیت‌های نرم‌افزارهای BPMS است.
  • ابزار ساخت درگاه (Portal): به منظور فراهم‌كردن امكان تعامل بین موتورهای گردش كار و سایر اجزای محصولات با كاربران BPMS، تولیدكنندگان این نرم‌افزار به فكر واسط كاربری و یكپارچه‌سازی عناصر آن در قالب پرتال‌های سازمانی هستند. در این حالت هر مولفه واسط كاربر به عنوان یك Portlet پیاده‌سازی شده و در هر پرتال سازمانی قابل استفاده خواهد بود.
  • ابزار شبیه­‌سازی و بهینه­‌سازی (Simulation and Optimization): این ابزار، امکاناتی را فراهم می‌نماید که در آن طراحی جدید فرایندها با وضعیت موجود مقایسه شده و سایر تاثیرات ناشی از اعمال تغییر در روند کارها مشخص شود. این ابزار در مدل‌سازی فرایندها و تجزیه و تحلیل آنها کاربرد دارد و قسمتی از اجزای تشکیل‌دهنده مدیریت فرایند کسب‌وکار، محسوب می‌گردد.

منابع و ماخذ

  • انجمن متخصصین مدیریت فرایندهای كسب‌وكار، مترجمین: فتح‌اله، م.، ناجدی، ب.، (1391)، پیكره‌ی عمومی دانش مدیریت فرایند فرایندهای كسب‌وكار، شركت چاپ و نشر بازرگانی
  • حاجی‌صادقی، ب.، (1387)، پایان نامه دوره‌ی كارشناسی‌ارشد طراحی روشی جهت سنجش میزان آمادگی پیاده‌سازی سیستم مدیریت فرایند كسب‌وكار در سازمان‌ها (مطالعه‌ی موردی شركت برق تهران)، دانشكده‌ِ علوم اجتماعی و اقتصاد، دانشگاه الزهراء (س)
  • Brudaru, P., Naftanaila, L. ,(2012), Successfully introduction the Methods and instruments for flexible business process automation into Romanian companies, Review of International Comparative Management, Vol. 10, Issue 4, October
  • Harmon, P., (2003), Business Process Change-A manager’s guide to improving-Redesign and Automating processes, San Francisco: Morgan Kaufmann Publishers

eBPM در شبکه های اجتماعی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *