e‌BPM

پروژه مدیریت فرایندهای سازمانی شرکت بازرگانی دولتی ایران GTC – فاز بهبود بهبود

معرفی کارفرما

شرکت مادر تخصصی بازرگانی دولتی ایران (GTC) از شرکت‌های تابعه وزارت صنعت معدن و تجارت است که در زمینه‌ی بازرگانی دولتی و سیاستگذاری فعالیت می‌کند. این شرکت وظایفی چون خرید تضمینی کالاهای اساسی تولید داخلی و نیز واردات، توزیع کالاهای اساسی و حفظ ذخیره‌ی استراتژیک این کالاها را بر عهده دارد.

تاریخچه و دستاوردهای پروژه

شرکت GTC در راستای بهبود عملکرد و ایجاد تغییری مثبت در اجرای فرایندهای کاری خود، تیر ماه ۱۳۹۷ اقدام به بکارگیری خدمات مشاوره مدیریت فرایندهای سازمانی از طریق گروه آموزشی و مشاوره مدیریت eBPM نمود. در همین راستا پس از برگزاری جلسات آموزشی رویکرد مدیریت فرایند برای پرسنل سازمان مذکور طی جلسات متعدد فعالیت‌های واحدهای وظیفه‌ای بررسی و فرایندهای سازمانی هر واحد احصا گردید. پس از برگزاری ۷۲ جلسه با تمامی واحد‌های سازمان بالغ بر ۳۵۰ فرایند شناسایی شده که باتوجه به نبود نگاه فرایندی در سازمان و پس از بررسی مجدد ۷۰ فرایند مورد بازنگری قرار گرفته به نحوی که ادغام گردیده و یا به‌ علت موازی کاری از لیست فرایندهای وضع موجود حذف شده‌اند. برای ۲۸۰ فرایند نهایی، ماتریس‌های نقش- فرایند و شاخص‌های اولویت‌بندی برای بهبود تکمیل و تاییدات مورد نظر اخذ گردید. سپس بر اساس ماتریس‌های مذکور فرآیندهای وضع موجود سازمان رتبه‌بندی و مشارکت‌کنندگان هر فرایند به تفکیک درون و برون سازمان مستندسازی گردیده که گزارش فاز شناسایی فرایندهای وضع موجود تحویل کارفرما محترم گردید. 

مهندسیِ دوباره یا فرآیندگرایی، جهت حرکت سازمان‌ها را ۹۰ درجه تغییر داد و مدیران را واداشت تا به جای دید عمودی نسبت به مجموعه سازمان، به صورت افقی بدان بنگرند. در نتیجه پس از اتمام مرحله شناسایی فرایندها، برخلاف ساختار سازمانی که یک ساختار عمودی است و نحوه خلق ارزش برای مشتری در آن مغفول مانده است، زنجیره ارزش فرایندی که یک ساختار افقی و بیان‌گر ارزش ایجاد شده برای مشتری است ترسیم گردید. (سطح  یک این زنجیره در تصویر ذیل نمایش داده شده است)

پس از اتمام فاز شناسایی فرایندهای وضع موجود، در راستای ترسیم و مستندسازی نقشه‌ی فرایندهای منتخب باتوجه به امتیاز‌دهی صورت گرفته مبتنی بر ماتریس شاخص‌های اولویت‌بندی برای بهبود، ۴۰ فرایند دارای اولویت پس از تایید کارفرما تعیین گردید. پس از تعیین فرایندهای منتخب جلسات متعدد کارشناسی با ذینفعان فرایندهای منتخب (مرکز پژوهش‌های غلات، اداره کل امور مالی و ذی‌حسابی و اداره کل هماهنگی خرید داخلی، اداره کل هماهنگی خدمات داخلی، اداره کل هماهنگی توزیع و فروش و دفتر هماهنگی و نظارت بر امور آرد و نان از معاونت بازرگانی داخلی) برگزار شد تا نقشه فرایندهای وضع موجود به صورت دقیق ترسیم شوند. پس از ترسیم نقشه فرایندهای وضع موجود با استاندارد BPMN2 در نرم افزار visual paradigm و تکمیل شناسنامه فرایندی، به‌منظور درک بهتر و عارضه‌یابی عمیق‌تر، تیم پروژه از مدیریت غله و خدمات بازرگانی استان‌های فارس و مازندران بازدید به عمل آورده که گزارش آن در قالب زنجیره ارزش پورتر در تاریخ ۱۳ آبان ۱۳۹۸ به حضور جناب آقای مهندس سیف، معاون وزیر، رییس هیات مدیره و مدیرعامل محترم شرکت GTC ارئه گردید. پس از شناسایی فرایندهای وضع موجود و ارایه گزارش آن و باتوجه به اولویت‌دادن موضوع عارضه‌یابی و بهبود فرایندهای سازمانی توسط مدیرعامل محترم جلسات بهبود به صورت منظم روزهای دوشنبه و چهارشنبه با تمامی ذی‌نفعان ۴۰ فرایند منتخب تا اخر بهمن‌ماه سال جاری توسط مدیر محترم طرح و برنامه، جناب آقای مهندس پورآذری، برنامه‌ریزی گردیده است. مجموعه عکس‌های ذیل از جلسات بهبود فرایندهای سازمانی می‌باشد که با حضور معاون وزیر و مدیرعامل شرکت بازرگانی دولتی ایران در حال برگزاری می‌باشد.

 

اضافه کردن نظر