مدیریت فرآیند کسب و کار مهم است زیرا فرایندهای کسب و کار موثر برای موفقیت سازمان بسیار مهم هستند. نمونه‌های رایج فرایندهایی که به شرکت‌ها کمک می‌کنند شامل موارد زیر است:

• توسعه محصول جدید
• سفارش‌گذاری محصول
• مدیریت خدمات مشتریان
• جذب سرمایه انسانی جدید

این عملیات می‌تواند شامل صدها یا حتی هزاران کار و تاییدیه‌های مورد نیاز برای تکمیل آن‌ها باشد. این فرایندها معمولاً افراد، سیستم‌های فناوری اطلاعات و سایر ماشین‌آلات را در کسب و کار درگیر می‌کنند. فرایندی که به خوبی طراحی شده است، می‌تواند با شکستن این وظایف به گام‌های ساختار یافته و قابل تکرار، افراد را مجاب کند با انجام این گام‌های کوچک به نتایج مشخص و با کیفیت پایداری برسند. مراحل تکرارپذیر به سازمان‌ها کمک می‌کند تا منابع (شامل افراد، سیستم‌ها و ماشین‌آلات) مورد نیاز خود را پیش‌بینی کنند و خطر کمبود تخصیص یا تخصیص بیش از حد منابع خود را کاهش دهند. اندازه‌گیری این مراحل و گام‌ها، ارتباطات ضعیف و گلوگاه‌ها را آشکار می‌کند و راه را برای بهبود بالقوه فرایندهای کسب و کار باز می‌نماید.

مایکل روزمن، کارشناس BPM، استاد سیستم‌های نوآوری در دانشگاه فناوری کوئینزلند، فرآیندهای کسب‌وکار را به رگ حیات یک سازمان تشبیه کرده است.

روزمن، در یادداشتی که به تازگی بازنویسی شده، می‌نویسد:«فرآیندها مانند رگ‌های خونی، سازمان را پر از زندگی می‌کنند و مسیر و سرعت خلق ارزش و هزینه خدمات به مشتریان سازمان را تعیین می‌کنند. بنابراین فرایندها نه تنها بهره‌وری، اثربخشی و کارایی سازمانی، بلکه قابلیت اطمینان به سازمان، پیچیدگی و در نهایت فرهنگ آن را منعکس می‌کنند.»

بنابراین، یک فرآیند کسب و کار با طراحی ناصحیح یا مدیریت نشده، می‌تواند به یک شرکت آسیب برساند و مانع بهره‌وری و کارایی شود. و اگر یک فرآیند بی‌اثر با همان وضع موجود(نامطلوب) خودکارسازی یا اتوماسیون شود، در واقع می‌تواند عملکرد ضعیف را تقویت نموده و اهداف کسب و کار را تضعیف نماید.

روش‌های سیستماتیک مدیریت فرآیند کسب و کار برای کشف، مدل‌سازی، بهبود، خودکارسازی و نظارت مستمر فرایندها به گونه‌ای طراحی شده‌اند تا اطمینان حاصل شود که موارد مذکور اتفاقی نمی‌افتد. اگر BPM به خوبی انجام شود، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا محصولات و خدمات را با هزینه کمتر ارائه دهند و فرایندها را با اهداف کسب و کار هماهنگ کند. به گفته کارشناسان فرایند، رویکرد BPM برای بهبود فرآیند و اتوماسیون نیز به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با نیازهای در حال تغییر سازگار شوند.

سرعت زیاد تغییرات کسب و کار در قرن بیست و یکم هیچ نشانی از کند شدن ندارد. سازمان‌ها برای موفقیت باید بتوانند به سرعت و به طور موثر پاسخگوی تغییرات باشد. دانیل موریس، مدیر شرکت مشاوره تحول وندان، که متخصص در تحول کسب و کار است، توضیح داد:«مسابقه دادن دیگر استراتژی قابل دوامی نیست – همه چیز خیلی سریع در حال تغییر است. علاوه بر این، شرکت‌های موفق با روش‌ها، ایده‌ها و محصولات جدیدِ در حال جهش، در رقابت هستند.»

طرفداران BPM مانند موریس این موضوع را طرح می‌کنند که توانایی آسان‌سازی تغییرات مقرون‌به‌صرفه، کم خطر و سریع فرایند کسب و کار، ارزش پیشنهادی اساسی در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) است. او گفت:«این رویکرد به شما امکان می‌دهد تا به طور مداوم عملیات کسب و کار خود را از نو خلق کنید، در حین حرکت نوآوری را تزریق کنید و این کار را در مدت طولانی انجام دهید.»

در تصویر زیر مراحل توسعه یک فرآیند مدل کسب و کار مشخص شده است.

رویکرد ساختار یافته BPM برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار دو دلیل اصلی دارد که شرکت‌ها آن را اتخاذ می‌کنند؛ اولا کیفیت خروجی کارها و دوما بهبود کارایی عملیاتی. پروژه BPM که به درستی اجرا شده می‌تواند ضایعات را حذف کند، خطاها را کاهش دهد، در زمان صرفه‌جویی کند، انطباق با استراتژی‌ها را بهبود بخشد، چابکی را افزایش دهد، از تحول دیجیتال پشتیبانی کند و در نهایت به ارائه محصولات و خدمات بهتر به مشتریان کمک کند.

آیزاک گولد، مدیر تحقیقاتی در Nucleus Research، می‌گوید: «BPM به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا با اتوماسیون کارهای خسته‌کننده، مانند مدیریت داده، جریان داده، فرایندهای ثبت داده‌ها (data entry) و تولید گزارش، گردش‌های کاری را ساده‌سازی کنند.»

BPM (آموزش BPM میتواند به شما کمک کند) به دلایل زیر می‌تواند یک ابزار مدیریت موثر باشد:

• شفافیت در تمام فعالیت‌های سازمان

فرایندهای کسب‌وکار، همه داده‌ها، نتایج، آمار و سودآوری را آشکار می‌کند. شفافیت، باعث آگاهی بیشتر کارکنان می‌شود، زیرا به کارمندان احساس مسئولیت و دیدگاهی می‌دهد که از آن‌طریق می‌فهمند که اعمال‌شان بر شرکت چه تاثیری خواهد گذاشت. هم‌چنین، به مشتریان حس اطمینان و صداقت می‌دهد.

• افزایش کنترل‌های اجرایی

با افزایش کنترل بر فعالیت‌های اجرایی سازمان، منابع به هیچ‌وجه به هدر نخواهند رفت و دانستن این‌ موضوع ممکن خواهد بود که کدام واحدهای سازمان، پول بیشتری هزینه می‌نمایند، هزینه‌ها برای چه مواردی صورت گرفته‌اند، بهترین سرمایه‌گذاری‌ها در کدام بخش‌ها در حال انجام هستند و به صورت کلی درک مناسبی از کسب‌وکار، ایجاد خواهد شد.

• افزایش بهره‌وری

با بهینه‌سازی فرایندها، بهره‌وری سازمان افزایش می‌یابد. تهیه گزارشی که پیش‌ از بهبود فرایندها، یک ساعت به طول می‌انجامید، پس از بهبود فرایند سی دقیقه زمان نیز خواهد داشت. با توجه به اینکه همه کارکنان درگیر در یک موضوع کاری پس از بهبود فرایندها از وقایع و اطلاعات مرتبط آگاه خواهند بود، جلساتی که تا پیش از این، دو ساعت زمان نیاز داشت، پس از بهبود، با مدت زمان بسیار کمتر قابل جمع‌بندی خواهد بود و در همان مدت کارهای بیشتری قابل انجام خواهد بود.

• کاهش هزینه 

با رویکرد BPM می‌توان با ابزارهای شخصی کم‌تر، کارهای بیشتری انجام داد، فرایندها را کنترل نمود و از هدر رفتن منابع جلوگیری کرد که منجر به کاهش قابل‌ملاحظه هزینه‌ها خواهد شد.

• خودکارسازی فرایند و تهیه مدرک 

با خودکارسازی، دوباره‌کاری در اجرای فعالیت‌ها کاهش خواهد یافت و کارها به انجام دوباره نیاز نخواهند داشت و داده‌ها به‌ راحتی در دسترس قرار خواهند گرفت. با کسب اطلاعات، دانستن این‌که دقیقا کدام بخش سازمان به اهدافش نمی‌رسد، آسان می‌شود، نتایج، ارزیابی می‌شوند و بهبود و بهینه‌سازی به‌راحتی انجام می‌شود.

• تمرکز BPM بر استانداردسازی فرایندها، خطر خطای انسانی را کاهش می‌دهد.
• تجزیه و تحلیل‌های انجام شده به مدیران دید بیشتری نسبت به عملکرد فرایند می‌دهد و به آن‌ها کمک می‌کند تا گلوگاه‌های فرایند را شناسایی کنند.
• ابزارهای اتوماسیون فرایند کارایی را افزایش می‌دهند و به کارمندان اجازه می‌دهند روی کارهایی که نیاز به تخصص و مداخلات انسانی دارند تمرکز کنند.
• همه موارد فوق به کارکنان زمان بیشتری برای شناسایی سایر نقاط بهبود و اتوماسیون فرایند برای بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار می‌دهد.

همانطور که در نمودار زیر نشان داده شده است، اگر BPM به خوبی انجام شود، مزایای BPM عملاً در تمام جنبه‌های عملیات نفوذ می‌کند.

نقاط اثرگذاری مدیریت فرایند کسب و کار