مراحل چرخه عمر مدیریت فرایند کسب و کار

1.طراحی فرآیند کسب و کار گام اول در مراحل چرخه حیات BPM

در هنگام آغاز کار، ذینفعان و فرآیندهای کمتری، رو به روی شما قرار دارند. در نتیجه، برای شما آسان خواهد بود که فرآیندهای کسب و کار خود را تنظیم کرده و هر روز آن‌ها را اجرا کنید. اما وقتی کار را گسترش می‌دهید، فرآیندهای شما در قالب الگوهای قابل پیش‌بینی قرار می‌گیرند. تیم‌های شما دیگر نمی‌توانند فرآیندهایی را مدیریت کنند که اکنون در همه جا هستند. تمرکز نیروی انسانی بر روی چنین فرآیندهای گسترده و یکنواختی می‌تواند منجر به خطا شود.

مدیریت فرآیند کسب و کار به شما امکان می‌دهد یک فرآیند را به وظایف فردی کوچکتر تقسیم کنید و هر کار را به ذینفع مربوطه اختصاص دهید. قابلیت جمع آوری داده‌ها در هر مرحله و گسترش آن در طول چرخه عمر فرآیند مدیریت فرایند کسب و کار، BPM را به یک راه حل همه کاره برای مدیریت فرآیندهای شما تبدیل می‌کند. این موضوع به شما کمک می‌کند تا فرآیندها را بدون عیب و نقص اجرا کنید، در حالی که قوانین کسب و کارتان را رعایت می‌کنید.

همچنین نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (بهترین نرم افزار شرکتی) هرگونه اختلال به وجود آمده در هنگام ایجاد تغییرات در فرآیند یا افزودن فرآیندهای جدید را برطرف می‌کند. یک سازمان دارای فرآیندهای تجاری دائما در حال تغییر است. کارمندان جدید اضافه می‌شوند، ابزارهای جدید خریداری می‌شوند، نیاز به بهبود فرآیندهای مبتنی بر هوش مصنوعی افزایش می‌یابد و برخی از فرآیندهای قدیمی منسوخ می‌شوند. طراحی فرآیند کسب و کار به شما کمک می‌کند این فرآیندها را شناسایی و مدل‌سازی کنید تا به طور یکپارچه در چارچوب فعلی کسب و کار شما قرار بگیرند.

اولین گام در چرخه حیات داده یا همان چرخه فرایند کسب و کار ،مدیریت فرآیندهای کسب و کار «طراحی» است که در آن ما با تجزیه و تحلیل و درک کامل نحوه انجام فرآیندها شروع می‌کنیم. این طراحی ممکن است با مصاحبه با همه طرفین، مطالعه هر گونه اسناد، درک قوانین تجاری و در صورت امکان، رعایت آن در عمل انجام شود. برای درک چرخه عمر فرآیند کسب و کار مقابل‌مان باید بتوانیم به سوالات زیر پاسخ بدهیم:

• فرآیند چگونه آغاز می‌شود؟
• جریان فرآیند چیست؟
• نتیجه نهایی چیست؟
• شناسایی مسئولیت هر وظیفه یا بازیگر
• سایر ادغام‌های سیستم
• چقدر طول می‌کشد تا کامل شود؟
• انواع مختلف وظایف چیست؟ (انسان، خدمات، سیستم‌ها و غیره)

وجود یک فرم نیز در این شرایط مفید است زیرا در جمع آوری و نمایش داده‌ها کمک می‌کند. پس از جمع‌آوری و نمایش داده‌های مورد نیاز، فرم ممکن است از طریق گردش کار بررسی و تأیید مسیریابی شود. به عنوان مثال گواهی حقوق و دستمزد یک فرآیند رایج است که در همه سازمان‌ها اتفاق می‌افتد. کارمندان اغلب به دنبال گواهی حقوق و دستمزد هستند تا به بانک‌ها، مدارس و سایر مکان‌ها داده شود.

این فرآیند در چرخه bpm ممکن است با درخواست کارمند برای صدور گواهینامه حقوق و دستمزد به منابع انسانی آغاز شود و به دنبال آن تاییدیه‌های بین بخشی انجام شود و در نهایت گواهی تهیه شده و به کارمند بازگردانده شود.

2.مدل سازی فرآیند کسب و کار ، گام دوم در چرخه bpm

شما باید فرآیند را در قالب دیجیتالی نمایش دهید تا تیم‌ها توالی گردش کار را تجسم کنند و گردش کار دستورالعمل‌های شما را درک نمایند. شما نمی‌توانید یک فرآیند را تنها با قلم و کاغذ ترسیم کنید. شما باید مدل را دیجیتالی کنید تا آن را در سیستم جریان دهید و آن را اجرا یا خودکارسازی کنید.

مدل‌سازی BPM یا مدل‌سازی فرآیند را می‌توان به عنوان تصویر گرافیکی تعریف کرد که مراحل یک فرآیند را به تصویر می‌کشد. برای کارآمدتر کردن چارچوب فرآیند، باید درک نسبی از اینکه اوضاع در حال حاضر چگونه است و می‌خواهید چگونه باشد، داشته باشید. مدل‌سازی BPM به شما کمک می‌کند این کار را با دید عمیق‌تری در مسیر فرآیند خود انجام دهید.

مرحله دوم در چرخه حیات مدیریت فرآیندهای کسب و کار «مدل سازی» است. هدف از مدل‌سازی فرآیند کسب و کار ارائه تصویری بصری از مراحل فرآیند است. برای افزایش کارایی چارچوب فرآیند، ابتدا باید درک کنید که اوضاع در حال حاضر (همانطور که هست) چگونه است و می‌خواهید در آینده با تغییرات چگونه باشد.

مدل تجدید نظر شده باید برای ارزیابی و تایید در بین تمام ذینفعان مربوطه توزیع شود. جمع‌آوری نظر سهامداران در این مرحله و درخواست بازخورد به منظور تغییر یا بهنیه کردن مدل بسیار مهم است.

شما می‌توانید در این مرحله  چرخه عمرمدیریت فرایند خلاق باشید و تنظیمات قابل توجهی در نحوه انجام این روش انجام دهید. با بازگشت به مثال گواهی حقوق دستمزد، می‌توانید از امضای دیجیتال (در صورت خودکار بودن فرآیند) برای صرفه‌جویی در زمان اجرا، بایگانی خودکار گواهی ایجاد شده در سیستم منابع انسانی و غیره استفاده کنید. فرآیند ذکر شده ممکن است در یک فلوچارت نشان داده شود که مفاهیم طراحی مانند حلقه‌ها، انتخاب‌ها، اعلان‌ها، مراحل موازی و تأیید را در بر می‌گیرد.

3.اجرای فرآیند کسب و کار در گام سوم از چرخه عمر bpm

هنگامی که فرآیندهای خود را در چرخه عمر مدیریت فرآیند کسب و کار شناسایی و مدل‌سازی کردید، باید آن‌ها را اجرا کنید. اما شما هنوز نمی‌دانید که آیا گردش کار شما بدون خطا است یا خیر. قبل از تست فرآیندها باید آن‌ها را در یک محیط آزمایشی یا توسط گروه کوچکی از کاربران اجرا کنید. چگونه ابزار BPM یک فرآیند را اجرا می‌کند؟ چه داده‌هایی باید از CRM دریافت کند؟ شما باید قوانین کسب و کار از پیش تعریف شده‌ای را تنظیم کنید تا ابزار از آن‌ها پیروی کند. این ابزار تمام قوانینی را اجرا می‌کند که قبل، حین و بعد از اتمام فرآیند اتفاق می‌افتند.

تایید اسناد، ورود، مدیریت دارایی، گزارش هزینه، سفارش خرید، همه فرآیندهای رایجی هستند که یک سازمان باید اجرا کند. اکثر اقدامات درگیر در این فرآیندها مانند انتقال یک کار تایید از یک ذینفع به ذینفع دیگر به هیچ وجه به مداخله انسانی نیاز ندارند. با این وجود، تیم شما باید این کار را انجام دهند و اگر سیستم مؤثری برای هماهنگ کردن اقدامات با نتیجه کلی کسب و کار نداشته باشید، انطباق فرآیند را به خطر می‌اندازید. یک نرم‌افزار BPM این کار را برای شما انجام می‌دهد، علاوه بر اینکه فرصت‌های اتوماسیون گردش کار مؤثری را برای بهینه‌سازی بیشتر فرآیندهای شما فراهم می‌کند.

مرحله سوم چرخه عمر BPM با عنوان «اجرا» مطرح می‌شود و زمانی است که مدل جدید برای انجام فرآیند جدید و مشاهده آن در عمل مورد آزمایش قرار می‌گیرد. حتی اگر زمانی که به مداخلات انسانی زیادی نیاز است و فرآیند مورد نظر همچنان به صورت دستی قابل انجام باشد، توصیه می‌شود که از فرصت شروع خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار خود استفاده کنید و از مزایایی بهره ببرید که به سازمان شما کمک می‌کند تا کارآمدتر عمل نماید.

قبل از اجرا برای مخاطبان بزرگ‌تر، توصیه می‌شود که چرخه‌های زیادی از فرآیند را از طریق یک گروه کوچک‌تر اجرا کنید تا مطمئن شوید که همه چیز به خوبی کار می‌کند و هرگونه نگرانی برطرف شده است. این موضوع بسیار مهم است زیرا این اطمینان را در همه ذینفعان ایجاد می‌کند که این فرآیند قابل اعتماد است.

4.نظارت بر فرآیند کسب و کار گام چهارم در چرخه حیات فرایند

برای انطباق پایدار فرآیند، باید همیشه فرآیندها را زیر نظر داشته باشید. هنگامی که فرآیندها را در زمان واقعی نظارت و بررسی می‌کنید، می‌توانید از تنگناهای احتمالی جلوگیری کنید و فرصت‌های بهبود را شناسایی کنید. نظارت بر فرآیند کسب و کار گامی حیاتی در چرخه عمر BPM است زیرا مزایای آن بیش از پیشگیری موفق از مشکلات است.

سازمان‌ها برای اجرای روان به تعداد زیادی فرآیند در سراسر عملکردها متکی هستند. شما نمی‌توانید روند را در جای خود تنظیم کرده و آن‌ها را به حال خودشان رها کنید. نظارت بر BPM تضمین می‌کند که کل چارچوب فرآیند شما از آنچه روز به روز و دقیقه به دقیقه اتفاق می‌افتد آگاه است و آن را به طور دقیق به فرآیندهای کسب و کار نهایی تبدیل می‌کند.

راه‌حل‌های BPM اساسا اسناد و وظایف شما را اسکن می‌کنند تا کارایی آن‌ها را در برابر معیارهای KPI حیاتی اندازه‌گیری کنند. شما نمی‌توانید فرآیندی را بهبود بخشید که قابل اندازه گیری نیست. نظارت بر فرآیند کسب و کار به شما کمک می‌کند تا بینش‌های ملموسی برای اثبات کمی و کیفی فرآیندهای خود بدست آورید.

چهارمین مرحله از چرخه عمر BPM، «نظارت» است و در این مرحله است که فرآیندهای تجاری انجام می‌شود و داده‌ها برای بررسی چگونگی حرکت فعالیت‌های حیاتی شما در طول زمان به دست می‌آید. جمع‌آوری داده‌ها ما را قادر می‌سازد تا KPIهایی را توسعه دهیم که نشان می‌دهد فرآیند اجرا شده جدید چگونه به نفع سازمان بوده و تنگناها، تأخیرها یا اشتباهات بالقوه را شناسایی می‌کند.

5.بهینه سازی فرآیند کسب و کار گام اخر از مراحل چرخه عمر مدیریت فرایند کسب و کار

با وجود یک سیستم نظارتی مناسب، می‌توانید عملیات را به سمت بهینه‌سازی و بهبود فرآیند هدایت کنید. بهینه‌سازی فرآیند کسب و کار از معیارها و اندازه گیری KPIها برای بازبینی و بهینه‌سازی فرآیندهای موجود استفاده می‌کند. هنگامی که فرآیندهای خود را با موفقیت بهینه‌سازی می‌کنید، فرآیندهای ناکارآمد را به حداقل می‌رسانید، کیفیت خروجی را افزایش می‌دهید، مطابقت با فرآیند را برآورده می‌کنید، زمان اجرا را کاهش می‌دهید و هرگونه اصطکاک در فرآیند را از بین می‌برید.

فرآیندهای ناکارآمد هرگز نمی‌توانند به اهداف سازمانی شما کمک کنند زیرا در یک چرخه معیوب از مسائل روزمره گرفتار می‌شوند. بهینه‌سازی BPM به شما کمک می‌کند تا با تلاش‌های بهبود مستمر، همسویی فرآیندهای فردی را با اهداف کلی کسب و کار خود تقویت کنید. یک فرآیند اساسا مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که برای ایجاد یک نتیجه در کنار هم قرار گرفته اند. با بهینه‌سازی کل‌نگر فعالیت‌های کسب و کار خود در یک مرحله، کنترل بهتری بر حوادث ناگوار و ناکارآمدی‌ها خواهید داشت. بهینه‌سازی معمولا با کمک تعدادی از اتوماسیون فرآیندهای تجاری و ابزارهای مدیریت فرآیند انجام می‌شود.

پنجمین و آخرین مرحله از چرخه حیات فرآیند کسب و کار «بهینه سازی» است. بر اساس بینش‌های به دست آمده در مرحله نظارت، شما برای بهبود فرآیند و رفع تنگناها در این مرحله تلاش خواهید کرد تا فرآیند خود را کارآمدتر کنید. شما می‌توانید با وجود یک سیستم نظارت خوب، عملیات را به سمت بهینه‌سازی و بهبود فرآیند سوق دهید.

مدیریت فرآیند مناسب با طول عمر فرآیندها رابطه مستقیم دارد

استارت‌آپ‌های در حال رشد اغلب فکر می‌کنند که سرمایه‌گذاری در سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار غیرضروری است. آن‌ها غالبا شکست‌ها را ناشی ازعدم تلاش بیشتر یا نداشتن بودجه برای یک تیم بزرگ‌تر می‌دانند، در حالی که دلیل واقعی این است که از یک فرآیند کسب و کار طراحی شده و مزایای آن در طول عمر فرآیند چشم پوشی کنند. تیم eBPM مجموعه‌ای موثر از ویژگی‌های BPM را ارائه می‌دهد که توسط تحول دیجیتال هدایت می‌شود تا فرآیندهای شما را ساده کرده و به حداکثر بازده تجاری دست یابید.

ذینفعان در چرخه عمر BPM چه کسانی هستند؟

ذینفع کسی است که در نتیجه فرآیند منافع خاصی دارد و بر آن تأثیر مستقیم یا غیرمستقیم دارد. ذینفعان شامل شرکت کنندگان درون فرآیند، تیم مدیریت، صاحبان فرآیند، تحلیلگران فرآیند و مهندسین سیستم هستند. برای به حداکثر رساندن اثربخشی کلی فرآیند، شناسایی و جلب حمایت همه ذینفعان در مراحل اولیه چرخه عمر مدیریت فرآیندهای کسب و کار بسیار مهم است.

سخن پایانی

در دنیای دیجیتال و به شدت رقابتی امروز، کسب و کارها باید اطمینان حاصل کنند که همه فرآیندهای کسب‌وکارشان به خوبی اجرا می‌شود و نتیجه در سریع‌ترین زمان ممکن ارائه می‌شود. به عبارت دیگر، کسب و کارها به دنبال اجرای موفقیت‌آمیز BPM هستند. با اجرای متدولوژی BPM و تسلط بر چرخه عمر BPM؛ سازمان‌ها قادر خواهند بود فرآیندهای در حال اجرا کارآمدی داشته باشند. با رشد کسب و کار، فرآیندهای کسب و کار باید ارزیابی و بازنگری شوند تا بیشتر به روز شوند یا بهینه شوند.