تدوین مستندات سازمانی

eBPM | مرجع تخصصی آموزش های مدیریت فرایند کسب و کار | 100+ مقاله آموزشی رایگان

فهرست مطالب :

مستندات سازمانی

سلسله مراتب اسناد سازمانی : استانداردها، سیاست‌ها، فرایندها و دستورالعمل‌ها

در مقاله مستندات سازمانی به موضوع تدوین مستندات سازمانی می‌پردازیم. هر آن چیزی که در مستندسازی به آن نیاز خواهید داشت تا پس از مطالعه این مقاله درک بهتری از سیستم مدیریت مستندات سازمانی داشته باشید.

اسناد انطباق با ایزو، گرچه ممکن است به نظر کسل‌کننده و غیرجذاب برسند، اما نقشی حیاتی در ایجاد و حفظ محیط‌های کاری ایمن، عادلانه و قابل اعتماد ایفا می‌کنند. اسناد انطباق، مهم‌ترین ابزاری هستند که به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا اعتماد، امنیت و عدالت را در محیط‌های کاری پرسرعت امروزی حفظ کنند.

این مقاله به شما کمک می‌کند تا ساختار سلسله مراتبی اسناد انطباق را درک کنید و نحوه پیاده‌سازی موثر آن‌ها را در سازمان خود بیاموزید. بیایید شروع کنیم!

وضعیت فعلی انطباق اسناد سازمانی

در محیط فناوری امروزی، حاکمیت نقشی اساسی در تضمین عدالت، امنیت و اعتماد دارد. این امر برای همه سازمان‌ها، از جمله مراکز مالی، سیستم‌های مراقبت‌های بهداشتی و استارت‌آپ‌ها، ضروری است.

اگر بخواهیم صادقانه بگوییم «انطباق»، فرایند آسانی نیست و پیچیدگی و چالش‌های خود را دارد.

انطباق، چیزی شبیه به هزارتویی از حروف اختصاری، اصطلاحات فنی و دستورالعمل‌ها است که حتی باتجربه‌ترین متخصصان را نیز سردرگم می‌کند. مدیران انطباق در این هزارتو پیمایش می‌کنند تا نه تنها شرکت خود، بلکه بخش‌های مختلف آن را نیز هماهنگ کنند تا مطمئن شوند که کل سازمان از قوانین و مقررات پیروی می‌کند.

طبق نظرسنجی انجمن جهانی انطباق در سال 2022، بیش از 60 درصد کسب‌وکارها انطباق را به عنوان یک چالش اصلی می‌دانند. پس تصور کنید که برای همه این سازمان‌ها چقدر دشوار است که سلسله مراتب پیشرفته اسناد انطباق را که برای هدایت اقدامات آن‌ها لازم است، درک کنند.

برای روشن شدن موضوع، بیایید ساختار سلسله مراتبی اسناد انطباق را بررسی کنیم.

ساختار سلسله مراتبی اسناد انطباق چیست؟

ساختار سلسله مراتبی اسناد انطباق، یک چارچوب سازمان‌یافته و منسجم است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از استانداردهای صنعت، مقررات و بهترین شیوه‌های تجاری پیروی کنند. علاوه بر این، این ساختار اطمینان می‌دهد که کسب‌ و کارها به‌طور اخلاقی، ایمن و در چارچوب قانونی فعالیت می‌کنند.

این ساختار کمک می‌کند تا اسناد انطباق خود را به ترتیبی توسعه دهید که با یکدیگر و با اهداف کلی برنامه انطباق سازمان هماهنگ باشند.

مهم‌ترین کارها را اول انجام دهید. این بدان معناست که  پس از اولویت‌بندی، کارها را طبق برنامه شروع کنید.

قبل از ورود به سلسله مراتب اسناد و شروع به توسعه آن‌ها، اهداف برنامه خود را به وضوح مشخص کنید. این اهداف، پایه و اساس تمام اسناد بعدی شما خواهند بود و اطمینان حاصل می‌کنند که اسناد شما با اهداف کلی سازمان شما مطابقت دارند.

علاوه بر این، می‌توانید انواع مستندات مورد نیاز برای انطباق را یکی یکی فهرست کنید. در این‌جا نحوه انجام آن آورده شده است:

  1. استانداردها و مقررات

استانداردها و مقررات صنعتی، پایه و اساس سلسله مراتب انطباق هستند. استانداردها، اصول کلی و الزاماتی را که سازمان‌ها باید رعایت کنند، تعیین می‌کنند. مقررات، قوانین خاصی را که مشاغل باید دنبال کنند، شرح می‌دهند. این سطح مهم است؛ زیرا یک مبنای جهانی برای انطباق فراهم می‌کند.

  1. سیاست‌ها

سیاست‌ها، دستورالعمل‌های سطح بالایی هستند که نحوه اجرای استانداردها، مقررات و چارچوب‌ها در یک سازمان را مشخص می‌کنند. آن‌ها همچنین مشخص می‌کنند که چه رفتارهایی در سازمان مجاز و چه رفتارهایی ممنوع است.

در این سطح، شما چیزی شبیه به «قوانین رفتار» خواهید یافت که نحوه انجام کارها را مشخص می‌کنند و به کاهش ریسک کمک می‌کنند.

  1. فرایندها

یکی از محبوب‌ترین انواع اسناد، فرایند است. فرایند تضمین می‌کند که فعالیت‌های روزمره مطابق با سیاست انجام شوند. این اسناد، رویه‌ها و گردش‌های عملیاتی لازم برای اجرای یک کار را در چارچوب یک سیاست، به تفصیل شرح می‌دهند. به طور خاص، نحوه اجرای وظایف، مسئولیت‌ها و نحوه رسیدگی به موارد استثنا را مشخص می‌کنند.

  1. دفترچه راهنما

دستورالعمل‌های انطباق، نقشی اساسی در اطمینان از انطباق سازمان با قوانین و مقررات دارند. آن‌ها رویه‌ها را به گام‌های قابل اجرا تبدیل نموده و به افراد کمک می‌کنند تا آن‌ها را به راحتی پیاده‌سازی کنند. علاوه بر این، آن‌ها راهنمای ملموس و عملی برای جنبه‌های عملیاتی مختلف ارائه می‌دهند و به افراد کمک می‌کنند تا اقدامات خود را با چارچوب انطباق جامع مطابقت دهند.

چرا رویکرد سلسله مراتبی مستندسازی مهم است؟

مستندات سازمانی

پس از آشنایی با لایه‌های اسناد انطباق، باید به پیاده‌سازی موثر آن‌ها کمک کنید.

علت اهمیت این موضوع این است که به شما در موارد زیر کمک می‌کند:

  • وضوح و یکنواختی: ساختار انطباق سازمان را با ارائه یک مسیر روشن از اصول سطح بالا تا اجرای عملی، شفاف و یکنواخت می‌سازد و باعث می‌شود که کارکنان سازمان بتوانند با اطمینان، از اصول انطباق پیروی و از سردرگمی جلوگیری کنند.
  • ارتباط بهبود یافته: برای بهبود ارتباط و درک کارکنان در مورد قوانین و مقررات، باید راهنمایی‌های انطباق را متناسب با نیازهای هر بخش تنظیم کرد. سیاست‌ها باید عمومی و در سراسر سازمان یکسان باشند، اما رویه‌ها باید سفارشی شوند تا نیازهای خاص بخش‌های مختلف را برآورده کنند و راهنماها باید مخاطب محور باشند.
  • کارایی: ساختار انطباق با ارائه یک ساختار واضح و منظم برای الزامات انطباق، تلاش‌های پیاده‌سازی انطباق را کارآمدتر می‌کند. این ساختار به سازمان کمک می‌کند تا الزامات را به طور موثرتری مدیریت کند و منابع خود را به طور کارآمدتری تخصیص دهد.
  • شفافیت و پاسخگویی: اسناد انطباق باید به گونه‌ای نوشته شوند که مسئولیت‌ها و فرایندها را به طور واضح مشخص کنند. این امر به کارکنان و ذینفعان کمک می‌کند تا از انتظارات خودآگاه باشند و در صورت بروز خطا یا انحراف، پاسخگو باشند.
  • بهبود مستمر: رویکرد سلسله مراتبی، امکان بهبود مستمر را فراهم می‌کند؛ زیرا صاحبان می‌توانند اسناد خود را برای انطباق با الزامات در حال تغییر (داخلی و خارجی) بررسی، به روز رسانی و اصلاح کنند.

طبق گفته IBM، عدم پیروی از قوانین می‌تواند برای شرکت‌ها حدود 14 میلیون دلار در هر حادثه هزینه داشته باشد. بنابراین، استفاده از این سلسله مراتب برای محافظت از شهرت، پول و موفقیت بلندمدت شرکت شما مهم است.‌

چالش‌ها و راه حل‌های اجرای مستندات انطباق سلسله مراتبی

مراحل تدوین مستندات سازمانی

ایجاد و توسعه اسناد مناسب در ساختار سلسله مراتبی انطباق، می‌تواند کاری دشوار به نظر برسد اما نگران نباشید؛ شما مراحل را گام به گام طی خواهید کرد.

    بیایید در مورد چگونگی این کار صحبت کنیم.

1. استانداردها و مقررات:

استانداردها و مقررات، پایه و اساس برنامه انطباق هستند. رهبری ارشد باید ابتدا این استانداردها و مقررات را شناسایی کند و آن‌ها را بر اساس دسته‌ها یا بخش‌ها سازماندهی کند. این کار برای تعریف بهتر مالکیت و اجرای موثر برنامه انطباق ضروری است.

سازماندهی استانداردها و مقررات بر اساس دسته‌ها یا بخش‌ها باعث می‌شود که مسئولیت هر کدام مشخص شود. این کار به اجرای موثر برنامه انطباق کمک می‌کند.

  1. سیاست‌ها یا خط مشی‌ها: سیاست‌ها باید با مشارکت رهبران بخش‌ها ایجاد شوند. این سیاست‌ها باید اصول استانداردها و چارچوب‌ها را در نظر بگیرند. همچنین، این سیاست‌ها باید به طور واضح به کارکنان بگویند که چه انتظاری از آن‌ها می‌رود، چه کارهایی مجاز است و چه کارهایی ممنوع است.

3. فرایندها:

برای تعریف فرایندهای دقیقی که عملیات روزمره را هدایت می‌کنند، باید با کارکنان از بخش‌های مختلف همکاری کنید. همچنین، وظایف کلیدی، مسئولیت‌ها و نقاط تصمیم‌گیری را در هر فرایند شناسایی کنید.

4. دستورالعمل‌ها:

برای مستند کردن دستورالعمل‌های جامعی که نحوه اجرای فرایندها را در حالی که از سیاست‌ها و رویه‌های موجود پیروی می‌کنند، شرح می‌دهند، باید از کارکنان از سطوح مختلف کمک بگیرید. این دستورالعمل‌ها باید توسط کارکنانی که به طور مستقیم در این فرایندها درگیر هستند، تهیه و اعتبارسنجی شوند.

پس از اینکه این اسناد به طور کامل ایجاد و اجرا شدند، باید از شیوه‌های خوب با موارد زیر حمایت کنید:

  • الگوهای اسناد (به ویژه برای فرایندها و دستورالعمل ها)
  • ارتباط باز
  • آموزش و آگاهی
  • بازبینی اسناد(حداقل سالی یک بار)

با انجام این مراحل و همکاری کارکنان در طول فرایند، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که اسناد انطباق سازمان شما نه تنها دقیق و کامل است، بلکه نشان‌دهنده تلاش مشترک برای ایجاد فرهنگ انطباق و صداقت است.

فراموش نکنید که ایجاد این مدارک کار یک روزه نیست. این یک تعهد دائمی به ارائه بهترین خدمات در تمام زمینه‌های عملیاتی است.

انطباق با ساختار مناسب و نقض داده‌ها

موفقیت اجرای انطباق با شواهدی قوی تأیید می‌شود. گزارش اخیر صنعت توسط PwC نشان داد که سازمان‌هایی با چارچوب‌های انطباق ساختار یافته، 50 درصد نقض انطباق کمتری را تجربه می‌کنند، که مزایای ملموس این رویکرد را به نمایش می‌گذارد.

برای موفقیت در انطباق، باید ساختار سلسله مراتبی شفاف و یکنواختی داشته باشید. این ساختار می‌تواند به شما کمک کند تا سردرگمی را کاهش دهید و مطمئن شوید که همه بخش‌ها از همان دستورالعمل‌ها پیروی می‌کنند.

شرکت‌ها می‌توانند ضمن حفظ یکپارچگی سیاست‌ها، رویه‌ها و دستورالعمل‌های مخاطب محور، از طریق سفارشی سازی راهنمایی‌ها با نیازهای مخاطبان مختلف، ارتباطات را بهبود بخشند، منابع را به طور موثرتری تخصیص دهند و فرهنگ شفافیت و پاسخگویی را در بین ذینفعان ایجاد کنند.

قوانین مستندات سازمانی

  • رعایت قوانین و مقررات، چالش اصلی بیش از 60 درصد از کسب‌وکارها است.
  • ساختار سلسله‌مراتبی به سازماندهی اسناد به‌طور مؤثر کمک می‌کند.
  • هر نوع سند، استانداردها، سیاست‌ها، فرایندها و دستورالعمل‌ها در سلسله‌ مراتب انطباق، هدفی متمایز دارد.
  • رویکرد ساختارمند، شفافیت، بهبود ارتباطات و افزایش بهره‌وری را در سازمان‌ها فراهم می‌کند.
  • سفارشی‌سازی در سطوح مختلف اسناد، اثربخشی و کاربردپذیری آن را بهبود می‌بخشد.
  • نقض قوانین و مقررات می‌تواند به طور متوسط برای شرکت‌ها 14 میلیون دلار در هر حادثه هزینه داشته باشد.
  • درگیر کردن کارکنان در فرایند مستندسازی، به حفظ فرهنگ انطباق و یکپارچگی کمک می‌کند.
  • بازنگری منظم اسناد و ارتباطات باز برای موفقیت در انطباق بلندمدت ضروری است.
  • شرکت‌هایی که چارچوب‌های انطباق ساختارمند دارند، 50 درصد نقض کمتری تجربه می‌کنند.

آیا به دنبال روشی سازمان یافته برای رعایت قوانین و مقررات هستید؟ با ما تماس بگیرید تا ببینید چگونه StandardFusion می‌تواند به شما کمک کند تا انطباق با چندین استاندارد را در یک سیستم مدیریت کنید.

StandardFusion یک پلتفرم مدیریت اسناد است که به شما کمک می‌کند تا اسناد خود را به طور موثر ایجاد و مدیریت کنید. این پلتفرم اطمینان می‌دهد که اسناد شما با اهداف کلی سازمان شما مطابقت دارند.

سلسله مراتب یا هرم اسناد سازمان بر اساس ISO 14001

استاندارد بین المللی ISO 14001 در سراسر جهان به عنوان استانداردی معتبر برای مدیریت زیست‌محیطی شناخته می‌شود و کاربرد گسترده‌ای دارد. استاندارد ISO 14001 امروزه در طیف گسترده‌ای از بخش‌ها گسترش یافته و سازمان‌هایی که با پیاده‌سازی این استاندارد از آن استفاده کنند، از مزایای زیادی برخوردار خواهند شد. استاندارد ISO 14001 چارچوبی است که سازمان‌ها می‌توانند از طریق آن عملکرد زیست محیطی خود را بهبود بخشند و به تعهدات خود در زمینه محیط زیست پایبند باشند.

سیستم مدیریت زیست‌محیطی از سازمان‌ها می‌خواهد که برای جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل، ثبت و بازیابی اطلاعات، یک سیستم مستندسازی ایجاد کنند. یکی از مهم‌ترین بخش‌های پیاده‌سازی سیستم مدیریت زیست‌محیطی در سازمان، ایجاد سیستم کنترل اسناد و سوابق بر اساس استاندارد ISO 14001 است. سازمان باید سیستمی ایجاد کند که اسناد و سوابق خود را به درستی مدیریت کند. این سیستم باید نحوه ایجاد، انتشار، پس گرفتن و استفاده از مستندات و بایگانی گزارش‌ها را مشخص کند. استانداردها به سازمان کمک می‌کنند تا این سیستم را به طور موثری ایجاد و اجرا کند.

سازمان با ایجاد سیستم کنترل اسناد و گزارش‌ها، روش ایجاد، انتشار، پس گرفتن و همچنین استفاده از اسناد و سوابق را تعریف می‌کند. استانداردها به سازمان اجازه می‌دهند تا مناسب‌ترین مستندات را بر اساس نیازهای خود ایجاد کند.

تدوین مستندات سازمانها

براساس ISO 14001 کدام مستندات مهمترین اسناد به شمار می‌روند؟

هر سازمانی باید قبل از شروع به ایجاد اسناد در سیستم مدیریت زیست‌محیطی، به خوبی هدف هر نوع سند و کاربرد آن در سلسله مراتب اسناد سازمانی را بداند.

برای ایجاد سیستم مدیریت زیست‌محیطی، سازمان‌ها از انواع مختلفی از مستندات استفاده می‌کنند. این اسناد، شامل: سیاست‌های سازمان، روش‌های اجرایی، دستورالعمل‌های کار، راهنماها و دستورالعمل‌های عملیاتی استاندارد (SOP)، گزارش‌های بایگانی و فرم‌ها هستند.

وقتی می‌خواهیم یک استاندارد را در سازمان خود پیاده‌سازی کنیم، باید اول مستندات آن را ایجاد کنیم. این اسناد، مثل نقشه راه هستند و به ما کمک می‌کنند تا استاندارد را به درستی اجرا کنیم. اما این اسناد سازمانی، اهمیت متفاوتی دارند و باید به ترتیب اولویت‌بندی شوند. به همین دلیل، افراد اغلب در مورد اهمیت مستندات سردرگم می‌شوند و نمی‌دانند چگونه آن‌ها را اولویت‌بندی کنند.

ساده‌ترین راه برای این کار این است که ببینیم هر سند توسط چه کسی نوشته شده است، برای چه کسی در نظر گرفته شده است و هدف آن چیست.

برای مثال سندهایی که توسط مدیر ارشد نوشته می‌شوند، اهمیت بیشتری دارد و در سلسله مراتب در اولویت بالاتری قرار می‌گیرند. اما چنانچه سندی توسط یکی از کارکنان پر شود در سلسله مراتب یا هرم اسناد سازمان، اولویت کمتری دارد و پایین هرم قرار می‌گیرد.

ساختار مستندات مدیریت زیست محیطی در سازمان‌ها بر اساس استاندارد ISO 14001 چگونه باید باشد؟

سازمان‌ها برای پیاده‌سازی استاندارد مدیریت زیست محیطی ISO 14001، باید اسناد مختلفی را تهیه کنند.

بنابراین، فهرست حداقل مستندات اجباری شامل موارد زیر است:

        دامنه سیستم مدیریت زیست محیطی (بند 1)

        سیاست زیست محیطی (بند 5.2)

        جنبه‌های زیست محیطی (بند 6.1.2)

        اهداف زیست محیطی و برنامه‌ریزی برای دستیابی به آنها (بند 6.2)

        برنامه‌ریزی و کنترل عملیاتی (بند 8.1)

        آمادگی و پاسخگویی اضطراری (بند 8.2)

    علاوه بر این، گزارش‌های اجباری شامل موارد زیر است:

        انطباق با نیازمندی‌ها (بند 6.1.3)

        به کار بستن دانش و مهارت (بند 7.2)

        ارتباط (بند 7.4)

        نظارت، اندازه‌گیری، تجزیه و تحلیل و ارزیابی (بند 9.1)

        بازرسی داخلی (بند 9.2)

        برنامه بازرسی داخلی (بند 9.2.2)

        بررسی مدیریت (بند 9.3)

        عدم انطباق و اقدامات اصلاحی (بند 10.2)

علاوه بر این، اسناد غیرالزامی زیادی نیز برای پیاده‌سازی استاندارد ISO 14001 وجود دارد. فهرست اسناد غیرالزامی شامل موارد زیر است:

        درک سازمان و زمینه آن (بند A.4.1)

        درک نیازها و انتظارات ذینفعان (بند A.4.2)

        روش شناسایی و ارزیابی جنبه‌های زیست محیطی و ریسک‌ها (بندهای 6.1.1 و 6.1.2)

        روش‌های صلاحیت، آموزش و آگاهی (بندهای 7.2 و 7.3)

        روش ارتباط (بند 7.4)

        روش کنترل اسناد و گزارش‌ها (بند 7.5)

        روش بازرسی داخلی (بند 9.2)

        روش بررسی مدیریت (بند 9.3)

        روش مدیریت عدم انطباق و اقدامات اصلاحی (بند 10.2)

برای اینکه یک سیستم مدیریت زیست محیطی موثر باشد، مستندات آن باید به درستی طراحی شده و ساختار داشته باشند. سازمان‌ها باید در طراحی مستندات خود، بر کارایی تمرکز کنند و فرایندها و اسنادی را ایجاد کنند که در سازمان آنها قابل اجرا باشد.

برای یک سیستم مدیریت زیست محیطی موثر، مستندات باید به صورت زیر ساختار داشته باشد:

.a سیاست زیست محیطی: سیاست یا خط‌مشی بیانیه‌ای است که سازمان‌ها در مورد نحوه مدیریت زیست محیطی خود تدوین می‌کنند و معمولا مانند قانون اساسی سیستم  عمل می‌کند و همچنین مبنای سایر اسناد سیستم مدیریت زیست محیطی (EMS) است. این خط مشی اغلب توسط مدیریت ارشد نوشته می‌شود و هدف آن تعیین اهداف و مقاصد سازمان در زمینه زیست محیطی است. سیاست زیست محیطی چارچوبی برای ایجاد اهداف و برنامه‌های زیست محیطی سازمان فراهم می‌کند.

.b دستورالعمل سیستم مدیریت زیست محیطی: طبق استاندارد ISO 14001:2015، دستورالعمل سیستم مدیریت زیست محیطی یک سند اجباری نیست. دستورالعمل سیستم مدیریت زیست محیطی معمولا برای مستندسازی دامنه سیستم مدیریت زیست محیطی و همچنین عناصر اصلی سیستم مدیریت زیست محیطی و تعاملات آن‌ها استفاده می‌شود. در طول فرایند اخذ گواهینامه استاندارد برای سازمان، دستورالعمل سیستم مدیریت زیست محیطی معمولا اولین سندی است که توسط نهاد صدور گواهینامه برای آشنایی با سیستم مورد نیاز است.

.c روش‌های اجرایی (رویه‌ها): روش‌های سیستم مدیریت زیست محیطی (EMS) می‌توانند اشکال و ساختارهای مختلفی داشته باشند. آن‌ها می‌توانند ساختاریافته‌تر، بصری‌تر، توصیفی‌تر (توسط متن توصیف شده) و همچنین ترکیبی باشند. در بیشتر موارد، معمولا روش‌ها باید شامل: عنوان، هدف، دامنه، مسئولیت‌ها و اختیارات، شرح فعالیت‌ها و غیره باشند.

.d دستورالعمل‌های عملیاتی، راهنماها و دستورالعمل‌های عملیاتی استاندارد(SOPs): هدف دستورالعمل‌های عملیاتی این است که با توضیح دقیق نحوه انجام یک فعالیت خاص، از عدم انطباق فعالیت با روال‌های سازمان جلوگیری کند. دستورالعمل‌های عملیاتی برای فعالیت‌هایی در یک فرایند نوشته می‌شوند که احتمال وقوع ناسازگاری در آن‌ها بالاترین است. آن‌ها می‌توانند بخشی از روش اجرایی باشند یا در یک روش اجرایی، به آن‌ها ارجاع داده شود. در عین حال، دستورالعمل‌های عملیاتی می‌توانند مانند روش‌ اجرایی، ساختار داشته باشند و عناصر یکسانی را پوشش دهند.

.e گزارش‌ها و فرم‌ها: برای اطمینان از انجام فرایندها به همان روشی که در روش اجرایی‌ها و دستورالعمل‌های عملیاتی مشخص شده است، باید برخی از شواهد وجود داشته باشند. گزارش‌ها و فرم‌ها، هدف اصلی این فعالیت‌ها هستند. الزامات ISO 14001 بیان می‌کند که سازمان‌ها باید گزارش‌ها و فرم‌ها را مطابق با الزامات سیستم مدیریت زیست محیطی حفظ کنند. معمولا گزارش‌ها توسط کارکنان تهیه می‌شوند، اما برخی از آن‌ها نیز توسط مدیریت ارشد تکمیل می‌شوند. مدارک و فرم‌ها باید به روشن‌ترین شکل ممکن تکمیل شوند. برای اطمینان از اینکه سیستم مدیریت زیست محیطی در مسیر درست قرار دارد، گزارش‌ها و فرم‌ها باید محافظت شوند.

این فرایند شامل موارد زیر است:

شناسایی گزارش‌ها و فرم‌ها

ذخیره‌سازی گزارش‌ها و فرم‌ها

حفاظت از گزارش‌ها و فرم‌ها

بازیابی گزارش‌ها و فرم‌ها

نگهداری گزارش‌ها و فرم‌ها

ترتیب‌دهی به گزارش‌ها و فرم‌ها

قابل خواندن بودن گزارش‌ها و فرم‌ها

قابل شناسایی بودن گزارش‌ها و فرم‌ها

قابل ردیابی بودن گزارش‌ها و فرم‌ها

داشتن مستندات خوب برای یک سیستم مدیریت زیست محیطی (EMS) موثر، ضروری است. مستندات EMS باید بر اساس نیازهای سازمان، دقیق، کامل و به روز باشد و نیازهای آن را برآورده کند. علاوه بر این، ساختار مناسب مستندات باعث می‌شود که افراد بتوانند به راحتی اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند، در حالی که ساختار مستندات نادرست جز ایجاد مشکلات، سردرگمی و اشتباه چیز دیگری به همراه نخواهد داشت. 

نوشته های مرتبط

2 پاسخ

دیدگاهتان را بنویسید

  • ویژوال پارادایم در مدیریت

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    ویژوال پارادایم در مدیریت
  • تدوین مستندات فرایندی

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    تدوین مستندات فرایندی
  • مدیریت فرایند کسب و کار

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    مدیریت فرایند کسب و کار
  • اشتباهات رایج در مدلسازی فرایند

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    اشتباهات رایج در مدلسازی فرایند
  • استاندارد bpmn

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    استاندارد bpmn
    • ویژوال پارادایم در مدیریت

      با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

      دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

      شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

      ویژوال پارادایم در مدیریت
    • تدوین مستندات فرایندی

      با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

      دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

      شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

      تدوین مستندات فرایندی
    • مدیریت فرایند کسب و کار

      با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

      دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

      شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

      مدیریت فرایند کسب و کار
    • مدلسازی فرایندی

      با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

      دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

      شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

      مدلسازی فرایندی
    • استاندارد bpmn

      با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

      دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

      شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

      استاندارد bpmn