1. ساده شدن گردش کارها و کارایی بیشتر

بهبود کیفیت کار و راندمان عملیات سازمان از دلایل اصلی استفاده از مدیریت فرایند کسب و کار هستند. آیزاک گولد[1]، مدیر تحقیقاتی در Nucleus Research، می‌گوید: «  BPMبه سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا با خودکارسازی کارهای دستی خسته‌کننده، مانند مدیریت داده‌ها، جریان‌های داده، ورود داده‌ها، فرایندهای تایید و تولید گزارش، گردش کار را ساده‌سازی نمایند.»

 مدیریت فرایند کسب و کار فرایندها را استاندارد می‌نماید تا کارکنان بتوانند در چارچوب مشخصی که تصمیم‌گیری را سرعت می‌بخشد و احتمال بروز خطای انسانی را کاهش می دهد فعالیت کنند. ابزارهای مدیریت فرایند کسب و کار با ایجاد گزارش‌های تحلیلی به مدیران سازمان، افق دید بسیار وسیعی از تک تک فرایندها و عملکرد واحدهای سازمانی می‌دهد و کمک می‌کنند تا موانع سریع‌تر شناسایی شوند؛ به عنوان مثال بررسی عملکرد کارکنان و شناسایی گلوگاه‌ها در گردش‌های کاری.

این ترکیب از اتوماسیون گردش‌کار، فرایندهای استاندارد شده و نظارت و پایش فرایند، سبب افزایش بهره‌وری و کیفیت و کمیت خروجی کارکنان می‌شود. اعضای تیم، زمان بیشتری برای شناسایی فرصت‌های بهبود فرایند و اتوماسیون فرایند، در اختیار دارند در حالی که به طور همزمان مشغول فعالیت‌هایی هستند که تخصص، خلاقیت و تجربه انسانی را طلب می‌کند.

1. کنترل‌ و پایش دقیق فرایندهای همراستا با استراتژی

هنگامی که کار به سلیقه مدیران مختلف واگذار شود، فرایندهای کسب و کار به طور طبیعی و بدون حساب و کتاب رشد می‌کنند. همانطور که هر فرایند شکل می‌گیرد، مدیران کسب و کار و تیم‌های مدیریت پروژه باید به این نیازمندی‌های جدید بپردازند؛ این نیازمندی‌ها شامل قوانین مالیاتی، دستور نهادهای نظارتی، تعهدات حقوقی قراردادی و امنیت می‌شود. علاوه بر این، آن‌ها باید این نیازمندی‌ها را در قالب‌های داده و فیلدهای اطلاعاتی در ERP، CRM و سیستم‌های مدیریت منابع انسانی به سختی جای دهند.

مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) از رویکرد سیستماتیک‌تری برای درک منشا هر فرایند و چگونگی ساده‌سازی آن برای پشتیبانی از نیازهای یکسان اما با مراحل کوتاه‌تر، داده‌های کمتر و کارهای دستی کمتر بهره می‌برد. مونتی استگز[1]، مدیر ارشد طرح‌های فناوری و مدیر تحول دیجیتال در شرکت مشاوره Synoptek، می‌گوید: «با فرایندهای شفاف‌تر و دقیق‌تر در سراسر سازمان، به کسب و کارها کنترل بهتری بر تمام فعالیت‌های ارزش افزوده داخلی و خارجی داده می‌شود. این شفافیت، فرصتی برای پیاده‌سازی فناوری‌ها ایجاد می‌کند و تضمین می‌کند که همه مدل‌های کسب و کار از نظر استراتژیک با بازار همسو هستند.»

2. افزایش چابکی و مقیاس پذیری کسب و کار

استگز خاطر نشان کرد که افزایش درک و کنترل فرایندها هنگام حرکت به سمت فرصت‌های جدید، انعطاف‌پذیری بیشتری را فراهم می‌کند. سازمان‌های سریع و زیرک به صورت تصاعدی نسبت به کسب و کارهای قدیمی که حرکت کندی  دارند، برتری پیدا می‌کنند. BPM یک معماری برای بهره برداری از خدمات ابری جدید، قابلیت‌های هوش مصنوعی، تغییر قوانین نهادهای نظارتی و فرصت‌های بازار ایجاد می‌کند.

استگز استدلال می‌کند: «شرکت‌هایی که می‌توانند خدمات ارزش افزوده را از طریق انعطاف‌پذیرترین و سریع‌ترین روش‌ها ارائه دهند، همان شرکت‌هایی خواهند بود که سرآمد خواهند شد و رشد خواهند کرد، در مقابلِ آن، شرکت‌هایی هستند که دچار رکود می‌شوند و در نهایت از بین می‌روند.»

3. خدمات و تجربیات بهتر به مشتریان

دانا داهر[2]، تحلیلگر ارشد گروه تحقیقاتی  Info-Tech گفت: «مدیریت فرایند کسب و کار به طرق مختلف از تجربیات مشتری سود می‌برد.BPM  می‌تواند به عنوان مثال به کسب و کارها در انجام کارهای زیر کمک کند:

• فرایندهای موجود را تحلیل کنید تا نقاطی را شناسایی کنید که در آن واحد خدمات مشتریان زمان زیادی را برای ثبت اطلاعات اضافی در یک سیستم تلف می‌کند.
• به طور خودکار اطلاعات مورد نیاز مشتری را از منابع متعدد جمع آوری و مرتب کرده و افزونگی داده‌ها را حذف کنید.
• راه‌های بهتری برای کمک به مشتریان کشف کنید تا آن‌ها ببینند تا چه حد در یک مسیر پیچیده هستند و چه مراحل دیگری باید طی شود.
• توسعه، ساخت و کیفیت محصول نهایی ارائه شده به مشتریان را بهبود دهید.

4. اتصال پایگاه‌های اطلاعاتی جزیره‌ای و تمرکز بیشتر بر ارتباطات

نرم افزار اتوماسیون فرایند کسب و کار می‌تواند با ساده کردن کارهای فنی و بهبود ارتباطات، به اتصال و یکپارچگی سیستم‌ها و فرایندهای جزیره‌ای کمک کند. والنتینا بوتناری[3]، مالک محصول Bonita Runtime در شرکت Bonitasoft، یک پلتفرم اتوماسیون فرایند کسب و کار متن باز[4]، مشاهده کرد که قابلیت‌های بصری و گرافیکی BPM که در لحظه در اختیار سازمان قرار می‌گیرد؛ افراد، فرایندها، سیستم‌های اطلاعاتی، نرم افزارها، پلتفرم‌ها، ماشین آلات و زیرساخت‌های ابری را به هم متصل می‌کند. سیستم مدیریت فرایند کسب و کار می‌تواند مدل‌های گرافیکی را به کدهای اجرایی تبدیل کند تا مراحل یکپارچه سازی فناوری اطلاعات و فرایندهای کسب و کار، خودکار شود.

بوتناری گفت که تیم او از یک اپلیکیشن فرایندی مبتنی بر BPM برای مدیریت انتشار نسخه‌های نرم‌افزارشان که دو بار در سال منتشر می‌شود، با نظارت بر پیشرفت و شناسایی گلوگاه‌ها استفاده می‌کند. هنگامی که موانع کسب وکار بروز می‌کنند، BPMS مسیرهای فرایند را به تصمیم گیرندگان کلیدی محدود می‌کند و راه‌هایی را برای رفع این گلوگاه‌ها مشخص می‌کند. بوتناری توضیح داد: محدود کردن تصمیم به افراد کلیدی در آن مرحله، به معنای هدر ندادن وقت دیگران در جلسات هماهنگی یا با ایمیل‌های حجیم و سایر وسایل ارتباطی است.

5. کاهش ریسک، اتلاف، افزونگی داده‌ها و هدر رفت سرمایه

دان شیمرمن[5]، مدیر عامل طراحی فرایند کسب و کار و ارائه دهنده پلتفرم مدیریت Blueprint Software Systems، نقل می‌کند که مدیریت فرایند کسب و کار به مدیران و تیم‌های کسب و کار کمک می‌کند تا وضع موجود فرایندهای کسب و کار خود را ارزیابی کرده و زمینه‌های ادغام و بهینه سازی فرایندها را شناسایی کنند. هدف از بین بردن اتلاف‌ها، افزونگی‌ها، کارهای تکراری مستعد خطا، ریسک‌های تطبیق با قوانین و شرایط جدید است که پول و سرمایه شما را می‌بلعد.

به گفته شیمرمن، یکی از مشتریانش پس استقرار اتوماسیون فرایند محاسبه کرد که اتوماسیون و نگه داشت یک فرایند یک میلیون دلار در سال هزینه دارد در حالی که فقط ۳۰۰ هزار دلار آن به طور مستقیم به ارزش شرکت باز می‌گردد. اما بخشی از کارهای دستی که اتوماسیون شده‌اند هر ساله ۷۰۰ هزار دلار برای شرکت صرفه جویی به ارمغان می‌آورند.

[1] Monty Staggs

[2] Dana Daher

[3] Valentina Botnari

[4] open source

[5] Dan Shimmerman

[1] Isaac Gould