bpa چیست؟ اتوماسیون فرایند کسب و کار
اتوماسیون کسب و کار یعنی چه ؟
اتوماسیون فرایند کسب و کار یا همان سیستمی کردن فرایند ها یکی از دغدغه های مهم بیزینس ها شده است . گروهی از افراد مفهوم اتوماسیون کسب و کار را نمیدانند و یا گروهی دیگر بدنبال هدف هایی دور از مفهوم اتوماسیون کسب و کار هستند. در مقاله اتوماسیون کسب و کار از وبسایت eBPM به طور کامل و جامع در مورد مفهوم اصلی و کاربرد اتوماسیون فرایندهای کسب و کار در سازمان ها میپردازیم.
طبق پژوهش‌ها و نظرسنجی‌های صورت گرفته، تا سال 2025، 80 درصد سازمان‌ها اتوماسیون فرایندهای کسب و کارشان را عملیاتی خواهند کرد. این بدان معناست که اتوماسیون گردش کار اکنون یک گام ضروری برای مدیران سازمان‌هایی است که می‌خواهند به طور کامل تحول دیجیتال را بپذیرند و شرکت‌های خود را برای تحولات آینده پایدار نمایند.
اتوماسیون فرایندهای کسب و کار، فرایندها را ساده و موثر میکند و به شرکت‌ها کمک میکند کارایی را افزایش و بهره‌وری را بهبود بخشند و مدل‌های کسب و کاری جدید را پیاده‌سازی کنند. با این حال بیش از ۹۰ درصد پروژه‌های اتوماسیون به دلایل متعدد شکست می‌خورند. از جمله مسائل فنی، هزینه‌های بالای پیاده‌سازی، فقدان استراتژی و مقاومت در برابر تغییر، از عوامل شکست در این پروژه‌های محسوب می‌شوند.
درک اتوماسیون فرایندهای کسب و کار و اینکه چگونه می‌توان با موفقیت از آن بهره‌بردای کرد، بهترین راه برای شروع این کار است.
اهمیت اتوماسیون فرایند کسب و کار
اتوماسیون فرایندهای کسب و کار استفاده از فناوری اطلاعات برای اتوماسیون یا خودکارسازی کارهای دستی و تکراری است تا کارکنان بتوانند بر وظایف حیاتی تمرکز کنند. خودکارسازی فرایندهای کسب و کار هزینه‌ها را به حداقل می‌رساند، کارایی را افزایش می‌دهد و فرایندها از پیچیدگی خارج کرده و آن را ساده و اثرگذار میکند. طبق نظرسنجی‌های انجام شده، حدود 30 درصد رهبران کسب و کارها، کاهش چشمگیر هزینه‌های حقوق و دستمزد را در نتیجه اتوماسیون فرایندهای کسب و کار گزارش کرده‌اند.
اتوماسیون فرایندهای کسب و کار را نباید با مدیریت فرایند کسب و کار اشتباه گرفت. مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) رشته‌ای علمی و گسترده‌ای است که شامل مدیریت فرایندهای سرتاسری در سطح سازمان با استفاده از روشهای مختلف است.
به گفته پارمار، مدیر سرمایه‌گذاری شرکت پن آسیا، «هر کار یا وظیفه‌ای که دارای جریان فرایند سیستماتیک باشد و در تکرارهای متعدد روزانه انجام شود، بزرگترین فرصت برای اتوماسیون فرایند را دارد. علاوه بر این، کارهایی که شامل ثبت داده‌ها و مستندات زیادی است باید اولین هدف برای تحول دیجیتال باشد تا از ذخیره‌سازی دستی و حجم کاری بالا آزاد شود و به این ترتیب بتوانید اسناد را فهرست‌بندی و دسترسی دیجیتالی به لحظه به همه داده‌ها و اسناد داشته باشید»
نمونه اتوماسیون کسب و کار
اتوماسیون فرایندهای کسب و کار(BPA) با استفاده از فناوری برای اتوماسیون یا خودکارسازی وظایف تکراری و دستی در فرایندهای کسب و کار اشاره دارد که منجر به بهبود کارایی، دقت و کاهش هزینه‌ها میشود. نمونه‌هایی از BPA عبارتند از ورود کارکنان، سفارش‌های خرید، خدمات مشتری، فرایندهای منابع انسانی، بازاریابی و فروش، حسابداری و امور مالی، ورود داده‌ها و مدیریت داده‌ها.
برای درک بهتر اتوماسیون فرایندهای کسب و کار، در ادامه به بیان چند مثال میپردازیم.
- جذب کارکنان
اگرچه ممکن است استخدام کارکنان فرایندی بی سر و صدا به نظر برسد، اما شامل فعالیت‌های متعددی است. پر کردن فرم‌های اطلاعات کارکنان، تشکیل جلسات معارفه، تشکیل جلسات آموزشی، افتتاح حساب‌های بانکی، جمع‌آوری اسناد مربوطه و تعیین مربیان، تنها تعدادی از فعالیت‌های این فرایند مهم است.
بدون bpa، کل فرایند می‌تواند کاملاً آشفته شود و منجر به موارد زیر شود:
- کاغذ بازی بی‌پایان
- گم شدن برخی کارها(مراحل) و مستندات
- نارضایتی کارکنان و نیروی تازه وارد
- بهره‌وری پایین
اتوماسیون فرایند «جذب و اجتماعی‌سازی نیرو»(onboarding)، طی نمودن روان و مطمئن نیروی انسانی از هر مرحله به مرحله دیگر را تضمین میکند. همینطور کارکنان مشارکت کننده در فرایند را در جریان کار نگه می‌دارد و وضعیت فرایند را قابل مشاهده و رهگیری میکند.
- سفارشات خرید (PO)
درخواست‌های سفارش خرید(Purchase Orders) در اکثر سازمان‌ها از جمله فرایندهای تکراری به حساب می‌آیند. واحد درخواست کننده فرمی را پر کرده و برای واحد خرید ارسال میکند. سپس مرجع تصمیم‌گیری درخواست را بررسی میکند و در صورت ناکافی بودن اطلاعات یا وجود محدودیت‌های بودجه‌ای درخواست را رد میکند. سپس به واحد درخواست کننده بازگردانده میشود. در صورت تایید، سفارشِ خرید ایجاد شده و نسخه‌هایی از سفارش برای تامین‌کننده و همچنین واحد انبارداری ارسال میشود.(سفارشات خرید در نرم افزار‌های حسابداری خارجی)
بدون اتوماسیون، این مشکلات احتمال وقوع دارند:
- تاخیر در تایید PO
- تاریخچه ناقص سفارش‌ها و خریدها
- اشتباه در PO
- خطا در هنگام تحویل گرفتن سفارش از تامین‌کننده
سیستم اتوماسیون فرایندهای کسب و کار می‌تواند به بهبود پاسخگویی، شفافیت، و امکان ثبت دقیق داده‌ها کمک کند که در صورت لزوم توسط ذینفعان مربوطه قابل دسترسی باشد. همچنین تمام ارتباطات مربوط به فرایند را در جریان کار حفظ میکند تا اجرای آن را آسان تر و سریع‌تر کند.
چرا باید فرآیندهای کسب و کار را اتوماسیون کنید؟
- گامی برای تحول دیجیتال
- شفافیت بیشتر
- ساده‌سازی فرایندها
- ذخیره اطلاعات برای ممیزی فرایند
- استانداردسازی عملیات
- افزایش رضایت مشتری
در اینجا چند دلیل قانع کننده برای خودکارسازی فرایندهای کسب و کار شما آورده شده است.
- گامی برای تحول دیجیتال
تحول دیجیتال می‌تواند برای سازمان‌هایی که در این مسیر نیستند، یک هدف بزرگ به نظر برسد. اتوماسیون فرایندهای کسب و کار می‌تواند گامی برای پذیرش فرهنگ بهبود مستمر باشد. شما میتوانید با فرایندهایی شروع کنید که به وضوح نیاز به بهبود دارند و به تدریج راه خود را ادامه دهید.
- شفافیت بیشتر
اتوماسیون فرایندهای کسب و کار در مرحله طراحی آن به شفافیت نسبتا زیادی در مورد فرایند درست نیاز دارد. اگر وظایف و افراد مسئول اجرای فعالیت‌های یک فرایند را نمی‌شناسید، نمی‌توانید گردش کار را به طور موثر طراحی و خودکار کنید.
به علاوه،ترسیم نقشه فرایند می‌تواند وضوح را برای همه کارکنان فراهم کند و به عنوان یک منبع آموزشی نیز عمل کند. دید کلی که از تجزیه و تحلیل یک فرایند خودکار شده به‌دست می‌آورید، می‌تواند به وضوح شکاف بین فرایند کسب‌وکار وضع موجود و وضع مطلوب را به شما نشان دهد.
- ساده‌سازی فرایندها
یکی از نتایج عالی یک سیستم اتوماسیون فرایند، ساده‌سازی و افزایش تاثیر فرایندها است. از دیگر نتایج و قابلیت‌های اتوماسیون می‌توان به شفافیت در مسئولیت‌پذیری، اعلان‌ها یا هشدارهای قابل تنظیم، کسب اطلاعات ارزشمندِ به لحظه، چرخه زمانی کوتاه‌تر و سریع‌تر و حذف فعالیت‌های بیهوده و تمرکز بر تقویت وظایفی که ارزش افزوده دارند، اشاره کرد.
- ذخیره اطلاعات برای ممیزی فرایند
با اتوماسیون فرایند کسب و کار، تمام جزئیات یک فرایند کسب و کار(پرونده کاری) ثبت میشود. این اطلاعات می‌تواند برای نشان دادن انطباق در طول دوره ممیزی فرایندها بررسی شود. به عنوان مثال با بررسی پرونده‌های بسته شده می‌توان گلوگاه‌ها را شناسایی و روند اجرای قواعد کسب و کار اتوماسیون شده را مورد ارزیابی قرار داد.
- استاندارد سازی عملیات
وقتی فرایند کسب و کار را خودکار می‌کنید، همیشه میتوانید انتظار یک خروجی استاندارد از آن داشته باشید. استانداردسازی فرایندها و خروجی آن به جایگاه سازمان کمک میکند قابل اعتمادتر شود، که این به نوبه خود می‌تواند مشتری‌مداری شما را تقویت نماید.
- افزایش رضایت مشتری
رضایت مشتری یک تمایز کلیدی در هر صنعتی محسوب میشود. تمرکز بر فرایند و تعالی فرایندهای عملیاتی به شما کمک میکند تا به راحتی از انتظارات مشتری فراتر بروید. هنگامی که به طور مداوم استانداردهای مقرر را رعایت می‌کنید، مشتریان تمایل بیشتری به شرکت شما دارند.
چه فرایندهای کسب و کاری را باید اتوماسیون کنید؟
اتوماسیون فرایند کسب و کار به تعداد کمی از عملیات سازمانی محدود نمی‌شود. برخی عوامل که می‌تواند نیاز به اتوماسیون را نشان می‌دهد عبارتند از:
- حجم بالای وظایف
- نیاز به چندین نفر برای اجرای وظایف
- ماهیت فرایندهای حساس به زمان
- تأثیر قابل توجه بر سایر فرایندها و سیستم‌ها
- نیاز به دوره‌های ممیزی و انطباق فرایند
اگر فعالیتی تمام معیارهای ذکر شده در بالا را داشته باشد، به احتمال زیاد باید فرایند کسب و کار خود را خودکار کنید.
برای اینکه تصویر واضح‌تری به شما ارائه دهیم، در ادامه به برخی از فرایندهای پرطرفدار در سازمان‌ها برای اتوماسیون اشاره شده است:
- میز خدمت(Helpdesk)
- درخواست مرخصی کارکنان
- پشتیبانی و تدارکات
- فرایندهای مرکز تماس
- سفارش‌های فروش
- حقوق و دستمزد
- صدور فاکتور(صورتحساب)
- دریافت وجوه (حساب‌های دریافتنی)
- توسعه محصول جدید
- هدایت مشتریان بالقوه
- پیگیری زمان و حضور و غیاب
- ایمیل‌ها و اعلان‌های دریافتی از پیام‌رسان‌ها
- مطالعات موردی پیرامون مشتریان
- تجمیع داده‌ها و جابجایی آن
- پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات
مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون فرایندهای کسب و کار
بعد از اینکه فرایندهای کسب و کار خود را خودکار کردید، میتوانید انتظار داشته باشید که این شگفتی‌ها را ببینید:
- افزایش بهره‌وری با دسترسی بی‌واسطه و یکسان به اطلاعات: سیستم‌های مدیریت فرایند یا اتوماسیون فرایندهای کسب و کار که با وب اپلیکیشن در دسترس هستند، داده‌های شما را در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره می‌کنند. این ویژگی به شما کمک میکند هر زمان که به داده‌ها نیاز داشتید در هر مکان یا دستگاهی به آن دسترسی داشته باشید.
- فرایندهای کسب و کار شما بسیار شفاف‌تر خواهد شد: شما میتوانید فرایندهای در حال اجرا را ردیابی و نظارت کنید، که این موضوع می‌تواند مسئولیت‌پذیری و شفافیت را برای کسب و کارتان به ارمغان بیاورد.
- امکان نظارت بر فرایندهای جاری(پرونده‌های باز) به شما کمک میکند تا مراقب خطاها باشید و در صورت وقوع آن‌ها را برطرف کنید. گزارش‌های عملکرد فرایند، اطلاعاتی را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید در برابر خطاهای تکراری اقدامات پیشگیرانه داشته باشید.
- با نگاه بلند مدت، نسبت به افزایش سرعت(کوتاه شدن زمان چرخه‌های فرایند) و کاهش هزینه‌ها به سبب انجام کارهای دستی کمتر، آگاه می‌شوید.
- شما در این شرایط میتوانید تخصیص و توزیع نیروی کار خود را بهینه کنید. از آن‌جایی که سیستم خودکار تمام کارهای تکراری پیش پا افتاده را انجام می‌دهد. به این ترتیب میتوانید کارمندان خود را به سمت کارهایی هدایت کنید که به تلاش، تحلیل و قضاوت انسانی نیاز دارند.
سیستم اتوماسیون فرایند در نهایت کارایی و بهره‌وری کسب و کارهای رو به رشد را ممکن میکند. از آن‌جایی که این سیستم‌ها با رویکردی مبتنی بر بهبود مستمر هستند، میزان کارایی در واکنش به این رویکرد به طور مداوم افزایش خواهد یافت.
ویژگی‌های اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار
- مدیریت گردش کار
کارها یا وظایف را برای اجرای کارآمد ساده و سازماندهی میکند.
- زمان بندی وظایف
برنامه‌ریزی خودکار وظایف و فرایندها را بر اساس قواعد کسب و کاری از پیش تعریف شده فعال میکند.
- نظارت بر فرایند
جریان جلو رفتن پرونده‌های باز را ردیابی میکند و اطلاعات به لحظه در مورد فرایندهای جاری ارائه می‌دهد.
- یکپارچه‌سازی
به طور مستقیم با نرم‌افزارها و ابزارهای موجود برای یکپارچه‌سازی داده‌ها و فرایندها متصل میشود.
- گزارش و تجزیه و تحلیل کسب و کار
دید کلی مبتنی بر داده برای پشتیبانی از تصمیم‌گیری و بهبود فرایند ارائه می‌دهد.
- نقش‌ها و مجوزهای کاربر
دسترسی ایمن به داده‌ها و اطلاعات و تفویض وظایف را در سیستم تضمین میکند.
- هشدارها و اعلان ها
به‌روزرسانی‌های در لحظه، را برای ذینفعان ارسال میکند و آن‌ها را از پیشرفت فرایند یا مسائل مطلع میکند.
- رسیدگی به خطا
برای حفظ اجرای روان، مشکلات را شناسایی و حل میکند.
- قالب‌های قابل تنظیم
الگوهای از پیش‌ساخته‌شده‌ای را ارائه می‌دهد که می‌توانند با نیازهای خاص کسب و کار سازگار شوند.(فرم‌های خاص در قالب‌های مختلف مانند فاکتور و غیره)
- کنترل نسخه(versioning)
تغییرات ایجاد شده در فرایندها را مدیریت، نگهداری و قابل ردیابی میکند و نسبت به استفاده از قابلیت ممیزی، تضمین می‌دهد.
بهترین روش‌ها برای اتوماسیون فرایندهای کسب و کار
ثبت نام و لاگین کردن در یک سیستم اتوماسیون فرایند کسب و کار به تنهایی موفقیت آن را تضمین نمی‌کند. برای خودکارسازی فرایندهای کسب و کار خود باید یک رویکرد واقع‌بینانه در پیش بگیرید.
در ادامه به چند نکته در مورد چگونگی موفقیت اتوماسیون میپردازیم.
- با درک روشنی از اینکه چه وظایفی در این فرایند هستند، چه کسی مسئول آن است و چه زمانی قرار است هر کار اجرا شود.
- زمانی که می‌خواهید یک فرایند را خودکار کنید، اطمینان حاصل کنید که اهدافی کاملا تعریف شده و شفافی دارید. این باعث صرفه جوییِ زمانیِ زیادی در دوره اصلاحی(باگ‌گیری) میشود.
- با رویکرد فازبندی، تا حد امکان نتایج را اندازه گیری کنید. بسیاری از سازمان‌ها وقتی یک شبه نتیجه‌ای را لمس نمی‌کنند ناامید می‌شوند.
- برای آموزش کاربران و ادمین سیستم در دوره اصلاحی(باگ‌گیری) زمان کافی اختصاص دهید.
- برای تجربه بازگشت سرمایه(ROI) لذتبخش چشم‌اندازی بلند مدت برگزینید.
- هر جا راهکار یا راه‌حل از پیش‌ساخته‌ای وجود دارد، از آن استفاده کنید.
فناوری اطلاعات (IT) و ارتباط آن با اتوماسیون فرآیندها
IT مخفف عبارت انگلیسی Information Technology است. منظور از عبارت IT مجموعه ابزارها و روشهای ضروری برای تولید، پردازش، نگهداری، توزیع و حذف سیستم‌های مبتنی بر اطلاعات به معنی فراگیر آن(شامل متن، صوت و تصویر) است. در ابتدا چند واژه اصلی در مقوله فناوری اطلاعات را تعریف و تفاوت بین آن‌ها به منظور روش شدن بحث، تشریح شده است.
داده‌ها یا data: بر اساس تعاریف موجود در منابع، داده جمع کلمه Datum به معنای یک واقعیت واحد است. داده یا دیتا چنین تعریف میشود:
اطلاعات یا Information: اطلاعات را بر اساس تعاریف موجود در منابع، چنین تعریف میشود: اطلاعات، داده‌های پردازش شده و حقایقی با مفهوم هستند که به توصیف و تعریف داده‌ها می‌پردازند و توسط گیرنده پیام درک و تفسیر می‌شوند. در واقع داده‌ها با افزودن ۵ ویژگی شامل زمینه(Context)، طبقه‌بندی(Categorization)، محاسبه (Calculation)، اصلاح(Correction)، و جمع‌شدگی(Condensation)، به اطلاعات تبدیل می‌شوند.
فرایند کسب و کار چیست؟
فرایندهای کسب و کار مجموعه‌ای از فعالیت‌ها، رویدادها و دروازه‌های تصمیم هستند که یک یا چند ورودی دارند و خروجی آن‌ها برای مشتری فرایند، ارزش ایجاد میکند.
حال پس از مروری کوتاه مفاهیم فرایند و فناوری اطلاعات، فیلم آموزش نحوه تعامل فناوری اطلاعات و فرایند را مشاهده نمایید.
بیزاجی رو امتحان کردی؟
بیزاجی یک سیستم اتوماسیون فرایند کسب و کار، کم‌کد یا بدون کد بر بستر وب اپلیکیشن است که می‌تواند اتوماسیون فرایندهای کسب و کار را با حداقل کدنویسی(در برخی موارد بدون کدنویسی) ساده‌سازی کند. یک طراح کاربری گرافیکی ساده و فرم‌ساز قدرتمند با ویژگی کشیدن و رها کردن(drag-and-drop)، طراحی و خودکارسازی گردش‌های کاری را به کاری لذتبخش تبدیل میکند. بیزاجی، این سیستمِ پیشتاز در اتوماسیون فرایندهای کم کد، به کاربران اجازه می‌دهد گردش‌های کاری جدید ایجاد کنند یا فرایندهای موجود را تنها با چند کلیک خودکار کنند. در عین حال به واحد فناوری اطلاعات شما اجازه می‌دهد که چه کسی به چه داده‌هایی دسترسی داشته باشد.
بیزاجی با رویکردی منحصر به فرد برای مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) با یک موتور قدرتمند فرایندی تجربه تحول دیجیتال خوشایندی برای سازمان شما به ارمغان می‌آورد. همین امروز شروع کنید تا سازمان از منافع آن زودتر بهره‌مند شود.
