جستجو کردن
بستن این جعبه جستجو.
فرایند کسب و کار چیست؟
فرایند کسب و کار

فرایند کسب و کار چیست؟

فهرست مطالب :

فرایند کسب و کار چیست ؟ (Business process)

فرایند کسب و کار یک فعالیت یا مجموعه فعالیت هایی است که برای دستیابی به یک هدف خاص در یک سازمان انجام می شود.

فرایندهای کسب و کار باید اهداف هدفمند باشند، تا آنجا که ممکن است خاص باشند و نتیجه گیری های ثابتی داشته باشند.

مدیریت فرایند کسب‌و‌کار (BPM) روشی سیستماتیک برای بهبود فرآیندهای کسب‌و‌کار در سازمان است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف خود را محقق کنند. اگر یک سازمان به دلیل کمبود منابع یا بودجه نتواند برخی فرایندهای کسب و کار خود را انجام دهد، ممکن است از برون‌سپاری فرایندهای کسب‌و‌کار (BPO) استفاده کند. به عنوان مثال، بسیاری از شرکت‌ها کارهایی مانند حسابداری، منابع انسانی یا حقوق و دستمزد خود را به شرکت‌های دیگر می‌دهند.

برای ارزیابی عملکرد یک فرآیند کسب و کار، سازمان‌ها می‌توانند پیشرفت مراحل مختلف آن را پیگیری کنند یا کیفیت نتیجه نهایی فرایند را ارزیابی کنند. اگر یک سازمان متوجه شود که یک فرایند کسب‌و‌کار به اهداف مورد نظر دست نمی‌یابد، می‌تواند از استراتژی‌های مختلفی برای بهبود آن استفاده کند. به عنوان مثال، سازمان می‌تواند شفافیت فرایند کسب‌ و کاررا بهبود بخشد تا مشکلات عملکرد یا اجرای فرایند را شناسایی کند.

سازمان‌ها برای بهبود کارایی عملیات کسب‌و‌کار خود، از نقشه‌برداری فرایند کسب‌و‌کار استفاده می‌کنند. نقشه‌برداری فرایند کسب‌و‌کار، تصویری واضح از نحوه عملکرد فرایندهای مختلف را ارائه می‌دهد و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد کسب‌و‌کار خود را بهتر درک کنند.

تمامي سازمان‌ها و شركت‌ها اعم از دولتي و خصوصي، با هدف خلق و ارائه ارزش راه‌اندازي شده‌اند كه فرآيندهاي كسب و كار در هر يك از اين سازمان‌ها موجب خلق ارزش و ارائه خروجي مورد نظر خواهند شد. در اين ويدئو كليپ آشنايي با انواع فرآيندهاي كسب و كار و همچنين مزاياي شناسايي و پرداختن به فرآيندهاي كسب و كار صورت خواهد پذيرفت. 

در ادامه مقاله فرایند کسب و کار از وبسایت آموزشی eBPM به بررسی کامل تعریف فرایند به همراه نمونه فرایند کسب و کار میپردازیم و سپس متوجه خواهید شد تا برای ورود به سیستم فرایند کسب و کار به چه چیزی نیاز خواهید داشت ؟

چرا فرایندهای کسب و کار مهم هستند؟

فرآیندهای کسب و کار تعریف شده، برای موفقیت هر سازمانی ضروری هستند. این فرایندها به شناسایی و درک کارهایی که برای حفظ عملکرد و دستیابی به اهداف سازمانی لازم است کمک می کنند. این کار با تقسیم فرایندها به مراحل منظم و قابل تکرار انجام می شود که کارگران می توانند از آنها برای تولید نتایج یکنواخت پیروی کنند.سازمان هایی که از مراحل قابل تکرار برای تولید نتایج یکنواخت استفاده می کنند، می توانند منابع مورد نیاز خود را با دقت بیشتری پیش بینی کنند. این امر به آنها کمک می کند تا از تخصیص بیش از حد یا کمبود منابع ارزشمند جلوگیری کنند.

نتایج کسب و کار تعریف شده که یکنواخت و قابل تکرار هستند، خطر ایجاد راه حل های جایگزین یا مراحل فردی توسط کارمندان را کاهش می دهند. این خطر می تواند منجر به اختلال، کندی کار و افزایش خطا شود.اندازه گیری دقیق کارایی و اثربخشی مراحل فرایند، به تیم ها کمک می کند تا مشکلات و موانع را شناسایی و برطرف کنند. این امر باعث بهبود عملکرد و پایه ریزی بهبود مستمر می شود.

تیم ها همچنین می توانند بهتر تشخیص دهند که فناوری هایی مانند اتوماسیون فرآیندهای رباتیک (RPA)تا چه اندازه می توانند برای افزایش اثربخشی یا کارایی بیشتر استفاده شوند.

فرآیند کسب و کار، رویه کسب و کار و عملکرد کسب و کار در برابر هم

در مدیریت کسب و کار، چندین مفهوم و اصطلاح مرتبط وجود دارد که به طور مکرر استفاده می شوند. سه مورد از مهم ترین آنها فرایند کسب و کار، رویه کسب و کار و عملکرد کسب و کار هستند.

اگرچه این اصطلاحات ممکن است شبیه به نظر برسند، اما همانطور که درا دامه ذکر شده است، مفاهیم مختلفی را توصیف می کنند:

تعریف فرایند کسب و کار، مجموعه ای از فعالیت های مرتبط است که برای تولید خروجی مورد نظر انجام می شود. این فرایند مجموعه ای ثابت از فعالیت های تکراری است.

روش کسب و کار، شیوه ای دقیق برای انجام فرایند کسب و کار است. این روش شامل جزئیات تیم ها و کارگران مسئول هر قسمت از فرایند و مشخصات قابل اجرا برای انجام هر قسمت است.

عملکرد کسب و کار، واحدی سازمانی در داخل یک شرکت یا سازمان است. هر عملکرد کسب و کار مجموعه ای از مسئولیت ها و فعالیت ها را برای پشتیبانی از کسب و کار در راستای ماموریت و اهداف کلی آن انجام می دهد.

این اصطلاحات مفاهیم مهمی هستند که برای اداره یک سازمان ضروری هستند، اما قابل تعویض نیستند.

نمونه فرآیند کسب و کار و دسته بندی انواع Business process

تصویر تقسیم بندی فرایند کسب و کار

انواع فرایندهای کسب و کار را می توان به دسته های مختلف طبقه بندی کرد، که سه مورد از رایج ترین آنها عبارتند از:

  • فرایندهای عملیاتی. این فرایندها که به عنوان پردازش اولیه نیز شناخته می شوند، فرایندهای اصلی کسب و کار هستند که با زنجیره ارزش سروکار دارند و ارزش را به مشتری ارائه می دهندِ زیرا به تولید محصول یا خدمات کمک می کنند. فرایندهای عملیاتی، فعالیت های تجاری ضروری را نمایندگی می کنند و اهداف تجاری مانند ایجاد درآمد را محقق می سازند. نمونه هایی از این موارد عبارتند از:
  • دریافت سفارشات مشتری
  • پردازش پرداخت محصولات
  • مدیریت حساب های بانکی
  • فرایندهای پشتیبانی. این فرایندها که همچنین به عنوان فرایندهای ثانویه شناخته می شوند، مربوط به فرایندهای پشت‌دفتری در داخل حوزه‌های کسب‌وکار هستند که سازمان را حفظ می‌کنند. یکی از تفاوت‌های کلیدی بین فرایندهای عملیاتی و پشتیبانی این است که فرایندهای پشتیبانی مستقیماً به مشتریان ارزشی نمی‌دهند. نمونه‌هایی از فرایندهای پشتیبانی عبارتند از:
  • حسابداری
  • مدیریت منابع انسانی
  • ایمنی در محل کار
  • فرایندهای مدیریتی. این فرایندها فعالیت‌های مربوط به رویه‌ها و سیستم‌های کسب‌وکار را برای اطمینان از کارآمدی و اثربخشی آنها اندازه‌گیری، نظارت و کنترل می‌کنند. این فرایندها مانند فرایندهای پشتیبانی، مستقیماً به مشتریان ارزشی نمی‌دهند، اما برای موفقیت سازمان ضروری هستند. نمونه‌هایی از فرایندهای مدیریتی عبارتند از:
  • ارتباطات داخلی
  • حاکمیت
  • برنامه‌ریزی استراتژیک
  • بودجه‌بندی
  • مدیریت زیرساخت یا ظرفیت

برخی از سازمان‌ها و مدیران ترجیح می‌دهند فرایندهای کسب‌وکار را بر اساس عملکرد کسب‌وکار طبقه‌بندی کنند و آنها را تحت عناوین زیر گروه‌بندی کنند:

  • فرایندهای کسب و کار حسابداری و مالی
  • فرآیندهای کسب و کار توسعه کسب‌وکار
  • فرایند کسب و کار مدیریت منابع انسانی
  • فرایندهای کسب‌وکار بازاریابی و فروش
  • فرایندهای کسب‌وکار تحویل محصول

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM)

پس از تدوین فرایندهای کسب‌وکار تعریف‌شده، سازمان‌ها باید سپس به مدیریت فرایندهای کسب‌وکار بپردازند.

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM)، بهبود فرایندهای کسب‌وکار موجود در سازمان است. این فرایند شامل طراحی، پیاده‌سازی و سپس انجام موارد زیر است:

نظارت بر فرایندهای موجود، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنند که این فرایندها به‌طور روان کار می‌کنند و نتایج مورد نظر را تولید می‌کنند. این نظارت همچنین می‌تواند به شناسایی مناطقی برای بهبود و پیاده‌سازی تغییرات برای ایجاد فرایندهای بهتر کمک کند. علاوه بر این، نظارت می‌تواند به شناسایی وظایف یا فرایندهایی که برای خودکارسازی با فناوری‌هایی مانند RPA مناسب هستند، کمک کند.

سازمان‌ها از نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای تجاری (BPM) برای نظارت و کنترل فرآیندهای کسب‌وکار خودکار و غیر خودکار و کمک به بهبود فرایندهای موجود خود استفاده می‌کنند. ( مزایای BPM را در وبسایت eBPM مطالعه کنید )

استفاده از نرم‌افزار BPM مزایای متعددی را با کاهش خطرات زیر ارائه می‌دهد:

  • خطاها و گلوگاه‌هایی که می‌توانند جریان فرایندها را مختل کنند.
  • فعالیت‌های تکراری در فرایندها.
  • منابع هدر رفته.

آنها همچنین به انجام موارد زیر کمک می‌کنند:

  • اطمینان از مدیریت جریان کار خوب
  • کاهش هزینه‌ها
  • ایجاد و حفظ دیدگاه در فرایندها
  • بهبود همکاری بین تیم‌هایی که فرایندها را به اشتراک می‌گذارند یا دارای انتقال فرآیندهای تجاری هستند
  • افزایش بهره‌وری
  • ایجاد چابکی
  • اطمینان از انطباق
  • افزایش کارایی

نظارت بر فرایندهای کسب‌وکار

نظارت بر فرایندهای کسب‌وکار، یکی از اجزای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM) است که عملکرد فرایندها را اندازه‌گیری و تجزیه‌وتحلیل می‌کند.

سازمان‌ها معمولاً از نرم‌افزارهای تحلیلی و نظارتی برای این کار استفاده می‌کنند. این نرم‌افزارها می‌توانند هزینه‌ها، شاخص‌های اصلی عملکرد (KPI) و چرخه‌زمان فرایند را ردیابی کنند. همچنین می‌توانند خطاها و مسائل انطباق را شناسایی کنند.

نظارت بر فرایندهای کسب و کار می‌تواند به بهبود دیدگاه کسب و کار کمک کند. این کار با شناسایی مشکلات احتمالی انجام می‌شود.

سازمان‌ها از نظارت عملکردی برای ارزیابی عملکرد یک فرایند استفاده می‌کنند.

نظارت فنی، کارایی فنی یک برنامه را اندازه‌گیری می‌کند. این کار با نظارت و ثبت جنبه‌هایی مانند زمان پاسخ و زمان خرابی انجام می‌شود.

دیدگاه فرآیند کسب و کار

دیدگاه فرآیندهای کسب‌وکار، سازمان را قادر می‌سازد تا عملکرد هر فرایند خود را به طور کامل درک کند. این مهم است زیرا سازمان‌هایی که دید خوبی به فرایندهای کسب وکار  خود دارند می‌توانند به سرعت فرایندهای خود را با تغییرات بازار و نیازهای سازمان سازگار کنند. دیدگاه خوب فرایندهای کسب‌وکار همچنین به تیم‌های مدیریت کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنند که فرایندهای آنها با اهداف تجاری همسو هستند و از روش‌های مناسب برای موفقیت استفاده می‌کنند. این امر به نوبه خود پاسخگویی عملیاتی را بهبود می‌بخشد و تصمیم‌گیری را ساده‌تر می‌کند.

مدل سازی یا نقشه برداری فرآیندهای کسب‌وکار

مدل‌سازی یا نقشه‌برداری فرایندهای کسب‌وکار، فرایندهای کسب‌وکار را به صورت بصری و با استفاده از نمودارها نشان می‌دهد. این نمودارها نشان می‌دهند که چگونه وظایف مختلف در یک فرایند به یکدیگر مرتبط هستند. این مدل‌سازی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندهای خود را درک کنند و بهبود بخشند.

نقشه‌برداری و گردش کار فرایندهای کسب‌وکار می‌توانند به روش‌های زیر در نظر گرفته شوند:

  • فرایند کسب‌وکار ترتیبی. این فرایند بر روی یک سند با نقاط شروع و پایان واضح مشخص شده است. هنگام پیروی از این نقشه فرایند، یک سازمان مجموعه ای از اقدامات را برای تکمیل یک کار در یک بازه زمانی از پیش تعیین شده انجام می دهد.
  • فرایند کسب‌وکار مبتنی بر وضعیت. فرایندی غیرخطی است که شروع و پایان مشخصی ندارد. این فرایند می‌تواند در هر مرحله‌ای، بسته به شرایطی مانند تغییرات در گردش کار، ماهیت تولید یا فرهنگ شرکت، متوقف شود یا در همان مرحله از فرایند تکرار شود.
  • فرایند کسب‌وکار موازی. در فرایند کسب‌وکار موازی، چند کار هم‌زمان انجام می‌شوند. در این نوع از اجرای فرایند کسب‌وکار، فعالیت ها در همه شاخه ها باید قبل از شروع مرحله بعدی فرایند کسب‌وکار تکمیل شوند.

تاریخچه و تکامل 

آثار و اندیشه‌های چهار شخصیت برجسته در حوزه مدیریت و اقتصاد، تأثیر قابل توجهی بر نحوه تعریف و مدیریت فرایندهای کسب‌وکار توسط سازمان‌ها داشته‌اند. آدام اسمیت با ایده تقسیم کار، فردریک تیلور با اصول مدیریت علمی، توماس داونپورت با مفهوم فرایندهای کسب‌وکار و پیتر دراکر با تأکید بر اهمیت مدیریت فرایندهای کسب‌وکار در عصر اطلاعات، هر کدام به نوبه خود نقش مهمی در این زمینه ایفا کرده‌اند و به سازمان‌ها کمک کرده اند تا فرایندهای کسب‌وکار خود را به طور کارآمد و موثرتری تعریف و مدیریت کنند.

آدام اسمیت، نویسنده کتاب ثروت ملل، دریافت که تقسیم کار می تواند منجر به افزایش بهره وری شود. او معتقد بود که تقسیم کار باعث می شود که افراد بر یک کار تخصصی تمرکز کنند و در نتیجه در آن کار مهارت بیشتری پیدا کنند. این امر منجر به افزایش سرعت و دقت انجام کار می شود و در نتیجه بهره وری افزایش می یابد.

نوآوری‌های فردریک تیلور در مهندسی صنعتی، منجر به بهبود بهره‌وری سازمانی شد. او با ایده‌های خود، نشان داد که با تقسیم کار، استانداردسازی و اندازه‌گیری شغل، می‌توان از زمان و مهارت افراد به طور کارآمدتر استفاده کرد و بهره‌وری را افزایش داد.

پیتر دراکر، پدر مدیریت مدرن، معتقد بود که سازمان‌ها می‌توانند با ساده‌سازی و غیرمتمرکزسازی فرایندهای خود، بهره‌وری و کارایی خود را افزایش دهند. او همچنین معتقد بود که سازمان‌ها می‌توانند با برون‌سپاری برخی از فعالیت‌های خود، منابع خود را به طور کارآمدتری تخصیص دهند.

توماس داونپورت، فرایندهای کسب‌وکار را به عنوان مجموعه‌ای از فعالیت‌هایی تعریف کرد که برای دستیابی به یک نتیجه تجاری خاص، به صورت منطقی به یکدیگر مرتبط هستند. او معتقد بود که فرایندها، ساختار اصلی سازمان‌ها را تشکیل می‌دهند و به آنها کمک می‌کنند تا ارزشی را برای مشتریان خود ایجاد کنند. برای مطالع بیشتر میتوانید مقاله تقسیم کار را در eBPM مطالعه کنید.

eBPM در شبکه های اجتماعی

یک پاسخ

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *