فرایند کسب و کار یک فعالیت یا مجموعه فعالیت‌هایی است که برای دستیابی به یک هدف خاص در یک سازمان انجام می‌شود.

فرایندهای کسب و کار باید دارای اهداف هدفمند باشند، تا آن‌جا که ممکن است خاص باشند و نتیجه‌گیری‌های ثابتی داشته باشند.

مدیریت فرایند کسب‌ و‌ کار (BPM) روشی سیستماتیک برای بهبود فرآیندهای کسب‌ و‌ کار در سازمان است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف خود را محقق کنند. اگر یک سازمان به دلیل کمبود منابع یا بودجه نتواند برخی فرایندهای کسب و کار خود را انجام دهد، ممکن است از برون‌سپاری فرایندهای کسب‌ و‌ کار(BPO) استفاده کند. به عنوان مثال، بسیاری از شرکت‌ها کارهایی مانند حسابداری، منابع انسانی یا حقوق و دستمزد خود را به شرکت‌های دیگر می‌دهند.

برای ارزیابی عملکرد یک فرآیند کسب و کار، سازمان‌ها می‌توانند پیشرفت مراحل مختلف آن را پیگیری کنند یا کیفیت نتیجه نهایی فرایند را ارزیابی کنند. اگر یک سازمان متوجه شود که یک فرایند کسب‌ و‌ کار به اهداف مورد نظر دست نمی‌یابد، می‌تواند از استراتژی‌های مختلفی برای بهبود آن استفاده کند. به عنوان مثال، سازمان می‌تواند شفافیت فرایند کسب‌ و کار را بهبود بخشد تا مشکلات عملکرد یا اجرای فرایند را شناسایی کند.

سازمان‌ها برای بهبود کارایی عملیات کسب‌ و‌ کار خود، از نقشه‌برداری فرایند کسب‌ و‌ کار استفاده می‌کنند. نقشه‌برداری فرایند کسب‌و‌کار، تصویری واضح از نحوه عملکرد فرایندهای مختلف را ارائه می‌دهد و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد کسب‌ و‌ کار خود را بهتر درک کنند.

تمامی سازمان‌ها و شركت‌ها اعم از دولتی و خصوصی، با هدف خلق و ارائه ارزش راه‌اندازی شده‌اند كه فرآيندهای كسب و كار در هر يك از اين سازمان‌ها موجب خلق ارزش و ارائه خروجی مورد نظر خواهند شد. در اين ويدئو كليپ آشنايی با انواع فرآيندهای كسب و كار و همچنين مزاياي شناسايي و پرداختن به فرآيندهاي كسب و كار صورت خواهد پذيرفت. 

در ادامه مقاله فرایند کسب و کار از وبسایت آموزشی eBPM به بررسی کامل تعریف فرایند به همراه نمونه فرایند کسب و کار میپردازیم و سپس متوجه خواهید شد تا برای ورود به سیستم فرایند کسب و کار به چه چیزی نیاز خواهید داشت ؟

چرا فرایندهای کسب و کار مهم هستند؟

فرآیندهای کسب و کار تعریف شده، برای موفقیت هر سازمانی ضروری هستند. این فرایندها به شناسایی و درک کارهایی که برای حفظ عملکرد و دستیابی به اهداف سازمانی لازم است کمک می کنند. این کار با تقسیم فرایندها به مراحل منظم و قابل تکرار انجام می شود که کارگران می توانند از آن‌ها برای تولید نتایج یکنواخت پیروی کنند. سازمان‌هایی که از مراحل قابل تکرار برای تولید نتایج یکنواخت استفاده می کنند، می‌توانند منابع مورد نیاز خود را با دقت بیشتری پیش‌بینی کنند. این امر به آن‌ها کمک می‌کند تا از تخصیص بیش از حد یا کمبود منابع ارزشمند جلوگیری کنند.

نتایج کسب و کار تعریف شده که یکنواخت و قابل تکرار هستند، خطر ایجاد راه‌حل های جایگزین یا مراحل فردی توسط کارمندان را کاهش می‌دهند. این خطر می تواند منجر به اختلال، کندی کار و افزایش خطا شود.اندازه‌گیری دقیق کارایی و اثربخشی مراحل فرایند، به تیم‌ها کمک می‌کند تا مشکلات و موانع را شناسایی و برطرف کنند. این امر باعث بهبود عملکرد و پایه ریزی بهبود مستمر می‌شود.

تیم‌ها همچنین می‌توانند بهتر تشخیص دهند که فناوری‌هایی مانند اتوماسیون فرآیندهای رباتیک (RPA)تا چه اندازه می‌توانند برای افزایش اثربخشی یا کارایی بیشتر استفاده شوند.

فرآیند کسب و کار، رویه کسب و کار و عملکرد کسب و کار در برابر هم

در مدیریت کسب و کار، چندین مفهوم و اصطلاح مرتبط وجود دارد که به طور مکرر استفاده می‌شوند. سه مورد از مهم‌ترین آن‌ها فرایند کسب و کار، رویه کسب و کار و عملکرد کسب و کار هستند.

اگرچه این اصطلاحات ممکن است شبیه به نظر برسند، اما همانطور که درا دامه ذکر شده است، مفاهیم مختلفی را توصیف می کنند:

تعریف فرایند کسب و کار، مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط است که برای تولید خروجی مورد نظر انجام می‌شود. این فرایند مجموعه‌ای ثابت از فعالیت‌های تکراری است.

روش کسب و کار، شیوه‌ای دقیق برای انجام فرایند کسب و کار است. این روش شامل جزئیات تیم‌ها و کارگران مسئول هر قسمت از فرایند و مشخصات قابل اجرا برای انجام هر قسمت است.

عملکرد کسب و کار، واحدی سازمانی در داخل یک شرکت یا سازمان است. هر عملکرد کسب و کار مجموعه‌ای از مسئولیت‌ها و فعالیت‌ها را برای پشتیبانی از کسب و کار در راستای ماموریت و اهداف کلی آن انجام می‌دهد.

این اصطلاحات مفاهیم مهمی هستند که برای اداره یک سازمان ضروری هستند، اما قابل تعویض نیستند.

نمونه فرآیند کسب و کار و دسته بندی انواع Business process

انواع فرایندهای کسب و کار را می توان به دسته های مختلف طبقه‌بندی کرد، که سه مورد از رایج‌ترین آن‌ها عبارتند از:

• فرایندهای عملیاتی. این فرایندها که به عنوان پردازش اولیه نیز شناخته می‌شوند، فرایندهای اصلی کسب و کار هستند که با زنجیره ارزش سروکار دارند و ارزش را به مشتری ارائه می‌دهند زیرا به تولید محصول یا خدمات کمک می‌کنند. فرایندهای عملیاتی، فعالیت‌های تجاری ضروری را نمایندگی می‌کنند و اهداف تجاری مانند ایجاد درآمد را محقق می‌سازند. نمونه‌هایی از این موارد عبارتند از:
• دریافت سفارشات مشتری
• پردازش پرداخت محصولات
• مدیریت حساب‌های بانکی
• فرایندهای پشتیبانی. این فرایندها که همچنین به عنوان فرایندهای ثانویه شناخته می‌شوند، مربوط به فرایندهای پشت‌دفتری در داخل حوزه‌های کسب‌ و کار هستند که سازمان را حفظ می‌کنند. یکی از تفاوت‌های کلیدی بین فرایندهای عملیاتی و پشتیبانی این است که فرایندهای پشتیبانی مستقیماً به مشتریان ارزشی نمی‌دهند. نمونه‌هایی از فرایندهای پشتیبانی عبارتند از:
• حسابداری
• مدیریت منابع انسانی
• ایمنی در محل کار

• فرایندهای مدیریتی. این فرایندها فعالیت‌های مربوط به رویه‌ها و سیستم‌های کسب‌ و کار را برای اطمینان از کارآمدی و اثربخشی آن‌ها اندازه‌گیری، نظارت و کنترل می‌کنند. این فرایندها مانند فرایندهای پشتیبانی، مستقیماً به مشتریان ارزشی نمی‌دهند، اما برای موفقیت سازمان ضروری هستند. نمونه‌هایی از فرایندهای مدیریتی عبارتند از:
• ارتباطات داخلی
• حاکمیت
• برنامه‌ریزی استراتژیک
• بودجه‌بندی
• مدیریت زیرساخت یا ظرفیت

برخی از سازمان‌ها و مدیران ترجیح می‌دهند فرایندهای کسب‌ و کار را بر اساس عملکرد کسب‌ و کار طبقه‌بندی کنند و آن‌ها را تحت عناوین زیر گروه‌بندی کنند:

• فرایندهای کسب و کار حسابداری و مالی
• فرآیندهای کسب و کار توسعه کسب‌ و کار
• فرایند کسب و کار مدیریت منابع انسانی
• فرایندهای کسب‌وکار بازاریابی و فروش
• فرایندهای کسب‌ و کار تحویل محصول

مدیریت فرایندهای کسب‌ و کار (BPM)

پس از تدوین فرایندهای کسب‌وکار تعریف‌شده، سازمان‌ها باید سپس به مدیریت فرایندهای کسب‌ و کار بپردازند.

مدیریت فرایندهای کسب‌ و کار(BPM)، بهبود فرایندهای کسب‌ و کار موجود در سازمان است. این فرایند شامل طراحی، پیاده‌سازی و سپس انجام موارد زیر است:

• تحلیل کسب و کار
• مدیریت
• نظارت
• مدل‌سازی
• بازتعریف فرایندهای موجود

نظارت بر فرایندهای موجود، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنند که این فرایندها به‌طور روان کار می‌کنند و نتایج مورد نظر را تولید می‌کنند. این نظارت همچنین می‌تواند به شناسایی مناطقی برای بهبود و پیاده‌سازی تغییرات برای ایجاد فرایندهای بهتر کمک کند. علاوه بر این، نظارت می‌تواند به شناسایی وظایف یا فرایندهایی که برای خودکارسازی با فناوری‌هایی مانند RPA مناسب هستند، کمک کند.

سازمان‌ها از نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای تجاری(BPM) برای نظارت و کنترل فرآیندهای کسب‌ و کار خودکار و غیرخودکار و کمک به بهبود فرایندهای موجود خود استفاده می‌کنند.( مزایای BPM را در وبسایت eBPM مطالعه کنید.)

استفاده از نرم‌افزار BPM مزایای متعددی را با کاهش خطرات زیر ارائه می‌دهد:

• خطاها و گلوگاه‌هایی که می‌توانند جریان فرایندها را مختل کنند.
• فعالیت‌های تکراری در فرایندها.
• منابع هدر رفته.

آن‌ها همچنین به انجام موارد زیر کمک می‌کنند:

• اطمینان از مدیریت جریان کار خوب
• کاهش هزینه‌ها
• ایجاد و حفظ دیدگاه در فرایندها
• بهبود همکاری بین تیم‌هایی که فرایندها را به اشتراک می‌گذارند یا دارای انتقال فرآیندهای تجاری هستند
• افزایش بهره‌وری
• ایجاد چابکی
• اطمینان از انطباق
• افزایش کارایی

نظارت بر فرایندهای کسب‌ و کار

نظارت بر فرایندهای کسب‌ و کار، یکی از اجزای مدیریت فرایندهای کسب‌ و کار(BPM) است که عملکرد فرایندها را اندازه‌گیری و تجزیه‌ و تحلیل می‌کند.

سازمان‌ها معمولاً از نرم‌افزارهای تحلیلی و نظارتی برای این کار استفاده می‌کنند. این نرم‌افزارها می‌توانند هزینه‌ها، شاخص‌های اصلی عملکرد (KPI) و چرخه‌زمان فرایند را ردیابی کنند. همچنین می‌توانند خطاها و مسائل انطباق را شناسایی کنند.

نظارت بر فرایندهای کسب و کار می‌تواند به بهبود دیدگاه کسب و کار کمک کند. این کار با شناسایی مشکلات احتمالی انجام می‌شود.

سازمان‌ها از نظارت عملکردی برای ارزیابی عملکرد یک فرایند استفاده می‌کنند.

نظارت فنی، کارایی فنی یک برنامه را اندازه‌گیری می‌کند. این کار با نظارت و ثبت جنبه‌هایی مانند زمان پاسخ و زمان خرابی انجام می‌شود.

دیدگاه فرآیند کسب و کار

دیدگاه فرآیندهای کسب‌ و کار، سازمان را قادر می‌سازد تا عملکرد هر فرایند خود را به طور کامل درک کند. این مهم است زیرا سازمان‌هایی که دید خوبی به فرایندهای کسب و کار  خود دارند می‌توانند به سرعت فرایندهای خود را با تغییرات بازار و نیازهای سازمان سازگار کنند. دیدگاه خوب فرایندهای کسب‌ و کار همچنین به تیم‌های مدیریت کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنند که فرایندهای آن‌ها با اهداف تجاری همسو هستند و از روش‌های مناسب برای موفقیت استفاده می‌کنند. این امر به نوبه خود پاسخگویی عملیاتی را بهبود می‌بخشد و تصمیم‌گیری را ساده‌تر می‌کند.

مدل‌سازی یا نقشه‌برداری فرآیندهای کسب‌ و کار

مدل‌سازی یا نقشه‌برداری فرایندهای کسب‌ و کار، فرایندهای کسب‌ و کار را به صورت بصری و با استفاده از نمودارها نشان می‌دهد. این نمودارها نشان می‌دهند که چگونه وظایف مختلف در یک فرایند به یکدیگر مرتبط هستند. این مدل‌سازی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندهای خود را درک کنند و بهبود بخشند.

نقشه‌برداری و گردش کار فرایندهای کسب‌ و کار می‌توانند به روش‌های زیر در نظر گرفته شوند:

• فرایند کسب‌ و کار ترتیبی: این فرایند بر روی یک سند با نقاط شروع و پایان واضح مشخص شده است. هنگام پیروی از این نقشه فرایند، یک سازمان مجموعه‌ای از اقدامات را برای تکمیل یک کار در یک بازه زمانی از پیش تعیین شده انجام می‌دهد.
• فرایند کسب‌ و کار مبتنی بر وضعیت: فرایندی غیرخطی است که شروع و پایان مشخصی ندارد. این فرایند می‌تواند در هر مرحله‌ای، بسته به شرایطی مانند تغییرات در گردش کار، ماهیت تولید یا فرهنگ شرکت، متوقف شود یا در همان مرحله از فرایند تکرار شود.
• فرایند کسب‌ و کار موازی: در فرایند کسب‌ و کار موازی، چند کار هم‌زمان انجام می‌شوند. در این نوع از اجرای فرایند کسب‌وکار، فعالیت ها در همه شاخه ها باید قبل از شروع مرحله بعدی فرایند کسب‌ و کار تکمیل شوند.

تاریخچه و تکامل 

آثار و اندیشه‌های چهار شخصیت برجسته در حوزه مدیریت و اقتصاد، تاثیر قابل توجهی بر نحوه تعریف و مدیریت فرایندهای کسب‌وکار توسط سازمان‌ها داشته‌اند. آدام اسمیت با ایده تقسیم کار، فردریک تیلور با اصول مدیریت علمی، توماس داونپورت با مفهوم فرایندهای کسب‌ و کار و پیتر دراکر با تاکید بر اهمیت مدیریت فرایندهای کسب‌ و کار در عصر اطلاعات، هر کدام به نوبه خود نقش مهمی در این زمینه ایفا کرده‌اند و به سازمان‌ها کمک کرده‌اند تا فرایندهای کسب‌ و کار خود را به طور کارآمد و موثرتری تعریف و مدیریت کنند.

آدام اسمیت، نویسنده کتاب ثروت ملل، دریافت که تقسیم کار می‌تواند منجر به افزایش بهره‌وری شود. او معتقد بود که تقسیم کار باعث می‌شود که افراد بر یک کار تخصصی تمرکز کنند و در نتیجه در آن کار مهارت بیشتری پیدا کنند. این امر منجر به افزایش سرعت و دقت انجام کار می‌شود و در نتیجه بهره‌وری افزایش می‌یابد.

نوآوری‌های فردریک تیلور در مهندسی صنعتی، منجر به بهبود بهره‌وری سازمانی شد. او با ایده‌های خود، نشان داد که با تقسیم کار، استانداردسازی و اندازه‌گیری شغل، می‌توان از زمان و مهارت افراد به طور کارآمدتر استفاده کرد و بهره‌وری را افزایش داد.

پیتر دراکر، پدر مدیریت مدرن، معتقد بود که سازمان‌ها می‌توانند با ساده‌سازی و غیرمتمرکزسازی فرایندهای خود، بهره‌وری و کارایی خود را افزایش دهند. او همچنین معتقد بود که سازمان‌ها می‌توانند با برون‌سپاری برخی از فعالیت‌های خود، منابع خود را به طور کارآمدتری تخصیص دهند.

توماس داونپورت، فرایندهای کسب‌ و کار را به عنوان مجموعه‌ای از فعالیت‌هایی تعریف کرد که برای دستیابی به یک نتیجه تجاری خاص، به صورت منطقی به یکدیگر مرتبط هستند. او معتقد بود که فرایندها، ساختار اصلی سازمان‌ها را تشکیل می‌دهند و به آنها کمک می‌کنند تا ارزشی را برای مشتریان خود ایجاد کنند. برای مطالعه بیشتر میتوانید مقاله تقسیم کار را در eBPM مطالعه کنید.